IT governance: come gestire i sistemi informativi in azienda

di Maxime Perotti il 27/08/20
IT governance: Che cos'è e come permette di ottimizzare le risorse informatiche in azienda. Differenze con la gestione dei rischi e presentazione dei due framework principali ITIL e COBIT

In un contesto economico dominato dall'informazione, dall'innovazione e dalla corsa ai risultati, l’IT governance sembra essere una delle migliori strategie per ottimizzare le proprie risorse informatiche.

Perché?

Perché permette di allineare i sistemi e le tecnologie IT con gli obiettivi di business generali dell’azienda, in un mondo del lavoro sempre più orientato alla digital transformation.

Ma che cosa si intende precisamente con IT governance?

Quali sono le problematiche per implementare un sistema informativo il più consono alla vostra organizzazione?

Che cosa si intende per IT governance?

Definizione di IT governance

L’IT governance è incaricata dello sviluppo delle tecnologie dell’informazione coerentemente con gli obiettivi generali e strategici dell’azienda.

La sua ascesa è dovuta alla seguente constatazione: i sistemi IT permettono di generare valore, pertanto non vanno più considerati come semplici strumenti di sostegno logistico.

COBIT o ITIL, quale framework scegliere?

L’IT governance si basa su dei modelli descritti in un certo numero di framework. Vediamo i 2 principali.

ITIL (Information Technology Infrastructure Library)

L’obiettivo di ITIL è di normare le best practice relativamente al management dell’informazione.

L’IT governance nel quadro ITIL:

  • si integra alla governance generale dell’azienda, anche se il framework non è stato inizialmente creato con questo scopo;
  • costituisce un supporto su cui appoggiarsi per uniformare le azioni dei servizi IT e dell’organizzazione;
  • definisce i corretti usi professionali per ottimizzare i processi aziendali.

COBIT, altro framework molto noto nel mondo informatico, è più orientato alla governance in senso stretto. Beneficia del contributo di ITIL, ma mira soprattutto a migliorare la produttività e a proporre un quadro gestionale, per un approccio business-oriented.

Per questo, COBIT si basa su 5 principi fondamentali:

  • prendere in considerazione tutti gli stakeholder;
  • coprire tutti i bisogni IT dell’azienda;
  • applicare un unico framework integrato;
  • implementare un approccio globale di gestione dei sistemi informativi;
  • separare la governance dalla gestione.

Differenza tra IT governance e gestione informatica

A questo punto, vi state forse chiedendo in cosa l’IT governance differisce dalla semplice gestione informatica.

In realtà, esistono alcune sfumature:

  • l’IT governance ha l’obiettivo di sostenere il successo e la crescita a lungo termine dell'azienda. Per questo motivo è spesso assicurata da un comitato direttivo, che comprende rappresentanti del reparto IT, ma anche altri attori chiave dell'azienda (direttori di azienda, direttori commerciali, ecc.);
  • la gestione informatica, invece, assicura che le attività e i processi si svolgano quotidianamente senza intoppi. Questa missione è coperta da profili più tecnici.

I fattori chiave per l’IT governance

Creare valore

La tecnologia è un mezzo, mai il fine

Questa frase, pronunciata dal fondatore di StartupBusiness Emil Abirascid, aiuta a comprendere come oggigiorno le tecnologie informatiche non rivestano più solo un interesse prettamente operativo, ma che rappresentino un vero e proprio asset strategico.

Questa consapevolezza va di pari passo con il fatto che l'informatica non sia più vista come una voce di costo da contenere: infatti, in una società e in un mercato in costante evoluzione, i costi aziendali non sono più legati esclusivamente all'hardware o al capitale.

👉 Oggi l'informazione domina incontrastata. Da qui l'importanza di avere un sistema informativo ad alte prestazioni per gestire i dati e trarne valore.

Migliorare i processi aziendali

A causa delle nuove sfide legate all’automazione delle funzioni, della trasformazione digitale e della dematerializzazione, i vari processi e le imprese dipendono sempre più dai sistemi informativi.

Mettere in pratica un’IT governance, significa realizzare un’ottimizzazione di tutti i flussi di lavoro, e quindi una produttività e un’efficienza più elevata a tutti i livelli organizzativi.

Ottimizzare i costi

Ottimizzare i processi significa ottimizzare anche le spese. In altre parole, l’IT governance razionalizza gli investimenti informatici in base alle priorità e ai bisogni concreti.

Questo determina una riduzione del budget destinato a funzioni non prioritarie, ed un contemporaneo aumento per le funzioni ad alto valore aggiunto.

Gestire i rischi

IT governance e gestione dei rischi vanno a braccetto. I direttori informatici devono essere in grado di anticiparli:

  • tramite misure preventive come la gestione incidenti,
  • tenendo conto del contesto regolamentare.

Questa presa in considerazione dei rischi informatici durante l’elaborazione della strategia globale permette di avere una visione più reale della situazione aziendale, una maggior visibilità sulle spese a venire, oltre a costituire un vero e proprio vantaggio concorrenziale.

Aumentare la performance e la competitività

Grazie a una miglior padronanza dei processi aziendali e all’ottimizzazione della gestione informatica, l’IT governance rappresenta una leva per la performance e la competitività.

In definitiva, l’obiettivo ultimo è l’ottenimento di un chiaro vantaggio competitivo attraverso:

  • la value proposition dei servizi IT,
  • l’allineamento strategico con i bisogni reali dell’azienda e del mercato.

Come gestire l’IT governance?

Identificate gli obiettivi da soddisfare

Implementare un’IT governance significa:

  • essere in linea con la strategia e gli obiettivi a breve e lungo termine dell'azienda;
  • monitorare e misurare le performance IT;
  • garantire che i sistemi informativi creino valore per il business e generino un buon ROI (Return On Investment);
  • mettere in pratica una gestione dei rischi informatici;
  • anticipare i bisogni e le evoluzioni future per meglio orientare le proprie azioni IT;
  • infondere a tutti i collaboratori aziendali una cultura di IT governance.

Definite una strategia IT

È importante creare un piano strategico e identificare le best practice da seguire all’interno dell’organizzazione. Inoltre, i ruoli devono essere ben definiti, di modo che tutti sappiano quali azioni devono essere realizzate.

Ecco le attività principali:

  • pianificazione e organizzazione: implementare un approccio proattivo e pianificare le attività in base alle reali priorità dell'azienda, ai budget, alle risorse, il tutto in conformità con le esigenze del vostro business;
  • direzione: assicurarsi che le previsioni corrispondano alle previsioni e, se necessario, effettuare gli aggiustamenti necessari (risorse, budget, ecc.). Questo ruolo spetta generalmente al CIO (Chief Information Officer);
  • coordinamento: coordinare il flusso di domande, ma anche le azioni di tutti gli stakeholder dell'azienda;
  • controllo: attraverso KPI per verificare le task effettuate.

Gli strumenti giusti per l’IT governance

Per una IT governance ottimale, è fondamentale dotarsi degli strumenti software adeguati:

  • per beneficiare di una visione globale dei progetti, della gestione delle risorse e del budget,
  • per guidare tutti i progetti informatici nel modo migliore possibile.

Ecco alcune soluzioni per voi: Itmsuite, Software AG, IT governance Pat.

La gestione del cambiamento

L’IT governance sembra quindi adattarsi alla perfezione alle organizzazioni orientate alla performance, offrendo una risposta sia tecnica che organizzativa alla crescente complessità del mercato.

Per questo, è fondamentale un’adeguata gestione del cambiamento, affinché tutti i team aderiscano al progetto e lavorino insieme per rispondere efficacemente allo stesso obiettivo di creazione di valore.