Order to cash: un processo da ottimizzare

Da Maxime Perotti
Aggiornato il 21 giugno 2022, pubblicato il settembre 2020
how-to backgroundOrder to cash: un processo da ottimizzare

L’ottimizzazione del processo Order to cash è diventata una questione nevralgica per la maggior parte delle aziende.

In un contesto di crescente digitalizzazione in tutti i principali settori, per avere buone performance, occorre un’adeguata automatizzazione delle operazioni. L’obiettivo? Resistere alla pressione della concorrenza diventando più efficienti, agili e focalizzati sulla soddisfazione del cliente.

È pertanto giudizioso puntare sulla razionalizzazione della catena Order to cash, poiché si tratta di una leva capace di migliorare questi punti, e far crescere così l’azienda.

Quindi, da dove cominciare?

Per prima cosa, noi ti suggeriamo di scegliere il software giusto per te. Per questo, nel presente articolo ti parliamo di due soluzioni per gestire efficacemente il tuo ciclo clienti.

Che cosa significa Order to cash?

Definizione di Order to cash

Il processo Order to cash, sovente abbreviato con gli acronimi O2C o OTC, corrisponde all’insieme delle attività relative al ciclo cliente, detto anche client process.

Pertanto, l'attività O2C si effettua precedentemente rispetto alle attività marketing, commerciali e quelle legate alla supply chain.

Vediamo nel dettaglio le tappe che compongono tradizionalmente il processo order to cash (O2C cycle):

☑️ L’ordine da parte del cliente, tramite qualsiasi canale ( dal sito internet, dal negozio, ecc.).

☑️ L'elaborazione dell'ordine, a livello amministrativo e di software.

☑️ La preparazione dell’ordine, ad esempio nei magazzini di logistica.

☑️ La spedizione e l’invio dell’ordine al cliente.

☑️ La fatturazione e l’incasso. Questa fase può prevedere un certo numero di fasi ulteriori, in particolare nel caso di pagamenti in sospeso. Per questo, l’Order to cash e l’attività di riscossione sono spesso combinate.

Le sfide dell’Order to cash

Più che una semplice attività operativa, si tratta di una sequenza di fasi. L’Order to cash è strettamente legato all’idea di razionalizzazione e di dematerializzazione. Il motivo? Rispondere a 3 grandi sfide, essenziali per essere competitivi:

  • i costi: ottimizzare il processo O2C significa risparmiare tempo da consacrare per attività dal più forte valore aggiunto;
  • le tempistiche: ridurre il ciclo cliente significa anche risparmiare denaro e migliorare la soddisfazione del cliente;
  • la qualità: offrire al cliente un’esperienza di qualità è la sfida prioritaria dell’Order to cash. Così, riduci il numero di dispute e migliori il tasso di fidelizzazione.

Per affrontare queste sfide però, l’utilizzo di un software si rivela fondamentale.

Perché utilizzare un software per migliorare il processo Order to Cash?

Le funzionalità generali

L’ottimizzazione dell’Order to cash cycle può avvenire per mezzo di soluzioni di diverso tipo (software per la dematerializzazione, ERP systems, CRM, strumenti analitici, ecc.). A tale proposito, un software ERP potrebbe essere una valida opzione da considerare al fine di ottimizzare il process di Order to cash.

Tuttavia, un certo numero di funzionalità sono necessarie:

  • automatizzazione del trattamento ordini;
  • centralizzazione dei dati dei clienti;
  • comunicazione e collaborazione (real time chat, task e project management, ecc.);
  • dematerializzazione dei documenti;
  • fatturazione;
  • gestione documenti (condivisione, archiviazione, ecc.);
  • integrazione con altri software (ERP, CRM, ecc.).

Infine, l’utilizzo di tali funzionalità consente di beneficiare di numerosi vantaggi che rispondono a un preciso obiettivo: adottare le best practice in materia Order to cash.

I benefici apportati dai software

Secondo uno studio condotto da IBM, le aziende che ottimizzano il processo O2C sarebbero l’81% più efficienti nella gestione ordini.

ibm.com

Automatizzazione dei processi

La gestione del ciclo cliente ha un impatto sull’insieme delle attività aziendali e necessita di un numero importante di interventi umani. Questo comporta possibili ritardi ed errori che hanno un effetto a catena su tutto il processo.

L’automazione O2C tramite un software riduce sensibilmente questi rischi.

Eliminazione delle task a scarso valore aggiunto

L’automatizzazione elimina attività gravose quali ad esempio l’inserimento manuale degli ordini.

Liberati da questi compiti, i collaboratori dispongono di più tempo da dedicare a missioni più importanti, come il miglioramento della customer relationship.

Fluidificazione della comunicazione tra i diversi attori aziendali

La mancanza di comunicazione tra i diversi attori che intervengono nel processo O2C può generare confusione. Quest’ultima, può ripercuotersi negativamente sulla performance aziendale e sulla relazione cliente.

Un software adatto, fluidifica la comunicazione e migliora la comunicazione tra i team.

Andamento e analisi delle performance

L’analisi dati e l’elaborazione di report permette di correggere gli errori e di individuare i punti per migliorare la gestione del processo Order to cash.

Migliorare la gestione dei dati dei clienti

Disporre di data client corretti, completi e aggiornati permette:

  • di evitare di incappare in errori che potrebbero scontentare il cliente (ad esempio una consegna tardiva);
  • di aumentare la visibilità per meglio orientare la strategia Order to cash.

Migliorare l’esperienza cliente

Si tratta, senza ombra di dubbio, del beneficio più rilevante ottenibile dall’utilizzo di un software.

Infatti, la soddisfazione cliente, rappresenta la sfida maggiore di tutto l’Order to cash. Assicurati di procurare ai tuoi clienti un’esperienza di ordine, di pagamento e di spedizione migliore possibile.

D’altro canto, l’utilizzo di un software ti permette di migliorare la comunicazione con il cliente, specie in caso di disputa.

Le soluzioni per l’Order to cash

Per migliorare l’efficienza e la produttività in azienda, puoi scegliere tra diverse soluzioni software a seconda delle tue esigenze e alla possibile integrazione con il tuo ambiente di lavoro.

Odoo, il software ERP modulare più completo del mercato

Odoo© Odoo

Odoo è un software ERP che ti permette di gestire la tua azienda in modo ottimale, senza alcuna perdita di tempo.

Si tratta di un software completo che ti permette di gestire diversi ambiti della tua impresa: dal marketing alle risorse umane, dalla finanza alla contabilità, dal tuo sito web alle vendite, e molto altro ancora!

È una suite perfetta per la gestione della tua attività che ti permetterà di distaccarti nettamente dalla concorrenza.

Con Odoo, tutti i tuoi processi saranno automatizzati, il che ti permetterà di essere più efficace e concentrato su altri compiti che richiedono più tempo nella loro esecuzione.

Si tratta di un software Open Source che ha una caratteristica molto interessante: l’integrabilità. Odoo, si integra facilmente e velocemente con le altre soluzioni esistenti nella tua azienda, ciò ti permette di evitare di trasferire i dati manualmente da qualsiasi software in tuo possesso a Odoo. Inoltre, la sua facilità di utilizzo, la sua flessibilità così come il suo design intuitivo, lo renderanno il tuo alleato n° 1 per affrontare le esigenze aziendali quotidiane.

Odoo

Il più completo ERP modulare sul mercato
Per saperne di più su Odoo

Microsoft Dynamics 365: il software di gestione aziendale

Microsoft Dynamics 365 è una soluzione completa e affidabile pensata per gestire l’insieme dei business processes aziendali. Sebbene sia noto soprattutto per le sue funzionalità di CRM, questo software è perfetto per gestire il processo Order to cash.

Ecco una panoramica della gestione magazzino:

panoramica Microsoft Dynamics© Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics 365 permette di razionalizzare una serie di azioni relative alla supply chain ovvero tutti i flussi che transitano dalle materie prime al cliente finale. Il processo Order to cash è quindi associato al processo Supply chain.

Concretamente, utilizzando questo strumento, i team garantiscono una moderna gestione del magazzino grazie a stime più precise delle date di consegna, tenendo conto di tutti i vincoli umani e materiali. Eventuali problemi di stock vengono segnalati in tempo reale e l'automazione dei flussi d’informazioni permette di accelerare le consegne dei prodotti al cliente.

Infine, si noti che la soluzione offre anche funzionalità relative agli ordini, alla fatturazione, alla restituzione dei prodotti e all'assistenza post-vendita.

Microsoft Dynamics 365

CRM ed ERP in modalità Cloud tutto in uno
Per saperne di più su Microsoft Dynamics 365

SAP Business One- L’ERP pensato per le piccole aziende

Se gestite una PMI, SAP Business One può fare al caso vostro.

Ecco una panoramica della gestione stock:

SAP Business One© SAP

Business One è ricca di funzionalità automatizzate per l’Order to cash: gestione dati clienti, ordini, spedizioni, gestione ritorni, fatturazione, ecc. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, il personale può rapidamente prendere confidenza con la soluzione.

Inoltre, è disponibile anche una comoda versione per smartphone.

Il software è flessibile e scalabile, così da poter evolvere di pari passo con la crescita di un’azienda.

SAP Business One

Software di gestione aziendale per piccole imprese
Per saperne di più su SAP Business One

Trasformazione digitale e processo Order to cash

L’importanza della digitalizzazione e dell’ottimizzazione del processo Order to cash sono oggi innegabili: in un contesto in cui il percorso clienti diventa sempre più omnicanale, dove i flussi d’informazioni e di attività si complicano, le aziende devono essere ben equipaggiate!

Per questo motivo un software adatto alle tue esigenze si rivela un utile alleato e ti avvantaggia rispetto ai competitor ancora indietro nella digital transformation.

La trasparenza è un valore fondamentale per Appvizer. Come media company, il nostro obiettivo è quello di fornire ai nostri lettori un contenuto utile e di qualità, che al tempo stesso permetta ad Appvizer di vivere di questo contenuto. Ecco perché ti invitiamo a scoprire il nostro business model.   Per saperne di più
Consigli backgroundCos’è un sistema ERP?
Consigli
22 luglio 2020
Cos’è un sistema ERP?
Un sistema ERP è una soluzione completa che vi permetterà di gestire i flussi operativi della vostra attività in maniera agevolata. Vediamo la definizione e quali sono le funzionalità principali
Consigli backgroundERP: tutto quello che volete sapere
Consigli
24 aprile 2020
ERP: tutto quello che volete sapere
Un riassunto di tutte le informazioni legate al mondo ERP: definizione e guida alla scelta del software più adatto.
Definizioni backgroundGestionale vs ERP, definizione e differenze
Definizioni
17 marzo 2020
Gestionale vs ERP, definizione e differenze
Le ragioni alla base della scelta di un gestionale ERP (enterprise resource planning) possono essere differenti, vediamone le principali per comprendere anche i benefici correlati a questo software. Vediamo come nasce l'erp, il suo ruolo nella pianificazione aziendale in termine di risorse e progetti e le prospettive future
Consigli backgroundImplementazione ERP: il vostro progetto in 7 passi
Consigli
28 gennaio 2020
Implementazione ERP: il vostro progetto in 7 passi
Sviluppare un progetto ERP può essere un grattacapo e di conseguenza, anche se fondamentale, lasciamo stare. Ecco i 7 step per affrontarlo in maniera tranquilla. Dall'ideazione del progetto a tutto il lavoro del vostro team per riuscire a implementare l'erp