Rimborso spese: cosa rimborsare e come? [Modello excel da scaricare]

I dipendenti, settore privato o pubblico che sia, sono spesso tenuti ad anticipare i costi in trasferta. Tali costi comprendono principalmente spese di viaggio (trasporto), vitto e alloggio.

Come gestire semplicemente il rimborso spese? Quali sono rimborsate e in che misura? Come elaborare facilmente le ricevute senza perderle?

In questo articolo, appvizer spiega i problemi legati al rimborso delle spese di missione e come l'uso di un software di gestione dei rimborsi può rendere la vita più facile per la vostra azienda o organizzazione. Inoltre, vi facciamo un piccolo regalo: il nostro modello facsimile di rimborso spese gratuito

Quelle trasferta fanno parte delle spese professionali. Essi rappresentano tutti i costi sostenuti da un dipendente nell'ambito di una determinata missione. La missione deve richiedere un viaggio lontano dal proprio territorio comunale per diverse ragioni: formazione, esame, missione di consulenza, ecc.).

Tali costi possono essere rimborsate dal datore di lavoro, a condizione che il lavoratore le giustifichi (fatture, ricevute, ecc.).

Le spese di missione sono registrate nella contabilità della voce 73 del vostro piano contabile:

I rimborsi sul viaggio non riguardano i tragitti di andata e ritorno tra la casa e il luogo di lavoro, ma solo per incarichi eccezionali legati alla sua attività professionale.

Il rimborso dei trasporti riguarda tutti i mezzi:

• viaggiare con i mezzi pubblici (aereo, treno, autobus, battello),
• le tariffe dei taxi,
• l'uso del veicolo personale del dipendente secondo una scala chilometrica.

Il rimborso dei loro costi chilometrici tiene conto di diversi fattori, come la potenza fiscale del veicolo e la distanza percorsa.

Se la missione supera una giornata lavorativa, o se la distanza geografica della missione dal luogo di lavoro richiede un alloggio per una o più notti, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le notti trascorse.

Il rimborso per i pasti è forfettario; 

Nel settore privato, questi costi possono anche coprire l'invito al ristorante di un cliente, fornitore o potenziale cliente, ad esempio ma il datore è libero di porre un limite all'importo. 

L'indennità per le missioni all'estero è soggetta a tariffe differenti a causa di un maggiore disagio causato al dipendente in trasferta.

Ne abbiamo discusso in precedenza in questo articolo: le spese di missione riguardano sia i dipendenti che:

Affinché una missione sia valida e rimborsabile, l'azienda o l'organizzazione deve emettere un ordine di missione. Questo ordine di missione funge da contratto tra le due parti per una determinata missione, ma è anche un documento giustificativo che deve includere le seguenti informazioni:

• l'oggetto,
• il posto,
• la data,
• la durata della missione,
• la residenza amministrativa e personale dell'agente,
• il modo di trasporto utilizzato dall'agente,
• l'importo del forfait assegnato all'agente per trasporto, vitto e alloggio.

Affinché sia possibile il rimborso all'agente o dal dipendente, quest'ultimo deve conservare tutti i documenti giustificativi che poi invia alla sua azienda sotto forma di nota spese.

Un rapporto del genere è chiamato anche "rendiconto delle spese". Questo è un rapporto che elenca tutti i costi sostenuti da una particolare missione. Lei capisce:

• il nome completo dell'agente,
• la città di partenza,
• la sede di arrivo,
• giorno e ora di partenza,
• giorno e ora di arrivo,
• il luogo della missione,
• dettagli delle spese anticipate dall'agente (numero di notti, numero di pasti e importi totali),
• l'importo totale da rimborsare stimato dall'agente,
• l'importo corretto in caso di differenza,
• la firma dell'agente e della persona responsabile del rimborso.

Il software di gestione delle note spese semplifica e automatizza la gestione dei rimborsi sulle trasferte.

Un software di rendicontazione online ha il vantaggio di:

• risparmiare tempo per gli agenti della missione e per il responsabile della gestione dei rimborsi;
• evitare reinserimenti ed errori;
• gestire i documenti giustificativi allegati al mandato della missione;
• salvare e archiviare documenti di valore probatorio;
• fornire l'accesso ai dati mobili attraverso una piattaforma cloud;
• interagire con il vostro software aziendale per risparmiare tempo al vostro contabile per la gestione della contabilità e, ad esempio, al vostro payroll manager;
• consentire un trattamento più rapido dei reclami e quindi un rimborso più rapido.

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• Rimborsi chilometrici
• Foto scontrini
• Rimborsi diretti

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