Qual è la durata per la conservazione documenti?

Qualsiasi documento rilasciato o ricevuto da un'impresa nel corso della sua attività deve essere conservato per un determinato periodo di tempo. Il periodo di conservazione dei documenti societari definiti dalla legge varia a seconda del tipo di documenti: sociali, contabili, fiscali, ecc. Tra fatture, contratti di lavoro, stati e documenti giustificativi, come orientarsi?

Questo articolo offre l'opportunità di affrontare la complessità delle regole di conservazione dei documenti aziendali.

Vedrete anche gli strumenti appositamente progettati per aiutarvi a mantenere i vostri archivi di documenti elettronicamente in piena conformità e senza limitazioni!

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Ogni funzionario o responsabile di funzione deve tenersi informato sui termini di legge in vigore per la conservazione dei documenti aziendali. Le durate sono determinate essenzialmente a scopo probatorio, cioè i documenti sono conservati come prova. Il documento digitale dotato di firma digitale è soggetto alla stessa tutela di una scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 cc.

Le norme applicabili in materia di conservazione sono stabilite per legge o in funzione dei termini di prescrizione o dei periodi durante i quali le amministrazioni possono effettuare controlli.

In caso di violazione di queste regole, l'azienda può ricevere sanzioni, talvolta con gravi ripercussioni sulla sua attività.

I documenti che devono essere presentati su richiesta devono conservare la loro forma originale. Tuttavia, una versione dematerializzata del documento originale ha, a determinate condizioni, lo stesso valore della sua controparte cartacea. Secondo L'art. 44 del Codice dell'amministrazione digitale, infatti, esistono determinate regole di condotta in materia di conservazione documenti elettronici al fine di fargli avere lo stesso valore agli occhi della legge.

Con l'avvento del digitale, oltre a tutti i benefici di cui godiamo tutti i giorni, abbiamo visto comparire tutta una serie di reati cosiddetti "informatici". Passiamo dal Phishing ai furti d'identità con vincoli legislativi sempre più stringenti in modo da poter limitare i danni.

Per quanto riguarda i documenti informatici il rischio principale è la falsificazione.

Ai sensi dell'articolo 491 bis del codice penale, la falsificazione di informazioni contenute in documenti informatici comporta le stesse sanzioni previste per la falsificazione di documenti sotto forma di scritture private e atti pubblici.

Come saprete, i termini di archiviazione legale variano a seconda dei documenti. In ogni caso per quanto riguarda i documenti aziendali, per i principali la durata minima di conservazione è 10 anni dalla data dell'ultima modifica/ultimo utilizzo. Vediamo i più importanti:

• Libri sociali (soci, obbligazioni, amministratori, delibere, collegio sindacale...) che possono variare a seconda della forma societaria
• Libro inventari
• Libro giornale
• Fatture, lettere e telegrammi ricevute e copie di ciò che è stato spedito
• Estratti conto bancari
• dichiarazione dei redditi

Anche in caso di cessazione dell'attività d'impresa la durata di conservazione per almeno10 dall'ultima registrazione. Inoltre è prevista la comunicazione alle autorità delle modalità di conservazione dei documenti in modo tale da poter essere soggetti a tutti i controlli del caso.

La gestione elettronica dei documenti presenta molti vantaggi per la vostra azienda. Garantisce, inoltre, che i vostri documenti vengano elaborati e archiviati in formato elettronico in conformità con i vostri obblighi di legge. Un software dedicato vi offre in particolare:

• uno spazio di archiviazione strutturato: i dati sono classificati e prioritizzati per gestire al meglio tutti i documenti, standardizzare i processi e facilitare gli audit,
• una cassaforte digitale: per l'archiviazione e l'archiviazione sicura di documenti dematerializzati,
• riduzione del rischio di errore: sono garantite l'integrità e la tracciabilità dei documenti,
• conformità: archiviazione legale di documenti sensibili, come contratti, buste paga e fatture.

Dokmee è una soluzione di gestione dei documenti progettata principalmente per le PMI, che facilita il passaggio al digitale. Tra la gestione delle fatture, dei file di gestione del personale, degli archivi, ecc. vi permette di mantenere il controllo sulla vostra base documentale e di semplificare i vostri processi. Organizzare, proteggere e gestire i vostri file in modo efficiente con questo software EDM che rispetta gli obblighi normativi relativi alla conservazione dei vostri documenti.

LogicalDOC è la soluzione DMS (Document Management System) che vi libererà da ogni stress. Non avrete bisogno di alcuna formazione iniziale per iniziare a utilizzare questo strumento.

Essendo, poi, sia in cloud che on premise vi garantisce massima flessibilità e non richiede infrastrutture informatiche degne di un centro di ricerca. Se doveste poi avere dubbi e incertezze c'è un solido servizio clienti a vostra disposizione. Il vostro ufficio non aspetta altro per iniziare un cambiamento paper free.

È quasi banale parlare di Drive, presente all'interno di Google WorkSpace, si tratta di una soluzione che è riuscita a convertire al digitale anche i più scettici. Offre una versione free talmente ampia da essere largamente sufficiente per un uso domestico. Accoglie diversi formati di file e aggiorna automaticamente dopo ogni modifica (addio panico da blackout).  Consente un utilizzo condiviso che nel caso della versione Free può arrivare a coprire le esigenze di un team di piccole dimensioni.

La questione della conservazione dei documenti in azienda è essenziale. I periodi di conservazione degli archivi d'impresa variano a seconda del tipo di documento, il che significa che è necessario essere informati della normativa vigente. Per questo, non c'è niente come una gestione documentale rigorosamente mantenuta.

Perché non passare alla dematerializzazione di tutti i file? I software per la gestione dei documenti vi supportano nella transizione digitale e vi permettono di beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione: modifica e condivisione dei documenti amministrativi, archiviazione digitale con valore probatorio, firma elettronica, ecc.

Un software DMS è una risposta affidabile ed efficiente alle sfide di sicurezza, riservatezza e conformità relative all'elaborazione dei vostri documenti.