Ferie e permessi: come liberare dallo stress le HR

La gestione dei congedi, o la gestione di ferie e permessi è una questione chiave per le risorse umane nelle aziende: rappresenta la seconda componente HRIS più utilizzata. Che si tratti di un'attività di routine per alcuni o di un certo peso per altri, in ambito HR può essere una leva strategica in termini di performance. Tra le varie attività di un datore di lavoro, la gestione delle ferie costituisce una tra le principali.

Come gestire facilmente le ferie dei vostri dipendenti? Cogliete l'opportunità della trasformazione digitale per sfruttare i vantaggi di strumenti semplici, pratici ed economici. Dite no alla carta e al tempo sprecato, e sì alla centralizzazione delle informazioni per far progredire la vostra attività.

Se vuoi capire meglio come gestire le ferie e i permessi dei tuoi dipendenti, seguici in questo articolo!

La gestione delle assenze dal posto di lavoro, o gestione delle ferie e permessi, è una questione di risorse umane che consiste nel gestire le assenze dei dipendenti all'interno di un'azienda, secondo un processo HR prestabilito. Che il tuo dipendente si assenti dal lavoro un solo giorno, una settimana o un mese, tutto dev’essere calcolato e ben definito per far sì che la tua azienda funzioni correttamente.

Anche perché, come ben sai, le ferie e i permessi e le loro modalità di maturazione e fruizione sono vincolati da misure legislative ben precise. Di conseguenza, per evitare di ricevere una sanzione per il mancato rispetto di tali obblighi, c’è bisogna di una solida gestione di ogni singolo contratto di lavoro.

Lo scopo della gestione dei congedi e delle assenze è:

• semplificare il processo di richiesta e convalida di un'assenza;
• dare ai dipendenti una maggiore visibilità sul bilancio delle vacanze;
• garantire l'affidabilità delle informazioni trasmesse ai dipendenti;
• condividere un programma delle assenze disponibile a tutti;
• evitare errori (permettere a un dipendente di essere assente quando il suo saldo è pari a zero), ecc.

La principale differenza tra ferie e permessi sta nelle modalità di calcolo. Se il primo è contato in giorni, il secondo è in ore, ragion per cui viene solitamente utilizzato per delle commissioni o visite mediche che non implichino l'intera giornata.

La ragione alla base della loro creazione è diversa poi: le ferie sono una misura di protezione del benessere del lavoratore, obbligatorie per garantire durante l'anno dei periodi di stacco dalle pressioni lavorative. Quindi far fruire al proprio dipendente delle ferie è un obbligo legislativo. Da tenere a mente che il Codice Civile prevede un periodo di ferie minimo di 4 settimane all’anno: nessun patto, né contratto collettivo può scendere al di sotto di questo limite. I lavoratori che possiedono un contratto CCNL Commercio, hanno per esempio 26 giorni di ferie retribuite.

I permessi, invece, sono nati in seguito alla soppressione di quattro festività religiose.

Inoltre, vi sono anche i cosiddetti permessi ROL che vengono concessi a quei dipendenti che hanno dovuto lavorare in modo più intenso, e che di conseguenza hanno come obiettivo la Riduzione dell’Orario di Lavoro.

Le risorse umane sono uno dei servizi più coinvolti della dematerializzazione e della trasformazione digitale in generale. Accelerare i processi, eliminare l'inserimento dei dati e le attività a basso valore aggiunto, avere a disposizione informazioni verificate in tempo reale... Tutto questo è possibile grazie a strumenti dedicati per le aziende.

La gestione dei congedi e delle assenze non è da meno: pensate ai progetti che potete realizzare per i vostri dipendenti se non dovete più gestire i documenti di richiesta di permessi cartacei! Tutti risparmiano tempo e lo reinvestono in attività che fanno progredire il tuo business.

In primo luogo, dev’essere possibile gestire tutti i tipi di assenze:

• congedo pagato;
• congedo non pagato;
• malattia;
• congedo di maternità e paternità;
• assenze per matrimonio, nascita o morte di un parente;
• la retribuzione degli straordinari, ecc.

Le aziende hanno bisogno di conoscere le assenze dei dipendenti per motivi organizzativi: la pianificazione di un team non è la stessa in base al numero di giorni lavorativi disponibili (giorno/persona). È importante essere in grado di anticipare le assenze per garantire il ricambio del personale.

Per i dipendenti, il problema principale è l'accesso alle informazioni:

• qual è il mio saldo congedi?
• dove posso rintracciare il saldo delle mie ferie prese e dovute?
• come richiedere un'aspettativa?

Infine, la dematerializzazione dei processi HR è sempre più diffusa all'interno delle aziende per razionalizzare e migliorare le performance aziendali. Tutte le informazioni devono essere centralizzate in un unico luogo sicuro e accessibile a tutti: dipendenti, dirigenti e risorse umane.

Molte aziende si rivolgono naturalmente a Excel per gestire le ferie del personale. Si tratta di uno strumento diffuso, il cui utilizzo parla a molti utenti e che, in apparenza, è facile da controllare per gestire i congedi.

Appvizer vi fornisce gratuitamente un modello di gestione ferie e permessi da scaricare in formato Excel:

Attenzione ai limiti di Excel

Se Excel sembra essere lo strumento ovvio per la gestione dei congedi del personale, soprattutto per le piccole e medie imprese, i suoi limiti vengono rapidamente raggiunti:

• moltiplicazione dei documenti;
• viaggi di andata e ritorno tra dipendenti, dirigenti e risorse umane per ogni richiesta;
• lungo processo di convalida;
• rischio di errori dovuti a registrazioni multiple;
• mancanza di una pianificazione delle vacanze disponibile con informazioni affidabili disponibili in tempo reale, ecc.

👉 Non è facile portare un cambiamento importante all'interno di un'azienda, come l'implementazione di un nuovo strumento HR.

State tranquilli: un software online semplice e pratico elimina gli svantaggi sopracitati e supporta le aziende nella loro trasformazione digitale.

I dipendenti sono alla ricerca di strumenti adeguati che consentano di risparmiare tempo per tutti coloro che sono coinvolti nel processo di gestione dei congedi. Perché aspettare? Perché aspettare? Perché aspettare?

Se incontrate una barriera legata al prezzo di una soluzione cloud, sappiate che sul mercato ci sono software non più costosi di una licenza Microsoft Office (Excel)! Inoltre, il prezzo è decrescente: più utenti avete, più basso è il tasso per utente.

La dematerializzazione della gestione delle ferie e delle assenze tramite software online permette di ottimizzare vari processi:

• fornisce l'accesso a un piano di ferie e assenze condiviso da risorse umane, dirigenti e dipendenti;
• aggiorna i dati in tempo reale per tutti gli utenti: sarete sicuri che le informazioni visibili nello strumento sono le stesse per tutti;
• dà maggiore autonomia agli utenti: una semplice connessione al software online permette di consultare l'orario delle ferie di una persona, di un reparto, ecc. (secondo i vostri diritti di accesso predefiniti);
• facilita il lavoro del reparto contabilità nell'emissione delle buste paga (esportazione dei dati);
• consente di risparmiare tempo per tutti gli utenti;
• facilita il processo di convalida dei congedi;
• partecipa alla dematerializzazione dei documenti HR;
• elimina la carta.

Dipendenti in cloud è un software di gestione globale delle attività legate alle risorse umane. Si tratta di un software modulare che si adatta perfettamente alle esigenze aziendali.

Il prezzo è su abbonamento a base mensile ed estremamente competitivo. Focalizzandoci sul soggetto che ci interessa maggiormente in questa sede, troviamo il modulo ferie e permessi le cui funzionalità sono:

• ferie non utilizzate: gestione del problema "ferie non godute";
• calcolo automatico dei giorni;
• filtri individuali o per team.

Gli altri moduli complementari a questo sono la gestione delle presenze, le buste paga e la gestione del personale.

Workaday è una suite completa di gestione delle risorse umane. L'interfaccia è estremamente intuitiva aggiungendo un ulteriore elemento di semplificazione nella relazione tra risorse umane e dipendenti.

Il programma si aggiorna automaticamente in caso di cambiamenti legislativi in materia di diritto del lavoro. Venendo alle funzionalità che ci interessano si trovano nel modulo di gestione del personale in maniera da unificare, quindi, l'amministrazione HR con la gestione di congedi, ferie e ritardi. Il software presenta anche altri moduli quali la gestione buste paghe, formazione, auditing, recruitment ed ecc.

Fluida è, tra i tre presentati, quello più specializzato nella gestione di congedi e ferie. Si tratta di un valido strumento che consente di lavorare in piena mobilità scambiando le informazioni in tempo reale coi colleghi, un po' come farebbe una piattaforma collaborativa. Tutte le informazioni sono accessibili ovunque e in qualsiasi momento e gli aggiornamenti vengono mostrati in tempo reale. Anche se lo abbiamo definito il più specializzato sulla questione congedi, è anch'esso modulare e nello specifico ti mette a disposizione:

Concludendo, come avete potuto leggere nei paragrafi di questo articolo, vi abbiamo mostrato perché adottare delle soluzioni innovative per la gestione dei congedi e assenze può essere la scelta vincente per le vostre risorse umane. Vi abbiamo, inoltre, proposto 3 soluzioni super competitive che possono gestire differenti ambiti HR.
Come avete potuto notare, la corretta gestione delle ferie e dei permessi è un vero e proprio contributo al buon funzionamento di un’azienda.

Ora sta a voi scegliere!

Ciao!