Rivoluzionate la gestione dei vostri asset digitali con una soluzione DAM!

Quando un'azienda produce molti contenuti di marketing o di comunicazione e/o collabora spesso con soggetti esterni, gestire i suoi media può diventare rapidamente un vero e proprio grattacapo.

Come archiviare, organizzare e condividere i contenuti in modo semplice? Come mantenere un' immagine forte del marchio in un momento in cui i media che lo rappresentano si moltiplicano e diventano sempre più complessi?

Utilizzando una soluzione DAM, naturalmente!

Questo tipo di strumento è diventato essenziale per le organizzazioni che devono affrontare grandi sfide nella gestione dei propri asset digitali. E se state leggendo questo articolo, scommettiamo che volete saperne di più sull'argomento 😉.

C he cos'è il software di Digital Asset Management e quali caratteristiche incorpora? Quali sono i vantaggi del suo utilizzo? Come si sceglie la soluzione DAM?

Seguite la guida 👉.

Vedere tutti i software Digital Asset Management (DAM)

Che cos'è il DAM?

L' acronimo DAM, che sta per Digital Asset Management , definisce una categoria di software utilizzati per :

• archiviare;
• gestire;
• condividere;
• distribuire tutte le risorse digitali di un'azienda.

Le soluzioni DAM supportano diversi tipi di risorse, tra cui :

• immagini, tra cui foto, illustrazioni, loghi, ecc;
• video
• file audio
• stampe/PDF ;
• banner pubblicitari ;
• modelli e sagome;
• file 3D, ecc.

💡 Nota: il DAM è talvolta indicato con altri nomi, come software di libreria fotografica o media center.

Questi strumenti, nati come semplici spazi di archiviazione, sono stati sviluppati e migliorati in risposta alle sfide poste dalla proliferazione dei contenuti digitali nelle aziende. Oggi includono funzioni più avanzate, come l' elaborazione dei media (ad esempio il ritaglio) o l'integrazione con altre soluzioni aziendali, come il PIM.

A chi si rivolge una soluzione DAM?

La soluzione DAM si rivolge principalmente ai dipartimenti di marketing e comunicazione, che di solito devono gestire gli asset digitali come parte delle loro campagne.

Tuttavia, affinché lo strumento sia redditizio, è necessario produrre una grande quantità di contenuti o collaborare regolarmente con soggetti esterni o tra le varie entità dello stesso gruppo.

Buono a sapersi: il software di Digital Asset Management è particolarmente utile per le organizzazioni che operano a livello internazionale, in quanto facilita il lavoro tra team geograficamente dispersi. Inoltre, spesso incorpora funzioni che supportano il marketing locale, ossia l'attuazione di azioni personalizzate in base alle caratteristiche specifiche di ciascun Paese.

Qual è lo scopo del software DAM in relazione alle sfide aziendali?

I DAM sono utilizzati dai dipartimenti di marketing e comunicazione che devono affrontare una serie di sfide derivanti dalle nuove realtà del mercato:

• l'aumento del volume di informazioni e del numero di canali di distribuzione: il DAM centralizza tutti gli asset digitali in un unico luogo;
• l'esigenza di una maggiore personalizzazione delle campagne: il DAM fornisce un accesso organizzato ai contenuti adatti ai diversi pubblici, facilitando la creazione di messaggi mirati;
• necessità di lavorare e migliorare l'immagine del marchio: il DAM mantiene la coerenza e la qualità dei materiali di branding;
• ottimizzazione dei tempi di lavoro per aumentare la produttività: il DAM evita di perdere tempo nella ricerca di contenuti o nella condivisione di informazioni;
• requisiti di sicurezza e gestione dei diritti: il DAM garantisce la protezione dei file sensibili e controlla l'accesso ai dati.

In breve, una soluzione di Digital Asset Management consente di lavorare in modo più efficiente, sia in termini di produttività che di rilevanza delle azioni di marketing intraprese.

5 vantaggi di una soluzione DAM al microscopio

#1 Migliore gestione degli asset digitali

Una migliore gestione degli asset... questo è senza dubbio il principale vantaggio di una soluzione DAM!

Abbiamo appena visto che la quantità di informazioni da elaborare e i canali attraverso i quali vengono trasmesse si sono moltiplicati negli ultimi anni: social network, stampa o media online, siti web, cartelloni pubblicitari, emailing.... In breve, abbiamo bisogno di strumenti in grado di elaborare e organizzare queste informazioni in modo efficiente, evitando che i file vadano persi o danneggiati.

Allo stesso tempo, con il DAM, il tempo sprecato a cercare per ore specifici supporti appartiene al passato, poiché consente di :

• organizzarli secondo la propria logica, classificandoli ad esempio con parole chiave;
• trovare rapidamente gli asset necessari grazie a strumenti di ricerca avanzati che tengono conto di una serie di criteri preimpostati.

Il risultato è una produzione più rapida delle vostre campagne di marketing, o anche delle vostre schede prodotto, a tutto vantaggio dei vostri profitti.

#2 Collaborazione più fluida

Grazie a una soluzione DAM, le operazioni di condivisione dei file (anche di grandi dimensioni) diventano molto più semplici, poiché tutto è centralizzato in un unico spazio.

👉 Questo è anche un grande vantaggio se si utilizzano fornitori di servizi esterni, con i quali è importante massimizzare la fluidità degli scambi di informazioni, senza compromettere la sicurezza dei dati.

Inoltre, il DAM consente di impostare flussi di lavoro automatizzati, in modo da non perdere tempo nei circuiti di revisione e convalida dei documenti.

#3 Maggiore sicurezza e conformità

Se non utilizzate il software giusto, correte anche il rischio che i contenuti della vostra azienda siano archiviati in modo insicuro. E questo è un problema reale, visto il crescente rischio di attacchi informatici 🏴‍☠️!

Fortunatamente, potete contare sui software DAM, che non lesinano sui protocolli di sicurezza e ospitano i vostri dati in infrastrutture protette. Inoltre, essi includono tradizionalmente funzioni di :

• gestione dei diritti e degli accessi, utile per garantire che un determinato individuo consulti e/o modifichi solo i documenti autorizzati, né più né meno;
• la tracciabilità, per sapere chi ha modificato cosa e quando, e per tornare alle versioni precedenti se necessario.

Infine, le piattaforme di Digital Asset Management consentono di associare a un file specifiche condizioni di utilizzo. L'obiettivo è garantire il rispetto degli obblighi di proprietà intellettuale (diritti d'immagine, copyright, ecc.).

#4 Un marchio forte e coerente

Sia che la vostra azienda sia grande o piccola, sia che abbia diversi marchi o filiali, dovete spesso chiedervi come garantire che il vostro marketing sia sempre coerente.

Una soluzione DAM può essere utilizzata per creare un unico repository di dati. In questo modo, si fornisce lo stesso livello di informazioni a tutti gli stakeholder e si garantisce che gli asset siano allineati alle linee guida aziendali.

In definitiva, il software di Digital Asset Management contribuisce positivamente all' immagine del vostro marchio, dandovi i mezzi per sviluppare un' identità visiva forte e coerente.

#5 Tenere conto delle specificità locali e individuali

Tuttavia, la coerenza del marchio non significa non tenere conto delle crescenti aspettative dei consumatori in termini di personalizzazione.

Infatti, grazie all'accelerazione e al miglioramento dei processi creativi derivanti dall'uso di uno strumento di Digital Asset Management, i team dispongono di una maggiore larghezza di banda e di risorse tecniche per creare contenuti più mirati.

Inoltre, il DAM semplifica la gestione delle specificità locali nella strategia di marketing:

• Si ottiene una migliore visibilità dei problemi di conformità associati a ciascun Paese;
• si usufruisce di funzioni dedicate alla gestione delle versioni localizzate degli asset, tenendo conto delle specificità culturali e linguistiche.

Le principali caratteristiche di un DAM IT

Le funzionalità di un DAM variano ovviamente da una soluzione all'altra. Ma ecco quelle più comuni 👉 :

• centralizzazione degli asset digitali in un'unica interfaccia, anche se sono numerosi;
• gestione dei metadati, che comporta l'aggiunta e l'organizzazione di informazioni descrittive agli asset digitali;
• ricerca avanzata e multi-criterio
• controllo dell'accesso e dei permessi degli utenti;
• versioning e cronologia delle modifiche, per garantire una migliore tracciabilità delle azioni;
• flussi di lavoro automatizzati per accelerare i processi di approvazione, tra le altre cose;
• conversione di formati di file;
• integrazione del DAM con altre soluzioni aziendali, come il PIM o il software di e-commerce;
• strumenti di elaborazione dei media (ritaglio, ridimensionamento, modifica, ecc.);
• opzioni di collaborazione, come la possibilità di aggiungere annotazioni o commenti;
• reportistica e analisi;
• gestione dei diritti e delle licenze associate a ciascun elemento multimediale;
• condivisione sicura di file, anche di grandi dimensioni;
• backup e ripristino dei dati;
• disponibilità di una versione mobile della soluzione DAM.

Quanto costa una soluzione DAM?

La risposta a questa domanda appare complessa, in quanto i prezzi variano notevolmente a seconda delle funzionalità offerte e delle esigenze effettive.

A titolo indicativo, le soluzioni DAM per le piccole imprese possono partire da circa 50 euro al mese, mentre i software più robusti per le grandi organizzazioni possono costare diverse migliaia di euro all'anno.

Vi consigliamo di contattare direttamente i fornitori di queste piattaforme per ottenere preventivi personalizzati. Non vi resta che fare i vostri calcoli per individuare il software che promette il miglior ritorno sull'investimento.

💡 NB: se, per risparmiare, vi venisse voglia di guardare al DAM open source (le cui licenze sono spesso disponibili gratuitamente!), fate attenzione agli altri possibili costi associati alla sua implementazione, manutenzione o supporto tecnico.

Come si sceglie il software di Digital Asset Management?

Per scegliere il vostro software DAM, iniziate con la questione delle funzionalità. Come abbiamo visto in precedenza, ce ne sono parecchie. Concentratevi su quelle che ritenete essenziali in base alle esigenze e alle dimensioni della vostra organizzazione.

In seguito è necessario esaminare altri criteri, in particolare:

• il metodo di hosting 👉 il vostro cuore oscillerà tra:
  • un DAM SaaS, dove uno dei vantaggi è che l'editore si fa carico degli aggiornamenti;
  • un hosting on-premise sui vostri server, che garantisce un controllo totale, ma richiede risorse per la manutenzione;
• la scalabilità del software, cioè la sua capacità di crescere con la vostra azienda e di gestire un volume crescente di risorse;
• la possibilità di personalizzare il sistema in base alle vostre specifiche esigenze;
• la semplicità della soluzione 👉 l'intuitività dell'interfaccia e la disponibilità di risorse per la formazione degli utenti;
• la protezione dei dati 👉 scegliete un sistema che ospiti i vostri dati su un server situato in Europa, con elevati standard di sicurezza;
• la qualità del supporto clienti 👉 deve essere disponibile e reattivo in caso di problemi.
  Ma soprattutto, è preferibile beneficiare di un vero e proprio supporto durante tutto il progetto di implementazione del DAM (spesso complesso!), sia che si tratti di formalizzare i requisiti, sia che si tratti di implementare la soluzione o di garantire che gli utenti adottino il software.

🛠️ Esempio di soluzione DAM:

Ephoto Dam, presente sul mercato da oltre 18 anni, è una piattaforma robusta progettata per le PMI, le ETI e i grandi clienti. È una soluzione completa che centralizza tutte le funzioni chiave di un buon DAM: hosting e ricerca di contenuti digitali, condivisione degli asset, flussi di lavoro, gestione dei diritti, ecc. Il tutto tramite un' interfaccia dinamica e personalizzabile che si adatta alle vostre esigenze. Inoltre, i numerosi plugin integrati (Microsoft Office, Adobe Creative Cloud, ecc.) lo rendono uno strumento ergonomico per aumentare l'efficienza nella gestione degli asset digitali.

👉 Scoprite qui la nostra selezione dei migliori software di gestione degli asset digitali.

Vedere tutti i software Digital Asset Management (DAM)

Infine, come fare per portare al successo il vostro progetto DAM?

Siete convinti dei vantaggi di una soluzione di Digital Asset Management e siete pronti a fare il grande passo?

Per concludere questo articolo con una nota positiva 🎉 ecco 6 consigli da seguire per portare a termine con successo il vostro progetto DAM, ossia per assicurarvi di scegliere il software giusto e di implementarlo con successo nella vostra azienda 👉.

1. Prima di iniziare, identificate con precisione, insieme ai team interessati, ciò che volete ottenere con la vostra soluzione DAM per orientare le vostre scelte.
   
   
2. Coinvolgete tutte le parti interessate, soprattutto gli utenti finali, fin dall'inizio. La comprensione delle loro esigenze garantirà un'adozione di successo.
   
   
3. Confrontate attentamente le opzioni possibili, senza esitare a chiedere dimostrazioni del prodotto o a testare versioni di prova gratuite.
   
   
4. Pianificate attentamente l'implementazione, utilizzando un calendario dettagliato con le tappe e le risorse assegnate.
   
   
5. Organizzate sessioni di formazione per gli utenti, in quanto si tratta di un passo necessario prima che il DAM possa essere utilizzato al massimo delle sue potenzialità.
   
   
6. Valutare i risultati del progetto, in particolare l'impatto della soluzione sulle prestazioni aziendali.

Armati di questi consigli, siete pronti a portare i vostri media al livello successivo, non considerandoli più come semplici risorse, ma come solidi pilastri delle vostre strategie di marketing e comunicazione 💪!