I 5 errori tipici del Project Management e come evitarli

Perché spesso i progetti falliscono? Un progetto può fallire per una serie di motivi. Ogni progetto, grande o piccolo che sia, si compone di variabili che possono determinare il successo o il fallimento di un'intera iniziativa. Di solito non è un'unica grande catastrofe a far deragliare un progetto altrimenti realizzabile. In molti casi,sono i piccoli passi falsi e le disattenzioni a far sì che i team si affannino a completare un'iniziativa che una volta era promettente.

Quindi, quali sono i principali errori che i Project Manager commettono? Dalla pianificazione delle risorse al project scope e alla gestione del rischio, i manager hanno molti fattori da considerare quando si tratta di pianificazione ed esecuzione.

In questo articolo, vedremo i 5 top killer di progetti e come evitarli fin dall'inizio.

Le vostre risorse sono vitali e, per la maggior parte, limitate. La gestione strategica delle risorse non è solo cruciale per la salute di un progetto, ma anche per la salute di un'organizzazione intera. Le aziende spesso competono per le risorse (persone, denaro, attrezzature, ecc.), quindi i Project Manager devono essere strategici nei loro sforzi di allocazione.

Una scarsa pianificazione delle risorse si verifica quando i PM non riescono a vedere il quadro generale. Ecco alcuni dei problemi che i team possono incontrare con un processo di pianificazione delle risorse inefficiente:

• Carichi di lavoro sbilanciati (ad esempio, un membro del team ha una capacità del 95%, mentre un altro è al 30% a causa del sovraccarico di quell’altro dipendente. Questo può anche portare al burnout e ad un elevato turnover dei dipendenti)
• Risorse non disponibili (le scadenze sono impattate se la disponibilità delle risorse non è adeguatamente presa in calcolo)
• Bilanci gonfiati (il costo delle ore di straordinario, degli appaltatori esterni e di altre spese impreviste può essere dovuto a un processo di gestione delle risorse inadeguato).

Come migliorare la pianificazione delle risorse:

Cercate uno strumento che vi permetta di pianificare le risorse attraverso strumenti come i diagrammi di Gantt, le agende per team, dashboard e altro ancora. La maggior parte del tempo, una cattiva gestione delle risorse è un sintomo di scarsa visibilità sui carichi di lavoro, disponibilità e altro ancora.

Non si può pianificare ciò che non si può vedere, quindi fate luce sui carichi di lavoro del team con uno strumento di gestione dei progetti incentrato sulle risorse.

Come osserva il PMI, quando si tratta di piani di gestione del rischio, solo il 27% delle aziende dice di averne "sempre" uno pronto. Nel complesso, si tratta di una percentuale piuttosto bassa. Soprattutto se si pensa alle cose che nella vita normale spesso vanno male.

Come ad esempio, potreste partire da casa in anticipo se sapete di avere un importante colloquio di lavoro o una presentazione come prima cosa al mattino perché il rischio di traffico o di ritardi nei trasporti è troppo alto;

Allo stesso modo, molte persone hanno un fondo di emergenza in caso di perdita del lavoro o di malattia. Non si aspettano o prevedono questo tipo d'imprevisto, ma hanno un piano per andare avanti nel caso in cui si verifichi. Questo è un esempio di gestione del rischio

Lo stesso dovrebbe valere per la gestione di un progetto. Considerate le leggi di Murphy e supponete che qualsiasi cosa possa andare storta andrà storta - quindi programmatela.

Come creare un piano di gestione del rischio:

Valutare i rischi di progetto fin dall'inizio. Identificarli ed elaborare un piano di risposta al rischio. In questo modo, è possibile ridurre al minimo qualsiasi sconvolgimento dell'ultimo minuto e i costosi cambiamenti connessi. Nel caso in cui sorgano problemi, esisterà un protocollo documentato per il modo in cui il team farà i dovuti cambiamenti.

Uno strumento di Project Management con una solida gestione documentale in Cloud può ospitare tale documentazione, creando una "fonte unica di verità" centralizzata e un punto di riferimento a cui fare fede.

Una scarsa visibilità è un killer di progetti che influisce su quasi tutti gli aspetti di un'iniziativa.

Scarsa visibilità del progetto...

• Porta a una scarsa pianificazione delle risorse
• Confusione di compiti e responsabilità
• Impedisce ai PM di comprendere la produttività dei dipendenti
• Può causare disallineamento con i clienti

Nella gestione dei progetti, la visibilità si riferisce all'accessibilità delle informazioni. I membri del vostro team sanno dove andare per le risorse vitali del progetto? In qualità di PM, disponete di uno strumento che vi permette di vedere chi sta lavorando a cosa e per quando?

Queste possono sembrare piccole considerazioni, ma una scarsa visibilità sul progetto ha un impatto sul flusso di informazioni, sulla responsabilità dei membri del team e può significare che i clienti sono lasciati all'oscuro quando si tratta dello stato del progetto.

Come aumentare la visibilità del progetto:

Aumentate la visibilità e migliorate il modo in cui gestite tutti i vostri progetti - dalla fase di pianificazione delle risorse e dei compiti alla fase di feedback del cliente.

Wrike offre ai team una visione a 360° dei carichi di lavoro e degli status dei compiti, nonché aggiornamenti in tempo reale, in modo da essere sempre al corrente di tutto. Gli aggiornamenti dei compiti personalizzati e codificati per colore significano che il vostro team può personalizzare i propri stati per i propri flussi di lavoro unici. Inoltre, i clienti esterni possono essere aggiunti ai progetti in Wrike, il che significa cicli di revisione più brevi (ovvero non più cicli di feedback interminabili).

Scope Creep. Queste due parole da sole bastano a far paura a qualsiasi Project Manager. Questo perché, come suggerisce il nome, può davvero "insinuarsi" in un team. Lo Scope Creep, infatti, è un fenomeno in cui la portata di un progetto cambia lentamente in seguito alle richieste dei clienti, ai processi di feedback o ad altri fattori ancora.

Può verificarsi quando l'ambito del progetto è mal definito, o quando i project manager si affannano per soddisfare cambiamenti che inizialmente non facevano parte della carta del progetto. Secondo il PMI, quasi il 50% dei progetti è soggetto allo Scope Creep ¹.

Come evitare il "Scope Creep":

Per prima cosa, capire cosa sta causando questo fenomeno nei vostri progetti. State saltando le fasi iniziali del ciclo di vita del progetto che stabiliscono i limiti dell'ambito (come una Project Chart efficace)? Il vostro processo di gestione del cliente prevede solo di dire "sì" a tutto, indipendentemente da quanto sia fuori portata?

Stroncate sul nascere lo Scope Creep prima che vi colpisca mettendo in chiaro i parametri del progetto fin dall'inizio. Fate sapere al vostro cliente cosa fa (e non fa) parte del progetto e impegnatevi in anticipo per evitare il disallineamento degli obiettivi.

Considerate il vostro carico di lavoro e tutto ciò che serve per portarlo a termine . Ora, pensate ai processi inefficienti che fanno sì che il vostro lavoro richieda il doppio del tempo. Forse il vostro team di progetto ha un processo di gestione delle richieste confuso o forse sono sparse in così tante applicazioni diverse che una comunicazione efficace è quasi impossibile. Forse addirittura vi fate pagare in base alle ore lavorate ma non riuscite a integrare un time tracker agli altri strumenti di Project Management. 

Flussi di lavoro inefficienti possono rallentare l'avanzamento del progetto, distogliere l'attenzione dai compiti chiave e bloccare i membri del team in un lavoro non fatturabile che potrebbe essere automatizzato o standardizzato.

Come evitare l'inefficienza del flusso di lavoro:

Eliminate i flussi di lavoro inefficienti con Wrike. Tutto, dal tracciamento del tempo all'accettazione delle richieste, diventa meno dispendioso in termini di tempo, lasciando più opportunità di concentrarsi sulla consegna del progetto. Date priorità al lavoro che conta invece di registrare le attività amministrative e di inseguire i requisiti delle richieste.

Gli studi hanno dimostrato che esiste un legame tra progetti ad alte prestazioni e l'uso di strumenti di gestione digitale dei progetti - e questa non è una sorpresa. Wrike è uno strumento di gestione dei compiti basato su Cloud che consente ai Project Manager di eseguire i progetti dall'inizio alla fine.

Il fallimento di un progetto è comune, ma non è inevitabile. Utilizzando strumenti flessibili e intuitivi, il vostro team di progetto sarà in grado di consegnare i propri progetti in tempo e nel budget, sempre. 

Articolo Promozionale: Gli autori sono esperti indipendenti che non fanno parte del team di appvizer. Le opinioni e i punti di vista sono personali

Fonti:

1. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf