Note spese Excel, modello gratuito da scaricare

L'inserimento delle note spese in Excel può essere noioso. Per questo motivo è importante per voi, come azienda, fornire ai vostri dipendenti un template. Il rendiconto spese è ormai solo una formalità, ma possono portare rapidamente a complicazioni amministrative e persino legali se vengono gestite male (dimenticate, informazioni mancanti, ecc.). Offrendo un modello di rapporto spese, si facilita questo processo di inserimento.

La nota spese è un documento che consente ai dipendenti di richiedere il rimborso per delle spese sostenute nel contesto di una missione lavorativa: spese di viaggio, chilometraggio, trasporto, pasti aziendali, alloggio, ecc. Nel caso di società che rimborsano le spese effettive, alla nota spese deve essere allegata una ricevuta.

Questo articolo vi aiuterà a comprendere le questioni relative alle richieste di rimborso spese per la vostra azienda e vi offre la possibilità di scaricare gratuitamente il vostro modello di richiesta di rimborso spese!

Un modello di rapporto spese con Excel ha molti vantaggi, tra cui :

• un risparmio di tempo. Poiché le note spese sono generalmente registrate dai dipendenti durante l'orario di lavoro, è tanto più importante per l'azienda cercare di ridurre questo tempo in modo che i dipendenti abbiano più tempo per le attività a più alto valore aggiunto.
• una procedura agevolata. Per i dipendenti, ognuno compila le stesse informazioni, devono solo seguire il modello di rendiconto spese. Ciò facilita anche il lavoro dei contabili che elaborano il rimborso.

La nota spese elenca le spese sostenute dal dipendente per conto della sua società. Deve essere compilato con cura in modo che il documento sia valido e che sia possibile il rimborso.

Alcune delle informazioni devono figurare su una nota spese:

• l'identità del dipendente
• le sue informazioni di contatto
• la data della spesa
• la sua natura (pasto di lavoro, corsa in taxi, biglietto aereo, ecc,)
• l'importo prima e dopo le tasse
• descrizione delle accuse

Nota bene: affinché il rimborso sia possibile, è obbligatorio fornire una ricevuta per ogni spesa.

Per facilitare la gestione delle note spese nella vostra azienda, appvizer vi offre la possibilità di scaricare gratuitamente un modello Excel.

Abbiamo elencato i vantaggi di un modello di nota spese in Excel, ma ci sono anche degli svantaggi.

• Restrittivo: dovete inserire i vostri dati uno per uno per ogni nuova nota spese.
• Rischioso: non c'è modo di allegare la ricevuta per via elettronica per non perderla.
• Laborioso: per i professionisti che viaggiano frequentemente, come i rappresentanti di vendita o i consulenti, l'importo delle ricevute da inserire può essere scoraggiante.
• Rischio di errori: tanto maggiore è il numero di dati inseriti, tanto maggiore è il rischio di errori di battitura o omissioni.

Oggi esistono molti programmi software dedicati alle note spese, o software HRIS con un modulo dedicato. Essi consentono :

• risparmiare tempo: l'automazione dell'inserimento dati, o anche l'assenza di inserimento dati, dimezza il tempo di elaborazione delle note spese.
• evitate errori di inserimento e/o di calcolo: impostando la soluzione in base alla vostra scala di rimborso, potete essere sicuri che i vostri collaboratori saranno rimborsati correttamente.
• semplificare il processo: i manager e i contabili vengono informati di una nuova richiesta di rimborso spese attraverso una notifica e possono convalidare la richiesta con un solo clic.
• hanno più visibilità: il reparto contabilità dell'azienda ha più visibilità sulle spese dell'azienda in tempo reale e può adattarsi.

Sarce travel è un software che gestisce il rimborso spese in maniera estremamente intelligente. Si tratta di una soluzione che permette di automatizzare al massimo l’inserimento delle voci grazie all’assistente vocale e al lettore OCR. Infine, per una massima dematerializzazione consente anche di gestire la fattura elettronica.

Funzionalità:

• Diverse valute
• Inserimento vocale
• Calcolo automatico dei chilometri

Otto è la soluzione a tutti i problemi legati all’inserimento della nota spese su excel. Disponibile su web e app mobile non richiede eccessivi installazioni e sarà disponibile per voi in pochi minuti. Permette inoltre, di inserire informazioni offline che verranno inserite successivamente.

Funzionalità:

• Possibilità di allegare ricevute tramite foto
• Controllo delle spese
• Elaborazione di report

Rydoo è il software che sa rendere contenti sia i dipendenti in trasferta che ai responsabili della contabilità. Tutte le varie normative legate ai rimborsi e alle tasse sono già all’interno del software e costantemente aggiornate. Per quanto riguarda i rimborsi chilometrici li calcola automaticamente tramite Google Maps.

Funzionalità:

• Calcolo automatico delle diarie anche all’internazionale
• Prenotazione viaggi direttamente dal software
• Gestione processi di approvazione

Semplificate la procedura di registrazione delle note spese per i vostri dipendenti fornendo loro un modello da seguire. Il modello di appvizer gratuito vi aiuterà a farlo. Tenete presente però che si può fare meglio scegliendo un software per la gestione delle note spese. Ad oggi la tecnologia è così avanti che davvero si tratta di un click!