Note spese amministratori: Come gestire il rimborsi spese del vostro amministratore senza stress

Sicuramente la compilazione delle note spese al rientro in sede dalla trasferta di un dipendente può essere un tasto dolente che accomuna tutti i contabili; ma quando si tratta dei rimborsi degli amministratori cosa bisogna fare? come capire tra tutte le disposizioni e regole quale si applichi al nostro caso specifico? Ecco a voi delle linee guida sulla gestione rimborso spese amministratore e qualche spiegazione aggiuntiva per chiarirvi le idee.

Piccolo bonus: un modello di nota spese da scaricare gratuitamente!

Per fare un minimo di chiarezza, la nota spese è quel documento riepilogativo in cui vengono rendicontate tutte le spese anticipate per conto dell’azienda al fine di ottenere un rimborso. Esempio classico: con la trasferta di lavoro fuori casa del dipendente, vengono rendicontate tutte le spese inerenti ad alloggio, vitto, spese chilometriche ed ecc.

Qual è il problema in fatto di amministratori? in questo caso specifico è più facile che si crei confusione perchè la disciplina in merito a rimborso e indennità è diversa a seconda del tipo di relazione contrattuale tra impresa e amministratore. Occorre distinguere, infatti, il caso in cui esso è un professionista da quello in cui si tratta di un collaboratore dipendente o comunque affine in termini legislativi.

Se esso è un professionista, ovvero titolare di partita IVA si applica la disciplina dei professionisti che collaborano con l’azienda.

Cosa succede quindi? qualora l’amministratore anticipasse spese per conto dell’azienda questi è tenuto a iscrivere questi costi in fattura in modo tale da ri-addebitarle alla società. Ciò concorre alla formazione dei redditi ma non della base imponibile IVA. Infatti, queste vengono sostenute in virtù del rapporto tra le parti (committente e professionista) sotto forma di mandato.

Nel caso in cui l’amministratore è un dipendente non è soggetto a partita IVA si può applicare l’articolo 51 comma 5 del TUIR. Ciò indica che la società può applicare una delle 3 tipologie di rimborsi spese indifferentemente:

1. Rimborso forfettario

2. Rimborso analitico

3. Rimborso misto

È la tipologia di rimborso per cui le spese per trasferte effettuate fuori dall’area comunale non rientrano nella composizione del reddito nei seguenti limiti:

• 46,48€/giorno (in Italia)
• 77,47€/giorno (all’estero)
• Ovviamente una volta superato l’importo verrà considerata componente di reddito solo la differenza.

Questo tipo di rimborso è molto elastico quindi non prevede la documentazione delle spese e considera le trasferte in giorni senza considerare le ore effettive.

Anche detto rimborso a piè di lista, è quello più preciso e probabilmente che richiede più attenzioni. Le spese, come del resto anche nel rimborso misto, devono essere rendicontate e giustificate tramite nota spese e documenti giustificativi.

Anche per quanto riguarda l'indennità chilometrica è necessaria una documentazione redatta tramite tabella ACI.

Sarà quindi  l’amministratore non professionista che lavora in regime di rimborso analitico o misto a dover presentare la nota spese. Quali sono le regole in merito?

In questo caso si prevede che oltre al rimborso specifico delle spese sostenute venga riconosciuta un’indennità aggiuntiva;  la soglia di esenzione dalle componenti di reddito è ridotta di:

• un terzo se viene rimborsata una tra le spese di vitto e alloggio
• due terzi se vengono rimborsate entrambe contemporaneamente

Questo modello deve essere un riassunto delle spese anticipate per conto dell’azienda durante la trasferta di lavoro. Dovrà presentare i dati anagrafici nella loro interezza: data, ora e luogo della spesa e l’entità della stessa.

All’azienda spetterà quindi approvare la richiesta di rimborso se sussistono le seguenti condizioni:

• Spese effettuate con l’autorizzazione aziendale
• Nesso logico col motivo della trasferta di lavoro
• Presentazione di documenti giustificativi

La buona notizia sulla presentazione degli allegati è che, per quanto severamente regolata, ad oggi viene data la possibilità di dematerializzare l’archiviazione di scontrini, ricevute e tutti quegli altri preziosi documenti che temiamo sempre di perdere.La normativa in materia che stabilisce le regole da seguire è la risoluzione 96/2017 a cura dell’Agenzia delle Entrate. Gli step da rispettare sono:

• Foto della ricevuta e inserimento da parte del richiedente delle informazioni di rimborso tramite applicazioni pensate per la dematerializzazione
• Sempre tramite l’applicazione, Controllo e approvazione aziendale
• Archiviazione della nota spese
• Eliminazione: attenzione assolutamente ad aspettare la conferma per poter eliminare il cartaceo e soprattutto eliminatelo solo tramite le procedure di eliminazione documenti stabilite dall’azienda

Per giustificativi emessi da paesi extra UE potrebbero esserci dei problemi per quanto riguarda l’autenticazione.

Il primo passo verso una digitalizzazione nella gestione rimborsi si è vista con l’utilizzo di Excel anche se il classico foglio elettronico presenta degli inconvenienti rilevanti:

• Possibili errori di inserimento e comunque una procedura più laboriosa
• Non consente la dematerializzazione delle fatture come richiesto dalla normativa di cui sopra

Ecco il nostro modello di nota spese da scaricare per Excel:

In commercio, però, esistono dei software di gestione che consentono alle aziende di semplificare queste procedure, eliminare il cartaceo e soprattutto poter trovare soluzioni performanti su misura in termini di prezzo e funzioni.

Ecco dei possibili software che potrebbero tornare comodi:

N2F vuole ottimizzare la contabilità aziendale in maniera versatile ed è adatto a qualsiasi impresa.

Nonostante le sue funzioni siano diverse e sofisticate, è pensato per essere facile per gli utenti. Le caratteristiche principali sono:

• Versione SaaS e app per telefono e tablet
• Fotografie con tecnologia OCR (valore legale)
• Possibilità di controllare lo stato di avanzamento delle richieste direttamente online
• Importazione dati nel sistema ERP

Software facile e veloce, adatto ad ogni figura aziendale è disponibile in versione di prova demo in modo tale da potersene innamorare prima di un eventuale investimento economico.

In Dipendenti in Cloud la prospettiva è più generalista nella gestione delle risorse umane. Si tratta quindi di un softare più integrato in termini di gestione dei dipendenti in cui, quella del rimborso spese, è una funzione aggiuntiva. Focalizzandoci su questo aspetto le caratteristiche offerte sono:

• Giustificativi spese salvati tramite fotografia
• Tempi rapidi nei flussi di lavoro
• Semplificazione del rimborso per chilometraggio

Anche in questo caso la piattaforma è pensata in modo tale da lasciare autonomia al dipendente nell’inserimento e facilitare l’inserimento delle informazioni.

In Sarce travel, invece, la prospettiva è diametralmente opposta: è un software pensato specificatamente per la gestione delle trasferte di lavoro, grazie all’interfaccia estremamente intuitiva riesce a ridurre i tempi sensibilmente. Tutte le funzioni di questo programma sono state studiate per la migliore gestione rimborsi possibile.

• Tecnologia OCR per la cattura delle foto
• Report dei pagamenti
• Calcolo delle distanze

Questo software è accessibile sia tramite app mobile che in modalità SaaS.

Notilus è un prodotto molto valido in grado di integrarsi perfettamente con gli altri software aziendali, è pensato per la semplificazione del rimborso spese di viaggio dall’inizio alla fine:

• Esportazione dati ERP
• Gestione del processo dall’inizio alla fine
• Transazione direttamente attraverso questo strumento

Questo strumento è un modulo all’interno della serie Notilus.

Infinity ZTravel, di casa Zucchetti, è altamente personalizzabile grazie alla sua struttura modulare e si inserisce all’interno dei pacchetti Infinity. Tra le sue funzionalità di spicco troviamo:

• App mobile e SaaS
• Elimina le fatture cartacee
• Esportazione dati su report
• Geolocalizzazione parco auto

Il software Teamsystem OTTO è disponibile sia in Saas che su app e tra le caratteristiche principali troviamo:

• Rapidità ad ogni livello
• Interfaccia semplice per utenti
• Esportazione dati e creazione fatture rapida
• Monitor attività

In più, con questo software sarà possibile anche lavorare offline e sincronizzare il tutto in un secondo momento.

Numilia è disponibile in diverse versioni, partendo da quella più semplice pensata per i bilanci familiari alla business per gestire al meglio le note spese. Tra le molteplici funzionalità possiamo trovare:

• Gestione più profili
• Notifica istantanea per eventuali movimenti
• Servizio mail automatico
• Possibilità di allegare foto
• Rimborsi chilometrici

A livello di prezzi è flessibile a seconda della versione scelta, in modo da essere adattabile ad un pubblico maggiore ed offre una versione di prova gratuita attraverso la quale l’utente ha un mese di tempo prima di scegliere se investire.