Nota spese: calcolo e come farla

nota spese rimborso spese trasferte

Pochi semplici consigli da come funzionano i rimborsi di trasferta a come dematerializzare le tue ricevute

Per quanto le trasferte possano essere tra le mansioni più affascinanti, al ritorno a casa bisogna sempre fare i conti con uno dei grattacapi più tediosi: la nota spese.

Come uscire vivi dalla giungla di scontrini ed essere rimborsati delle spese di viaggio? Siete del team cartaceo o digitale?

a seguire dei semplici consigli per compilare la nota spese perfetta e un modello Excel da scaricare.

INDICE

Selezione software

N2F

N2F
Dematerializzazione e conservazione a norma delle note spese
Prova Gratuita
Vai alla scheda

Finom

Finom
La soluzione di fatturazione elettronica
Provalo per €0
Vai alla scheda

monday.com

monday.com
La piattaforma più intuitiva per gestire progetti e squadre
Visita il sito
Vai alla scheda

Cos’è, quindi, la nota spese?

La Nota spese è il documento che si occupa di elencare le spese sostenute durante una trasferta lavorativa in modo tale da ottenere un rimborso.

Le principali voci rimborsabili sono:

  • Vitto e alloggio
  • Viaggio e trasporto
  • Altre eventuali spese sostenute a seconda di accordi tra le parti.

La buona notizia è che c’è abbastanza elasticità nella redazione della nota spese ed è data la possibilità all’azienda di adeguarla alle proprie esigenze. Ovviamente vanno tenuti in conto elementi pressoché essenziali, quali:

  • Dati anagrafici: ragione sociale, ditta e indirizzo aziendale più i dati personali del dipendente
  • Data e luogo
  • Elenco delle spese: importo e pagamento  

Altra buona notizia, nonostante il 1° luglio 2018 sia entrata in vigore la legge 27 dicembre 2017, n. 205, per il momento si possono ancora ottenere rimborsi in contanti cosa invece non più possibile per il versamento degli stipendi. 

La terribile notizia, invece, è che, come ben saprete, la presentazione del documento non vi autorizza a buttare via tutti quei fastidiosi scontrini, che devono essere conservati per 10 anni.

Innanzitutto: come funziona il rimborso spese? 

Prima di affrontare la pratica cerchiamo di capire come funzionano i rimborsi spese.

Esistono 3 modi di gestire i rimborsi:

  • Rimborso forfettario: l’azienda stabilisce un importo forfettario (anche sulla base di quanto previsto dal contratto). Questo non concorre al reddito del lavoratore fino agli importi di 46,48€ al giorno per le trasferte effettuate in Italia e 77,46€ al giorno per quelle all’estero. Differenza importante col rimborso analitico e la mancata possibilità di dedurre ai fini IRAP
  • Rimborso misto: in questo caso viene riconosciuto un rimborso delle spese sostenute più un’indennità di trasferta ridotta.
  • Rimborso analitico/a piè di lista: vengono riconosciute le spese sostenute e documentate. Infatti, per fini fiscali, il dipendente deve presentare al datore di lavoro nota spese, scontrini e ricevute fiscali ed infine la documentazione relativa ai costi sostenuti per la carta di credito aziendale.

Come snellire un processo lungo e noioso?

IFrame

La prima soluzione che viene in mente per automatizzare la compilazione della nota spese è Excel. Infatti, è pieno il web di modelli che possono essere utilizzati. Il famosissimo software del pacchetto Office ci offre la possibilità di elencare le voci di spesa con ordine, ma sarà il metodo più efficace? in effetti la risposta è no; quante volte con le celle spostiamo dati o mettiamo quel numero di troppo che ci cambia tutti i risultati? e quanto ci vuole per inserire una ad una tutte le voci di spesa? ma soprattutto Excel non ti priva dell’ansia di conservare ogni singolo scontrino. In ogni caso appvizer vi propone un modello in Excel da scaricare gratuitamente che può essere sufficiente quando le trasferte sono un evento raro.

Per fortuna ad oggi ci vengono incontro dei software per gestire le note spese, basati sul web, che ci permettono di inserire le nostre voci di spesa in maniera tempestiva e di eliminare il tanto odiato cartaceo. 

Attenzione, però, a distruggere gli scontrini! l’agenzia delle entrate con la risoluzione N.96/E/2017 ha chiarito che bisognerà aspettare una conferma formale del completamento della procedura e rispettare le procedure di distruzione stabilite dall’azienda.

Perché,quindi, passare ad un software di gestione delle note spese?

  • Per risparmiare tempo a tutte le persone coinvolte in questi processi
  • Evitare errori
  • Poter aggiornare le voci di spesa ovunque tramite applicazioni mobile
  • Ottenere i rimborsi spese in tempi più rapidi e senza stress

Appvizer vi offre la comparazione dei software per aiutarvi a gestire al meglio le vostre note spese.

N2F: per la dematerializzazione delle vostre note spese

N2F si rivolge a tutte le imprese con soluzioni ad hoc in base alle dimensioni aziendali.

Si distingue per le sue performance e la semplicità di utilizzo:

  • Disponibile sia su applicazione mobile che online
  • Cattura le ricevute attraverso un intelligent scan con tecnologia OCR che archivia con valore legale
  • Verifica real-time dell’avanzamento dei rimborsi
  • Gestione parco macchine e calcolo automatico del chilometraggio

 

n2f note spese rimborsi funzionalità

Questo software è pensato per essere user-friendly per tutti i suoi utilizzatori: dai dipendenti che partono per le trasferte alla dirigenza. Tutte le informazioni sono facilmente e rapidamente accessibili anche grazie all’applicazione mobile.

Infinity ZTravel: ottimizza la gestione delle trasferte

Infinity ZTravel è un software modulare che permette alle aziende di trovare la soluzione più adatta per la gestione delle trasferte.

  • Disponibile su app e desktop (sia in modalità licenza che Saas)
  • Dematerializzazione delle ricevute
  • Generazione di documenti riepilogativi
  • Localizzazione degli automezzi

 

infinity zucchetti software nota spese

ZTravel ottimizza l’intero processo di gestione delle trasferte integrandosi con gli altri software della linea Infinity di Zucchetti.

Sarce travel: velocizza la gestione delle spese aziendali 

Sarce travel apporta un notevole risparmio di tempo nelle attività più comuni di gestione nota spese.

  • Intelligent scan per dematerializzare le ricevute
  • Rendicontazione di pagamenti
  • Semplificazione nella stima delle distanze 

sarce travel software note spese rimborsi

Sarce travel è il software che consente di semplificare e snellire i processi di gestione nota spese attraverso un sistema scalabile.

Dipendenti in Cloud: software di gestione del personale

Dipendenti in cloud è un software pensato per la semplificazione a 360° della gestione del personale. Tra le funzionalità anche quelle legate alla riduzione dei tempi per la redazione della nota spese.

  • Possibilità di allegare la foto della ricevuta fiscale
  • Approvazione della nota spese istantaneo
  • Possibilità di registrare i dati del mezzo di trasporto

 

nota spese screen

Attraverso Dipendenti in Cloud sarà possibile per il dipendente registrare in completa autonomia le informazioni sulle trasferte.

Notilus Expense: Semplifica l’iter del rimborso spese

Notilus Expense offre la possibilità di semplificare l’intera catena del rimborso spese tramite molteplici funzioni:

  • Interfaccia con il sistema ERP aziendale
  • Workflow completo di convalida
  • Generazione dei pagamenti

IFrame

 

Questo modulo della serie Notilus si propone di tagliare i costi e ridurre drasticamente i tempi di rimborso.

Selezione software

Yousign

Yousign
La migliore soluzione per la firma elettronica dei documenti
Prenota una demo
Vai alla scheda

noCRM.io

noCRM.io
Soluzione efficace di gestione dei lead per i commerciali
Provalo Gratis
Vai alla scheda

PayFit

PayFit
Pagare i vostri dipendenti non è mai stato così facile
Visit Website
Vai alla scheda
Commenti sull'articolo

Aggiungi un commento