Project milestone: il project management per il progress dei vostri progetti

La maggior parte dei progetti non vede la fine a causa di un gestione poco organizzata del progetto. Le project milestone sono strumenti di programmazione efficaci il cui scopo è quello di prevenire la gestione maldestra di un progetto. Le project milestone sono essenziali, inoltre, per scandire il tempo necessario affinchè un progetto venga portarlo a termine nei tempi stabiliti.

Ma cosa sono esattamente le project milestone? Qual'è la differenza con i deliverable o delle semplici task? Quali sono le migliori procedure per posizionare le pietre miliari di un progetto? Quali sono i punti cruciali di una road map in cui aggiungere una project milestone? Come spiegare le milestone ai clienti, agli stakeholders e alle parti interessate?

Continuate la lettura per scoprire tutto quello che c’è da sapere sulle project milestone.

Una project milestone svolge la funzione di pietra miliare e quindi di punto di riferimento sulla strada che porta al completamento di un progetto. Può essere posizionata alla fine, all’inizio e durante lo svolgimento di un progetto. O ancora potranno essere poste alla fine di una fase particolare.

La project milestone viene posizionata come segnaposto, una volta che il team ha portato a termine una delle fasi di programmazione o di produzione previste nella road map di un progetto.

Può assumere, inoltre, una seconda funzione: essere utilizzata come punto di riferimento per segnalare un evento significativo nella road map di un progetto.

Le project milestone sono fondamentali per determinare la velocità di crociera di un progetto, assicurando il rispetto delle scadenze e della road map prefissata.

Le project milestone si rivelano anche dei potenti strumenti di programmazione.orniscono, infatti, un evidente vantaggio comparativo: la suddivisione di un progetto lungo e complesso in fasi più piccole, permettendo il suo completamento in un modo più accurato e organizzato.

In sintesi, una project milestone precisa gli obiettivi che il progetto deve raggiungere in una data prestabilita. Corrisponde a un punto preciso sull’ascissa di completamento di un progetto e non a un periodo dilatato nel tempo. Fissano, poi, gli obiettivi di ciò che si vuole ottenere, e non la strategia o il metodo per arrivare al raggiungimento del goal.

Le project milestone sono alla base di una metodologia di management il cui scopo risiede nel calcolo del tempo necessario per il successo di un progetto. Per questo motivo sono degli elementi portanti durante lo sviluppo di un progetto. Le troviamo all’interno di sistemi di programmazione, come il Critical Path Method, in cui i momenti di programmazione vengono raggruppate in categorie principali.

Grazie alle project milestone, il team che lavora sul progetto è in grado di contabilizzare il livello di avanzamento, dato che la segmentazione in intervalli o step più piccoli garantisce un migliore controllo.

Possono essere, poi, interconnesse tra di loro attraverso lo stesso processo utilizzato per le task. Dato che sono interdipendenti può capitare il caso in cui il team si trova in una situazione di fermo: sulla road map, una task non risulta completata e quindi non si può passare alla successiva fase segnalata dalla project milestone.

Se si crea un canale comune tra task e project milestone, non si creerà di nuovo una situazione di impasse, in cui si troveranno bloccati in attesa del completamento di un’altra task.

Le project milestone tengono traccia dello stato di avanzamento di un progetto, a seguito di un’attenta divisione in fasi. Ogni project milestone divide il punto di fine di una fase dal punti di partenza di un’altra fase.

Troviamo tipicamente quattro fasi nella gestione del progetto:

• inizio,
• pianificazione,
• implementazione,
• chiusura.

Ma qual è il momento più adatto per fissare le project milestone?

La risposta non è così complessa come si potrebbe pensare: una volta che tutte le task di quella fase del progetto sono state portate a termine.

Per esempio, la definizione della roadmap è abitualmente l'ultimo stadio nella fase di avvio di un progetto. In questo caso, possiamo inserire una project milestone per simboleggiare il transito dalla fase di iniziazione a quella di pianificazione.

Tuttavia, ogni team potrà decidere il momento più propizio per inserire una project milestone, dopo aver analizzato le differenti varianti che regolano un progetto. Per questo motivo, è consigliabile rivolgersi ai professionisti del settore e agli altri team all’interno della vostra azienda. Svolgere un breve corso di formazione può rivelarsi la chiave vincente per la comprensione ottimale delle project milestone.

Le project milestones possono essere associate a un fatto temporale piuttosto che alla scelta di una task o di un compito in particolare.

La domanda sorge, quindi, spontanea: esistono delle project milestone che non sono connesse alle differenti fasi del progetto? La risposta in breve è sì.

Avete la più totale libertà di scegliere e posizionare tutte le project milestone che ritenete necessarie per il successo e la riuscita del vostro progetto.

Tradizionalmente, le project milestone vengono usate per dividere i progetti in fasi, ma questi strumenti di programmazione possono essere impiegati per l’individuazione di una task importante, di una deliverable o altro ancora.

L’elemento essenziale della pianificazione di un progetto si riassume in una semplice azione: il monitoraggio e il tracciamento del progresso di un progetto in tempo reale. Le project milestone hanno, quindi, la funzione di essere il metronometro dell'avanzamento di un progetto. Fare il calcolo delle project milestones completate vi permette di stabilire in quanto tempo riuscirete a portare a termine il progetto.

Le project milestones sono utili nel momento di comunicazione con gli stakeholders. Questi ultimi, infatti, non vogliono avere un rapporto dettagliato al millimetro della situazione di avanzamento del progetto. Sono interessati a un report a grandi linee sulla posizione attuale del progetto in relazione alla road map stabilita. Le project milestones si prestano bene a questa tipo di operazione in quanto illustrano le fasi principali che sono state completate, mettendole in relazione con l’obiettivo finale.

Quando vi trovate a fare il report durante la riunione con gli stakeholder, è più facile e intuitivo mostrare loro:

• le milestones completate durante il mese
• le milestones che saranno portate a termine il mese prossimo
• le milestones che sono state completate nei tempi previsti
• le milestones che sono state completate, ma che hanno subito dei ritardi a causa di problematiche incontrate sul percorso.

Ora che abbiamo spiegato cosa sono le project milestone, cerchiamo di fare luce su alcuni metodi che assomigliano alle project milestone, ma che non sono esattamente la stessa cosa.

Le project milestones non corrispondono a:

• Deliverable: Sebbene le project milestone possano coincidere con la produzione di deliverable, non sono esattamente la stessa cosa. I deliverable vengono definiti come il risultato del lavoro portato a termine, mentre le project milestone non sono altro che un punto specifico nel tempo che precisa l’avanzamento del progetto verso l’obiettivo finale.
• Goal: Nonostante le molteplici similitudine che si possono riscontrare, i goal sono la proiezione degli obiettivi che dovrebbero essere raggiunti in futuro. Le project milestones, invece, quantificano il progresso compiuto fino a un momento preciso nel tempo. e fungono piuttosto da stadi intermedi sul percorso verso la meta finale.
• Fasi: Anche in questo caso, la similitudine potrebbe trarre in inganno. Tuttavia le project milestones sono i punti di inizio e di fine sulla linea retta rappresentata da una fase. Un progetto può essere suddiviso in più fasi al fine di scandire i diversi momenti di realizzazione. Le project milestone segnalano il frangente in cui si passa da una fase all’altra. È, quindi, possibile che all’interno di una fase possono coesistere molteplici project milestone.

Spiegare le differenze non è sempre facile, dato che le project milestone viaggiano insieme al concetto di deliverable, goal e fasi. Tuttavia, il concetto da conservare è il seguente: le project milestone sono versatili e possono scandire i diversi momenti di un progetto. Il loro scopo è quello di comunicare al team e al resto dell’azienda i progressi effettuati e soprattutto indicare la strada verso la riuscita finale del progetto.

I team di progetto operano al massimo delle loro capacità quando lavorano in sincronia.

Dare la possibilità a project manager, team e stakeholder di comunicare sulla stessa piattaforma garantisce un lavoro uniforme il cui obiettivo è il medesimo. Gestire un progetto a partire da un sistema operativo condiviso permette una pianificazione rapida dei progetti. Infatti potrete programmare le vostre project milestone, servendovi di modelli preformati e un'interfaccia drag-and-drop intuitiva e facile nell’impiego. Potrete anche stabilire le tempistiche visive tramite i grafici di Gantt, che vi aiutano a coordinare il lavoro e avere delle notifiche costanti sui progressi del team da un’unica piattaforma all-in-one.

Pronti a impostare la vostra prima project milestone? Scrivete nei commenti la vostra esperienza di management con le milestone.