Diagramma di Gantt: Denifizione dello strumento must del Project Management

Il diagramma di Gantt prende il nome di Henry Laurence Gantt, un ingegnere meccanico che realizzò questo modello per la prima volta nel 1910. Si tratta di uno strumento utilizzato per la gestione di ogni tipo di progetto, in effetti grazie anche alle versioni digitali è diventato il punto di riferimento per qualsiasi progetto. Il Project Management, infatti, è spesso complicato in quanto bisogna gestire e coordinare diversi elementi e parametri. Ed è per questo che per velocizzare i processi il diagramma di Gantt è lo strumento ideale

Il diagramma di Gantt è un grafico utilizzato per la pianificazione di tutte le attività relative a un progetto. Il diagramma è stato inventato intorno al 1910 da Henry Gantt.

Nello specifico, si tratta di un diagramma cartesiano che presenta il tempo della durata del progetto sull’asse delle ascisse e sull’asse delle ordinate le diverse tappe e attività da effettuare per raggiungere l’obiettivo finale.

Nel caso in cui il progetto sia condotto da diversi dipendenti il grafico permette di visualizzare le attività e le scadenze di quest’ultime per ogni profilo.

Uno dei suoi vantaggi è la flessibilità, in quanto ogni cambiamento è facilmente modificabile.

Il Gantt permette di visualizzare la timeline delle attività che compongono il progetto. In effetti un singolo progetto può essere suddiviso in più progetti .Fare un diagramma di Gantt permette quindi di :

• Vedere lo stato dei progetti: in questo modo è possibile visualizzare tutto il progetto in un solo posto.
• Identificare le priorità poiché fornisce una visione globale del progetto : i compiti da effettuare, le priorità, la durata e le scadenze.
• Migliorare la comunicazione fra i membri della team: Grazie ai grafici di Gantt la comunicazione è molto più chiara e permette di concludere un progetto nelle migliori condizioni. I project manager possono usare il diagramma di Gantt per capire chi sta svolgendo un determinato compito e organizzare di conseguenza meglio il team.
• Migliorare visibilità del progresso del progetto: è possibile visualizzare il progresso di ogni compito e di conseguenza tenendo conto dell’avanzamento del progetto scegliere se continuare utilizzando la stessa strategia o modificarla.
• Migliorare gestione del tempo: essendo ben strutturato permette di tenere visibili tutte le scadenze e offrire una migliore gestione del tempo, in caso di ritardo invece permette d'identificare le cause del ritardo e la loro gravità e identificare le priorità.

Il diagramma di Gantt si struttura in questo modo:

• Data d'inizio e fine del progetto
• le varie attività del progetto
• I nomi delle persone a cui sono attribuiti i diversi compiti
• la durata di ogni attività
• Le attività prioritarie tenendo conto della scadenza.

Come primo step bisogna prendere in considerazione l’insieme delle attività da effettuare per la realizzazione del progetto e a chi potrebbero essere attribuite, poi bisogna fissare la deadline per ogni attività. Inoltre, un altro elemento importante è stabilire le priorità e le dipendenze tra le attività.

Per poter realizzare il Gantt di un progetto è necessario:

• Analizzare la WBS di progetto per identificare le attività da realizzare
• Fare una stima del tempo necessario per realizzare ogni attività
• Prendere in considerazione i possibili ostacoli
• Definire le attività che sono dipendenti una dall’altra
• Assegnare a ogni attività un inizio e una fine per poter calcolare la durata complessiva del progetto.

Il diagramma di Gantt serve a organizzare al meglio le attività del progetto, poiché permette di avere una visibilità completa sull’avanzamento del progetto e di effettuare le ripianificazioni necessarie.

Inoltre per utilizzare al meglio il diagramma di progetto di Gantt sarebbe opportuno fare dei time reporting nel quale vengono segnati: il costo, lo stato e la durata di ogni attività.

Grazie a queste informazioni il Project Manager potrà periodicamente fare delle riunioni per trovare una soluzione alle problematiche legate a ogni attività. Per questo il diagramma di Gantt deve essere aggiornato più volte al fine di raggiungere in modo più semplice i loro obiettivi. Ogni progetto prevede diverse attività che possono essere realizzate contemporaneamente oppure solamente dopo che le operazioni precedenti siano terminate.

Il grafico di Gantt viene spesso realizzato su Excel.La rappresentazione del Gantt di progetto viene realizzata sotto forma di tabella i cui sono riportati tutti i dati e le attività relative al progetto. Piccolo Bonus per i meno esperti su Excel, il nostro modello da scaricare:

Le colonne sono personalizzabili in base alla pianificazione e alle risorse necessarie per la realizzazione del progetto, ma vi sono 3 elementi essenziali: l’attività, la data d'inizio e la durata.

Il grafico si struttura in questo modo: nella prima colonna vi sono le attività da effettuare per la realizzazione del progetto, nella seconda colonna vi è la data in cui inizierà il progetto e nella terza colonna il tempo necessario per portare a termine ogni singola attività.

Per trasformare la tabella in Grafico bisogna cliccare su inserisci e poi selezionare il modello “barre in pila”.

Se in passato realizzare un diagramma di Gantt su Excel era l’unica soluzione possibile, nonostante sia difficile da utilizzare, oggi le aziende preferiscono utilizzare i sistemi informatici e software come Monday.com che permette di realizzare e aggiornare il diagramma di Gantt in modo semplice e intuitivo. La sua interfaccia user-friendly permette di evitare gli errori e avere una visione chiara e condivisa con tutti i collaboratori.

Il diagramma di Gantt è molto semplice da usare ed è uno strumento necessario per il management di ogni tipo di progetto,perchè permette grazie alla sua rappresentazione intuitiva di visualizzare le varie fasi del progetto intero.

​​Possiamo dire che il diagramma di Gantt è la sintesi del progetto in quanto fornisce una visione globale dello stato del progetto.

Utilizzare il diagramma di Gantt ha diversi vantaggi:

1. Vi è una comunicazione migliore tra i soggetti interessati, di solito ognuno è concentrato sulla sua attività, ma grazie al diagramma di Gantt possono avere una rappresentazione qualitativa e temporale del progetto e possono capire in che modo il loro compito è legato a quello di un altro membro.
2. Aumenta la produttività : Quando i soggetti interessati si rendono conto che il loro lavoro è legato a quello degli altri fanno del loro meglio per evitare i ritardi nello svolgimento dei loro compiti.
3. Permette di identificare i problemi velocemente per poter poi
4. Permette di attribuire le attività in modo uniforme evitando di sovraccaricare alcuni membri della team.
5. Permette di organizzare al meglio la durata del progetto
6. Consente di ripensare alla strategia del lavoro .

Il diagramma di Gantt è applicabile in ogni ambito in cui vi è il management di un progetto.

Ad esempio, ambito medicale per la gestione di un intervento, ma anche nell’ambito della meccanica e in quello ingegneristico, infatti fa parte di quasi tutti i programmi dei percorsi universitari.

Il diagramma di Gantt rappresenta uno strumento molto utile per il management di ogni tipo di progetto.

Secondo i project manager il lavoro grazie al diagramma di Gantt diventa molto più organizzato e riescono a identificare tutti gli ostacoli e risolverli velocemente.