Rimborso spese: cosa rimborsare e come? [Modello excel da scaricare]
I dipendenti, settore privato o pubblico che sia, sono spesso tenuti ad anticipare i costi in trasferta. Tali costi comprendono principalmente spese di viaggio (trasporto), vitto e alloggio.
Come gestire semplicemente il rimborso spese? Quali sono rimborsate e in che misura? Come elaborare facilmente le ricevute senza perderle?
In questo articolo, appvizer spiega i problemi legati al rimborso delle spese di missione e come l'uso di un software di gestione dei rimborsi può rendere la vita più facile per la vostra azienda o organizzazione. Inoltre, vi facciamo un piccolo regalo: il nostro modello facsimile di rimborso spese gratuito
Spese di trasferta: definizione
Quelle trasferta fanno parte delle spese professionali. Essi rappresentano tutti i costi sostenuti da un dipendente nell'ambito di una determinata missione. La missione deve richiedere un viaggio lontano dal proprio territorio comunale per diverse ragioni: formazione, esame, missione di consulenza, ecc.).
Tali costi possono essere rimborsate dal datore di lavoro, a condizione che il lavoratore le giustifichi (fatture, ricevute, ecc.).
L'integrazione delle spese di missione nella vostra contabilità
Le spese di missione sono registrate nella contabilità della voce 73 del vostro piano contabile:
Codice | Descrizione |
7319 | Trasporto |
7375 | Pernottamento nazionale |
7368 | Diarie imponibili (dipendenti-trasferte nazionali) |
7385 | Spese telefoniche |
Quali sono le spese rimborsate dal datore di lavoro?
Rimborso del viaggio
I rimborsi sul viaggio non riguardano i tragitti di andata e ritorno tra la casa e il luogo di lavoro, ma solo per incarichi eccezionali legati alla sua attività professionale.
Il rimborso dei trasporti riguarda tutti i mezzi:
- viaggiare con i mezzi pubblici (aereo, treno, autobus, battello),
- le tariffe dei taxi,
- l'uso del veicolo personale del dipendente secondo una scala chilometrica.
Il rimborso dei loro costi chilometrici tiene conto di diversi fattori, come la potenza fiscale del veicolo e la distanza percorsa.
Rimborso dell'alloggio
Se la missione supera una giornata lavorativa, o se la distanza geografica della missione dal luogo di lavoro richiede un alloggio per una o più notti, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le notti trascorse.
Rimborso per i pasti
Il rimborso per i pasti è forfettario;
Nel settore privato, questi costi possono anche coprire l'invito al ristorante di un cliente, fornitore o potenziale cliente, ad esempio ma il datore è libero di porre un limite all'importo.
Rimborso missioni all'estero
L'indennità per le missioni all'estero è soggetta a tariffe differenti a causa di un maggiore disagio causato al dipendente in trasferta.
Chi è interessato dalle spese di trasferta?
Ne abbiamo discusso in precedenza in questo articolo: le spese di missione riguardano sia i dipendenti che:
🕵️️ Un "agente in missione" è un lavoratore in viaggio per un incarico professionale di durata limitata e con uno scopo relativo al suo lavoro 🕵️
Come procedere per il rimborso delle spese?
Termini e condizioni di rimborso
Affinché una missione sia valida e rimborsabile, l'azienda o l'organizzazione deve emettere un ordine di missione. Questo ordine di missione funge da contratto tra le due parti per una determinata missione, ma è anche un documento giustificativo che deve includere le seguenti informazioni:
- l'oggetto,
- il posto,
- la data,
- la durata della missione,
- la residenza amministrativa e personale dell'agente,
- il modo di trasporto utilizzato dall'agente,
- l'importo del forfait assegnato all'agente per trasporto, vitto e alloggio.
Affinché sia possibile il rimborso all'agente o dal dipendente, quest'ultimo deve conservare tutti i documenti giustificativi che poi invia alla sua azienda sotto forma di nota spese.
Modello per il rimborso
Un rapporto del genere è chiamato anche "rendiconto delle spese". Questo è un rapporto che elenca tutti i costi sostenuti da una particolare missione. Lei capisce:
- il nome completo dell'agente,
- la città di partenza,
- la sede di arrivo,
- giorno e ora di partenza,
- giorno e ora di arrivo,
- il luogo della missione,
- dettagli delle spese anticipate dall'agente (numero di notti, numero di pasti e importi totali),
- l'importo totale da rimborsare stimato dall'agente,
- l'importo corretto in caso di differenza,
- la firma dell'agente e della persona responsabile del rimborso.
Modello di nota spese in Excel
DownloadSemplificare la gestione dei rimborsi di missione con software dedicato
Il software di gestione delle note spese semplifica e automatizza la gestione dei rimborsi sulle trasferte.
Un software di rendicontazione online ha il vantaggio di:
- risparmiare tempo per gli agenti della missione e per il responsabile della gestione dei rimborsi;
- evitare reinserimenti ed errori;
- gestire i documenti giustificativi allegati al mandato della missione;
- salvare e archiviare documenti di valore probatorio;
- fornire l'accesso ai dati mobili attraverso una piattaforma cloud;
- interagire con il vostro software aziendale per risparmiare tempo al vostro contabile per la gestione della contabilità e, ad esempio, al vostro payroll manager;
- consentire un trattamento più rapido dei reclami e quindi un rimborso più rapido.
appvizer confronta dei programmi software di report di spesa per aiutarvi a scegliere quello che meglio si adatta alla vostra azienda o organizzazione.
Sarce Travel
Sarce Travel è un software di gestione note spese disponibile in cloud e su app mobile che integra ad un'interfaccia intuitiva degli strumenti avanzati come il lettore OCR e l'assistente vocale. Essendo disponibile in più versioni riesce ad adattarsi alle esigenze delle imprese di tutte le dimensioni. Tra le funzionalità chiave:
- Calcolo automatico km con Google Maps
- Inserimento vocale Inserimento di ospiti e colleghi
Dipendenti in cloud
Dipendenti in cloud è una soluzione adatta a chi cerca un software di gestione risorse umane più ampio nelle cui funzionalità ci sono anche quelli di gestione note spese. In questo modo i rimborsi saranno integrati in tutta un'ottica più ampia della gestione dipendenti. Per quanto riguarda il travel expense management troviamo:
- Rimborsi chilometrici
- Foto scontrini
- Rimborsi diretti
Notilus Expense
Con Notilus torniano nell'universo dei software gestione nota spese specifici. Si tratta di uno strumento innovativo che offre tramite app e piattaforma cloud semplifica notevolmente il rimborso delle trasferte. Grazie al lettore ottico OCR la scansione dei documenti avrà valore legale per una dematerializzazione totale. Tra le sue funzionalità:
- Processo di convalida
- Rimborso kilometrico
- Gestione parco auto
La mobilità non è più un vincolo
Team mobili, team di viaggio, personale amministrativo e contabile, manager, strumenti intuitivi e pratici per assistervi nella gestione delle note spese.
I dipendenti sono autonomi, i controlli automatici, il tempo di lavoro viene risparmiato e tonnellate di carta.
Per noi ci sono solo vantaggi nell'adottarli. E per voi?
Dopo aver completato gli studi di management, è arrivata in stage ad Appvizer nel gennaio 2019. Inizialmente ha assunto il ruolo di Country Manager Italia per poi passare a quello di International Growth Manager. Grazie alla sua passione per il marketing digitale, oggi ricopre il ruolo di Marketing Manager.
- Expertise: SEO, SEA, Marketing Automation, Lead Generation, UX, Product Marketing, Comunicazione
- Education: Università degli Studi di Pavia
- Published works and citations: Perché i tuoi clienti non aprono le tue email? (Semrush, 2019)