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Automatizza la gestione dei lead e massimizza i tuoi risultati

Il 03/11/22

Gestire tutti i lead nel modo corretto, specie se non è presente in azienda un processo ben definito, può risultare estremamente difficile. Ovviamente al crescere del numero dei lead aumentano anche le difficoltà organizzative: più chiamate da programmare ed effettuare, più preventivi da inviare, più personale da gestire e più informazioni da acquisire.

Allo stesso tempo però, le pretese dei potenziali clienti non diminuiscono, ognuno di loro esige comunicazioni personalizzate e, soprattutto, pronte ed esaustive.

Il rischio, nel caso di una gestione lenta, è enorme. Infatti un potenziale cliente potrebbe perdere interesse, essere contattato prima da un competitor o, ancora peggio, perdere fiducia nei confronti della nostra organizzazione.

La velocità è tutto!

L’importanza che ricopre la velocità nel contattare un potenziale cliente subito dopo la sua richiesta è ormai evidente. Sono tante le ricerche che lo dimostrano, tra le quali una di Lead Contact che recentemente ha dimostrato che le possibilità di convertire un lead salgono del 391% se questo viene contattato entro un minuto dalla sua attivazione di una demo.

Al contrario, se il potenziale cliente viene contattato oltre 5 minuti dopo la sua richiesta, le possibilità di chiusura scendono addirittura dell’80%, un dato veramente impressionante.

L’ideale è essere in grado di definire un processo condiviso e stabile, che permetta al responsabile commerciale e al suo team di avere tutto sotto controllo in ogni momento. In questo, l’implementazione di un sistema che renda possibile la creazione di automatismi che siano realmente di supporto alla forza vendita si è rivelata la vera marcia in più per il team commerciale.

All’interno di questo articolo ti mostreremo, passo dopo passo, tutti gli step necessari per automatizzare la gestione dei tuoi lead all’interno di vtenext, il CRM Italiano Open Source dotato di motore BPM.

Cos’è un motore BPM?

Si tratta di un sistema tramite il quale è possibile descrivere graficamente e automatizzare ogni tipo di processo o procedura aziendale. Utilizzando il motore BPM è possibile supportare il team sotto ogni punto di vista attraverso:

  • la creazione di notifiche ad hoc
  • la definizione di automazioni mirate (ad esempio l’invio di mail automatiche)
  • l’implementazione di procedure guidate
  • il trasferimento automatico delle informazioni alle figure interessate

Come si configura un processo BPM?

Configurare un processo BPM non è così difficile come può sembrare. Non è necessario conoscere alcun tipo di linguaggio di programmazione, infatti tutto il procedimento si svolge all’interno di un’interfaccia grafica estremamente user-friendly.

Step 1: Disegno del Processo

Una volta aperto il modulo dedicato al Process Manager, sarà possibile iniziare a creare il nuovo processo.

All’interno dell’editor grafico, attraverso gli strumenti messi a disposizione, dovrai disegnare il percorso che il sistema dovrà seguire successivamente alla generazione di ogni lead, predisponendo un riquadro per ogni azione che il motore BPM dovrà compiere.

Modulo Process Manager vtenext

Nell’esempio in figura puoi vedere il processo implementato per supportare e automatizzare la gestione dei lead all’interno di un’azienda. Sono state predisposte tutte le task necessarie per rendere possibile questa attività, tra le quali troviamo:

  • Task di controllo (riquadri blu), necessarie per permettere al sistema di verificare che una determinata condizione si sia realizzata
  • Task di azione (riquadri verdi), necessari per permettere al sistema di compiere azioni, come l’invio di mail o notifiche oppure la modifica di un’anagrafica
  • Gateway (quadrato arancione) necessario per far intraprendere un determinato percorso alla realizzazione di una determinata condizione piuttosto che un’altra
  • Timer, necessario per far passare un determinato lasso di tempo tra l’esecuzione di una task e un’altra

Step 2: Configurazione delle task

Una volta conclusa la progettazione del flusso desiderato è necessario configurare tutte le task al fine di rendere realmente funzionante il processo. Di seguito le istruzioni passo dopo passo per programmare correttamente questo specifico processo.

Task di Condizione: Creazione del lead

Questa prima task è necessaria per definire in quali casi il processo deve attivarsi. Una volta cliccato sulla task si aprirà questa finestra:

Task di condizione: Creazione lead

Dovrai selezionare l’entità Lead e “alla creazione”, in modo tale che il processo parta ogni qualvolta venga creata un’anagrafica lead, sia manualmente che proveniente da webform, chatbot o qualsiasi altro strumento implementato.

Per evitare di attivare il processo anche per i lead già contattati, come da immagine, inseriamo una specifica condizione.

Task di Azione: Invio di una mail automatica al responsabile di riferimento

La prima azione da far svolgere a questo processo è l’invio di una mail automatica al responsabile commerciale. Una volta cliccato sulla task dovremo selezionare “Nuova Azione” e “Invia Email”, successivamente ci troveremo davanti a questa finestra:

Task di Azione: Invio di una mail automatica al responsabile di riferimento

All’interno dell’editor avrai la possibilità di creare la tua mail personalizzata, rendendola dinamica grazie all’utilizzo delle variabili disponibili. In questo caso è stato inserito il link alla nuova anagrafica, in modo tale che il responsabile possa gestire istantaneamente il lead, contattandolo o riassegnandolo.

Task di Condizione: Il lead è stato contattato?

È arrivato il momento di verificare che il lead sia stato contattato. Dovrai cliccare sul timer e selezionare dopo quanto tempo effettuare il controllo (in questo processo è stato inserito 1 giorno).

Successivamente dovrai cliccare sulla task e, come in figura, selezionare di eseguire il controllo “ogni volta che la condizione risulti vera”.

Task di Condizione: Il lead è stato contattato?

Il processo deve controllare se il lead è stato contattato, perciò andremo a selezionare proprio questo. In questo modo se il lead è stato gestito il processo terminerà, altrimenti continuerà il suo percorso.

Task di Azione: Invio di una mail all’assegnatario dell’anagrafica

Se il Lead non è ancora stato contattato sarà necessario mandare un alert al sales incaricato alla sua gestione. Per cui, proprio come prima, potrai creare una mail personalizzata da inviare, in questo caso ne è stata creata una contenente il nome del lead e il link alla sua anagrafica.

Task di Azione: Invio di una mail all’assegnatario dell’anagrafica

Task di Condizione: Il lead è stato contattato?

Esattamente come prima, dopo aver mandato un reminder all’utente incaricato, è necessario ricontrollare che il lavoro sia stato svolto. Per cui basterà ripetere le operazioni fatte in precedenza per configurare la task nel modo corretto e controllare che il lead sia stato messo in stato “Contattato”. Nel caso in cui il contatto sia stato gestito il processo terminerà, altrimenti passerà alla prossima task.

Task di Azione: Alert al responsabile e opzione di cambio assegnatario del lead

Nel caso in cui il lead non sia stato gestito è necessario avvisare il responsabile commerciale e dargli modo di cambiare assegnatario velocemente nel caso in cui si accorgesse che l’attuale incaricato non è in grado di gestire il contatto in modo rapido.

Per renderlo possibile faremo in modo che il CRM mandi una notifica al responsabile che, tramite un pop up, potrà svolgere ogni azione. Per fare ciò è necessario:

  • Cliccare sulla task e attivare il Process Helper
  • Nella casella “Assegnato a:” selezionare l’utente del responsabile commerciale
  • Nella casella “Collegato a:” selezionare, tramite il menù a tendina, l’ID del lead
  • Selezionare “Mostra nell'entità collegata”
  • Aggiungere un blocco chiamato “Riassegnazione” inserendo una picklist le cui possibili risposte sono sì e no, e un campo “Utente da lista filtrata” contenente solo i nomi dei sales
Task di Azione: Alert al responsabile e opzione di cambio assegnatario del lead
  • “Importare da modulo” le “Informazioni del Lead”

Task di Condizione e Gateway: Il responsabile vuole cambiare l’assegnatario del lead?

All’interno di queste task andremo a verificare se il responsabile vuole cambiare o meno l’assegnatario del lead. Per fare ciò basterà configurare la task di condizione e il gateway come da immagini successive.

Task di condizione: Cambio assignatarioGateway

Task di Azione: Modifica dell’assegnatario

Infine è necessario configurare quest’ultima task, incaricata di aggiornare l’assegnatario del lead nel caso in cui fosse necessario. Il procedimento è:

  • Cliccare sulla task e creare una nuova azione di tipo “Aggiorna Entità”
  • Flaggare la casella “Assegnato a” e inserire, tramite il menù a tendina, la variabile corrispondente alla risposta del form dinamico precedentemente creato

Step 3: Salvare e attivare il processo

Per rendere funzionante il processo basterà salvarlo e attivarlo.

A partire da adesso, in seguito alla creazione di ogni lead, proveniente da qualsiasi canale, il responsabile commerciale verrà avvisato e l’assegnatario dell’anagrafica verrà aiutato attraverso le notifiche e monitorato in caso di mancata gestione del lead.

Attraverso questo tipo di gestione avrai la certezza di non lasciarti scappare neanche una possibilità e saprai di avere al tuo fianco un valido supporto nella gestione dei tuoi potenziali clienti. La procedura di gestione del lead sarà infatti completamente automatizzata e potrai scordare completamente dimenticanze ed errori umani, ogni lead sarà gestito al meglio e sfruttato al massimo!

In VTENEXT si occupa di gestire marketing e la comunicazione. Cerca di essere costantemente al passo con le ultime novità nel campo del digital marketing e della lead generation e sempre alla ricerca dei migliori strumenti per massimizzare i risultati aziendali.

Enrico Bertolaso

Enrico Bertolaso, Marketing & Comunicazione

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