Contabilità associazioni: miniguida per principianti

Sì, discuteremo della tanto tenuta contabilità delle associazioni. Ma non solo! Riprenderemo anche le basi del funzionamento tipico di un'associazione, per chi vorrebbe lanciarsi in quest'avventura o per chi ha dei dubbi, in modo da comprendere meglio l'importanza di una buona gestione contabile nell'ambito associativo. Tutto dagli obblighi di tenuta contabile ai rapporti con l'Agenzia delle Entrate

Qui troverete concetti e consigli contabili adattati, nonché un confronto di software contabili, gratuiti o a basso costo, per la vostra associazione. La tenuta della vostra contabilità vi sembrerà sempre un po' complessa, ma non più insormontabile quando scoprirete che ci sono soluzioni per aiutarvi:

Cominciamo con l'ABC. Esistono diversi tipi di associazioni. Ad esempio, esse possono essere elencate per tipo di oggetto:

• esercenti attività commerciali,
• sportive dilettantistiche,
• culturali,
• aiuti umanitari,
• scolastiche,
• per la protezione dei consumatori,
• per la tutela dell'ambiente,
• per la difesa del patrimonio,
• no profit (senza scopo di lucro)
• ecc.

O per forma giuridica o fiscale:

• associazioni di fatto: non dichiarate, non hanno diritti o obblighi e non possono aprire un conto bancario o ricevere sovvenzioni;
• le associazioni dichiarate, tra cui:
  • Cooperative sociali
  • Fondazioni

Associazioni italiane per forma giuridica, fonte ISTAT

L'associazione è gestita da volontari, tra cui un presidente, un segretario e un tesoriere. Queste posizioni sono a volte supportate da vicepresidenti o vice-tesorieri, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione. A seconda dell'importanza delle attività,poi, i dipendenti possono essere assunti per assumere ruoli nell'amministrazione, nella contabilità, nello sviluppo e nella comunicazione.

Ciò è tanto più sensato, e persino essenziale, nei casi (frequenti) in cui i tesorieri non hanno alcuna conoscenza della contabilità. Questi compiti possono essere svolti anche da subappaltatori (società di revisione contabile, ecc.). Tutte queste persone devono attenersi alle istruzioni dei volontari eletti nel Consiglio di Amministrazione. L'associazione riunisce tutti i suoi membri, di solito una volta all'anno, in un'Assemblea Generale (AG) per presentare le sue attività, i conti e i nuovi obiettivi.

Infine, l'associazione può avere un'unica attività principale: la difesa dei senzatetto, ad esempio, ma anche attività accessorie (o secondarie), spesso per finanziare l'attività principale oltre ai soci e le eventuali donazioni, come la pubblicazione e la vendita di libri o l'organizzazione di eventi.

Arriviamo al punto, quindi!

A seconda delle dimensioni della vostra associazione, del vostro budget e della portata delle vostre attività, deve essere messa in atto una gestione più o meno rigorosa. Sebbene gran parte delle associazioni siano strutture di piccole dimensioni, la tenuta della contabilità è essenziale, anche se non è ufficialmente obbligatoria. D'altra parte, il carattere obbligatorio può derivare da:

• regole precise stabilite nello statuto dell'associazione o su richiesta dell'assemblea generale,
• la sorveglianza delle associazioni riconosciute di interesse generale o di pubblica utilità, la cui gestione di bilancio è oggetto di un controllo scrupoloso,
• una domanda di approvazione o di sovvenzione ad un'autorità pubblica,
• un'attività commerciale secondaria o accessoria, imponibile o meno,
• l'assunzione di personale dipendente.

Così, a seconda delle dimensioni dell'associazione, i gestori terranno conti di cassa (monitoraggio cronologico delle entrate e degli esborsi) o conti di competenza, al fine di riferire ai soci, ai partner e ai finanziatori sull'utilizzo del denaro versato. Qualunque sia il regime di contabilità applicato, è molto utile:

• confrontare i risultati da un anno all'altro e erogazioni liberali (finalità economica),
• essere responsabile nei confronti del tesoriere e poi dell'assemblea generale dei membri, in piena trasparenza (scopo democratico),
• presentare prove su richiesta delle autorità pubbliche (scopo giuridico).

La contabilità di cassa (o contabilità di incasso) è destinata alle strutture più piccole. Si tratta di un sistema contabile semplificato che spesso assume la forma di una tabella delle "entrate/spese", con i punteggi degli estratti conto bancari e i documenti giustificativi (ricevute del registratore di cassa, assegni, ecc.). Può essere conservato in un notebook o in un file Excel, con i documenti contabili di supporto archiviati in un raccoglitore. Un semplice software di contabilità è consigliato per alleviare il carico di lavoro quotidiano del manager.

La contabilità per competenza è una contabilità tradizionale, che tiene conto dei ricavi e dei costi, ma anche dei crediti e dei debiti. E' la vera contabilità, come quella che si applica alle società commerciali. Richiede l'utilizzo di software più sofisticati e adattati.

L'esercizio finanziario è il periodo di riferimento durante il quale un'associazione registra tutte le operazioni contabili effettuate. Di solito dura un anno.

Il conto economico: è la sintesi dei costi e dei ricavi. Permette di sapere se il risultato dell'associazione dopo un esercizio finanziario è in eccedenza (utile) o in deficit (perdita).

Stato patrimoniale: è lo stato delle finanze dell'associazione in un dato momento (ad esempio poco prima di una riunione del consiglio di amministrazione).Presenta le attività (possedimenti) e le passività (debiti). L'equilibrio deve essere in perfetto , in base al principio secondo cui ogni transazione ha un impatto sia sull'attivo che sul passivo. Ad esempio: l'organizzazione di un evento ha generato entrate (biglietti d'ingresso), ma anche spese di comunicazione (stipendi, volantini, ecc.).

Contabilità analitica: per le grandi associazioni, permette di individuare le leve e i vincoli che influenzano i risultati della struttura. È uno strumento di gestione, gestione e analisi dell'organizzazione.

Il piano contabile dell'associazione si applica alle associazioni secondo diversi criteri:

• il numero di dipendenti (oltre 50),
• aiuti pubblici (oltre 153.000 euro o più del 50% del bilancio),
• il fatturato,
• il riconoscimento dell'interesse generale o dell'utilità pubblica,
• lo scopo (beneficenza, ricerca scientifica o medica, finanziamento elettorale),
• risorse (il bando per le donazioni pubbliche, ecc.),
• qualità economica o commerciale.

Anche le associazioni interessate dal piano contabile devono anche:

• tenere un libro giornale in cui le voci sono registrate cronologicamente e su base giornaliera,
• eventualmente tenere un libro mastro generale (compresi i conti annuali dell'associazione, i rendiconti di tutte le attività e passività, ecc.

Il piano dei conti è suddiviso in più conti:

• il capitale sociale (patrimonio netto, prestiti, accantonamenti per spese),
• immobilizzazioni materiali (software, macchine, marchi, avviamento, partecipazioni, investimenti, ecc,
• le rimanenze e i prodotti in corso di lavorazione (materie prime, forniture, ecc.),
• conti di terzi (fornitori, clienti),
• conti finanziari (tesoreria dell'associazione),
• conti spese (acquisti, stipendi, affitti, ecc.),
• contabilità dei prodotti (servizi, vendita di beni),
• contributi volontari in natura (volontariato, donazioni).

Soluzioni gratuite o a pagamento, open source, on-premise, online, software per la contabilità di cassa, software per la gestione delle donazioni, per piccole associazioni o grandi, ce n'è per ogni esigenza.

Excel è il primo software a cui pensiamo per tenere una semplice contabilità in associazione. Non si tratta di un software sviluppato specificamente per la tenuta della contabilità, ma di un foglio di calcolo. Può soddisfare esigenze gestionali di base.

Le sue funzionalità sono certamente avanzate quando si ha un livello esperto (formule, tabelle pivot, ecc.), ma manca di intuitività e di una dimensione collaborativa.In caso di controllo, è necessario aver convertito il file .xls in.pdf per non essere più modificabile, i documenti contabili non devono essere modificabili.

Tra le soluzioni software che si possono scegliere proponiamo due tipi di soluzioni in modo che siate liberi di scegliere maggiormente in base alle vostre esigenze:

• Il vantaggio del software SaaS è che è accessibile da qualsiasi luogo, sempre aggiornato, e il pagamento viene effettuato tramite abbonamento mensile o annuale. I dati sono memorizzati nel cloud.
• Il vantaggio del software locale è che si ha un pieno controllo dei dati, essendo essi ospitati nei server aziendali, e non è necessaria una connessione ad internet.

Assofacile è un software gestionale completo per associazioni, aiuta nelle operazioni ordinarie dall’inizio alla fine. Non si tratta, infatti, di semplice gestione contabile o fiscale, ma anche di organizzazione di eventi, attività sportive e interazioni coi social. Anche questo programma è accessibile da browser per semplificare al massimo l’accesso e l’utilizzo. Viene garantita la conformità con le regolamentazioni GDPR e un costante sistema di aggiornamenti per mantenere il software al meglio.

Tra le principali funzioni:

• Amministrazione, conti e banca
• Bilanci
• Regimi fiscali e tributari
• Eventi e social media

Per gli scettici viene offerta la possibilità di testare il prodotto per 7 giorni con poi abbonamento su base annuale in funzione delle caratteristiche richieste.

Astute è uno strumento di casa Teamsystem, si basa su una tecnologia 100% web. Si rivolge a qualsiasi tipo di associazione offrendo funzionalità basilari come gestione tesseramenti e contabilità base ma anche cose più sofisticate come analisi statistiche. Ogni dato è esportabile in formati office o PDF. I costi di installazione e implementazione sono bassi pensati appositamente per poter essere di supporto anche alle associazioni più piccole.

Tra le funzionalità principali:

• Anagrafica
• Gestione quote
• Gestione amministrativa ed economica
• Marketing
• Dati

Per quanto riguarda prezzi ed eventuali demo fare riferimento alla software house.

Al contrario dei precedenti software, Finson è un software da scaricare disponibile per Windows.

I dati sono salvati sul computer garantendo estrema sicurezza. In alternativa permette il salvataggio delle informazioni su chiavetta USB.

È un software gestionale completo ed estremamente affermato sul mercato italiano. 

Alcune delle funzioni più interessanti:

• Anagrafica, iscrizioni e gestione tessere
• Amministrazione e contabilità
• Magazzino
• Statistiche
• Funzione calcolo prezzo al pubblico

Un punto estremamente positivo del software è l’estrema chiarezza durante l’acquisto: Licenza senza scadenza a partire da 69€ con assistenza via mail inclusa.

Si tratta di una soluzione gestionale e contabile modulare. Portale 3° settore estremamente aggiornato e professionale mantenendo, però, un’interfaccia estremamente user-friendly. È una soluzione web based a cui si può accedere direttamente da sito web rendendo lo strumento estremamente flessibile e mobile. Essendo modulare riesce a coprire i bisogni di associazioni diverse in scopo e dimensioni.

I moduli principali:

• Organi sociali & soci
• Beni
• Raccolta fondi, raccolta quote e tessere
• Contabilità

Per il prezzo serve contattare l’azienda ma è possibile usufruire di una demo gratuita.

Come ogni struttura, l'associazione sta affrontando la transizione digitale e deve adattarsi per garantire la sostenibilità a lungo termine della sua attività. Una vasta gamma di software, dal più completo al più specializzato, è disponibile a prezzi molto competitivi.Sta a voi definire le vostre esigenze. La gestione della vostra associazione e della sua contabilità, della vostra organizzazione e della vostra trasparenza, diventerà il vostro valore aggiunto, senza stress!