Gestire le risorse umane: definizione, ruolo e attività del dipartimento HR

Dall'azienda più piccola alla più grande, qualunque sia la dimensione del vostro business, gestire le risorse umane è una funzione essenziale per il successo e lo sviluppo della vostra organizzazione. Rappresenta una forza trainante nell'implementazione e nella gestione della strategia globale, al fine di mantenere il successo e raggiungere i suoi obiettivi.

In cosa consiste gestire le risorse umane? Qual è il suo ruolo e quali campi d'azione caratterizzano questo dipartimento? Questo articolo vi spiega nel dettaglio questa funzione fondamentale per il successo dell'azienda e passa in rassegna le principali attività di un dipartimento HR.

La gestione delle risorse umane (o HR Management) è l'insieme dei sistemi messi in atto per organizzare, fare buon uso e sviluppare le risorse umane, cioè gli individui che lavorano in un'azienda.

Mentre l'amministrazione del personale si concentra su aspetti puramente amministrativi, la gestione delle risorse umane è più globale. Si occupa della gestione e dell'amministrazione di tutto ciò che riguarda il personale dell'azienda, qualunque sia la sua professione o il suo status.

Questa gestione del personale comprende anche l'ascolto, il sostegno e la consulenza, che sono essenziali per gestire i dipendenti dell’azienda.

Il ruolo principale della gestione delle risorse umane è quello di assicurare la sostenibilità e la crescita dell'azienda, impiegando i dipendenti al meglio delle loro capacità. Il suo ruolo è sfaccettato, essendo allo stesso tempo strategico, sociale e amministrativo.

Le attività del dipartimento delle risorse umane possono essere suddivisi in diverse missioni chiave:

• rafforzare la strategia dell'azienda attraverso l'implementazione di una politica delle risorse umane;
• ottimizzare la produttività dell'azienda sulla base delle sue risorse umane, lavorando per promuovere la loro efficienza (compreso lo sviluppo delle competenze, la motivazione, ecc;)
• gestire e sostenere il cambiamento (compreso lo sviluppo delle competenze, la formazione, ecc.);
• motivare i dipendenti attraverso iniziative basate su retribuzione, formazione, possibilità di carriera
• organizzare e amministrare il personale su base giornaliera (compresa la gestione del libro paga, i compiti amministrativi e il rispetto degli obblighi legali).

La tendenza è quella di favorire un posto crescente al benessere sul lavoro tra le missioni dell’ HRM: i dipendenti si aspettano di trovare, infatti, un grado crescente di soddisfazione, significato nel loro lavoro, riconoscimento e responsabilizzazione.

L'amministrazione del personale copre essenzialmente attività amministrative, come

• gestione dei congedi e delle assenze,
• gestione del tempo,
• gestione del libro paga,
• gestione del registro unico del personale, ecc.

Tra la gestione dei contratti di lavoro, le visite mediche e le dichiarazioni sociali, gli obblighi legati al codice del lavoro o al contratto collettivo, come l'applicazione della giornata di solidarietà, la gestione delle risorse umane richiede una solida conoscenza degli aspetti normativi e legislativi e un costante aggiornamento delle ultime modifiche della legge per garantire la conformità delle risorse umane.

La politica di retribuzione, che influisce sia sul libro paga che sulla motivazione dei dipendenti, deve essere integrata nei piani strategici. Sviluppato secondo l'offerta della concorrenza, permette all'azienda di rimanere attraente e di trattenere i suoi talenti.

Il reclutamento è una delle attività decisive delle risorse umane, contribuendo direttamente alla performance dell'azienda. Consiste nell'identificare i bisogni dell'azienda e trovare i talenti che possono soddisfarli. A partire dalla definizione della descrizione di un posto di lavoro per la selezione della persona giusta, un processo di reclutamento ben strutturato fornisce l'efficienza necessaria.

Oltre all'acquisizione del personale, si tratta anche di non perdere i propri talenti, a partire dalla ricerca delle giuste leve motivazionali e dall'organizzazione della loro integrazione in azienda.

Una delle funzioni chiave dell'HR management è anche quella di gestire le carriere e le competenze all'interno dell'organizzazione. La gestione previsionale dei posti di lavoro e delle competenze è un approccio che mira ad anticipare e prevedere i bisogni in termini di personale dell'azienda, tenendo conto dei cambiamenti dell’ambiente e della strategia globale.

Questa gestione anticipata del personale permette di prendere decisioni informate sulle risorse umane e di essere flessibili in un contesto instabile.

La formazione HR, o anche il coaching, è un aspetto essenziale delle risorse umane, di cui beneficiano sia l'azienda che i dipendenti:

• soddisfa il bisogno di competenze per la performance aziendale,
• motiva i suoi dipendenti a migliorare le loro competenze, a continuare a costruire le loro carriere e ad essere valorizzati.

Questa attività comprende:

• la valutazione dei bisogni di competenze,
• lo sviluppo di piani di formazione,
• gestire le attività di formazione,
• e il monitoraggio degli indicatori dopo l'implementazione.

La funzione HR ha anche una dimensione finanziaria: il ruolo dei responsabili delle risorse umane è quello di trovare soluzioni per ottimizzare i costi associati alla gestione del personale.

Questo include

• negoziare tariffe favorevoli (come per la copertura sanitaria),
• gestire il turnover e l'assenteismo,
• fissare i salari in linea con le pratiche del mercato del lavoro, ecc.

La gestione delle relazioni sociali e interpersonali è un'altra attività chiave delle risorse umane, in quanto garante delle buone relazioni tra i dipendenti, e tra i dipendenti e il loro datore di lavoro.

Questo si tradurrà in azioni come:

• risoluzione dei conflitti,
• creare le condizioni per una buona comunicazione tra i dipendenti,
• organizzare eventi aziendali (team building, ecc.).

A seconda del tipo di organizzazione e dello stile di gestione, le risorse umane possono aiutare a mettere in atto strumenti per valutare le prestazioni dei dipendenti, sia su base individuale che collettiva.

La performance individuale può essere valutata attraverso :

• la definizione di obiettivi, KPI,
• e discusso regolarmente durante i colloqui individuali con ogni dipendente.

Parte integrante della gestione delle risorse umane, il benessere sul lavoro comprende tutte le misure adottate per migliorare le condizioni di lavoro e incoraggiare la produttività dei dipendenti.

Prendersi cura del capitale umano significa anche incrementare il rendimento dell'azienda. Questa attenzione si concentrerà su argomenti come:

• motivazione,
• gestione dello stress,
• prevenzione dei rischi,
• benefici per i dipendenti, ecc.

La funzione HR è generalmente centralizzata nel dipartimento delle risorse umane, che può includere una varietà di missioni legati alla gestione del personale:

• il responsabile delle risorse umane (o HR manager)
• il manager della carriera e della mobilità,
• il responsabile del reclutamento
• ufficiali di formazione,
• la persona incaricata dell'amministrazione e del sistema dei libri paga, ecc.

Il personale alle direzione delle risorse umane occupano una posizione chiave nell'azienda, lavorando in collaborazione con il polo manageriale . Con la loro visione globale ma concreta delle risorse che compongono l'organizzazione, sono veri alleati strategici per l'azienda.

Infatti, il loro ruolo si declina in diverse missioni, cercando di coordinare gli elementi della strategia globale dell'azienda con le competenze degli individui dell'organizzazione.

Essere in grado di gestire tutti i differenti poli di un’azienda e occuparsi dell’amministrazione del personale non risulta un compito facile. Tutti i processi HR presentano delle caratteristiche diverse e richiedono un certo livello di expertise da parte del responsabile incaricato. Per questo motivo, è consigliabile adottare delle strategie mirate per gestire al meglio il personale dell’azienda.

Ecco alcuni metodi che possono essere utili per migliorare la gestione delle risorse umane:

• la digitalizzazione delle task e dei processi HR: molte task possono essere digitalizzate, come il monitoraggio delle presenze dei dipendenti alla gestione della documentazione.
• il miglioramento dell’employer branding: il riconoscimento e la reputazione della vostra azienda giocano un ruolo fondamentale nel mantenere i propri talenti e reclutarne di nuovi.
• focus sul benessere dei dipendenti: è importante concentrarsi sulla formazione, sullo sviluppo e sulla soddisfazione dei lavoratori della vostra azienda. Sono i collaboratori che rendono performante la vostra azienda.
• Aggiornamenti continui: è fondamentale restare sempre aggiornati sulle innovazioni e le nuove tendenze in materia di risorse umane.

Le strategie di miglioramento delle risorse umane vanno di pari passo con le strategie per evitare gli errori in materia di risorse umane. Non è facile gestire il personale dell’azienda e spesso si può incorrere in errori di valutazione o negligenza che possono influenzare le performance aziendali.

Ecco, quindi, gli errori da non commettere per una gestione ottimale delle risorse umane.

Nel momento in cui la vostra azienda ha bisogno di assumere qualcuno per una nuova posizione, la descrizione del posto di lavoro è essenziale per reclutare la persona giusta per il ruolo. Capita molto spesso che che i recruiter e gli HR Manager sottovalutano questa fase del processo di selezione, descrivendo in maniera erronea la posizione lavorativa che stanno proponendo.

Una descrizione precisa aumenta le possibilità di attirare le persone giusta per la posizione professionale. Durante la descrizione del posto di lavoro, le seguenti informazioni dovrebbero sempre essere presenti:

• le competenze,
• il tipo di formazione ed esperienza richieste,
• l’elenco dei principali compiti che verranno svolti
• e le aspettative riguardo al ruolo.

Redigere una checklist per verificare che tutte le informazioni siano incluse può mostrarsi una strategia vincente.

Questo tipo di errore si verifica soprattutto nelle piccole e medie imprese, in cui non esiste un vero e proprio dipartimento strutturato per le risorse umane, ma può capitare anche in aziende di grandi dimensioni.

Un’eccessiva fiducia nella propria rete di contatti, dei budget non sufficienti per l’assunzione di nuovi candidati e una certa superficialità durante il processo di recruiting sono dei fattori che possono arrivare alla scelta del candidato sbagliato.

Utilizzare delle scorciatoie nella scelta dei candidati non si rivela vantaggioso sulla lunga durata. Avere nel proprio team la persona inadatta può essere costoso. Infatti, la vostra azienda sarà obbligata a sostituirla e ricominciare il processo di recruitment, aggiungendo delle spese supplementari al budget di gestione delle risorse umane.

La formazione e l’integrazione dei dipendenti della vostra azienda è una parte importante del processo di formazione dei dipendenti neoassunti. Le riunioni di onboarding e di training sono essenziali per capire il funzionamento dell’azienda e dei differenti team in modo da poter utilizzare le loro skills per il funzionamento globale dell’organizzazione.

Anche delle formazioni per migliorare le skills dei dipendenti sono essenziali per la crescita dei talenti all’interno della vostra azienda. Sarebbe controproduttivo non incoraggiare i dipendenti a migliorarsi e a migliorare i risultati aziendali.

I dati riguardanti la privacy e i dati sensibili dei dipendenti devono sempre essere protetti: per questo motivo, sono una priorità per il dipartimento delle risorse umane. In molte aziende, però, si possono verificare delle situazioni problematiche riguarda a una condivisione errata dei flussi di informazioni. Bisogna avere delle politiche molto severe in materia di privacy e sicurezza, soprattutto quando si tratta della condivisione di prospetti e informazioni personali. Le pratiche scelte dovrebbe essere globali e applicate a tutta l’azienda in modo che tutto il personale le rispetti e sia a conoscenza dei provvedimenti da applicare in caso di bisogno.

Se alcuni dipendenti hanno dei problemi a livello di performance, non devono essere sottovalutati o ancora peggio ignorati. Bisogna subito agire e procedere a un processo di performance management per seguire il dipendente in questione e capire quali sono i punti deboli da migliorare. Inoltre, è consigliabile che i problemi vengano risolti subito al posto di aspettare e peggiorare la situazione.

Come abbiamo visto, la gestione delle risorse richiede un elevato grado di organizzazione, in quanto le missioni affidate al dipartimento delle risorse umane sono molteplici. Per questo motivo, l’impiego della tecnologia può venire in aiuto dell’HR Manager, soprattutto se viene scelto un sistema operativo in linea con le esigenze delle risorse umane della vostra azienda.

Senza un supporto informatico, diventa impossibile gestire tutti le task richieste dal ruolo come la gestione delle scadenze e delle normative, o la mole di dettagli da ricordare e le richieste e i bisogni dei lavoratori dell’azienda. Un software gestionale HR semplificherà il lavoro dell’HR Manager e renderà questo dipartimento più produttivo.

Un software HR è una piattaforma all-in-one che aiuta l’HR Manager, i recruiter, gli HR specialist e il polo manageriale a gestire in modo intelligente i dipendenti di un’azienda e tutte le attività che sono legate alle risorse umane. Questa categoria di software è in grado di rendere più facili il lavoro del dipartimento delle risorse umane: