Project milestone: il project management per il progress dei vostri progetti

di Giorgia Frezza, il 07/04/21
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Più dei due quinti dei progetti fallisce a causa di un surplus del budget. Le project milestone sono strumenti di programmazione efficaci che aiutano a prevenire che i progetti superino il budget. Le pietre miliari aiutano anche a mantenere un progetto sulla buona strada e a consegnarlo in tempo.

Ma cosa sono esattamente le project milestone? In cosa differiscono dai deliverable o da un insieme di task? Quali sono le migliori pratiche per identificare le pietre miliari del progetto? Come aggiungere una milestone alla roadmap di un progetto? Come condividere le milestone con i clienti, gli stakeholders e le parti interessate?

Continuate la lettura per scoprire tutto quello che c’è da sapere sulle milestone.

Project Milestone: definizione

Una project milestone sottolinea un momento significativo nel tempo del ciclo di vita di un progetto. Potrebbe essere l'inizio o la fine di un progetto. O potrebbe marcare il completamento di una fase importante.

Quando un progetto raggiunge questo momento nella programmazione del suo ciclo di vita, la project milestone è completata.

Tuttavia, una project milestone può avere un secondo significato: può anche essere definita come un marcatore che indica un cambiamento nello stato del progetto.

Le project milestone agiscono come marcatori durante il corso del progetto. E assicurano che un progetto rispetti il percorso e le scadenze previste.

Le project milestone sono anche efficaci strumenti di programmazione.

Grazie alle project milestone, si può suddividere un progetto grande e complesso in fasi più piccole, facilitando così la consegna dei progetti in modo più programmato e organizzato.

In sintesi, una project milestone precisa gli obiettivi che il progetto deve raggiungere in una data prestabilita. Si riferisce ad un punto nel tempo e non ad un periodo. Le project milestone riguardano ciò che si vuole raggiungere, non il modo o il metodo in cui lo si raggiunge.

Lo schedule con le project milestone

Le project milestone forniscono un metodo di management per stimare più accuratamente il tempo necessario per completare il progetto, rendendole essenziali per una precisa programmazione di quest'ultimo. Sono spesso usate nelle metodologie di programmazione, come il Critical Path Method, che può determinare i periodi di programmazione principali. Con le project milestone, si può calcolare meglio l'avanzamento del progetto segmentandolo in intervalli, o in frazioni di tempo più piccoli da controllare.

Le project milestone, come le task, possono essere collegate. Infatti, durante la roadmap di un progetto, può arrivare quel momento di impass in cui la fase di una project milestone non può iniziare fino al completamento della task che la precede.

Collegando task e project milestone, non bloccherete più i membri del team facendoli aspettare o non concedendo loro ciò di cui hanno bisogno per andare avanti con le loro task.

Quando impostare una project milestone?

Le project milestone misurano il progresso di un progetto suddividendolo in fasi. Una project milestone è un marcatore che separa la fine di una fase dall'inizio di un'altra.

Ci sono tipicamente quattro fasi nella gestione del progetto:

  • inizio,
  • pianificazione,
  • implementazione,
  • chiusura.

Ma quando esattamente si aggiunge la project milestone?

La risposta è semplice: quando si completa tutto ciò che riguarda quella fase del progetto.

Per esempio, il completamento della roadmap del progetto è di solito l'ultimo passo nella fase di inizio di un progetto. Questo sarebbe il momento in cui aggiungi la project milestone per indicare il passaggio dall'iniziazione alla pianificazione.

Tuttavia, il punto esatto in cui si imposta le project milestone potrebbe variare a seconda del progetto, dell’organizzazione e di altri fattori. È sempre meglio chiedere aiuto agli esperti del settore e della vostra azienda. Una mini formazione in anticipo può risparmiarvi un sacco di tempo e energie in seguito.

Le project milestone corrispondono di più a un periodo di tempo che all’assegnazione specifica di un compito.

La domanda sorge, quindi, spontanea: si possono avere project milestone che non si riferiscono alle fasi del progetto? La risposta in breve è sì.

Potete impostare qualsiasi tipo di project milestone che volete in un progetto.

Tradizionalmente, si dividono i progetti in fasi, ma si può scegliere di creare una project milestone per indicare una task importante, una deliverable o altro.

Fare il tracking dei progressi con le project milestone

Parte della pianificazione di un progetto è essere in grado di monitorare e tracciare il progresso di quel programma in tempo reale. Le project milestone sono un modo per vedere a che punto siete arrivati nel progetto. Prendendo nota delle project milestone completate, si può misurare la distanza dal traguardo di un progetto.

Questo è utile quando si ha a che fare con gli stakeholder. Gli stakeholder non sono interessati ad un rapporto granulare e dettagliato sul progresso del progetto. Preferiscono un riassunto a grandi linee che indica se il progetto sta andando avanti o no come previsto. Le project milestone sono ideali per questo tipo di report perché le milestone mostrano le fasi principali portate a termine a questo punto del progetto, secondo il piano concordato.

Quando vi trovate a fare il report durante la riunione con gli stakeholder, è più facile e intuitivo mostrare loro:

  • le milestone completate durante il mese
  • le milestone che saranno terminate il mese prossimo
  • le milestone che sono state raggiunte come previsto
  • le milestone che sono state raggiunte, ma che hanno subito dei ritardi.

Project milestone: attenzione ai falsi sinonimi

Ora che abbiamo spiegato cosa sono le project milestone, cerchiamo di fare luce su alcuni metodi che assomigliano alle project milestone, ma che non sono esattamente la stessa cosa.

Le project milestone non corrispondono a:

  • Deliverable: Sebbene le project milestone possano coincidere con la produzione di deliverable, non sono la stessa cosa. I deliverable sono il prodotto del lavoro completato, mentre le project milestone sono semplicemente un punto specifico nel tempo che indica il progresso verso l’obiettivo finale.
  • Goal: Anche se simili, i goal sono ciò che si spera di raggiungere in futuro. Le project milestone misurano il progresso che hai completato, e agiscono più come tappe intermedie verso l’obiettivo.
  • Fasi: È comune vedere le pietre miliari usate per indicare la transizione alle diverse fasi del progetto, ma non sono esattamente la stessa cosa. Le fasi sono divisioni significative tra i diversi tipi di lavoro in un progetto, mentre le project milestone indicano punti di progresso e di successo. Ci possono essere diverse project milestone all'interno di una fase del progetto.

Capire le differenze può confondere poiché le project milestone sono di solito strettamente collegate ai deliverable, ai goal e alle fasi. Ricorda solo che le pietre miliari sono versatili e possono coincidere con molti elementi diversi di un progetto, ma gli scopi principali delle project milestone sono di trasmettere i progressi e aiutare i team a rimanere sulla buona strada per il successo di un progetto.

Il teamwork per portare a termine le project milestone

I team di progetto danno il meglio di sé quando lavorano in sincronia.

Consentire a project manager, team e stakeholder di coordinarsi sulla stessa piattaforma assicura che tutti lavorino sempre per gli stessi obiettivi. Lavorare da un sistema operativo condiviso, consente di pianificare rapidamente i progetti e impostare le project milestone utilizzando modelli già pronti e un'interfaccia drag-and-drop facile da usare. Si può anche pianificare le tempistiche visive utilizzando i grafici di Gantt, assegnare il lavoro e tenere traccia dei progressi del team da un’unica piattaforma unificata.

Pronti a impostare la vostra prima project milestone? Scrivete nei commenti la vostra esperienza di management con le milestone.