Benefit aziendali: come gestirli correttamente?

I benefit aziendali, anche chiamati fringe benefits, sono elementi retributivi non monetari concessi dall'azienda o dal datore di lavoro in favore dei dipendenti.

Si aggiungono alla busta paga e possono rappresentare un notevole punto di forza per le aziende che li offrono. Si tratta infatti di un mezzo complementare per retribuire i dipendenti, che necessita di un impegno inferiore.

Tuttavia, questi possono anche presentare diverse insidie dal punto di vista pratico: come calcolare l’ammontare dei benefit? E come contabilizzarli?

Se siete un responsabile delle risorse umane o un contabile, questo articolo vi interesserà!

Un benefit aziendale è rappresentato da un bene o un servizio fornito dall'impresa a un dipendente, gratuitamente o a prezzo ridotto, in cambio della sua partecipazione.

Deve poter essere utilizzato sia in ambito professionale che personale.

Se, infatti, viene fornito uno smartphone da utilizzare esclusivamente per contattare i clienti durante la giornata di lavoro, questo non può essere considerato un benefit. Lo stesso si può dire per un’auto aziendale il cui uso non è autorizzato nei week-end.

Il benefit aziendale è considerato un compenso aggiuntivo. Come tale, è:

• previsto in una clausola del contratto di lavoro o in una clausola aggiuntiva,
• integrato con la retribuzione e la busta paga,
• soggetto ad imposta sul reddito oltre a una certa soglia.

Ecco alcuni vantaggi per il datore di lavoro:

• offrire condizioni di lavoro ottimali ai suoi collaboratori;
• aumentare l’appeal e valorizzare l’immagine aziendale in ottica negoziazioni salariali.

Ne esistono diverse tipologie. Vediamole insieme.

Si tratta essenzialmente di buoni pasto, che vengono rilasciati nei casi in cui non ci sia una mensa o un ristorante aziendale.

⚠️ I pasti consumati e pagati dai dipendenti durante i viaggi di lavoro non sono considerati benefit aziendali, bensì spese aziendali.

Alcune aziende possono decidere di fornire ai propri dipendenti degli autoveicoli aziendali. Il loro utilizzo nel tempo libero rappresenta un benefit aziendale.

L'alloggio aziendale consiste in un'abitazione assegnata dall'azienda a un dipendente, che non deve pagare l'affitto. Si tratta di un benefit importante e molto apprezzato soprattutto dai neo assunti o da chi si è appena trasferito in una nuova città.

Gli strumenti considerati nuove ITC (tecnologie dell'informazione e della comunicazione) comprendono nello specifico:

• computer,
• pacchetti software,
• pacchetti internet e telefonia,
• smartphone.

Abbiamo visto diversi benefit piuttosto comuni. Tuttavia il welfare aziendale può comprendere talvolta dei benefit più innovativi e meno diffusi, per venire incontro alle esigenze dei suoi dipendenti.

Eccone alcuni:

• borse di studio (per la formazione del dipendente o per i suoi figli);
• copertura per spese sanitarie;
• smart working (sempre più aziende concedono ai propri dipendenti almento un giorno a settimana di telelavoro);
• Animali domestici in ufficio. Questo articolo del Corriere della Sera potrebbe incuriosirvi;
• Azioni (per le aziende quotate in borsa);
• Team buiding;
• Buoni vacanze, ecc.

Le spese aziendali sono le somme sostenute dai dipendenti nell'esercizio della loro attività professionale. Queste vengono anticipate e poi rimborsate dall'azienda su presentazione di un giustificativo di spesa.

Non trattandosi di compenso, il dipendente non deve dichiararli al fisco.

Secondo l’articolo 51 del TUIR (testo unico delle imposte sui redditi) vige il principio di omnicomprensività del reddito da lavoro dipendente. Questo significa che qualsiasi benefit aziendale deve essere inserito nella busta paga del lavoratore.

Se il valore complessivo dei benefit non supera la quota di 258,23 € in un anno solare, questi non concorrono a formare il reddito del dipendente. Se invece tale soglia è superata, l’intero ammontare sarà soggetto a tassazione.

La tassazione varia però a seconda della tipologia di benefit. Vediamo insieme la normativa per i benefit alimentari e per le auto aziendali.

La somministrazione del vitto da parte del datore di lavoro e la mensa aziendale, gestita internamente o appaltata a soggetti terzi, sono interamente esenti da tassazione.

Relativamente ai buoni pasto, la Manovra economica 2020 ha stabilito l’esenzione da tasse e contributi:

• se inferiori a 4€ al giorno (per i buoni cartacei);
• se inferiori a 8€ al giorno (per il formato elettronico).

In questo caso esistono 3 diverse casistiche. L’utilizzo dell’autovettura è concesso per:

• motivi esclusivamente aziendali (nessun contributo previsto in questo caso);
• motivi personali e aziendali (uso promiscuo);
• motivi esclusivamente personali (IRPEF e INPS si calcolano in base al valore normale del bene).

Per le auto in uso promiscuo la manovra 2020 ha introdotto alcune novità.

Tasse e contributi sono calcolati sulla base di un valore convenzionale calcolabile tramite delle tabelle ACI modificate annualmente.

Qui potete scaricare i pdf delle tabelle ACI più recenti.

Per prima cosa, dovrete individuare sulla tabella il costo chilometrico corrispondete al tipo di automobile. Successivamente, bisognerà moltiplicare questo valore per 15.000 chilometri. Calcolate il 30% della cifra ottenuta ed avrete il valore annuale su cui calcolare contributi e tasse. Dividendo l’importo per 12 avrete il valore da inserire mensilmente nella busta paga.

Le normative relative alle buste paga, e alla contabilità in generale, sono complesse e soggette a modifiche.

Ecco alcuni soluzioni che vi permettono di dematerializzare la gestione delle buste paga: Inaz, Strike paghe, Ebridge lavoro.

Affinché i benefit aziendali non si trasformino in svantaggi, dotatevi di software SaaS e approfittate dei loro numerosi vantaggi: aggiornamenti regolari, calcoli automatizzati, ecc. Risparmierete tempo e avrete meno preoccupazioni!