La fattura immediata: termini e data di emissione

di Giorgia Frezza, il 22/04/21
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La fattura immediata è un documento contabile che viene emesso al momento dell’avvenuta compravendita di merci o prestazione di servizi. Tra i tipi di fattura, la fattura immediata è quella più diffusa, in quanto più rapida ed efficace. Inoltre non richiede l’emissione del documento di trasporto.

Ma quali sono i termini e le date di emissione di una fattura immediata? Qual è la normativa che regola questo tipo particolare di fatturazione? E quali sono le differenze con le altre fatture?

Fattura immediata: definizione

La fattura immediata è un documento fiscale che deve essere consegnato al cliente lo stesso giorno in cui viene effettuato l’acquisto o lo stesso giorno in cui viene portata a termine la fornitura del servizio richiesto.

Tra le tipologie di fatture, la fattura immediata risulta essere quella più diffusa e viene utilizzata quando non è richiesto il documento di trasporto (DDT).

L'art. 21 del DPR 633/1972 regola la normativa e la messa in atto della fattura immediata. In questo articolo di legge, vengono citate due tipi di fatture distinte, la fattura immediata (tipo di fattura che viene tradizionalmente utilizzata) e la fattura differita (impiegata nel caso in cui si verifichino delle condizioni particolari).

Questa tipologia di fattura deve contenere solo le informazioni proprie a una fattura fiscale tradizionale e non le informazioni inserite nel documento di trasporto.

La fattura immediata può essere recapitata al cliente anche per via telematica, attraverso un pdf per e-mail ad esempio, affinché i tempi di consegna al destinatario finale siano più rapidi e i costi di produzione siano ridotti.

Le informazioni nella fattura immediata

Per la fattura immediata non è richiesta un'impaginazione specifica. Si può, quindi, passare a una personalizzazione della fattura immediata in concomitanza con le proprie preferenze. Tuttavia, la fattura immediata deve presentare alcuni dati che deve essere inseriti obbligatoriamente al suo interno:

  • Dati del venditore (nome, indirizzo, partita IVA);
  • Dati dell’acquirente (nome, indirizzo, partita IVA);
  • Data e numero della fattura;
  • Descrizione degli oggetti o dei servizi prestati, quantità e prezzo di ogni singolo bene/prestazione;
  • Imposta applicata;
  • L’importo per imponibile, IVA e totale da pagare;
  • Eventuali altri dati: metodo di pagamento, data di pagamento, ecc.

Le differenze con la fattura anticipata e differita

Nella pratica contabile, possono essere utilizzati tre tipi di fattura differenti.

La fattura immediata, il soggetto del nostro articolo e il cui uso è maggioritario, presenta una data di emissione coincidente con la data di effettuazione dell’operazione. La fattura anticipata, documento contabile redatto prima dell’effettuazione dell’operazione di pagamento. Infine, la fattura differita, la cui funzione è quella di riepilogo di operazioni cessioni/prestazioni eseguite nel mese solare con lo stesso acquirente o committente. In questo caso, si ha l’obbligo di documentare le operazioni segnalate all’interno della fattura attraverso il documento di trasporto (DDT) o altra documentazione atta ad individuare i soggetti tra i quali sono state effettuate le operazioni ed che possiede le caratteristiche elencate nel decreto del Presidente della Repubblica 14 agosto 1996, n. 472 (data, generalità del cedente, del cessionario e dell’eventuale incaricato del trasporto, descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni ceduti o dei servizi prestati).

Quali sono i termini di emissione?

L’articolo 21 del DPR 633/72 dispone che la fattura cartacea o elettronica deve essere emessa all’atto della:

  • consegna
  • spedizione

L’articolo 1, comma 3 del Decreto Legislativo n. 127/2015 dispone che la fattura elettronica deve essere emessa all’atto della:

  • trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente
  • trasmissione al servizio di interscambio (SdI)

La normativa per i termini di emissione

A partire dal 1° luglio 2019 il Decreto Crescita Legge n. 58/2019 stabilisce che le fatture immediate devono essere emesse secondo i metodi sopra citati entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Tuttavia, d’abitudine il fornitore preferisce emettere la fatture nel giro di 24 ore dal momento di emissione della fattura immediata, in quanto è più facile tenere traccia di tutte le operazioni avvenute prima, durante e dopo l’emissione della fattura.

L'articolo 21, comma 4, lett. a, D.P.R. 633/1972 (c.d. Decreto IVA) impone che la fattura differita deve essere contabilizzata nel registro contabile entro il 15 del mese successivo a quello in cui la fattura è stata emessa. Se si eseguono delle operazioni di triangolazione, ovvero di cessioni di beni eseguite dal cessionario in relazione a un soggetto terzo per il tramite del proprio cedente, bisogna emettere la fattura differita entro la fine del mese successivo.

Le date da segnare per le fatture immediate

Dato che le fatture elettroniche sono obbligatorie, bisogna portare particolare attenzione alla sua emissione.

Prima di tutto, è molto importante che nella redazione del documento si attribuisca un’attenzione particolare al campo <Data> della sezione “Dati generali” della fattura elettronica in formato xml. L’articolo 21, D.P.R. n. 633/1972 impone che questa sezione sia obbligatoriamente compilata, indicando con precisione la data effettiva del documento.

La circolare n. 14/E/2019 di Agenzia delle Entrate indica in modo specifico l’importanza della data da riportare nel file xml del documento della fattura elettronica.

La normativa indica tre esempi che generano tre casistiche differenti per quanto riguarda la creazione e la trasmissione della fattura al sistema di interscambio:

  • la fattura elettronica trasmessa e inviata al sistema di interscambio il medesimo giorno dell’operazione. In questo caso “data dell’operazione” e “data di emissione” corrispondono allo stesso giorno;
  • la fattura elettronica che viene emessa il giorno dell’operazione e inviata allo SdI entro i 12 giorni successivi;
  • la fattura elettronica emessa e trasmessa allo SdI in uno qualunque dei giorni che intercorrono tra l’operazione e la data ultima di emissione.

Nelle tre casistiche individuate la sezione “data documento” deve presentare la data dell’operazione.

In tutti e tre i casi viene indicato che il campo “data documento” deve essere compilato con la data dell’operazione. La "data emissione", invece, non deve essere per forza comunicata dall’emettitore della fattura, in quanto quest’ultima viene registrata e contabilizzata direttamente dal sistema di interscambio.

La procedura contabile per le fatture immediate

Come abbiamo già ripetuto più volte, la fattura immediata deve essere emessa all’atto dell’acquisto della merce o del servizio. Se viene emessa una fattura immediata, si è automaticamente esonerati dall’obbligo di emissione dello scontrino fiscale e della ricevuta fiscale in base all’articolo 3, II comma del DPR 696 del 21/12/1996.

Obbligo di emissione e di DDT

I soggetti che decidono di avvalersi della fattura immediata non hanno l’obbligo di emissione di un documento di trasporto. Proprio perché si chiama fattura immediata, viene consegnata insieme alla merce in maniera immediata, ovvero all’atto della vendita, senza bisogno, quindi, di un documento di accompagnamento come il documento di trasporto.

Registrazione

Nel momento in cui viene emessa una fattura immediata, quest’ultima deve essere inserita nel registro contabile entro 15 giorni dall’emissione.

Se una fattura viene emessa il 5 marzo, deve essere contabilizzata sul registro entro il 20 aprile. Una fattura la cui data di emissione risulta essere il 20 maggio, dovrà essere contabilizzata entro il 5 maggio e così a seguire.

Nel momento della registrazione sul registro contabile, le fatture devono essere contabilizzate, seguendo un ordine cronologico, partendo da:

  • Data e numero progressivo della fattura;
  • Nome dell’acquirente;
  • Imponibile;
  • IVA (in caso di esenzione occorre indicare la legge che la prevede).

Contestazione

La fattura immediata è definita a tutti gli effetti un vero e proprio documento che comprova l’avvenuta vendita di beni o servizi se il ricevente l’ha accettata e non ha trovato alcun difetto tecnico nella consegna dei prodotti.

Tuttavia, la fattura immediata, se non viene quietanzata, non rappresenta la prova ufficiale dell’avvenuto pagamento.

Per questo motivo, quindi, nel caso in cui il pagamento da parte del cliente non venga effettuato, il fornitore può procedere a fare ricorso per decreto ingiuntivo sulla fattura non pagata in questione. Prima di adire le vie legali, il fornitore può chiedere al suo avvocato di fiducia di recapitare al debitore un sollecito con formale messa in mora. Se il cliente continua a non pagare, allora il fornitore ha tutto il diritto di passare al procedimento di ingiunzione.

Come abbiamo visto, quindi, la fattura immediata viene compilata all’atto della spedizione di beni mobili, della redazione del rogito notarile per la cessione di beni immobili e della prestazione dei servizi.

A seguito dell’avvenuta emissione, il ricevente non ha l’obbligo di redigere anche il documento di trasporto. Tuttavia, se la consegna viene effettuata tramite un vettore, la fattura immediata deve essere spediti in concomitanza con il documento di trasporto.

La fattura immediata ha come scopo quello di rappresentare un’alternativa allo scontrino fiscale tradizionale.

Vi mettiamo a disposizione un fac simile di fattura immediata in formato Excel in modo che possiate apportare delle modifiche in base alle vostre esigenze personali.