Come redigere un buon ordine d’acquisto? Modello ed esempi

Stai cercando un buon esempio per redigere il tuo ordine d’acquisto? In questo articolo troverai tutte le informazioni necessarie per capire cos’è e come redigerlo.

In più, ti sarà possibile scaricare gratuitamente un modello Excel e approfittare dei nostri consigli per assicurarti che il tuo documento sia redatto in modo adeguato.

L'ordine d’acquisto è un documento commerciale stabilito tra il venditore (o fornitore) e il cliente. Si usa per definire i dettagli di una vendita e per impegnare le parti coinvolte. Esso è emesso dal venditore ed elenca tutti i dettagli di un ordine. In poche parole, l’ordine d’acquisto materializza l'intenzione delle parti di acquistare.

La redazione di un ordine di acquisto è un atto volontario. Infatti, una vendita può benissimo essere conclusa oralmente, se entrambe le parti sono d'accordo sul prezzo a cui deve avvenire la compravendita e sulla natura della transazione.

Tuttavia, con la firma un ordine di acquisto, il cliente assume un impegno. In altre parole, anche se l’ordine di acquisto non è di per sé un documento obbligatorio, una volta firmato, esso diventa un contratto che genera obblighi per entrambe le parti:

• Da una parte, il venditore o fornitore deve onorare il suo ordine e consegnare la merce secondo i termini del contratto;
• Dall’altra, l'acquirente ha l'obbligo di pagamento.

☝Come regola generale, l'ordine d’acquisto non viene impiegato nel contesto del commercio online.

Nonostante il valore legale dell'ordine d’acquisto, questo documento non sostituisce la fattura. Le ragioni sono diverse:

• L’atto di fatturazione è obbligatorio in molti contesti, mentre l’ordine d’acquisto non lo è;
• L’ordine d’acquisto, a differenza della fattura, non è un documento giustificativo contabile;
• Il rilascio della fattura avviene relativamente tardi nel processo di vendita rispetto alla redazione dell’ordine d’acquisto, ad esempio quando la merce viene consegnata.

L’ordine d’acquisto differisce anche dal preventivo, in quanto:

• Il preventivo è utilizzato principalmente per presentare l'offerta e i prezzi. Si tratta di una proposta commerciale, che viene posta mentre il cliente è ancora in fase di riflessione e ha bisogno di ponderare le sue scelte;
• L’uso del preventivo è più che altro associato al commercio di servizi, mentre l'ordine d’acquisto è utilizzato in contesti di compravendita di beni e merci.

Anche se non è obbligatorio, molte aziende e privati scelgono di vincolarsi agli ordini d’acquisto, perché:

• Gli ordini d’acquisto permettono di contrattualizzare e definire tutto il quadro della vendita: viene fissato il prezzo, ma anche definito un certo numero di parametri supplementari, come le condizioni di consegna, ecc.
• Una volta che tutte le informazioni sono state registrate e l’ordine d’acquisto viene firmato dal cliente, esso costituisce un accordo formalizzato per proteggersi da eventuali controversie successive.
• L'ordine d’acquisto accompagna l'azienda o l'imprenditore nel controllo del flusso di cassa, poiché facilita l'anticipazione delle entrate prima del pagamento della fattura.

Come abbiamo visto, a differenza di una fattura, l'ordine di acquisto non è obbligatorio. Tuttavia, una volta intrapresa la redazione, esistono dei criteri che devono essere soddisfatti. Infatti, in caso di inesattezze, si può essere multati fino a 750 euro!

È utile, dunque, affidarsi a delle linee guida attendibili per evitare di commettere errori che potrebbero costar caro. In tuo aiuto, ti offriamo un modello Excel scaricabile gratuitamente per creare il tuo ordine d’acquisto personale!

Fai attenzione a compilare tutti i campi obbligatori con le informazioni necessarie! Ecco tutte le menzioni obbligatorie da includere nel tuo modulo d'ordine:

• Informazioni generali:

  - Il numero dell'ordine d’acquisto;

  - La data di emissione dell'ordine di acquisto;

  - Il numero del preventivo originale, se applicabile;

  - Uno spazio per la firma del cliente, che sarà preceduta dalle parole “letto e approvato” o “buono per accordo”;

  - Uno spazio per la tua firma (altamente raccomandato).

• Informazioni sulla tua azienda:

  - La forma societaria della tua impresa (S.r.l., S.p.a., ecc.);

  - Il tuo nome o il nome della società;

  - L'indirizzo della sede dell’azienda (comprensivo di città e paese di riferimento);

  - Numero di telefono e/o fax;

  - Il tuo numero di partita IVA e REA;

• Informazioni relative al cliente, nel contesto di una vendita BtoC:

  - Il nome del cliente;

  - Il suo indirizzo di domicilio.

• Informazioni relative al cliente, nel quadro di una vendita in BtoB:

  - La ragione sociale della sua impresa;

  - L'indirizzo della sua sede;

  - Il suo numero di partita IVA.

• Informazioni sulla natura della transazione:

  - La denominazione dei prodotti;

  - La loro quantità;

  - Il loro prezzo unitario, tasse escluse;

  - L'importo totale dell'ordine prima e dopo l’applicazione delle tasse (tutte le tasse vanno incluse);

  - Le aliquote IVA applicabili;

  - I termini e la data di consegna;

  - I termini di pagamento;

  - La menzione del pagamento di una cauzione, se prevista;

  - Il tasso di sconto, se presente;

  - L’ammontare della penalità in caso di ritardi;

  - Il periodo di recesso;

  - Tutte le garanzie legali.

• È bene che l’ordine di acquisto sia accompagnato dalle condizioni generali di vendita (CGV). Bisogna assicurarsi, infatti, che queste siano accettate dal cliente. È per questo che ti consigliamo di allegarle all’ordine d’acquisto: il cliente può firmarle direttamente e accettare, così, fin dal principio le clausole previste. In questo modo, ti potrai garantire una sicurezza supplementare in caso di controversie.

☝Le CGV possono essere poste sul retro dell’ordine di acquisto o su fogli separati. In questo caso, assicurati che siano firmate dal cliente. È bene, infatti, che tutte le pagine del documento proposto al cliente prevedano l’apposizione di una firma.

Ora che hai in mano le chiavi per poter fare ordini di acquisto nella forma dovuta, buttati! Grazie alle informazioni ricevute tramite questo articolo sarai in grado di realizzare un ordine d’acquisto impeccabile dal punto di vista formale!

Eventualmente, in momenti di intensa attività del tuo business, puoi anche pensare di ricorrere a delle soluzioni software per il supporto nella realizzazione degli ordini d’acquisto.

Il tuo rigore, la tua dedizione e la tua precisione nella redazione dell’ordine di acquisto contribuirà a migliorare l'immagine della tua azienda, il che ti consentirà di aumentare la tua credibilità sul mercato e, quindi, ti permetterà di incrementare le tue vendite e, in conseguenza, la tua produttività!