Organigramma aziendale: Tipi, esempio ma soprattutto una guida

Da Roberta Salzano
Aggiornato il 31 agosto 2021, pubblicato il marzo 2020
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L’organigramma aziendale è importante per avere una visione grafica dei ruoli, delle gerarchie e del funzionamento in generale dell’azienda. Si tratta di uno strumento da sempre accanto alle risorse umane.

Ma esattamente di cosa si tratta? esiste un one fits all? vediamo la definizione e come funziona. Infine vi mostreremo qualche strumento per mettere per iscritto il vostro organigramma.

Organigramma aziendale: definizione

Che cos’è l'organigramma aziendale di una società?

Si tratta dello strumento e del documento per tracciare le fondamenta della vostra azienda: come sono organizzate le relazioni esistenti tra i collaboratori. È uno strumento grafico che serve per definire sia i legami funzionali che gerarchici all’interno dell’azienda. Per la rappresentazione grafica vengono utilizzati tendenzialmente dei quadri rappresentanti le unità organizzative e delle linee che rappresentano la relazione gerarchica (linea continua) o la relazione funzionale (linea tratteggiata).

All’interno delle unità troviamo:

  • Unità di line: che sono incluse nella scala gerarchica (ad esempio le diverse funzioni)
  • Unità di staff: di supporto alle attività principali (es. ufficio legale)

A livello grafico i tipi di rappresentazione vengono definiti:

  • A bandiera: molto verticalizzato
  • Piramide aziendale: maggiore estensione orizzontale
  • Ad albero : modalità simili a quelle delle directory
  • Misto: a seconda dei livelli o a bandiera o piramidale

Come spiegare un organigramma aziendale?

Spesso, la sua utilità viene sottovalutata o è addirittura ritenuto uno strumento eccessivamente rigido e limitante in un’ottica di organizzazione aziendale. In realtà, al crescere delle dimensioni aziendali diventa essenziale donare una struttura organizzativa alla vostra azienda. Per poter lavorare in maniera dinamica, anzi, è importante sapere chi fa cosa, a chi spetta prendere decisioni in determinati contesti ed ecc per poter rimanere produttivi e limitare gli errori. Soprattutto facilita i processi di onboarding, perchè consente di avere chiare i ruoli e conoscere il nuovo ambiente intorno.

Quali sono le tre tipologie di organigramma aziendale?

Non esiste un solo tipo di organigramma e il modello deve essere adattato in funzione delle differenti necessità. Tra i più noti:

  • Struttura funzionale
  • Struttura divisionale
  • Struttura a matrice

Organigramma funzionale

La struttura funzionale è uno tra i primi modelli di organigramma a comparire e tra i più intuitivi perchè raggruppa per unità dipartimentali le differenti funzioni tenendo in conto, quindi delle specializzazioni.

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  • Pro: elevata efficienza nei singoli dipartimenti, alta specializzazione, chiari percorsi di carriera, facilità di comunicazione
  • Contro: ripetitività dei ruoli, fortemente gerarchico quindi deresponsabilizzazione della base, rigidità, problemi di collaborazione interdipartimentale, difficoltà a lavorare per progetto

Organigramma divisionale

La struttura divisionale si adatta meglio ad organizzazioni aziendali che gestiscono diverse linee di prodotto. In questo caso le unità sono rappresentate da divisioni al cui interno sono presenti gli specialisti dei diversi dipartimenti che lavorano sul progetto.

Questa forma organizzativa puà essere trovata anche in contesti internazionali più rigidi dove è presente un country manager e c’è una netta divisione tra le differenti aree/mercati.

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  • Pro: forte focus sugli obiettivi strategici, decentralizzazione, delegazione di attività da parte della direzione centrale
  • Contro: minore coesione e identità organizzativa, costi elevati dovuti alla duplicazione di determinate funzioni, concorrenza tra divisioni

Organigramma a matrice

La struttura a matrice è la soluzione di compromesso che permette di unire struttura funzionale e divisionale. In questo modo permette di trarre il meglio dei due modello mettendo da parte i difetti. È un modello organizzativo estremamente indicato per la gestione a progetti in cui si sovrappongono una struttura divisionale e funzionale . Ad esempio se lavoro nel marketing del prodotto X, farò riferimento al responsabile di prodotto X e al CMO.

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  • Pro: condivisione di competenze e meno effetto a compartimento stagno tra le funzionalità, maggiore mobilità e valorizzazione delle competenze
  • Contro: confusione nel comprendere le differenze d ruolo, conflitto tra progetto e funzione, maggiore carico di lavoro, persone che possono essere su più progetti allo stesso tempo.

Che tipo di organigramma si usa per una piccola azienda?

Spesso, le piccole aziende sono quelle meno strutturate e non sentono la necessità di dotarsi di un'organigramma aziendale. Può darsi che nel breve periodo non sia una pessima idea, ma soprattutto con le aziende che mirano a crescere nel lungo periodo è bene strutturarsi al meglio fin dall'inizio per crescere in maniera coerente e con basi solide. Per rispondere alla domanda di partenza, comunque, ci sono diverse questioni da prendere in conto come , ad esempio il tipo di attività; Una startup per definizione avrà delle esigenze completamente diverse da un'azienda di ambito metalmeccanico, ad esempio,

Ecco quindi quali domani porsi per scegliere un'organigramma per una piccola azienda:

  • In quale settore opero?
  • Quali sono le possibilità di crescita del personale?
  • Che tipo di management voglio sia messo in atto?
  • I miei dipendenti possono coprire più ruoli in maniera dinamica?

Come costruire e leggere un’organigramma (modello da scaricare)

Partendo dagli strumenti più semplici, soluzioni come Excel, Open office ed ecc. consentono di riprodurre degli organigrammi. Si tratta però, di strumenti non estremamente pratici e tendenzialmente inadatti quando parliamo di organigrammi di certe dimensioni.

In ogni caso, ecco a voi un modello in Power Point che può essere facilmente trasferito in Word. Se i vostri bisogni, infatti, non sono eccessivamente complessi questo è ciò che fa per voi:

Esistono, però delle soluzioni software che possono esservi utili per creare degli organigrammi in maniera veloce e professionale. Vi proponiamo oggi 3 software delle risorse umane al cui interno troverete le funzionalità per creare un’organigramma:

Ecosagile

Ecosagile offre l’opzione per la creazione di organigrammi all’interno della sua soluzione per la gestione delle risorse umane. Il modulo in questione, OrgPlus, inserisce ogni dipendente all’interno dell’organigramma grazie alle informazioni contenute nel database HR. Ci sono un sacco di impostazioni che potete visualizzare per automatizzare al massimo e riuscire a vedere facilmente anche i diagrammi più grandi.

Grazie a strumenti facili da utilizzare come il drag & drop le modifiche saranno più facili. Infine, per quanto riguarda i report, si aggiorneranno automaticamente con le modifiche dell’organigramma.

Cezanne

All’interno di Cezanne HR potrete trovare inclusa la possibilità di creare degli organigrammi per poter visualizzare graficamente la vostra struttura. Potrete scegliere come gestire la visualizzazione dell’organigramma e impostare per funzione, dipartimento o mercato i maniera del tutto autonoma. Senza troppi sforzi e senza bisogno di integrazioni avrete a disposizione una fotografia della vostra struttura HR all’interno del vostro database.

Altamira

Anche Altamira è una suite HR completa e offre la possibilità di rappresentare graficamente ogni posizione. Vi permette di creare differenti organigrammi per vedere in maniera distinta funzioni e gerarchia. Inoltre ogni volta che qualcuno cambia la sua posizione, l’organigramma viene aggiornato con le nuove informazioni. Per quanto riguarda la sicurezza, potrete limitare la visibilità delle informazioni sul personale ai soli diretti interessati.

Pronti a scattare una fotografia della vostra struttura?

Vi abbiamo mostrato tutta una serie di possibilità per definire la vostra struttura. Fate chiarezza in ruoli e posizioni per poter lavorare in maniera più efficace.

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