L’impiego di questo tipo di fattura è largamente diffuso tra i liberi professionisti, in quanto questi ultimi hanno l’obbligo di fatturazione al momento del pagamento e non nel momento in cui la prestazione viene eseguita.
Per esempio, un avvocato recapita, di solito,al cliente una fattura proforma, chiamata anche preavviso di parcella o notula, per comunicare al cliente l’ammontare della prestazione svolta.
Il secondo ambito in cui la fattura proforma si rivela molto utile è nel caso di contratti che prevedono il pagamento anticipato tramite bonifico bancario. In questo caso, l’acquirente avrà la possibilità di visionare il dettaglio dei costi e delle spese prima che il fornitore emetta la fattura fiscale tradizionale. Tuttavia, dopo la ricezione del pagamento tramite bonifico bancario, il venditore o il fornitore dovrà emettere immediatamente la fattura fiscale.
Il terzo ambito in cui la fattura proforma è largamente utilizzata è il commercio import export nel momento in cui vengono chiesti finanziamenti o il pagamento di dazi doganali.
In ogni caso, da un un punto di vista formativo, non vi sono limiti nell'utilizzo della fattura proforma. Molto diffusa nella libera professione, questo documento contabile può essere utilizzato ogni qualvolta che sussiste un accordo commerciale tra due controparti economiche. Gli enti che hanno il bisogno di emettere una fattura proforma possono essere delle aziende o di professionisti che preferiscono far pervenire al cliente un facsimile della fattura fiscale finale, eliminando tutte le procedure fiscale che un documento, come la fattura fiscale, comporta.