Accordo Smart working: cosa dice la legge?

Sooprattutto negli ultimi mesi, l’utilizzo della pratica dello Smart Working si è diffusa a macchia d’olio a livello internazionale. Essa si è fatta apprezzare per i vantaggi non solo per le aziende, ma anche per la pubblica amministrazione.

Ma, in una società in cui il ricorso al lavoro agile è in continuo aumento, cosa raccomanda la legge? Quali sono le condizioni e le menzioni obbligatorie da includere nell’organizzazione dello Smart Working?

Questo articolo ti fornirà non solo una panoramica sulla normativa vigente, ma anche consigli di applicazione e suggerimenti pratici per la redazione di un piano lavorativo ideale. Ti sarà messo a disposizione, inoltre, un modello scaricabile di accordo Smart Working

Una piccola introduzione:

Spesso confuso con il telelavoro (assimilabile al concetto di Remote Working), lo Smart Working è, invece, un concetto un po’ più complesso e meno vincolante. Esso presuppone un’alta dose di flessibilità e di capacità di adattamento, autogestione e responsabilità. Infatti, se il telelavoro è una pratica lavorativa che si svolge a distanza rispetto alla sede centrale dell’azienda, ma che prevede l’obbligo di dimostrarsi online e attivi in un luogo specifico dichiarato e in un lasso di tempo prestabilito e sempre uguale a se stesso, lo Smart Working non limita il lavoratore a luoghi fisici fissi e l’orario di lavoro è autodeterminato e gestito dallo stesso Smart Worker.

Lo Smart Working, dunque, secondo la definizione fornita dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, è una modalità lavorativa caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione piuttosto per obiettivi o fasi, stabilita mediante previo accordo tra il datore di lavoro ed il dipendente.

Ma entriamo più nel dettaglio.

In realtà, lo Smart Working è una pratica che ha preso piede già da qualche anno: questo modo di lavorare si è sviluppato di pari passo con le nuove tecnologie ed era già stato integrato nell’organizzazione di numerose aziende prima del diffondersi della pandemia.

Infatti, il lavoro agile era già stato disciplinato tramite la Legge del 22 maggio 2017 n.81 (art.18-24), detta anche “Legge sul lavoro agile”, che aveva consentito il suo inserimento nel panorama normativo ed aveva fornito le basi legali per la sua applicazione sia nell’ambito pubblico, che nel privato.

Pur non essendo un fenomeno nuovo, tuttavia, lo Smart Working non aveva riscosso la popolarità che, per ovvie ragioni, questa pratica ha raggiunto a partire dal febbraio del 2020. In conseguenza alle politiche di chiusura delle attività, di confinamento e di lockdown messe in atto nel tentativo di far fronte alla pandemia, infatti, è stato necessario per le aziende adottare misure di sicurezza stringenti. Tra queste compariva la spinta ad adottare, ove possibile, il lavoro agile come soluzione alternativa al lavoro presenziale, da un lato per continuare a garantire la produttività del proprio business, dall’altro per tutelare la sicurezza dei propri dipendenti.

Il boom dell’utilizzo dello Smart Working ha, di conseguenza, imposto al governo di intervenire per definire questa pratica sociale e garantire il suo corretto utilizzo.

Nonostante le recenti agevolazioni ed esortazioni governative, il quadro normativo di riferimento per la regolazione del lavoro agile rimane, tuttavia, la Legge sopra nominata del 22 maggio 2017.

La Legge 22 maggio 2017 n. 81 comprende 26 articoli in totale e si articola in tre capi:

• Capo I: tutela del lavoro autonomo (articoli 1-17);
• Capo II: lavoro agile (articoli 18-24);
• Capo III: disposizioni finali (articoli 25-26).

Di particolare rilevanza per l’organizzazione dello Smart Working, risulta il Capo II.

L’art. 18 si occupa di definire il lavoro agile, che è svincolato:

• Da un luogo fisico predefinito in cui svolgere l’attività;
• Dal rispetto di un orario fisso.

Il dipendente può, quindi, eseguire le sue mansioni sia all’interno dei locali aziendali, che all’esterno, in ogni altro luogo di sua scelta, senza dover dichiarare alcuna postazione fissa (anche se questa pratica rimane preferibile) ed entro i soli limiti temporali della durata massima dell’orario di lavoro.

L’art. 19 riguarda, invece, la forma e il recesso dello Smart Working. Questo tipo di modalità lavorativa si basa su un previo accordo individuale tra le parti coinvolte (dipendente e datore di lavoro).

Esso presenta le seguenti peculiarità:

• È da concludersi unicamente per iscritto;
• Può essere a tempo determinato o indeterminato (a seconda del tipo di accordo varrà un termine temporale diverso per il recesso).
• Disciplina lo svolgimento dell’attività lavorativa, anche facendo riferimento agli strumenti utilizzabili dal lavoratore ed al grado di esercizio del potere da parte del datore di lavoro.
• Esplicita i tempi di riposo del dipendente;
• Fornisce informazioni per assicurare la corretta disconnessione del lavoratore dalle tecnologie utilizzate durante l’orario lavorativo.

Nel documento occorre, inoltre:

• Indicare i giorni in cui è possibile lavorare in modalità Smart e i giorni in cui è richiesta la presenza;
• Stabilire eventuali giorni fissi o variabili;
• Definire il numero di giorni, di ore, di mesi, di anni, insomma la durata dello Smart Working con prevalenza della modalità di prestazione in sede;
• Valutare la suddivisibilità della giornata lavorativa, oppure stabilire il lavoro agile per la giornata intera;
• Identificare delle fasce orarie di reperibilità da rispettare.

☝️ Dal momento che, in questa particolare situazione di emergenza sanitaria, sussiste l’obbligo di ammettere i lavoratori allo Smart Working, il rifiuto della modalità di lavoro agile da parte del lavoratore non è consentito, mentre da parte del titolare dell’azienda deve essere adeguatamente motivato, ad esempio da:

• Mancanza di strumenti tecnici necessari per lo svolgimento del lavoro in modalità Smart;
• Insufficiente autonomia del lavoratore.

L’art. 20 riguarda il trattamento dei dipendenti. In particolar modo cita:

• La garanzia di egual trattamento economico e normativo per i lavoratori Smart non inferiore a quello riservato ai dipendenti operanti in modalità presenziale in azienda;
• Il diritto all’apprendimento continuo dei lavoratori.

L’art. 21 si occupa di definire il potere di controllo del datore di lavoro, che è solamente legato al monitoraggio del grado di adempimento degli obiettivi concordati antecedentemente con il dipendente.

L’art. 22 e 23 hanno per oggetto rispettivamente la sicurezza sul lavoro e la salute dei lavoratori. Entrambi i punti sono garantiti dal datore di lavoro, da una parte tramite l’applicazione di determinate misure preventive volte a fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione dell’attività lavorativa al di fuori dei locali aziendali, dall’altra mediante la stipulazione di un’assicurazione sanitaria obbligatoria per gli infortuni e le malattie professionali.

Al fine di pianificare un adeguato prospetto di Smart Working, è necessario tener presenti tutti i punti sopraelencati definiti dalla legge.

In aggiunta, è possibile specificare diversi elementi, come ad esempio :

• Il luogo o i luoghi autorizzati per Smart Working;
• La frequenza ed il numero di giorni adibiti al lavoro agile;
• Le ore di lavoro o l’orario di lavoro tipo;
• Il lasso di tempo in cui è richiesta la reperibilità per lo scambio di informazioni e le riunioni;
• Le modalità di controllo dell'orario di lavoro;
• Un eventuale periodo di adattamento di durata fissa;
• Le disposizioni per la fine dello Smart Working;
• L'eventuale copertura delle spese professionali, ecc.

☝️ Per quanto riguarda le spese dello Smart Working, la normativa non specifica se il datore di lavoro sia tenuto al rimborso delle spese, anche in riferimento agli strumenti di lavoro.

Di seguito ti proponiamo un Template del nostro modello di accordo per lo Smart Working 2020. Scaricalo e adattalo alle tue esigenze! Esso potrà costituire una buona base per organizzare al meglio un adeguato piano di Smart Working!

Tuttavia, ti raccomandiamo di farti accompagnare da un avvocato per la redazione di tutti i documenti relativi alle tue Risorse Umane, come i contratti di lavoro e le modifiche agli stessi.

Se proprio vuoi fare di testa tua, però, ti informiamo dell’esistenza di software specializzati in Diritto del Lavoro e Risorse Umane, disponibili per le società di consulenza con diversi clienti da gestire.

Dopo un'analisi approfondita ed una gestione pertinente del quadro giuridico riguardante il lavoro agile, va verificata l'idoneità del dipendente o dei dipendenti interessati allo svolgimento di tale pratica. È bene formulare una serie di domande per generare accordi personalizzati e conformi alle normative.

Per concludere l’accordo tramite firma, le aziende possono, eventualmente, ricorrere a software adibiti alla generazione di firme elettroniche. Infatti, qualunque sia la taglia della tua impresa, la “dematerializzazione” dello spazio di lavoro implica anche la digitalizzazione di tutte le tue pratiche e dei tuoi strumenti.

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