Come funzionano i buoni pasto elettronici? Ecco la guida!

Da Maxime Perotti
Aggiornato il 21 maggio 2021, pubblicato il giugno 2020
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Come funzionano i buoni pasto elettronici? Sono un benefit che un datore di lavoro offre ai dipendenti per far fronte alle spese della pausa pranzo per generi alimentari o pasti presso gli esercizi convenzionati.

Questi possono essere buoni elettronici o cartacei.

La Legge di Bilancio 2020 ha reso il formato elettronico molto più conveniente rispetto al cartaceo.

Ecco alcuni motivi per cui dovreste digitalizzare i vostri buoni pasto.

Come funzionano i buoni pasto elettronici?

I buoni pasto elettronici sono già obbligatori in molti Paesi, come ad esempio in Belgio. La digitalizzazione dei buoni pasto garantisce, infatti, una maggiore sicurezza contro le frodi e contro un utilizzo scorretto. Così come avviene per il denaro contante, i carnet cartacei permettono, infatti, di sfuggire ai controlli amministrativi più facilmente.

Dal punto di vista amministrativo, il funzionamento è identico al carnet cartaceo. Si definisce il valore del buono pasto e la % presa in carico (tra 50 e 60%). Ogni mese si determina un numero di buoni pasto, che non deve superare il numero di giorni lavorativi. Si può per esempio scegliere di caricare ogni mese 18 buoni pasto.

Il dipendente dispone quindi di una card nominativa, dotata di una banda magnetica, che può usare ogni giorno (tranne la domenica e i giorni festivi, a meno che questi siano giorni lavorativi nella sua azienda)

Nel rispetto delle regole di utilizzo, non si possono usare più di 8 buoni pasto per transazione.

Vantaggi fiscali

Oltre ad essere più ecologici, (nessun cartaceo da stampare o consegnare ogni mese) sono molto più comodi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.

Per i dipendenti, la card permette di pagare un importo preciso. Si riducono gli sprechi ( si calcolano circa 100€/ l’anno di buoni pasto non utilizzati) o di dover pagare la differenza in moneta. La card permette anche di conservare il saldo. In caso di smarrimento della card il saldo rimane al sicuro fino a quando si riceve la nuova.

Per il datore di lavoro, non c’è più bisogno di distribuire i carnet a inizio mese. Grazie ad un’interfaccia online è possibile ricaricare le card o ordinarne di nuove in modo molto semplice.

Con la card, gli impiegati possono accedere al loro saldo in tempo reale e interagire direttamente con il portale.

Quale società scegliere?

Ecco alcuni punti importanti che vi suggeriamo di verificare prima di scegliere la società emettitrice:

  • La qualità del prodotto e la sua semplicità d’uso. Chiedete una prova gratuita per rendervi conto se la soluzione è ottimale per voi.
  • L’efficacia del servizio clienti per il datore di lavoro e per gli impiegati. Assicuratevi di poter ricevere una risposta di qualità in tempi rapidi.
  • La rete di esercizi convenzionati. E’ importante assicurarsi che i ticket restaurant siano accettati da un numero di negozi adeguato.
  • Vantaggi per gli impiegati: oltre al pagamento tramite il terminale POS, alcune società possono prevedere delle riduzioni che aumentano il potere d’acquisto degli impiegati.

Quanto costa?

Per l’impresa, bisogna considerare la % del buono pasto presa a carico così come i costi di gestione della società che emette i ticket restaurant. Questi possono variare a seconda della società emettritrice ma in linea generale c’è un costo di fabbricazione delle card (attenzione ai costi di consegna) e ci sono costi di gestione mensili per la ricarica delle card.

Inoltre, per le aziende individuali e i liberi professionisti possono hanno diritto a detrarre il 75% delle spese considerate “servizio sostitutivo di mensa”. Per i liberi professionisti, bisogna fare una precisazione ulteriore: la detrazione del 75% non deve oltrepassare il 2% del fatturato annuo.

Come convincere i dipendenti ad accettare i ticket elettronici

Alcuni impiegati potrebbero essere reticenti ad abbandonare i buoni pasto cartacei. Di solito si tratta di una minoranza, ma è importante convincerli per non rinunciare ai vantaggi dei buoni pasto elettronici. Bisogna quindi spiegare loro i vantaggi offerti dalla card.

Le ragioni che portano alcuni dipendenti a voler mantenere i titoli cartacei sono essenzialmente dovute alla maggiore facilità nell’aggirare le regole di utilizzo ( titolo nominativo e divieto di uso la domenica e nei giorni festivi). Proprio per queste ragioni è possibile che negli anni a venire i buoni pasto elettronici diventeranno obbligatori.

Novità Legge di Bilancio 2020

Con l’obiettivo di incentivare l’adozione dei buoni pasto elettronici, la Legge di Bilancio 2020 ha aumentato la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici. Questi sono soggetti a tassazione e contribuzione solo per la parte che eccede 8€ complessivi giornalieri (in precedenza la soglia di esenzione fiscale era fissata a 7 €). Inoltre, diminuisce l’importo non sottoposto a tassazione dei ticket cartacei che passa dai 5,29€ agli attuali 4€. Come riporta Il Sole 24 ore i buoni pasto elettronici diventano due volte più convenienti di quelli cartacei.

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