Order to cash: un processo da ottimizzare

Da Maxime Perotti
Il 02/09/20
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L’ottimizzazione del processo Order to cash è diventato una questione nevralgica per la maggior parte delle aziende.

In un contesto di crescente digitalizzazione in tutti i principali settori, per avere buone performance occorre un’adeguata automatizzazione delle operazioni. L’obiettivo? Resistere alla pressione della concorrenza diventando più efficienti, agili e focalizzati sulla soddisfazione del cliente.

È pertanto giudizioso puntare sulla razionalizzazione della catena Order to cash, poiché si tratta di una leva capace di migliorare questi punti, e far crescere così l’azienda.

Quindi, da dove cominciare?

Per prima cosa, noi vi suggeriamo di scegliere il software giusto per voi. Per questo, nel presente articolo vi parliamo di due soluzioni per gestire efficacemente il vostro ciclo clienti.

Che cosa significa Order to cash?

Definizione di Order to cash

Il processo Order to cash, sovente abbreviato con gli acronimi O2C o OTC, corrisponde all’insieme delle attività relative al ciclo cliente.

Pertanto, l'attività O2C precede le attività marketing, commerciali e quelle legate alla supply chain.

Vediamo nel dettaglio le tappe che compongono tradizionalmente il processo order to cash (O2C cycle):

☑️ L’ordine da parte del cliente, tramite qualsiasi canale ( dal sito internet, dal negozio, ecc.).

☑️ L'elaborazione dell'ordine, a livello amministrativo e di software.

☑️ La preparazione dell’ordine, ad esempio nei magazzini di logistica.

☑️ La spedizione e l’invio dell’ordine al cliente.

☑️ La fatturazione e l’incasso. Questa fase può prevedere un certo numero di fasi ulteriori, in particolare nel caso di pagamenti in sospeso. Per questo, l’Order to cash e l’attività di riscossione sono spesso combinate.

Le sfide dell’Order to cash

Più che una semplice attività operativa, si tratta di una sequenza di fasi. L’Order to cash è strettamente legato all’idea di razionalizzazione e di dematerializzazione. Il motivo? Rispondere a 3 grandi sfide, essenziali per essere competitivi:

  • i costi: ottimizzare il processo O2C significa risparmiare tempo da consacrare per attività dal più forte valore aggiunto.
  • le tempistiche: ridurre il ciclo cliente significa anche risparmiare denaro e migliorare la soddisfazione del cliente.
  • la qualità: offrire al cliente un’esperienza di qualità è la sfida prioritaria dell’Order to cash. Così, riducete il numero di dispute e migliorate il tasso di fidelizzazione.

Per affrontare queste sfide però, l’utilizzo di un software si rivela fondamentale.

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Perché utilizzare un software per migliorare il processo Order to cash?

Le funzionalità generali

L’ottimizzazione dell’Order to cash cycle può avvenire per mezzo di soluzioni di diverso tipo (software per la dematerializzazione, ERP, CRM, strumenti analitici, ecc.). Tuttavia, un certo numero di funzionalità sono necessarie:

  • automatizzazione del trattamento ordini,
  • centralizzazione dei dati dei clienti,
  • comunicazione e collaborazione (real time chat, task e project management, ecc.),
  • dematerializzazione dei documenti,
  • fatturazione,
  • gestione documenti (condivisione, archiviazione, ecc.),
  • integrazione con altri software (ERP, CRM, ecc.),

Infine, l’utilizzo di tali funzionalità consente di beneficiare di numerosi vantaggi che rispondono a un preciso obiettivo: adottare le best practice in materia Order to cash.

I benefici apportati dai software

Secondo uno studio condotto da IBM, le aziende che ottimizzano il processo O2C sarebbero l’81% più efficienti nella gestione ordini.

ibm.com

Automatizzazione dei processi

La gestione del ciclo cliente ha un impatto sull’insieme delle attività aziendali e necessita di un numero importante di interventi umani. Questo comporta possibili ritardi ed errori che hanno un effetto a catena su tutto il processo.

L’automazione O2C tramite un software riduce sensibilmente questi rischi.

Eliminazione delle task a scarso valore aggiunto

L’automatizzazione elimina attività gravose quali ad esempio l’inserimento manuale degli ordini.

Liberati da questi compiti, i collaboratori dispongono di più tempo da dedicare a missioni più importanti, come il miglioramento della customer relationship.

Fluidificazione della comunicazione tra i diversi attori aziendali

La mancanza di comunicazione tra i diversi attori che intervengono nel processo O2C può generare confusione. Questa, può ripercuotersi negativamente sulla performance aziendale e sulla relazione cliente.

Un software adatto, fluidifica la comunicazione e migliora la comunicazione tra i team.

Andamento e analisi delle performance

L’analisi dati e l’elaborazione di report permette di correggere gli errori e di individuare i punti per migliorare la gestione del processo Order to cash.

Migliorare la gestione dei dati dei clienti

Disporre di data client corretti, completi e aggiornati permette:

  • di evitare di incappare in errori che potrebbero scontentare il cliente (ad esempio una consegna tardiva),
  • di aumentare la visibilità per meglio orientare la strategia Order to cash.

Migliorare l’esperienza cliente

Si tratta, senza ombra di dubbio, del beneficio più rilevante ottenibile dall’utilizzo di un software.

Infatti, la soddisfazione cliente, rappresenta la sfida maggiore di tutto l’Order to cash. Assicuratevi di procurare ai vostri clienti un’esperienza di ordine, di pagamento e di spedizione migliore possibile.

D’altro canto, l’utilizzo di un software vi permette di migliorare la comunicazione con il cliente, specie in caso di disputa.

Le soluzioni per l’Order to cash

Per migliorare l’efficienza e la produttività in azienda, potete scegliere tra diverse soluzioni software a seconda delle vostre esigenze ed alla possibile integrazione con il vostro ambiente di lavoro.

Microsoft Dynamics 365: il software di gestione aziendale

Microsoft Dynamics 365 è una soluzione completa ed affidabile pensata per gestire l’insieme dei business processes aziendali. Sebbene sia noto soprattutto per le sue funzionalità di CRM, questo software è perfetto per gestire il processo Order to cash.

Ecco una panoramica della gestione magazzino:

panoramica Microsoft Dynamics

© Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics 365 permette di razionalizzare una serie di azioni relative alla supply chain ovvero tutti i flussi che transitano dalle materie prime al cliente finale. Il processo Order to cash è quindi associato al processo Supply chain.

Concretamente, utilizzando questo strumento, i team garantiscono una moderna gestione del magazzino grazie a stime più precise delle date di consegna, tenendo conto di tutti i vincoli umani e materiali. Eventuali problemi di stock vengono segnalati in tempo reale e l'automazione dei flussi di informazioni permette di accelerare le consegne dei prodotti al cliente.

Infine, si noti che la soluzione offre anche funzionalità relative agli ordini, alla fatturazione, alla restituzione dei prodotti e all'assistenza post-vendita.

SAP Business One- L’ERP pensato per le piccole aziende

Se gestite una PMI, SAP Business One può fare al caso vostro.

Ecco una panoramica della gestione stock:

SAP Business One

© SAP

Business One è ricca di funzionalità automatizzate per l’Order to cash: gestione dati clienti, ordini, spedizioni, gestione ritorni, fatturazione, ecc. Grazie ad un’interfaccia semplice ed intuitiva, il personale può rapidamente prendere confidenza con la soluzione.

Inoltre, è disponibile anche una comoda versione per smartphone.

Il software è flessibile e scalabile, così da poter evolvere di pari passo con la crescita di un’azienda.

Trasformazione digitale e processo Order to cash

L’importanza della digitalizzazione e dell’ottimizzazione del processo Order to cash sono oggi innegabili: in un contesto in cui il percorso clienti diventa sempre più omnicanale, dove i flussi di informazioni e di attività si complicano, le aziende devono essere ben equipaggiate!

Non perdete tempo e abbracciate la digital transformation! Siamo certi che ne sarà valsa la pena.

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