Programma per la gestione dell’hotel: i migliori software per un hotel a cinque stelle

Il nostro paese è uno tra i più belli e unici paesi nel pianeta: ogni anno attira milioni di turisti affascinati dalla bellezza dei nostri paesaggi e dalla ricchezza dei nostri tesori culturali.

Nel 2019, più di 131 milioni di turisti hanno visitato l’Italia, cifra che rende la terra di Dante uno fra i paesi più amati e visitati al mondo.

A parte questa premessa di elogio che è un nostro dovere nei confronti dell’Italia, chi dice turisti, dice automaticamente hotel e alberghi per ospitarli e farli godere appieno il loro soggiorno.

E tu lo sai bene visto che ci stai leggendo, chi dice questo, dice anche che per fare tutto ciò c’è bisogno di un’organizzazione solida ed efficace di tali strutture.

Una gestione efficiente delle strutture alberghiere necessita, al giorno d'oggi, di software che presentano alti livelli di performance, poiché gli standard sono elevati (a causa della modernizzazione crescente delle strutture).

Dunque, dotarsi dei giusti software di gestione di un hotel è un elemento essenziale per garantire la sua crescita e il suo successo su un mercato dove la competizione si fa sempre più agguerrita.

Se anche tu possiedi un hotel o un albergo, che sia a una stella oppure cinque stelle, resta qui con noi! Ti sveleremo le migliori soluzioni di software per la gestione degli hotel presenti nel mercato.

Sei pronto? Allora partiamo!

Se ci segui spesso, già sai che non possiamo cominciare le cose in modo secco. Ci piace cominciare le cose gradualmente. Dunque prima di cimentarsi nel vedere quali sono i software gestionali di questo articolo, cerchiamo di capire che cosa sono fondamentalmente e qual è il loro ruolo nelle strutture alberghiere.

Un software gestionale per un hotel è una tecnologia che ha come compito quello di facilitare e ottimizzare il processo gestionale di una struttura ricettiva.

Che cosa significa ottimizzare il processo gestionale?

Significa che il software gestionale è uno strumento che permette ai dirigenti di queste strutture di gestire e amministrare in modo veloce, semplice e funzionale le loro strutture alberghiere.

Ciò significa che l’hotel è gestito in modo ottimale e di conseguenza la qualità dei servizi aumenta: il risultato finale è un cliente soddisfatto che tende a diventare fedele alla struttura.

Grazie a un software gestionale potrai concentrarti sui bisogni del tuo cliente durante tutta la sua customer journey: dal momento in cui decide di prenotare una camera nel tuo hotel fino al termine del soggiorno.

Tali miglioramenti hanno un effetto benefico poiché influiscono positivamente sulla brand value del tuo hotel e la valorizzano: i clienti che hanno avuto un’esperienza memorabile nel tuo hotel lasceranno dei commenti positivi sui grandi siti di recensione come Trivago oppure TripAdvisor.

Detto in altre parole, un software gestionale per hotel è una piattaforma che permette a qualsivoglia hotel o gruppo di alberghi di gestire operazioni quotidiane caratteristiche di questo settore tali le funzioni di front desk come le prenotazioni, il check-in e il check-out, l’assegnazione e la fatturazione delle camere.

Inoltre, i servizi odierni sono molto evoluti poiché hanno integrato nuove funzionalità più avanzate che vanno oltre le semplici operazioni di reception, come le attività e i programmi di restauro, gestione delle entrate, la distribuzione multicanale, gestione dei servizi di manutenzione, ecc.

Il motivo per cui ogni manager dovrebbe optare per un software gestionale è quello di offrire al cliente un’esperienza senza interruzioni per soddisfare i suoi bisogni.

Dunque dotarti del software opportuno che ti semplifichi il lavoro quotidianamente è una scelta che dovresti fare senza avere alcun tipo di esitazione poiché si tratta di un investimento duraturo a lungo termine.

Ora, vediamo insieme quali sono i criteri da tenere a mente nel processo di scelta di un software di gestione per hotel.

Scegliere il giusto programma per la gestione del tuo hotel non è un compito facile, a maggior ragione perché le offerte nel mercato sono molteplici e trovare il giusto software che soddisfi le esigenze del tuo business, può diventare una questione che ti richiede molto tempo e denaro.

Ti rammentiamo comunque che nessuna scelta è definitiva o irrimediabile, anzi capita spesso di provare più soluzioni prima di trovare quella giusta.

Trovi, dunque, in seguito i criteri che ci sembrano importanti nella scelta di un software gestionale per gli hotel, e sui quali ci siamo basati per proporti le soluzioni di questo articolo :

• Il prezzo: evidentemente, si tratta di un elemento importante non solo nella scelta di un programma gestionale delle strutture alberghiere, ma è un aspetto che influenza qualsiasi tipo di scelta, in qualsiasi ambito. Quindi, è molto importante definire il budget che adibirai all’acquisizione del software gestionale sin dall’inizio.

  Le possibilità sono molteplici a livello di prezzo, il che può rendere la scelta un po’ più difficile.

  Ciononostante, esistono molti programmi nel mercato che offrono degli abbonamenti o dei pacchetti a secondo del numero di users oppure del tipo di azienda.

• La flessibilità: il settore turistico è molto evolutivo, devi dunque optare per una soluzione che si adatti facilmente alle tue esigenze aziendali. Infatti, ogni struttura alberghiera o hotel ha le sue proprie caratteristiche e particolarità ed è per questo che la soluzione scelta deve adattarsi con flessibilità.

  Detto in altre parole, il software non dev’essere rigido ma deve poter accompagnarti in qualsiasi tipo di situazione e a ogni cambiamento.

• Pensa partner e non vendor: questo è un aspetto molto importante. Molti di noi pensano che la relazione che ci lega a un venditore è effimera e si chiude non appena l’atto di compravendita viene concluso. Ciò non deve succedere nel caso del B2B: devi acquistare un software da uno sviluppatore che non solo gioca il ruolo naturale di vendor, ma anche e soprattutto di partner.

  Perché? Semplicemente perché una volta installato il software, avrai sicuramente bisogno di assistenza a un certo punto, in caso di problemi. E chi di meglio potrebbe aiutarti della persona che lo ha creato questo software?

  Sii dunque strategico nella tua scelta e opta sempre per vendors con cui potresti creare un legame duraturo basato sulla fiducia.

• La sicurezza: quando cerchi un software gestionale per hotel, la protezione dovrebbe essere in cima alla lista dei tuoi criteri. Con la crescente quantità di minacce DDoS, tentativi di hacking e il cambiamento dell'ambiente di sicurezza informatica, la sicurezza non è più un'opzione; è una necessità.

• Facilità di uso: questo aspetto va da sé ed è un qualcosa che si cerca in maniera naturale, senza proprio rifletterci prima. Fai attenzione, però! Non perché un software è più semplice in termini di utilizzo, ciò vuol dire che dev’essere povero in termini di qualità. Cerca di prendere il giusto tempo per trovare un software che allei una buona qualità funzionale ed essere a portata di mano in termini di uso.

Ti ricordiamo che la maggior parte dei programmi in vendita sul mercato offrono un periodo di prova al fine di permetterti di testare il prodotto e farti un’idea delle diverse funzionalità che esso offre prima di orientarti verso l’acquisto definitivo.

Dopo questa importante parte di premessa per farti capire che cos’è un software gestionale per hotel e quali sono i criteri di scelta da tenere a mente, possiamo passare alla parte che ti interessa di più, ossia i software che ti permetteranno di creare il tuo website.

Slope si definisce come un software gestionale “all-in-one”.

Si tratta di un software che funziona grazie alla tecnologia del cloud e permette all’utente di beneficiare di un grande set di funzionalità come il motore di ricerca per le prenotazioni, il CRM, strumenti d’invio di preventivi e di fatturazioni.

Grazie a Slope, potrai gestire i tuoi clienti, le loro prenotazioni e i loro alloggi in un batter d’occhio. La piattaforma mette a tua disposizione uno strumento di planning efficace che ti permette di avere una visione d’insieme delle prenotazioni, delle entrate e delle chiusure. In questo modo potrai preparare l’arrivo dei nuovi clienti, sapere quali camere sono occupate e quali restano e molto altro ancora!

• Il booking engine: una delle grande funzionalità di Slope è la sua barra di ricerca specificatamente ideata per le prenotazioni. Grazie a questo strumento, potrai facilmente incrementare il numero di prenotazioni dirette. Infatti i clienti saranno in grado di prenotare le loro camere, comodi, da casa loro, direttamente dal tuo sito web, senza bisogno di passare per un intermediario.

  Questo aspetto ti offre molti vantaggi, tra cui una customer experience di alto valore aggiunto.

  Inoltre, è possibile intervenire nella personalizzazione della grafica di questo booking engine, ma anche nelle tariffe da mostrare, quali camere posizionare in prima pagina, ecc.

• Le funzionalità PMS innovativa: grazie a queste funzionalità potrai gestire l’intero ciclo di prenotazione del tuo cliente, dal momento in cui effettua la prenotazione fino al momento di check-out.

  Il software è dotato di un calendario di prenotazioni intuitivo, facile da usare e veloce. Registra i vari check-in e check-out in pochi click e grazie alla funzionalità del drag-and-drop ti permette di spostare facilmente le prenotazioni da una camera all’altra, o da una data all’altra, a seconda delle disponibilità.

• I report completi: grazie a Slope, puoi avere accesso a dei report completi e dettagliati che rintracciano le statistiche riguardanti l’andamento della tua attività. Puoi in questo modo monitorare l’andamento delle vendite, controllare i tuoi livelli di performance, ecc. Il tutto è completato dalla rappresentazione accurata e precisa di questi dati sotto forma di tabelle e grafici, al fine di facilitarne l’interpretazione.

Slope è una soluzione completa, intuitiva e innovativa che ti permetterà di gestire il tuo hotel con grande efficacia.

Il software utilizza la tecnologia in cloud disponibile per tutti i sistemi operativi: Windows, Mac e Linux.

Questa tecnologia ti permette di gestire il tuo hotel da qualsiasi dispositivo e ovunque tu sia, il che è un aspetto molto vantaggioso.

E un software modulare, configurabile e facile da usare, che ti permette di gestire ogni aspetto della tua struttura alberghiera.

Un altro software gestionale in cloud, 5stelle*, ti permette di gestire il tuo hotel come e quando vuoi, permettendoti un accesso da qualsiasi dispositivo.

Anche 5stelle* è un software all-in-one che ti permette di gestire ogni reparto della tua struttura.

Il software non comporta alcun costo di licenza, poiché dovrai pagare un solo canone relativo al numero di camere che ci sono nel tuo hotel, dunque a seconda della sua dimensione.

• Il booking engine: si tratta di un motore di ricerca specialmente adibito alle prenotazioni. Grazie alla sua interfaccia intuitiva che ottimizza la customer experience, la prenotazione si può effettuare in pochi click!

  Inoltre, è configurabile e personalizzabile in termini di grafica e di colori al fine creare temi e template per rendere il tuo sito unico!

• Il channel manager: grazie a questa funzionalità puoi sincronizzare e aggiornare i tuoi dati su tutte le piattaforme di vendita.

  Inoltre, se il tuo cliente prenota una camera su portali dedicati alla prenotazione di strutture alberghiere online (ad esempio: Expedia, Airbnb, Edreams, ecc.), i dati della tua prenotazione vengono interamente trasferiti sulla tua piattaforma PMS.

• Il business intelligence: al giorno d’oggi avere un controllo solido dei dati può rappresentare un vero e proprio vantaggio competitivo (ti invitiamo tra l’altro a leggere il nostro articolo riguardo ai software di BI 😉).

  Grazie al software 5stelle*, puoi servirti dei dati raccolti sui tuoi clienti per proporre loro servizi che si adattano alle loro esigenze.

  Infatti, grazie al piano di BI di 5Stelle puoi effettuare un’interpretazione rapida dei dati e supervisionare in tempo reale i fattori di performance KPI della tua struttura ricettiva.

  Avere accesso a grafici e tabelle riassuntive dei dati ti permette di avere una visione generale dell’andamento della tua attività e ti consente dunque di pianificare in modo strategico i progetti futuri.

  Inoltre, quest'analisi ti permette di vedere anche l’andamento dell’attività dei tuoi competitori: conoscere i movimenti dei competitori ti permette di adottare le giuste misure strategiche in termini di prezzo.

Il software 5stelle* è un ottimo alleato per chi ha una struttura alberghiera ma non sa come gestirla e affrontare la competizione.

Grazie ai suoi report completi, 5Stelle ti fornisce l’arma giusta da utilizzare in un mercato sempre più dinamico.

Inoltre grazie alla sua tecnologia in cloud, ti permette di gestire il tuo hotel in modo più semplice e accessibile, ti basta una connessione Internet e sarai attivo sul portale 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

Si tratta di una soluzione completa ed efficiente, che ti permetterà di ridurre in modo decisivo i costi gestionali in termini di tempo e di denaro.

WuBook è ancora una volta di una soluzione all-in-one, perché sappiamo che a volte conviene avere un unico software per gestire più aspetti del tuo hotel, ciò semplifica di gran lunga i compiti e aiuta a ridurre in modo considerevole i tempi che dedichi alla gestione di ciascuna delle attività.

Anche WuBook utilizza la tecnologia in cloud, perché avere accesso al proprio lavoro a distanza e in qualsiasi momento è diventato oramai una necessità. Lo puoi dunque utilizzare in qualsiasi dispositivo e su qualsiasi sistema operativo.

WuBook è una soluzione, che si adatta perfettamente alle attuali esigenze del mercato turistico e non ti lascerà per niente un passo indietro rispetto ai tuoi competitori!

• La struttura modulare: WuBook è un software dotato di più pacchetti che ti permettono di scegliere quello che ti conviene di più a seconda dei tuoi bisogni e delle tue necessità.

• La gestione degli aspetti legali: si tratta di una funzionalità molto interessante che possiede WuBook, Grazie a questo software non dovrai più perdere tempo a eseguire tutti gli accertamenti legali riguardanti i tuoi clienti. Potrai concentrarti solo ed esclusivamente ad accoglierli come si deve.

  Wubook si occupa dunque di diversi aspetti quali i report sulla nazionalità e la provenienza degli ospiti, la gestione delle tasse di soggiorno, l’invio della documentazione d’identità dei clienti alle autorità locali, ecc.

• La fatturazione: grazie a questa funzionalità WuBook si occupa anche di tutti gli aspetti legati alla fatturazione e al pagamento che si tratti delle fatture tradizionali o elettroniche (inoltre, quelle elettroniche vengono pure inviate ai giusti dipartimenti direzionali), le ricevute, i documenti riguardanti l’IVA e molto altro ancora.

• La gestione dei contatti: WuBook ti offre anche la possibilità di accedere a uno strumento personalizzato per la gestione delle comunicazioni con la tua clientela.

  Inoltre, tale strumento ti consente di mantenere sempre un contatto con il tuo cliente grazie a delle funzionalità come la generazione di messaggi automatici, la ricezione di feedback e recensioni post-soggiorno, l’online check-in, ecc.

WuBook è un software completo, innovativo e semplice da utilizzare. Ti permette di gestire la tua struttura alberghiera con grande libertà e facilità di utilizzo.

E una soluzione sicura e all’avanguardia che ti permetterà di avere un di più rispetto alla concorrenza.

Tuttavia, il software si adatta maggiormente alle strutture di media e piccola dimensione, non tanto agli hotel di grandi dimensioni, al fine di ottimizzare la gestione.

Ancora una volta, Scidoo è un software gestionale per hotel in cloud che ti permette di gestire ogni angolo e ogni ambito della tua struttura alberghiera.

E ancora una volta, si tratta di una soluzione all-in-one che ti consente di avere a disposizione tutto quello di cui hai bisogno a portata di mano.

Avrai dunque capito l’importanza di questi due aspetti: si tratta di must-have che ti permetteranno di competere in un mercato sempre più dinamico ed evolutivo.

Anche Scidoo è dotato di diversi pacchetti: potrai aggiungere le funzionalità in soli pochi click e a secondo delle tue necessità.

Infine, Scidoo ti permette di tenere sempre sott'occhio tutti i dati importanti di cui hai bisogno per il monitoraggio della tua attività, che potrai ritrovare facilmente attraverso una navigazione veloce sulla piattaforma.

• La dashboard intuitiva: Scidoo ti mette a disposizione un’unica dashboard per gestire l’insieme dei reparti della tua struttura.

  Attraverso questa dashboard interattiva potrai accedere direttamente a diversi servizi: la posta elettronica e la messaggistica per rispondere nei tempi giusti alle richieste e alle domande dei tuoi clienti, la gestione degli arrivi delle partenzi e dei diversi soggiorni, le richieste di fatturazione e di preventivi, e molto altro ancora.

• La gestione del personale: ogni impiegato o lavoratore avrà il suo proprio account e ciò ti permetterà di vedere le attività e le performance di ciascuno.

• Il booking engine: questa tecnologia ti permette di gestire un vasto numero di prenotazioni e grazie al modo in cui è costruito questo motore di ricerca, potrai aumentare le tue possibilità di convertire un maggior numero di utenti in clienti. Infatti, il design e la grafica dell’engine sono accattivanti e intuitivi permettendo agli utenti di ritrovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno in modo semplice e veloce.

Scidoo è un software innovativo, facile da usare e moderno. Inoltre, ti offre un periodo di prova gratuita di 30 giorni al fine di testare tutte le sue funzionalità prima di effettuare la tua scelta finale.

Grazie a Scidoo, non temere mai più di perdere una prenotazione grazie al suo planning intuitivo.

Scidoo è la soluzione di cui hai bisogno per eccellere nel settore della ricezione turistica!

Cloudbeds è un software innovativo che rivoluzionerà la gestione del tuo hotel.

E come sempre si tratta di un software cloud-based che ti permette di accedere alla piattaforma in modalità remota.

La piattaforma è inoltre presente in molteplici lingue come l’inglese, lo spagnolo, il thailandese, il francese, il tedesco e il portoghese.

Inoltre, il software ti mette a disposizione un servizio di assistenza per accompagnarti nell'utilizzo di questa piattaforma disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

• Adatto a tutte le dimensioni: Cloud Beds è un software progettato per tutti i tipi di strutture ricettive. Che il tuo sia un hotel o un gruppo di hotel, un B&B o un ostello, Cloud Beds è la soluzione che fa per te.

• PMS intuitivo: il software ti permette di automatizzare tutti i processi gestionali come il planning e le prenotazioni attraverso un dashboard interattivo.

• La visibilità: grazie a Cloudbeds puoi raggiungere più utenti poiché il suo motore di ricerca è integrato con altri canali come Booking.com, TripAdvisor, Airbnb, Expedia, ecc. usati dagli utenti per organizzare il loro soggiorno.

• Report in tempo reale: il software ti fornisce report e analisi complete in qualche click nel tuo spazio Cloudbeds che ti permettono di prendere le giuste decisioni nel giusto tempo.

Cloudbeds è un software innovativo che ti permette di ottimizzare al massimo la gestione della tua struttura alberghiera.

Inoltre, il software è sempre aggiornato per rispondere alle esigenze che il settore turistico presenta. Infatti, il software è dotato di una funzionalità di monitoraggio dei tassi di mercato al fine di comparare sempre i prezzi che proponi a quelli della concorrenza, assicurandoti così di essere sempre ben posizionati rispetto ai tuoi concorrenti.

Come ha potuto notare, ti abbiamo proposto delle soluzioni che presentano tutte quante due punti in comune: sono cloud-based e all-in-one.

Ciò significa che devi optare per delle soluzioni che ti permettono di accedere alla tua piattaforma da qualsiasi dispositivo ovunque tu sia.

Inoltre, devi cercare di trovare un unico software che ti permetta di gestire più aspetti o settori del tuo hotel, in questo potrai ridurre i costi relativi alla gestione della struttura alberghiera.

Tutto quello che devi tenere a mente mentre effettui la scelta del tuo software è che devi acquisire un software che si adatti alle tue esigenze e al tuo budget.

Speriamo di averti fornito tutti gli elementi necessari per guidarti nella scelta del tuo software gestionale per il tuo hotel.

Se hai delle domande o dei dubbi, come al solito, facci sapere. Ti risponderemo con grande piacere.

Altrimenti, noi ti salutiamo e ti diciamo alla prossima!