Quale software scegliere per la gestione della vostra associazione?

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Sì, discuteremo di software di contabilità pensati per le associazioni. Ma non solo! Riprenderemo anche le basi del funzionamento tipico di un'associazione, per chi vorrebbe lanciarsi in quest'avventura o per chi ha dei dubbi, in modo da comprendere meglio l'importanza di una buona gestione contabile nell'ambito associativo. Qui troverete concetti e consigli contabili adattati, nonché un confronto di software contabili, gratuiti o a basso costo, per la vostra associazione. La tenuta della vostra contabilità vi sembrerà sempre un po' complessa, ma non più insormontabile quando scoprirete che ci sono soluzioni per aiutarvi:

INDICE

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Il funzionamento di un’associazione

Cominciamo con le basi. Esistono diversi tipi di associazioni. Ad esempio, esse possono essere elencate per tipo di oggetto:

  • professionale,
  • sportive,
  • culturali,
  • aiuti umanitari,
  • scolastiche,
  • per la protezione dei consumatori,
  • per la tutela dell'ambiente,
  • per la difesa del patrimonio,
  • ecc.

O per forma giuridica o fiscale:

  • associazioni di fatto: non dichiarate, non hanno diritti o obblighi e non possono aprire un conto bancario o ricevere sovvenzioni;
  • le associazioni dichiarate, tra cui:
    • Cooperative sociali
    • Fondazioni

associazioni forma giuridica italia

Associazioni italiane per forma giuridica, fonte ISTAT

L'associazione è gestita da volontari, tra cui un presidente, un segretario e un tesoriere. Queste posizioni sono a volte supportate da vicepresidenti o vice-tesorieri, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione. A seconda dell'importanza delle attività,poi, i dipendenti possono essere assunti per assumere ruoli nell'amministrazione, nella contabilità, nello sviluppo e nella comunicazione. Ciò è tanto più sensato, e persino essenziale, nei casi (frequenti) in cui i tesorieri non hanno alcuna conoscenza della contabilità. Questi compiti possono essere svolti anche da subappaltatori (società di revisione contabile, ecc.). Tutte queste persone devono attenersi alle istruzioni dei volontari eletti nel Consiglio di Amministrazione. L'associazione riunisce tutti i suoi membri, di solito una volta all'anno, in un'Assemblea Generale (AG) per presentare le sue attività, i conti e i nuovi obiettivi.

 

Lo sapevate? N° 1: Il Consiglio Direttivo è composto da membri eletti dall'Assemblea Generale e si riunisce più volte all'anno per assicurare il corretto funzionamento dell'associazione.

Gli amministratori possono anche riunirsi più frequentemente in uffici ristretti, al fine di monitorare la vita della comunità in modo più regolare e più responsabile.

 

Infine, l'associazione può avere un'unica attività: la difesa dei senzatetto, ad esempio, ma anche attività accessorie (o secondarie), spesso per finanziare l'attività principale oltre ai soci e le eventuali donazioni, come la pubblicazione e la vendita di libri o l'organizzazione di eventi.

Contabilità associativa

Arriviamo al punto, quindi!

A seconda delle dimensioni della vostra associazione, del vostro budget e della portata delle vostre attività, deve essere messa in atto una gestione più o meno rigorosa. Sebbene gran parte delle associazioni siano strutture di piccole dimensioni, la tenuta della contabilità è essenziale, anche se non è ufficialmente obbligatoria. D'altra parte, il carattere obbligatorio può derivare da:

  • regole precise stabilite nello statuto dell'associazione o su richiesta dell'assemblea generale,
  • la sorveglianza delle associazioni riconosciute di interesse generale o di pubblica utilità, la cui gestione di bilancio è oggetto di un controllo scrupoloso,
  • una domanda di approvazione o di sovvenzione ad un'autorità pubblica,
  • un'attività commerciale secondaria o accessoria, imponibile o meno,
  • l'assunzione di personale dipendente.

Lo sapevate? N° 2: Se l'associazione supera la soglia annuale di 60.000 euro di entrate derivanti da un'attività commerciale accessoria, diventa soggetta a imposte commerciali (IVA, imposta sulle società).

Così, a seconda delle dimensioni dell'associazione, i gestori terranno conti di cassa (monitoraggio cronologico delle entrate e degli esborsi) o conti di competenza, al fine di riferire ai soci, ai partner e ai finanziatori sull'utilizzo del denaro versato. Qualunque sia il regime di contabilità applicato, è molto utile:

  • confrontare i risultati da un anno all'altro e ottenere sovvenzioni (finalità economica),
  • essere responsabile nei confronti del tesoriere e poi dell'assemblea generale dei membri, in piena trasparenza (scopo democratico),
  • presentare prove su richiesta delle autorità pubbliche (scopo giuridico).

Lo sapevate? N. 3: Nel caso di richieste di sovvenzioni a enti pubblici, sono sempre richiesti il conto economico di N-1 e un bilancio di previsione per l'esercizio in corso, sia che si tratti di una sovvenzione di funzionamento o di una sovvenzione agli investimenti (per un'azione specifica). Le associazioni dovrebbero presentare conti chiari con voci di spesa ben definite e molteplici finanziatori per rassicurare l'investitore.

Definizioni contabili di base

Contabilità di cassa e contabilità per competenza

La contabilità di cassa (o contabilità di incasso) è destinata alle strutture più piccole. Si tratta di un sistema contabile semplificato che spesso assume la forma di una tabella delle "entrate/spese", con i punteggi degli estratti conto bancari e i documenti giustificativi (ricevute del registratore di cassa, assegni, ecc.). Può essere conservato in un notebook o in un file Excel, con i documenti contabili di supporto archiviati in un raccoglitore. Un semplice software di contabilità è consigliato per alleviare il carico di lavoro quotidiano del manager.

La contabilità per competenza è una contabilità tradizionale, che tiene conto dei ricavi e dei costi, ma anche dei crediti e dei debiti. E' la vera contabilità, come quella che si applica alle società commerciali. Richiede l'utilizzo di software più sofisticati e adattati.

 

Altre definizioni

L'esercizio finanziario è il periodo di riferimento durante il quale un'associazione registra tutte le operazioni contabili effettuate. Di solito dura un anno.

Il conto economico: è la sintesi dei costi e dei ricavi. Permette di sapere se il risultato dell'associazione dopo un esercizio finanziario è in eccedenza (utile) o in deficit (perdita).

Stato patrimoniale: è lo stato delle finanze dell'associazione in un dato momento (ad esempio poco prima di una riunione del consiglio di amministrazione).Presenta le attività (possedimenti) e le passività (debiti). L'equilibrio deve essere in perfetto , in base al principio secondo cui ogni transazione ha un impatto sia sull'attivo che sul passivo. Ad esempio: l'organizzazione di un evento ha generato entrate (biglietti d'ingresso), ma anche spese di comunicazione (stipendi, volantini, ecc.).

Lo sapevate? N° 4: Il contabile di un'associazione pensa molto in termini di "equivalenti a tempo pieno"  per valutare le sue spese (ETP = salario orario x numero di ore dedicate all'operazione in questione, per dipendente).Il volontariato può essere valutato anche in termini monetari (viaggi, alloggio, formazione).

Contabilità analitica: per le grandi associazioni, permette di individuare le leve e i vincoli che influenzano i risultati della struttura. È uno strumento di gestione, gestione e analisi dell'organizzazione.

Il piano contabile delle associazioni

Il piano contabile dell'associazione si applica alle associazioni secondo diversi criteri:

  • il numero di dipendenti (oltre 50),
  • aiuti pubblici (oltre 153.000 euro o più del 50% del bilancio),
  • il fatturato,
  • il riconoscimento dell'interesse generale o dell'utilità pubblica,
  • lo scopo (beneficenza, ricerca scientifica o medica, finanziamento elettorale),
  • risorse (il bando per le donazioni pubbliche, ecc.),
  • qualità economica o commerciale.

Lo sapevate? N. 5: Le associazioni di interesse generale o di pubblica utilità sono le uniche che possono emettere ricevute fiscali, in modo che i donatori possano beneficiare di una detrazione fiscale.

Anche le associazioni interessate dal piano contabile devono anche:

  • tenere un libro giornale in cui le voci sono registrate cronologicamente e su base giornaliera,
  • eventualmente tenere un libro mastro generale (compresi i conti annuali dell'associazione, i rendiconti di tutte le attività e passività, ecc.

Il piano dei conti è suddiviso in più conti:

  • il capitale sociale (patrimonio netto, prestiti, accantonamenti per spese),
  • immobilizzazioni materiali (software, macchine, marchi, avviamento, partecipazioni, investimenti, ecc,
  • le rimanenze e i prodotti in corso di lavorazione (materie prime, forniture, ecc.),
  • conti di terzi (fornitori, clienti),
  • conti finanziari (tesoreria dell'associazione),
  • conti spese (acquisti, stipendi, affitti, ecc.),
  • contabilità dei prodotti (servizi, vendita di beni),
  • contributi volontari in natura (volontariato, donazioni).

Lo sapevate? N° 6: Le associazioni che non sono interessate dal piano contabile possono comunque decidere di redigerne uno, nell'interesse della trasparenza totale con i suoi membri, finanziatori e partner.

Soluzioni di gestione

Soluzioni gratuite o a pagamento, open source, on-premise, online, software per la contabilità di cassa, software per la gestione delle donazioni, per piccole associazioni o grandi, ce n'è per ogni esigenza.

Il foglio di calcolo Excel per la contabilità della vostra associazione

Excel è il primo software a cui pensiamo per tenere una semplice contabilità in associazione. Non si tratta di un software sviluppato specificamente per la tenuta della contabilità, ma di un foglio di calcolo. Può soddisfare esigenze gestionali di base. Le sue funzionalità sono certamente avanzate quando si ha un livello esperto (formule, tabelle pivot, ecc.), ma manca di intuitività e di una dimensione collaborativa.In caso di controllo, è necessario aver convertito il file .xls in.pdf per non essere più modificabile, i documenti contabili non devono essere modificabili.

La nostra selezione: software di gestione dedicati alle associazioni

Tra le soluzioni software che si possono scegliere proponiamo due tipi di soluzioni in modo che siate liberi di scegliere maggiormente in base alle vostre esigenze:

  • Il vantaggio del software SaaS è che è accessibile da qualsiasi luogo, sempre aggiornato, e il pagamento viene effettuato tramite abbonamento mensile o annuale. I  dati sono memorizzati nel cloud.
  • Il vantaggio del software locale è che si ha un pieno controllo dei dati, essendo essi ospitati nei server aziendali, e non è necessaria una connessione ad internet.

Assofacile

Assofacile è un software gestionale completo per associazioni, aiuta nelle operazioni ordinarie dall’inizio alla fine. Non si tratta, infatti, di semplice gestione contabile o fiscale, ma anche di organizzazione di eventi, attività sportive e interazioni coi social. Anche questo programma è accessibile da browser per semplificare al massimo l’accesso e l’utilizzo. Viene garantita la conformità con le regolamentazioni GDPR e un costante sistema di aggiornamenti per mantenere il software al meglio.

Tra le principali funzioni:

  • Amministrazione, conti e banca
  • Bilanci
  • Regimi fiscali e tributari
  • Eventi e social media

Per gli scettici viene offerta la possibilità di testare il prodotto per 7 giorni con poi abbonamento su base annuale in funzione delle caratteristiche richieste.

Astute

Astute è uno strumento di casa Teamsystem, si basa su una tecnologia 100% web. Si rivolge a qualsiasi tipo di associazione offrendo funzionalità basilari come gestione tesseramenti e contabilità base ma anche cose più sofisticate come analisi statistiche. Ogni dato è esportabile in formati office o PDF. I costi di installazione e implementazione sono bassi pensati appositamente per poter essere di supporto anche alle associazioni più piccole.

Tra le funzionalità principali:

  • Anagrafica
  • Gestione quote
  • Gestione amministrativa ed economica
  • Marketing
  • Dati

Per quanto riguarda prezzi ed eventuali demo fare riferimento alla software house.

Finson

Al contrario dei precedenti, Finson propone un software da scaricare che è compatibile coi sistemi Windows.I dati sono tenuti sul computer garantendo estrema sicurezza ma se preferite una maggiore mobilità è possibile ospitarli su chiavetta.È un software gestionale completo ed estremamente affermato sul mercato italiano.Anche questo strumento è venduto già in regola per la gestione della fatturazione elettronica.

Alcune delle funzioni più interessanti:

  • Anagrafica, iscrizioni e gestione tessere
  • Amministrazione e contabilità
  • Magazzino
  • Statistiche
  • Funzione calcolo prezzo al pubblico

Un punto estremamente positivo del software è l’estrema chiarezza durante l’acquisto: Licenza senza scadenza a partire da 69€ con assistenza via mail inclusa.

Portale 3°settore

Si tratta di una soluzione gestionale e contabile modulare. Portale 3° settore estremamente aggiornato e professionale mantenendo, però, un’interfaccia estremamente user-friendly. È una soluzione web based a cui si può accedere direttamente da sito web rendendo lo strumento estremamente flessibile e mobile. Essendo modulare riesce a coprire i bisogni di associazioni diverse in scopo e dimensioni.

I moduli principali:

  • Organi sociali & soci
  • Beni
  • Raccolta fondi, raccolta quote e tessere
  • Contabilità

Per il prezzo serve contattare l’azienda ma è possibile usufruire di una demo gratuita.

Tabella comparativa della nostra selezione

Funzionalità Assofacile Astute Finson Portale 3° settore
Tessere si si si si
Contabilità si si si si
Eventi si nd nd nd
Cloud/licenza Cloud Scelta Licenza Cloud
Prezzo da 10,24€ al mese su richiesta da 69€ (one time license) su richiesta

La digitalizzazione della contabilità associativa

Come ogni struttura, l'associazione sta affrontando la transizione digitale e deve adattarsi per garantire la sostenibilità a lungo termine della sua attività. Una vasta gamma di software, dal più completo al più specializzato, è disponibile a prezzi molto competitivi.Sta a voi definire le vostre esigenze. La gestione della vostra associazione e della sua contabilità, della vostra organizzazione e della vostra trasparenza, diventerà il vostro valore aggiunto, senza stress!

 

 

 

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