Più spazio alla comunicazione con la Unified Communcation

unified communication

La Unified Communication risponde alla crescente necessità di comunicare in modo efficace e rapido all'interno di un'azienda, soprattutto favorendo scambi in tempo reale e a distanza. 

Imprenditori, manager o collaboratori: qualunque sia la vostra posizione o livello gerarchico, questa dimensione del vostro lavoro non vi può sfuggire. Senza una comunicazione efficiente, non ci può essere collaborazione o produttività!  

Centralizzando tutti i mezzi di comunicazione di un'azienda su un'unica piattaforma, e un'unica interfaccia online, gli si fluidificano e si possono unificare quelli che un tempo erano diversi strumenti utilizzati.

Siete stanchi di destreggiarvi tra chat, email, telefono, videoconferenze? La vostra azienda ha diverse sedi e i vostri dipendenti lavorano in mobilità? State cercando lo strumento perfetto di comunicazione interna? 

Vi invitiamo a scoprire cos'è la Unified Communication, le sue sfide e una selezione di soluzioni adatte alle PMI.

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Unified communication: definizione

Si sente spesso parlare di comunicazione unificata o in inglese Unified Communication (UC). Alla base di ciò c'è la rivoluzione nella telefonia aziendale tradizionale, grazie alla tecnologia VoIP (Voice over IP) e all'infrastruttura IPBX.

Grazie ad una soluzione web, diversi canali di comunicazione possono quindi essere combinati sotto un'interfaccia comune e accessibili da diversi terminali (workstation, smartphone, tablet):

  • mezzi di comunicazione in tempo reale, quali telefonia IP, instant messaging o chat, incontri collaborativi (videoconferenza, conferenze audio)
  • strumenti di lavoro collaborativi (monitoraggio in tempo reale di presenza e disponibilità, web conferencing, strumenti per la condivisione di documenti, ecc,)
  • strumenti informatici, come e-mail, calendario condiviso, ecc.

Si può notare che sono state prese in considerazione 5 dimensioni principali:

  • voce
  • sistema di messaggistica
  • conferenza
  • video
  • mobilità

unified communication pillar

© TechTarget

Un'altra possibile definizione è l'unificazione delle comunicazioni sincrone (tempo reale) e asincrone (in tempi differiti). 

Si può vedere che la comunicazione unificata e gli strumenti di lavoro collaborativo possono avere caratteristiche comuni. Infatti, una piattaforma di gestione elettronica dei documenti (EDM), o un social network aziendale (CSN), può includere, ad esempio, funzionalità di chat.

Allo stesso modo, le comunicazioni unificate possono essere trovate nelle tecnologie di call center, tramite l'invio automatico di messaggi via SMS o e-mail, o server vocale interattivo.

I vantaggi della comunicazione unificata

I vantaggi della comunicazione unificata sono numerosi e comprendono i seguenti:

  • adottare un unico strumento per la gestione della comunicazione interna,
  • guadagnare in produttività, grazie al risparmio di tempo nelle riunioni, nei viaggi e nella ricerca di documenti,
  • promuovere il lavoro mobile, il telelavoro e gli scambi per le imprese multisito,
  • migliorare la diffusione e la condivisione delle informazioni e delle esperienze dei dipendenti all'interno dell'azienda,
  • eliminare la necessità di apparecchiature telefoniche,
  • ridurre i costi della telefonia (consumo) e delle soluzioni collaborative,
  • seguire o recuperare facilmente le conversazioni,
  • poter utilizzare qualsiasi tipo di terminale (smartphone, tablet, computer),
  • attrarre e trattenere i talenti,
  • migliorare il comfort sul lavoro,
  • comunicare con clienti e fornitori di servizi esterni,
  • facilitare l'adozione dello strumento da parte di dipendenti e dirigenti (uso intuitivo).

I settori di applicazione della comunicazione unificata

Anche se già in notevole crescita, la Unified Communication è vista come una tecnologia in forte sviluppo nei prossimi anni. I settori che spingono in questa direzione sono differenti ma possiamo vedere come i due più importanti siano IT & Telecom e Finanza.

trend UC Digitalic

©Digitalic

Guardando nello specifico il mercato italiano, abbiamo i dati offerti da Digital4 che indicano:

  • più del 90% delle riunioni è ancora sotto forma di incontro fisico
  • per scambiarsi documenti più del 90% delle aziende utilizza la mail

Insomma, c'è del lavoro da fare ma anche un ottimo margine di miglioramento. Una speranza è data dall'aumento dello smartworking che sarà uno sprone all'utilizzo di questi nuovi canali di comunicazione.

Soluzioni cloud di Unified Communication

In questa sede, il focus sarà sui software adattati alle PMI, in quanto riescono a comprendere le loro esigenze in termini di interconnessione, agilità e reattività, le principali sfide della comunicazione unificata.

Una piattaforma di Unified Communication può essere installata internamente all'interno dell'azienda o accessibile in cloud tramite un browser web, le cosiddette soluzioni UCaaS: Unified Communications as a Service. 

Affinché possiate avere tutte le informazioni prima di fare una scelta, vi presentiamo i leader del mercato SaaS e le piattaforme alternative che meritano di essere scoperte. 

Il nostro database comprende molti altri software di comunicazione e collaborazione con funzionalità trasversali, non esitate a consultarlo.

 

La nostra selezione di software

Slack

La vocazione primaria di Slack è quella di eliminare l'uso della posta elettronica e di condividere diversi strumenti di comunicazione su un'unica piattaforma, per scambi in tempo reale.

È principalmente uno strumento di chat per la condivisione di documenti, con conversazioni organizzate in stringhe di discussione (o thread). Si integra e si sincronizza con altri strumenti come Twitter, Google Drive, Dropbox, Asana, GitHub, Zendesk, Mailchimp, Trello, Skype, Facebook, ecc.

funzionalità slack

eXo Platform

eXo Platform  è una piattaforma all-in-one che centralizza le comunicazioni facilitando il coinvolgimento e le comunicazioni tra i vostri dipendenti. Offre funzionalità estremamente complete che vanno dalla gestione documentale al Corporate Social Network.

Per poter usufruire della piattaforma è sufficiente connettersi ad un browser web facilitando smart-work e l'utilizzo da mobile.

Ringcentral Engage Digital

Ringcentral Engage Digital, è una soluzione software perfetta per le aziende di medio e grande dimensioni. Si tratta di una plattaforma in grado di aggregare diversi mezzi di comunicazione (chat, mail, social...) giocando, quindi, un ruolo di spicco nel supporto alla clientela. Si rivolge quindi soprattutto a professionisti nell'ambito Telecom o call center.

Questa soluzione è disponibile in cloud e già conosciuta e apprezzata in 65 paesi.

Fluidità, efficienza, velocità

Come avete visto, la comunicazione unificata è vasta e può comprendere tutti i tipi di servizi che facilitano principalmente la comunicazione interna.

Man mano che la vostra azienda cresce, avrà bisogno di soluzioni collaborative più avanzate, ad esempio integrando i vostri strumenti CRM, i social network o una gestione più avanzata dei documenti.
Per le piccole e medie imprese, la comunicazione unificata è inizialmente una vera e propria risorsa per continuare a svilupparsi in modo coerente e in uno spirito di lavoro di squadra.

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