Organigramma aziendale: la tua azienda in diagramma

L’organigramma aziendale è importante per avere una visione grafica dei ruoli, delle gerarchie, delle diverse responsabilità e del funzionamento in generale dell’azienda. Si tratta di uno strumento da sempre accanto alle risorse umane.

Ma di cosa si tratta esattamente? Esiste un one fits all?

In questo articolo risponderemo a tutti questi quesiti, analizzeremo la definizione dell’organigramma aziendale e capiremo come funziona, in modo pratico.

Infine ti mostreremo qualche strumento per mettere per iscritto il tuo organigramma. Nel mercato ci sono diversi software per organigramma che possono aiutarti in questo.

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Si tratta dello strumento e del documento per tracciare le fondamenta della tua azienda, ossia per comprendere come sono organizzate le relazioni esistenti tra i collaboratori. È uno strumento grafico che serve per definire sia i legami funzionali che gerarchici all’interno dell’azienda. Per la rappresentazione grafica vengono utilizzati tendenzialmente dei quadrati rappresentanti le unità organizzative e delle linee che rappresentano la relazione gerarchica (linea continua) o la relazione funzionale (linea tratteggiata).

All’interno delle unità troviamo:

• unità di line: sono incluse nella scala gerarchica (ad esempio le diverse funzioni);
• unità di staff: dette anche di supporto alle attività principali (es. ufficio legale).

A livello grafico i tipi di rappresentazione vengono definiti:

• a bandiera: molto verticalizzato;
• piramide aziendale: maggiore estensione orizzontale;
• ad albero : modalità simili a quelle delle directory;
• misto: a seconda dei livelli o a bandiera o piramidale.

Spesso, la sua utilità viene sottovalutata o è addirittura ritenuto uno strumento eccessivamente rigido e limitante in un’ottica di organizzazione aziendale flessibile. In realtà, al crescere delle dimensioni aziendali diventa essenziale donare una struttura organizzativa alla tua azienda.

Per poter lavorare in maniera dinamica, è importante sapere chi fa cosa, a chi spetta prendere decisioni in determinati contesti, ecc. per poter rimanere produttivi e limitare gli errori. Dato il suo grande ruolo organizzativo, questo strumento facilita i processi di onboarding, perché consente di avere chiare i ruoli e conoscere il nuovo ambiente di lavoro, per qualsiasi dipendente nuovamente entrato a far parte del team.

Non esiste un solo tipo di organigramma e il modello dev’essere adattato in funzione delle differenti necessità. Tra le più note strutture di organigramma aziendale abbiamo:

• la struttura funzionale;
• la struttura divisionale;
• la struttura a matrice.

La struttura funzionale è uno tra i primi modelli di organigramma a comparire e tra i più intuitivi perché raggruppa per unità dipartimentali le differenti funzioni tenendo conto, quindi, anche le specializzazioni.

• Pro: elevata efficienza nei singoli dipartimenti, alta specializzazione, chiari percorsi di carriera, facilità di comunicazione.
• Contro: ripetitività dei ruoli, fortemente gerarchico, il che comporta una deresponsabilizzazione della base, rigidità, problemi di collaborazione interdipartimentale, difficoltà a lavorare per progetto.

La struttura divisionale si adatta meglio a organizzazioni aziendali che gestiscono diverse linee di prodotto. In questo caso le unità sono rappresentate da divisioni al cui interno sono presenti gli specialisti dei diversi dipartimenti che lavorano sul progetto.

Questa forma organizzativa può essere trovata anche in contesti internazionali più rigidi dove è presente un country manager e c’è una netta divisione tra le differenti aree/mercati.

• Pro: forte focus sugli obiettivi strategici, decentralizzazione, delegazione di attività da parte della direzione centrale.
• Contro: minore coesione e identità organizzativa, costi elevati dovuti alla duplicazione di determinate funzioni, concorrenza tra le varie divisioni.

La struttura a matrice è la soluzione di compromesso che permette di unire struttura funzionale e divisionale. In questo modo permette di trarre il meglio dai due modelli mettendo da parte i difetti. È un modello organizzativo estremamente indicato per la gestione a progetti in cui si sovrappongono una struttura divisionale e funzionale . Ad esempio, se lavori nel marketing del prodotto X, farai riferimento al responsabile di prodotto X e al CMO.

• Pro: condivisione di competenze e minore effetto a compartimento stagno tra le funzionalità, maggiore mobilità e valorizzazione delle competenze.
• Contro: confusione nel comprendere le differenze di ruolo, conflitto tra progetto e funzione, maggiore carico di lavoro, persone che possono essere su più progetti allo stesso tempo.

Spesso, le piccole aziende sono quelle meno strutturate e non sentono la necessità di dotarsi di un organigramma aziendale. Può darsi che nel breve periodo non sia una pessima idea.

Le aziende che mirano a crescere nel lungo periodo, invece, dovrebbero pensare a strutturarsi al meglio fin dall'inizio per crescere in maniera coerente e con basi solide.

Per rispondere alla domanda di partenza, ci sono diverse questioni da prendere in conto come, ad esempio, il tipo di attività: una startup, per definizione, avrà delle esigenze completamente diverse da un'azienda di ambito metalmeccanico, ad esempio.

Ecco quindi quali domande porsi per scegliere un organigramma per una piccola azienda:

• In quale settore opera?
• Quali sono le possibilità di crescita del personale?
• Che tipo di management è messo in atto?
• I dipendenti, possono coprire più ruoli in maniera dinamica?

Partendo dagli strumenti più semplici, soluzioni come Excel, Open Office, ecc., è possibile riprodurre degli organigrammi. Si tratta però, di strumenti non estremamente pratici e tendenzialmente inadatti quando parliamo di organigrammi di certe dimensioni. L’unico vantaggio è che si tratta di programmi per organigramma gratis.

In ogni caso, ecco a te un modello in Power Point che può essere facilmente trasferito in Word. Se i tuoi bisogni, infatti, non sono eccessivamente complessi questo è ciò che fa per te:

Esistono, però delle soluzioni software, ossia dei programmi per fare un organigramma, che possono esserti utili per costruire degli organigrammi in maniera veloce e professionale. Ti proponiamo, oggi, tre software delle risorse umane al cui interno troverai le funzionalità per creare un organigramma.

Ecosagile offre l’opzione per la creazione di organigrammi all’interno della sua soluzione per la gestione delle risorse umane. Il modulo in questione, OrgPlus, inserisce ogni dipendente all’interno dell’organigramma grazie alle informazioni contenute nel database HR. Ci sono un sacco d’impostazioni che puoi visualizzare per automatizzare al massimo e riuscire a vedere facilmente anche i diagrammi più grandi.

Grazie a strumenti facili da utilizzare come il drag & drop le modifiche saranno più facili. Infine, per quanto riguarda i report, si aggiorneranno automaticamente con le modifiche dell’organigramma.

All’interno di Cezanne HR potrai trovare inclusa la possibilità di creare degli organigrammi per poter visualizzare graficamente la tua struttura. Potrai scegliere come gestire la visualizzazione dell’organigramma e impostarlo per funzione, dipartimento o mercato in maniera del tutto autonoma. Senza troppi sforzi e senza bisogno d’integrazioni, avrai a disposizione una fotografia della tua struttura HR all’interno del tuo database.

Anche Altamira è una suite HR completa e offre la possibilità di rappresentare graficamente ogni posizione. Si tratta dunque di un efficiente programma per fare un organigramma aziendale.

Ti permette di creare differenti organigrammi per vedere in maniera distinta funzioni e gerarchia. Inoltre, ogni volta che qualcuno cambia la sua posizione, l’organigramma viene aggiornato con le nuove informazioni. Per quanto riguarda la sicurezza, potrai limitare la visibilità delle informazioni sul personale ai soli diretti interessati.

Come hai potuto capire un programma per creare un organigramma risulta un aspetto molto importante per definire la struttura della tua azienda e permettere ad altri di comprenderne l’organizzazione. I software per creare organigrammi sono numerosi, devi dunque analizzare ogni soluzione e capire se fa per te e se corrisponde ai tuoi criteri di ricerca.

Ti abbiamo mostrato tutta una serie di possibilità per definire la tua struttura. Ti rammentiamo che è estremamente importante avere le idee chiare per quanto riguarda i diversi ruoli e posizioni per poter lavorare in maniera più efficace.

A tale proposito, un programma per organigramma è una delle più valide opzioni a cui dovresti pensare, perché non solo ti permette di creare il tuo organigramma ma ti facilita anche la gestione del tuo team: ognuno sa cosa gli spetta fare e in che modo lo deve fare.

Speriamo di aver chiarito le tue idee circa l’organigramma aziendale e di averti proposto le soluzioni di cui sei alla ricerca. In caso contrario, non esitare a farcelo sapere nella sezione dedicata ai commenti. Il tuo parere ci interessa molto!

Un caloroso saluto e a presto!