Il documento di trasporto: l’allegato al trasporto delle merci

Da Giorgia Frezza
Il 26/04/21
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Il documento di trasporto è il documento contabile che si allega al trasporto delle merci. Si rivela essenziale per entrambe le controparti della compravendita, in quanto attesta l’avvenuta consegna delle merci.

Con l’introduzione della fattura elettronica, è ancora obbligatorio? Come si procede alla sua compilazione? Qual è il suo ruolo nell’era della fatturazione digitale? E soprattutto qual è la relazione che intercorre tra il documento di trasporto e la fattura differita?

Cercheremo di rispondere alle vostre domande nella maniera più esaustiva possibile. Continuate a leggere l’articolo per saperne di più.

Il documento di trasporto: definizione

Il documento di trasporto (DDT), che ha sostituito la datata “bolla di accompagnamento”, è un documento che viene allegato all’atto del trasporto della merce, una volta che la vendita è stata effettuata e la merce viene spedita dal cedente al compratore.

Il trasporto della merce può essere effettuato da una ditta di logistica o lo stesso venditore o compratore possono decidere di assumere l’incarico del trasporto del prodotto a un indirizzo e a una data concordata.

A chi spetta la consegna del documento di trasporto?

Il documento di trasporto viene affidato, insieme alla merce, al vettore, ovvero colui che ha la responsabilità di recapitare il prodotto al destinatario finale. Per questo motivo, spetta al vettore far firmare il documento di trasporto al ricevente nel momento in cui la merce è consegnata. Una volta che il documento di trasporto è firmato, il vettore deve conservare tale documento e riconsegnarlo al venditore che dovrà registrare l’avvenuta firma e quindi l’avvenuta consegna della merce.

La firma del documento di trasporto

Come abbiamo detto, all’atto della consegna, il vettore consegna una copia del documento di trasporto al destinatario finale.

La copia consegnata al cliente è stata firmata dal cedente e deve essere quindi controfirmata dall’acquirente.

Alla fine dell’operazione, le copie generate sono tre:

  • quella consegnata al cliente finale
  • quella che il vettore deve consegnare
  • quella che viene rispedita al mittente

Il fornitore avrà la certezza che le merci sono arrivate a destinazione tramite la firma del documento di trasporto. Il vettore non potrà recapitare la merce se il documento di trasporto non viene firmato.

Il documento di trasporto è obbligatorio?

Molti pensano che il documento di trasporto sia solamente un proforma e che non sia più richiesto. Tuttavia, la circolare Ministero Finanze n. 249 del 11 ottobre 1996 impone l’obbligo di accompagnamento della merce con un documento di trasporto.

Tuttavia, con l’introduzione della fatturazione elettronica, anche il documento di trasporto può essere spedito per via telematica, a patto che il venditore lo emetta nell’istante in cui la merce viene spedita e esce dai magazzini dell’azienda.

Bisogna precisare, inoltre, che l’obbligo del documento di trasporto non è in vigore per tutti i tipi di merce.

è obbligatorio per le seguenti categorie di prodotti e per le seguenti casistiche:

  • recapito di sigarette e fiammiferi
  • all’atto della redazione di una fattura differita
  • lo svolgimento di trasporti non traslativi. In altre parole, un fornitore spedisce a una ditta del materiale affinché quest’ultimo venga modificato e lavorato. In questo caso, non si tratta di un’operazione di vendita, ma un’operazione di scambio per motivi di lavorazione del materiale.

Dato che la normativa è più che esaustiva sull'argomento, conviene sempre controllare casistica per casistica ogni situazione nello specifico, per una corretta gestione di questo documento di fatturazione.

I privati hanno bisogno di emettere un documento di trasporto?

Nel caso in cui il trasporto merci riguarda dei privati e non delle aziende, bisogna analizzare caso per caso se il documento di trasporto deve essere emesso.

Per esempio, se consideriamo la situazione di un trasloco, in cui delle merci, come mobili e elettrodomestici, vengono spostate da un indirizzo a un altro, il documento di trasporto non è obbligatorio. Infatti, si tratta di un semplice spostamento e non di un’operazione di vendita.

Nel caso in cui un privato che abita a Genova vende un armadio a un privato che abita a Torino e decide di far pervenire il bene in questione attraverso un corriere per la spedizione, sarà necessario la compilazione di un documento di trasporto. Il corriere dovrà essere certo che il documento venga firmato dal mittente e dal destinatario.

Il documento di trasporto va conservato?

L’articolo 2220 del codice civile stabilisce che il cedente e il cessionario hanno l’obbligo di conservare il documento di trasporto per 10 anni. Il periodo va variare nel caso di controlli fiscali. In questo caso, il documento di trasporto va conservato per tutto il periodo di tempo stabilito per l’accertamento dell’operazione di controllo.

Le informazioni essenziali del documento di trasporto

All’atto della redazione del documento di trasporto, ci sono diverse regole di compilazione da rispettare.

I dati dell’emittente

In alto a sinistra bisogna inserire tutte le informazioni che riguardano:

  • il soggetto emittente,
  • la ragione sociale,
  • la partita IVA,
  • il codice fiscale,
  • i dati che fanno riferimento alla sede sociale.

I dati del destinatario

I dati che abbiamo elencato per l’emittente sono gli stessi richiesti per il destinatario che riceve la merce spedita.

Le generalità del documento di trasporto

Bisogna inserire la data di emissione e il numero progressivo del documento di trasporto. In seguito bisogna compilare i campi che riguardano i dati delle merci spedite. Nella compilazione, le seguenti informazioni sono richieste:

  • il codice,
  • la descrizione,
  • la quantità,
  • il prezzo (che non è un dato obbligatorio),
  • il numero dei colli oggetto del trasporto,
  • il motivo per il quale la merce è in transito (vendita, reso, riparazione, ecc).

Le informazioni sul trasporto

Bisogna scrivere tutti i dati inerenti ai soggetti della transazione (il cedente o il cessionario) a cui il trasporto della merce fa riferimento.

Bisogna citare anche il vettore che ha la missione di consegnare la merce.

Quando la merce viene spedita, bisogna attestare l’orario di avvio e la firma del vettore.

Se la compilazione del documento di trasporto risulta ancora complicata, vi veniamo in aiuto. Ecco un fac simile di documento di trasporto che potrete scaricare al link seguente:

A cosa serve il documento di trasporto?

Il documento di trasporto viene emesso per tre motivi principali:

  • come garanzia di consegna delle merci per il cedente (colui che ha venduto le merci) e per l’acquirente (colui che riceve le merci)
  • per rendere più facile il processo fiscale della compravendita
  • come documento che attesta a quale titolo viene eseguito il trasporto delle merci

Il documento di trasporto permette, inoltre, la redazione e l’emissione della fattura differita rispettando i seguenti criteri:

  • citare il prezzo di vendita dei prodotti
  • emettere la fattura differita entro il 15 del mese successivo rispetto al mese in cui è avvenuta la spedizione.

Il ruolo in ambito civilistico

A parte il valore fiscale che il documento di trasporto ricopre, a livello civilistico la sua funzione è quella di:

  • tutelare il cedente e il cessionario, comprovando l’avvenuta consegna dei prodotti spediti
  • garantire una corretta gestione amministrativa

Per questo motivo, anche delle operazioni che non richiedono la presenza di un documento di trasporto dovrebbe essere valutate attentamente per capire se è utile o meno l’emissione del DDT. Soprattutto nel caso in cui si preferisce avere la ricevuta dell’effettiva consegna dei beni.

Inoltre l’esistenza del documento di trasporto concede ancora la possibilità di emettere la fattura differita che era stata eliminata a seguito della cancellazione della bolla di accompagnamento. Infatti, senza il documento di trasporto, la fattura differita perderebbe tutta la sua utilità a causa della mancanza di un giustificativo di consegna.

Casi particolari

Vendite triangolari

Le vendite triangolari sono un caso particolare di vendite in cui sono presenti due cedenti e un cessionario e in cui la merce viene recapitata dal cedente direttamente all'acquirente del primo cessionario.

In questo scenario particolare, il secondo cedente potrà compilare una fattura differita a seguito del documento di trasporto consegnato dal primo cliente.

Questa operazione è possibile a due condizioni:

  • il primo cedente abbia ceduto la merce al secondo cessionario senza che il secondo cedente/primo cessionario sia presente nell’atto scritto del transito, anche sotto forma di ordine commerciale
  • il primo cedente deve specificare nel documento di trasporto che la consegna al secondo concessionario sia eseguita per volontà del secondo cedente.

Vendite ad agricoltori esonerati

Per il trasporto di merci inviate da agricoltori esonerati, l’articolo 34, DPR n. 633/72 stabilisce che l’emissione di un documento di trasporto (contemplata nel caso di fatturazione differita) spetta al cessionario che è soggetto a un regime di partita IVA.

In questo scenario, è quindi il soggetto che sottostà a un regime di partita IVA ad emettere la fattura e non l’agricoltore. Quest'ultimo, in quanto esonerato al cessionario, può far viaggiare le merci senza documento di trasporto. L’agricoltore esonerato potrà, tuttavia, usufruire della possibilità di emettere la fattura differita.

Il documento di trasporto può essere compilato dal cessionario con l’inserzione dei prodotti agricoli recapiti da produttori soci o associati ad enti, cooperative o altri organismi associativi.

Trasporto di beni a titolo non traslativo

L’articolo 53 del DPR n. 633/72 rende possibile l’emissione del documento di trasporto nel caso di presunte vendite o acquisti o di trasporti di beni a titolo non traslativo, ovvero di beni recapitati per opera di modifica, di lavorazione, di prova o di deposito.

Questa normativa include anche lo scenario di tentata vendita, ovvero quando la merce viene recapitata al destinatario senza un’azione di compravendita tra le due controparti.

In questo caso particolare, al momento del recapito della merce, un documento di trasporto generale, chiamato documento di automezzo, viene allegato alla merce uscente dai magazzini della società.

Per lo spostamento dei beni a titolo non traslativo, bisogna specificare all’interno del documento di trasporto la causale non traslativa del trasporto delle merci.

Vendite in ambito internazionale

Se l’azienda svolge delle compravendite a livello internazionale, il documento di trasporto resta un documento importare da presentare, sempre nell’ottica di avvalersi della fatturazione differita, quando possibile. E ovviamente ancora più importante, come atto comprovato di consegna della merce.

Se si tratta delle cessioni all’esportazione, non è contemplata la redazione del documento di trasporto per due ragioni principali:

  • la legge non impone più l’obbligo di scortare i beni transitanti sulle piattaforme internazionali da un documento di accompagnamento
  • nel momento in cui le merci passano alla dogana, è richiesta la presentazione della fattura immediata.

Soprattutto, se consideriamo il secondo caso, il documento di trasporto dovrà essere compilato solo nel caso in cui più controparti sono interessate dall’operazione, come, per esempio, nelle esportazioni tramite commissionario o esportazioni triangolari).

Infatti, sarà il commissionario o il promotore della triangolazione a occuparsi di redigere la fattura una volta che le merci sono passate alla dogana, per poter finalizzare le formalità relative all’esportazione.

Bisognerà specificare sul documento di trasporto anche l’indirizzo del paese estero, il tipo di beni e il tipo di operazione.

Il documento di trasporto e la fattura elettronica

Il periodo di transizione dalla fattura cartacea alla fattura elettronica ha creato dei dubbi sull'utilizzo del documento di trasporto. Per questo motivo, l’Agenzia delle Entrate ha concesso un regime transitorio di non sanzionabilità nel periodo dal primo gennaio al 30 giugno 2019.

La normativa di riferimento è l’articolo 10 del DL n 119/2018 che stabilisce che, nel suddetto periodo, verranno sospese le sanzioni messe in atto a seguito di violazione degli obblighi inerenti alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA.

Ovviamente questa regola è valida se la fattura elettronica, al posto di venir completata nell’arco di 24 ore dalla cessione del bene (il periodo di emissione contestuale della fattura), viene emesso entro il periodo di liquidazione periodica dell’IVA.

Se la fattura viene emessa entro il limite massimo di effettuazione della liquidazione IVA, il soggetto IVA subirà delle sanzioni con una riduzione dell’80%.

Una volta che la finestra di transizione concessa dall’Agenzia delle Entrate termina, la normativa vigente sarà quella dell’articolo 11 del DL n 119/18, icon modifica del comma 4 dell’articolo 21 DPR n 633/72. La legge in questione stabilisce che:

la fattura (immediata) è emessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione

Questo articolo entra in vigore dal primo luglio 2019.

L’articolo 11, invece, dispone un cambiamento a livello della disposizione generale che riguarda la fatturazione delle operazioni IVA.

Di conseguenza, la nuova normativa si mostra effettiva nei casi di fatturazione elettronica e di fatturazione cartacea.

In questo caso, quindi, un contribuente che sottostà a un regime forfettario e vende un bene il 15 luglio sarà obbligato a emettere la fattura (elettronica o cartacea) entro il 25 luglio.

Il contribuente dovrà ricordarsi di segnalare nelle fatturazione la data dell’avvenuta operazione. La normativa, infatti, non incide sulla disciplina dell’esigibilità dell’imposta e la liquidazione che ne consegue.

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