Ferie dipendenti: tutto quello che devi sapere sulle ferie dei tuoi lavoratori

L’estate si avvicina e con essa la maggior parte dei dipendenti si godrà un meritato periodo di riposo in ferie: due settimane, un mese, o due mesi, chi più ne ha, più ne metta!

Scherzi a parte, ma la durata dipenderà dal dipendente: alcuni preferiscono prendere tutte le loro ferie in un solo colpo, altri invece preferiscono distribuirle alle diverse occasioni dell’anno. Prima di preparare le valigie e immaginarsi sulla spiaggia in completo relax dobbiamo fare un piccolo recap importante: perché se è vero che le ferie sono sinonimo di godimento, di relax e di divertimento, sono anche e soprattutto vincolate da un quadro giuridico e legale ben preciso.

Cosa dice la legge in merito alle ferie dipendenti? Quante ne abbiamo, come maturano e soprattutto chi decide in merito al periodo di assenza?

Sono tutte domande alle quali risponderemo in questo articolo specialmente preparato per aiutarti a capire tutte le peculiarità riguardanti le ferie dei dipendenti.

Infine troverai qualche soluzione che potrebbe aiutarti a gestire le ferie in azienda in modo tale da coordinarti al meglio e a non trovarti in situazioni di emergenza operativa.

Ebbene sì, innanzitutto ci riserviamo il tempo per capire come il diritto alle ferie è nato e dove. Il primo Stato al mondo che ebbe l’idea d'ideare un periodo di ferie pagate esteso a tutti i lavoratori, qualsiasi sia la loro attività, è la nostra vicina di casa: hai capito bene, si tratta della Francia!

Parliamo di primo Stato ad aver esteso questo diritto a tutti i lavoratori, perché già il Regno Unito aveva messo in atto, nel 1871, il cosiddetto “Bank Holiday Act”, che concedeva un diritto di ferie pagate di quattro giorni solo ai dipendenti delle banche in Inghilterra, in Galles e in Irlanda. Lo stesso modello fu in seguito adottato oltreoceano, negli Stati Uniti e in Canada.

Con la legge presentata nel 1925 e promulgata nel 1936 , il governo francese accordava un diritto di ferie pagate a tutti i dipendenti. Questa nuova legge è stata talmente una grande rivoluzione in ambito di diritto del lavoro, che il 1936 è stato definito come il “Primo Anno della Felicità”: un biglietto ferroviario popolare è stato conceduto a ciascun dipendente. All’inizio i giorni di ferie erano 15, per poi passare a 21 nel 1956.

Una disposizione simile a quella francese è stata implementata anche in Italia sotto il regime fascista di Benito Mussolini. La legge della Carta del Lavoro del 1927 sanciva, all’articolo 17 per i dipendenti che avevano fornito un servizio lavorativo ininterrotto di almeno un anno, “un riposo feriale retribuito”.

Infine, nel 1948, la Costituzione Italiana sottolinea il concetto di “vacanza obbligatoria” all’articolo 36: “Il lavoratore ha diritto a una retribuzione proporzionata alla quantità del suo lavoro e in ogni caso sufficiente ad assicurare a sé e alla famiglia un’esistenza libera e dignitosa. La durata massima della giornata lavorativa è stabilita dalla legge. Il lavoratore ha diritto a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”.

L’Italia ha elaborato le sue disposizioni riguardo alle ferie in stretta collaborazione e nel rispetto delle linee guida poste dall’Unione Europea e da organismi internazionali come l’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO).

Le ferie sono dunque un diritto irrinunciabile che spetta a ogni lavoratori, come previsto dall’articolo 36, comma 3 della Costituzione Italiana.

Innanzitutto, costituiscono un diritto appartenente ai lavoratori dipendenti per preservare il loro stato psicofisico. Questi periodi di pausa e lontananza dal lavoro, oltre a preservare lo stato di salute mentale e fisica del lavoratore, gli permette anche di partecipare alla vita familiare e sociale, di trascorrere del tempo con la sua famiglia e di trovare comfort e benessere.

Il dipendente deve, infatti, poter godere di periodi in cui si distacca completamente dal lavoro e dallo stress che può derivare da quest’ultimo, nell’ottica di evitare che entri in stati di depressione o di burn-out dovuti alle eccessive responsabilità che gli sono attribuite.

Tuttavia, se i dipendenti di un’azienda con un contratto a tempo determinato o indeterminato si vedono la fruizione delle ferie come un diritto necessario, bisogna comunque tenere presente che lavoratori autonomi, liberi professionisti e stagisti non ne godono.

Questa prima parte in cui abbiamo descritto le origini del diritto alle ferie è molto importante per poter capire il quadro legale che caratterizza questo diritto.

Tendenzialmente, la durata minima delle ferie retribuite è indicata dalla legge dei differenti paesi con eccezione degli Stati Uniti in cui la legge non impone un minimo legale.

Per quanto riguarda il caso italiano abbiamo differenti riferimenti normativi:

• Livello Europeo: la Direttiva 2003/88/CE stabilisce il limite legale di quattro settimane di ferie retribuite e che non può essere corrisposta un’indennità monetaria sulle ferie non godute.
• Costituzione Italiana: L’articolo 36 stabilisce il diritto personale e inalienabile alla ferie alle quali il lavoratore non può rinunciare.
• Codice Civile: in linea con le altre fonti prevede le quattro settimane minime che possono essere aumentate con la contrattazione collettiva. Per quanto riguarda i giorni supplementari di ferie retribuite il dipendente può farsele liquidare economicamente.

Secondo le disposizioni previste nel Decreto Legislativo 213 del 2004, esistono dei limiti definiti per usufruire delle proprie ferie. È obbligatorio che almeno due settimane di ferie vengano richieste consecutivamente e che le ferie annuali vengano sfruttate entro i 18 mesi dalla loro maturazione.

Prendiamo un esempio per chiarire meglio ciò che abbiamo detto in precedenza: un lavoratore che nel 2022 matura quattro settimane di ferie, ne deve consumare due entro dicembre 2022 e due non oltre il 30 giugno 2024. Al fine di garantire che il tuo dipendente usufruisca correttamente e nei tempi stabiliti del suo diritto di ferie, dovresti assicurati di pianificare le ferie dei tuoi subordinati in modo efficace.

È possibile trasformare in un compenso economico i giorni di ferie non goduti dal dipendente per volontà personale o per qualsiasi altro tipo di motivazione?

La risposta a questa domanda la trovi all’articolo 10 del Decreto Legislativo 66 del 2003 che afferma che “Il predetto periodo di quattro settimane non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro”.

Ciò comporta una serie di divieti e obblighi per il datore di lavoro: in primis, non può pagare le ferie non godute al suo dipendente per via del divieto di monetizzazione, salvo in caso di risoluzione del rapporto di lavoro. Inoltre, questo divieto vale solo ed esclusivamente per le quattro settimane di ferie obbligatorie imposte dalla legge.

In questo paragrafo analizzeremo un caso particolare, ossia il caso della fine del contratto di lavoro. Tendenzialmente, vi sono due ragioni principali per rompere un contratto di lavoro, la prima voluta dal dipendente e la seconda decisa dal datore di lavoro: parliamo rispettivamente della dimissione e del licenziamento.

In entrambi i casi, la legge prevede un preavviso, ossia il periodo di tempo che intercorre tra il momento in cui avviene la comunicazione della volontà di rottura del contratto di lavoro e la decisione dell’ultimo giorno di lavoro.

Se il tuo dipendente ha ancora a disposizione dei giorni di ferie non ancora goduti, che cosa succede? Puoi farli coincidere con la durata del preavviso?

Le risposte a questi quesiti ti sono date dalle disposizioni dell’articolo 2109 del Codice Civile: essendo le ferie un periodo di riposo per il lavoratore e dunque d’inattività, non possono coincidere con il periodo di preavviso, che per definizione è un intervallo di tempo in cui il dipendente è tenuto a lavorare fino alla data di termine del contratto di lavoro.

Cosa fare in queste circostanze?

La migliore soluzione consiste nel sospendere il preavviso e spostare la data di fine del rapporto di lavoro al fine di far godere al dipendente le sue ferie.

Vi è un’eccezione, però: si tratta, in legge, della tutela di chi subisce il recesso. Di che cosa si tratta, ti starai chiedendo ora?

Con un accordo scritto e firmato da entrambe le parti, in caso di licenziamento, il dipendente decide se desidera godere delle ferie durante il preavviso. Nel caso in cui il lavoratore decida di dimettersi, sarà il datore di lavoro a decidere le ferie durante il preavviso, senza dover così posticipare la data di fine del contratto di lavoro.

Nel caso in cui le ferie non vengano godute nei tempi definiti, delle sanzioni sono previste dall’articolo 7 della Legge 183/2010 nei confronti del datore di lavoro:

• da 100 a 600 euro per ogni lavoratore;
• da 400 a 1.500 euro con violazioni per più di 5 lavoratori e/o due annualità;
• da 800 a 4.500 euro con violazioni per più di 10 lavoratori e/o 4 annualità.

Secondo le disposizioni dell’articolo 2109 del Codice Civile le ferie vengono accordate “nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del prestatore di lavoro”.

Il che ci fa capire che l’unico a decidere le ferie è il datore di lavoro. Tuttavia quest’ultimo deve tenere conto dei bisogni e delle esigenze della sua azienda, ma non deve in alcun caso trascurare o ignorare quelli del suo dipendente: perché ricordati, la fruizione delle ferie è un diritto del lavoratore tutelato dalla legge.

Quindi che cosa fare perché entrambe le parti siano soddisfatte? La migliore soluzione è quella di trovare un compromesso che possa andar bene sia al datore di lavoro, sia al dipendente.

Purtroppo, a volte, pur non volendolo è necessario richiamare i lavoratori da tali periodi di ferie. Questa possibilità che viene data ai datori di lavoro è ovviamente strettamente regolamentata per evitarne abusi. Infatti, per comprovate esigenze aziendali che possono minacciare l’operatività aziendale, il datore di lavoro può richiamare il dipendente in servizio, tuttavia è tenuto a rimborsare le spese del viaggio al suo dipendente.

“Non succede ma se succede...”. Ebbene sì, può capitare che un dipendente nel pieno delle sue vacanze si ritrovi ammalato e di conseguenza non esattamente in condizione di fruire delle ferie. Come abbiamo visto in precedenza, le ferie sono un periodo in cui il dipendente deve potersi riposare.

Cosa dice il diritto in questa fattispecie sull’interruzione delle ferie? Ci sono due casi da prendere in considerazione:

• la malattia: nel caso in cui la malattia duri più di 3 giorni o che ci sia un ricovero ospedaliero è possibile richiedere la conversione dei giorni di ferie perse in giorni di malattia;
• la malattia di un figlio: la stessa regola vale e viene applicata se il figlio del dipendente viene ricoverato in ospedale durante il periodo di ferie.

Tuttavia, nel caso in cui il dipendente decidesse di trascorrere le sue ferie all’estero, deve prestare particolare attenzione. Infatti, per giustificare un permesso per malattia, è necessario un certificato medico.

Ottenere un certificato medico quando i confini nazionali sono varcati, spesso è abbastanza difficile. Prima di partire è prudente dotarsi di tutta la certificazione medica estera necessaria per poter giustificare al proprio datore di lavoro la situazione.

In maniera generale, tutti sappiamo che ogni giornata lavorativa consente ogni anno di maturare delle ferie che possono essere fruite. Ma i giorni lavorativi non sono gli unici che danno diritto alle ferie: alcuni tipi di assenze non interrompono la maturazione e di cui bisogna tenere conto:

• il periodo di maternità obbligatorio;
• le ferie;
• gli Infortuni e le malattie;
• i permessi per i disabili o per l’assistenza di un parente disabile.

Il piano ferie si riferisce sia al periodo di ferie maturato ma anche e soprattutto alla programmazione delle ferie. Se da un lato un dipendente capisce che il proprio dipendente necessita di vacanze e di riposo, bisogna anche tenere conto che l’azienda deve continuare la sua attività. Ragion per cui, soprattutto in periodi in cui le assenze sono tante (come d’estate e a Natale) è necessario programmare le ferie al meglio per poter evitare disservizi e per avere un minimo di personale disponibile per mantenere l’attività dell’azienda.

Tendenzialmente, la gestione di queste attività è lasciata ai responsabili delle risorse umane. Tuttavia, ti ricordiamo che la legge stabilisce che l’ultima parola spetta in ogni caso al datore di lavoro, il quale ha il diritto di rifiutare una richiesta da parte del dipendente.

Ovviamente scatta la questione del come fare per gestire un piano ferie per evitare sovrapposizioni nelle assenze? Escludiamo già da adesso soluzioni come Word o carta. Excel può essere un buon metodo, permette infatti, di creare una tabella per avere una migliore visuale del personale assente.

In ogni caso, da appassionati software quali siamo ad Appvizer, non possiamo non dirti che Excel è un po’ troppo manuale e che ti lascia un grande margine di errore. Excel infatti può essere un’ottima soluzione per le piccole imprese, che hanno un numero di dipendenti limitati e per le quali la gestione e la programmazione del piano ferie non sono molto complesse. Nel caso di aziende più grandi in termini di dimensioni e di personale, Excel può rivelarsi uno strumento insufficiente.

Perché non semplificarsi la vita? Ci sono software come Dipendenti in Cloud o Factorial HR che ti consentiranno d’integrare tutte le funzionalità legate alle risorse umane all’interno di un unico software. In alternativa, se preferisci uno strumento più focalizzato Fluida è uno strumento fortemente incentrato alla gestione ferie.

I software ti permettono di gestire alcuni aspetti importanti delle ferie, come:

• il calcolo delle ferie: grazie a un software puoi calcolare il cosiddetto rateo di maturazione mensile, a partire dal numero di giorni di ferie in un anno;
• le ferie non godute: ciò ti permette di evitare tutte le sanzioni che ne possono derivare;
• l’approvazione delle ferie: puoi approvare le richieste di ferie e tracciarle grazie al software di gestione delle ferie.

Ora che hai tutto chiaro potrai, finalmente puoi goderti un meritato riposo. E voi, manager HR o datori di lavoro, approfittate di questi strumenti per gestire tutta la questione congedi in maniera più facile e rapida in modo da poter partire anche voi in vacanza e a cuor leggero. Infatti, in materia di ferie, le regole sono numerose e a volte difficili da rispettare.

Speriamo di averti fornito tutte le informazioni necessarie per la comprensione di un argomento molto complesso come le ferie. Se è vero che vi è una normativa principale che sancisce il diritto alle ferie, è anche vero che ci sono molteplici casi particolari ed eccezioni che abbiamo cercato di chiarire nei paragrafi di questo articolo.

Se hai ancora delle domande, come sempre, puoi lasciarle nella sezione dedicata ai feedback: saremo più che lieti di risponderti!

Ti salutiamo calorosamente e ti diciamo alla prossima, sempre e solo qui, su Appvizer.it!