search Il media che reinventa l'impresa

Definizione, elenco delle spese aziendali ed esempi

Definizione, elenco delle spese aziendali ed esempi

Da Nathalie Pouillard

Il 17 ottobre 2024

Vi offriamo una guida di base alla gestione delle spese aziendali :

  • definizione delle spese,
  • elenco delle spese aziendali
  • ed esempi per aiutarvi a comprenderle meglio.

Bonus: alcuni consigli su come gestirle facilmente, i diversi metodi di rimborso, le tabelle Urssaf e gli strumenti professionali per aiutarvi.

Definizione Urssaf di spese aziendali

Le spese professionali sono spese sostenute da un dipendente nell'ambito delle sue mansioni, che il datore di lavoro è tenuto a rimborsare.

Le spese professionali sono quindi sostenute dal dipendente a titolo professionale, su richiesta e con l'approvazione del suo responsabile, al fine di svolgere i compiti affidatigli.

Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le somme anticipate, generalmente dietro presentazione di una nota spese corredata da ricevute.

Le somme rimborsate non sono soggette a contributi sociali o al CSG-CRDS.

Elenco delle spese professionali ed esempi

  • Spese di missione: tutte le spese sostenute da un dipendente pubblico in relazione a una determinata missione, quando si sposta dalla sua residenza amministrativa (sede abituale di lavoro) e dalla sua residenza familiare (casa). Sono compresi i costi di vitto, alloggio e viaggio.
  • Spese di trasporto: ad esempio, abbonamenti per tram, metropolitana, autobus o treni, biglietti aerei, ecc.

  • Spese per i pasti: possono includere i pasti acquistati al di fuori dell'orario di apertura della mensa per gli incarichi di guardia, durante i periodi di formazione o il lavoro notturno, ma anche i cestini pasto assegnati su base forfettaria o i pasti al ristorante con un cliente.

  • Spese di alloggio: hotel, AirBnB, ecc. sostenute in caso di viaggi di più giorni, talvolta all'estero. Possono anche includere le spese di affitto sostenute quando si viene trasferiti in un'altra azienda e quindi si deve cambiare casa in attesa di una sistemazione definitiva. Si tratta delle cosiddette spese per viaggi di lavoro o di lunga percorrenza, sostenute nell'ambito della mobilità professionale.
  • Spese chilometriche, relative ai viaggi effettuati con un veicolo personale per motivi di lavoro, sia esso un'auto, una moto o una bicicletta.
  • Spese relative al telelavoro o al lavoro mobile - spese relative alle nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione (NICT ): quando un dipendente deve attrezzarsi per poter lavorare da casa o in mobilità in condizioni soddisfacenti: mobili, box Wifi, secondo schermo, sedia ergonomica, smartphone, ecc.

☝️ Tutti questi esempi di spese aziendali devono essere ragionevoli e giustificati.

Come devono essere gestite le spese aziendali?

Ecco alcuni consigli per le aziende su come gestire le note spese e alcuni strumenti:

  • Utilizzate il nostro modello di nota spese come base per fornire una documentazione chiara ai vostri dipendenti, in modo che possano richiedere le spese aziendali su base effettiva, entro i limiti della tabella Urssaf.
  • Oppure optare per un compenso sotto forma di indennità forfettaria, il cui importo massimo è fissato ogni anno dall'Urssaf attraverso delle tabelle, per le professioni che sostengono spesso spese professionali.

  • Oppure applicare una deduzione forfettaria specifica per alcune categorie professionali, come i rappresentanti di commercio o i lavoratori edili.
  • Potete anche :
    • creare un modulo su misura per standardizzare l'inserimento delle spese aziendali, in mobilità, con Kizeo Forms;
    • dematerializzare la gestione delle spese aziendali dalla A alla Z e garantire l'archiviazione legale, con N2F.

  • Per calcolare le spese aziendali, in particolare quelle chilometriche, consultate le tabelle Urssaf applicabili o utilizzate strumenti come Izika per automatizzare il processo e risparmiare tempo prezioso.

    ☝️ E per quanto riguarda il trasferimento delle spese aziendali sulla busta paga? Queste soluzioni comunicano generalmente con gli strumenti HR.

  • Infine, un'altra opzione è quella di evitare gli anticipi sulle spese aziendali e fornire ai vostri dipendenti una carta bancaria con un plafond, ad esempio tramite la soluzione Spendesk.

Per saperne di più, sfogliate la nostra rivista e scoprite tutti i nostri articoli sulla gestione delle spese aziendali.

Articolo tradotto dal francese