All'azione senza pressione col metodo GTD

Essere più efficaci significa agire concentrandosi sull'essenziale, riducendo lo stress. Questo è il precetto del metodo GTD, o Getting Things Done*, che trova origine e spiegazione dettagliata nel libro Getting Organized to Succeed, del consulente americano David Allen. Nel suo libro propone un approccio concreto per pianificare al meglio i propri progetti al fine di guadagnare in produttività, sia nella sfera personale che nella vita professionale.

In un ambiente saturo di informazioni, di esigenze diverse e di eventi imprevedibili, organizzare il proprio tempo sembra essenziale per portare a termine con successo le proprie attività professionali e i propri progetti. Distrazioni o interruzioni causate dai nostri strumenti di lavoro o dai nostri dipendenti sono ostacoli all'esecuzione dei nostri compiti e ci incoraggiano a riaggiustare costantemente la nostra agenda.

Come strutturare il nostro tempo e gestire le priorità? Il metodo GTD, una tecnica per la gestione del tempo, enfatizza la definizione obiettivi chiari . Un altro consiglio? Liberate la mente, per concentrare le vostre energie su elementi concreti. Per scoprire tutti i vantaggi e l'applicazione pratica dell'approccio GTD, la prima cosa da fare è leggere il resto di questo articolo!

L'ambiente che ci circonda è in continua evoluzione e cambiamento, la flessibilità e versatilità sono essenziali. Infatti da un lato i compiti sono sempre più numerosi e variegati, e dall'altro,  gli interlocutori si stanno diversificando. Le aspettative professionali, ma anche familiari e sociali ci spingono a cercare le prestazioni a tutti i costi.

La nostra capacità di realizzare progetti e iniziative è certamente apprezzata nel mondo del lavoro, ma può essere difficile ottenere risultati in un ambiente di lavoro dove i messaggi e le notifiche ci distraggono tutto il giorno. Volere fare bene è una cosa, ma fare bene è un'altra.

Allora, come ne usciamo? Che voi siate un imprenditori autonomi, un leader o semplicemente parte di un team, una forte organizzazione personale è una delle chiavi del successo. Seguire una metodologia semplice ma collaudata vi permetterà di gestire il vostro tempo, per farvi riprendere fiato.

Cominciamo con la comprensione di un meccanismo che può interferire con la buona gestione del tempo: lo stress. Da dove viene? Vanno segnalati diversi motivi di preoccupazione:

• gli impegni che abbiamo assunto o accettato,
• le nostre responsabilità per le quali non abbiamo ancora risposto o intrapreso azioni,
• questioni o problemi aperti e irrisolti, ecc.

Questi pensieri sono "parassiti" che occupano spazio nella nostra testa e consumano parte della nostra energia senza che le cose accadano davvero. Così, inconsciamente accumuliamo problemi da risolvere, che rimangono irrisolti nella nostra mente: il loro numero crescente ci preoccupa e il desiderio di essere più efficaci può generare un senso di impotenza, di esaurimento mentale o addirittura senso di colpa.

Il nostro stress è quindi radicato nelle incertezze che ci troviamo ad affrontare. Se il nostro cervello si preoccupa per un sacco di cose, spesso è perchè:

• non abbiamo identificato un obiettivo chiaro da raggiungere per questo aspetto che ci riguarda;
• non abbiamo determinato quale sarebbe stata la prima azione da intraprendere;
• non abbiamo predisposto alcun sistema di sollecito per ottenere il risultato.

Pertanto, uno dei primi passi sulla strada del successo sarà quello di liberare le nostre menti per lasciare spazio all'azione. Allora, come possiamo fare... per fare proprio questo?

Essere più produttivi, essendo al tempo stesso più sereni è possibile senza raddoppiare gli sforzi? Questa è la premessa del libro di David Allen, che spiega come l'efficienza e il saper approfittare presente non siano incompatibili:

L'obiettivo? essere nel flow più frequentemente, per raggiungere un solo obiettivo alla volta. Solo un passo alla volta saremo più efficaci.

Come si può raggiungere questo obiettivo?

✔Mantenendo la mente al riparo da sollecitazioni che disturbano ciò che si sta facendo

✔Notando gli impegni  da qualche parte, ad esempio registrandoli in un sistema che consenta un accesso regolare

✔Definendo un ordine di priorità d'azione

✔Visualizzando il risultato

Infine, liberare la testa, svolgendo compiti concreti invece di lasciare la mente ingombra di pensieri, progetti e obiettivi. Il metodo GTD ci aiuta a riprendere il controllo, a concentrare tutta la nostra attenzione su un compito e a recuperare la nostra capacità di pensare.

Analizziamo ora l'essenza del metodo sviluppato da David Allen, frutto di un lungo studio condotto su diverse migliaia di dirigenti e dirigenti d'azienda. Provate ad applicare le fasi e migliorate la vostra efficienza.

Il metodo GTD mira a controllare il flusso di lavoro applicando un approccio in cinque fasi.

Soprattutto, si tratta di eliminare il fattore di stress di cui sopra, prendendo l'abitudine di alleggerire la mente e svuotare tutto quello che c'è nella testa.

In pratica, prendere nota di tutto ciò che cattura la vostra attenzione: le vostre attività quotidiane, questioni non risolte o qualsiasi idea che vi passa per la mente. Potete mettere queste annotazioni dove preferite: post-it, quaderni, telefono, tablet, ecc. L'obiettivo è quello di isolare gli elementi preoccupanti dalla vostra mente in un punto che sia facilmente accessibile come la posta in arrivo.

Come con un dispositivo di standby, queste attività in background consumano energia dal cervello e ne trattengono una parte che non sarà utilizzata per concentrarsi sulle attività importanti. Questo primo passo dà fiducia nel progresso verso l'obiettivo: la mente è ariosa e disponibile ad andare avanti.

Una volta che l'elenco dei compiti è stato completato, deve essere reso il più chiaro possibile in modo da riuscire a mettere in atto azioni concrete. Per fare questo, analizzare ciò che è stato registrato nel sistema di raccolta, identificare ogni elemento e decidere cosa si vuole fare con esso, cioè l'azione concreta che deve essere intrapresa. Ad esempio potete seguire questa struttura:

⇨ È necessaria un'azione di questo tipo?

• Se NO, sono disponibili tre opzioni:
  • eliminare (nessuna azione futura),
  • incubare (o rinviare: un'azione è possibile un giorno o forse),
  • archiviare il compito (da classificare, per riferimento futuro).
• Se SI, allora:
  • quante azioni richiede?
  • Sta a voi farle?
  • Ci vogliono meno di 2 minuti per completarle?

Se si risponde SI a tutte queste domande, eseguire direttamente l'azione corrispondente. In caso contrario, procedere alla fase successiva.

L'elaborazione consente di svuotare regolarmente il campo di immissione dei potenziali nuovi compiti, senza che sia stato ancora fatto alcun lavoro.

💡 Le regole da ricordare affinché il trattamento possa essere effettuato in modo efficiente:

• iniziate con il primo punto
• analizzate un soggetto alla volta
• non rimettete nel sistema di raccolta ciò che avete iniziato ad elaborare

Si passa, quindi,  all'esecuzione immediata per alcune attività che richiedono due minuti o meno. Per tutto il resto posticipare o delegare: i compiti devono essere pianificati in un unico strumento per monitorare i loro progressi.

⇨ Se si identifica più di un'azione, allora si tratta di un progetto: a seconda della sua priorità, inserirlo nella cartella "Pending" o sviluppare un programma con un elenco di azioni e definire l'azione successiva richiesta. Seguire lo stesso quadro di riferimento per ogni azione.

⇨ Se non siete voi a svolgere questo compito, potete delegare.

⇨ Se la durata dell'attività è stimata in più di 2 minuti, annotatelo nel vostro calendario o nella vostra to-do-list in base al loro grado di urgenza, indicando l'ordine di priorità, il tempo necessario per completarli e per quale risultato li state eseguendo.

In sintesi, i vostri compiti saranno classificati nelle seguenti categorie:

• l'elenco dei progetti: qualsiasi elemento che richieda più di un'azione
• il One Day/Maybe: progetti non urgenti che meritano di essere mantenuti per azioni future
• la cartella Reference: cose interessanti da tenere che non richiedono alcuna azione, ma che possono diventare utili in futuro
• il Pending basket: traccia i progetti e le attività in corso, per le quali si è in attesa di una risposta, una consegna, ecc. per le quali si dovrà pianificare un sollecito alla persona responsabile
• agenda: azioni che hanno una scadenza specifica, una fascia oraria programmata, come ad esempio una chiamata, una riunione, ecc.
• il cestino: ciò che non farete non deve stare nella vostra to do list.

Scegliete lo strumento che meglio si adatta a voi per organizzare il lavoro. Esistono strumenti online che hanno dei vantaggi rispetto alla carta. Ne parleremo tra un momento

Una volta che tutto è ben organizzato, è consigliabile rivedere regolarmente le azioni in base ai tag "azioni successive", "programma" e "in attesa". Questo costante aggiornamento della vostra organizzazione personale è necessario per prendere decisioni informate.

È possibile rivedere ciascuna di queste liste di priorità non solo su base giornaliera, ma anche su base settimanale. Ciò consente di valutare l'elenco delle attività e di elaborare i casi in sospeso. In questo modo, garantite che il sistema organizzativo sia chiaro, completo e aggiornato.

La pianificazione e la revisione possono essere le fasi più lunghe e noiose del processo, ma sono tutte importanti. Questo lavoro è essenziale per distinguere le emergenze dalle famose "cose da fare", dare priorità ai compiti e iniziare su solide basi.

Finalmente è il momento di agire. L'elenco delle "prossime azioni" dovrebbe essere sempre a vostra disposizione. Questo vi dà la flessibilità di scegliere il compito più appropriato in base al contesto, al tempo che avete davanti a voi e all'energia che avete.

Se il lavoro a monte è stato fatto con rigore e buon senso, sarà facile per voi decidere i compiti più importanti da svolgere in quel momento.

💡 Come promemoria, le linee guida di successo per la realizzazione di un'azione:

☑ l'intenzione: porre la domanda del "perché" è essenziale e contribuisce al successo. Dedicare tempo ed energia sarà più efficace quando si sa dove concentrare i propri sforzi;

☑ visualizzare: visualizzare il risultato desiderato. Nell'anteprima o dietro le quinte della loro realizzazione, i risultati devono essere chiaramente definiti per raggiungerli in completa serenità;

☑ brainstorming: come raggiungere gli obiettivi. Definire i mezzi d'azione e il loro seguito: i solleciti sono integrati in un sistema di monitoraggio dei loro progressi, da consultare regolarmente;

☑ l'organizzazione: pianificare un piano d'azione. La strutturazione è un passo necessario per risparmiare tempo in seguito, conoscendo la priorità e la sensibilità di ogni compito;

☑ le prime azioni: iniziare a lavorare. La migliore parata contro il procrastinazione!

Una lista da spuntare? Un diario o un programma classico? Magari siete tradizionalisti e preferite  scrivere e visualizzare le vostre attività su base giornaliera o settimanale su carta. Oppure potete essere della scuola del calendario elettronico, sul computer o smartphone, per elencare tutto quello che dovete fare. Il vantaggio principale rispetto alla carta è che può essere aggiornata in base alle evoluzioni, senza cancellature.Quali software possono facilitare l'applicazione del metodo GTD? Diversi strumenti possono esservi utili per supportare l'applicazione del metodo GTD e sfruttarlo al meglio ogni giorno; scoprite la nostra selezione!

Trello è un software online adatto sia per la gestione delle attività che per la gestione dei progetti. Permette di creare mappe visive, di classificare per progetto e ordinare in base all'avanzamento attraverso i tag: "fare", "in corso" e "completato". I workflows sono facili da implementare e condivisibili tra più dipendenti.

I plus della soluzione:

• uno strumento collaborativo, con discussione e condivisione integrata dei contenuti,
• un sistema di gestione dei compiti con avvisi,
• un ambiente di lavoro semplice, chiaro e intuitivo.

RationalPlan è alla base un software di Project Management e questo lo porta a essere estremamente adatto soprattutto nella gestione delle task un po' più complesse che richiedono più azioni. Si adatta perfettamente ad ogni necessità a partire da uno studente che vuole crearsi un programma di studio alle complessità di un progetto edile.

Tra le sue funzioni:

• Diagramma di Gantt interattivo
• Condivisione agenda
• Allocazione risorse

Zoho Project è uno strumento che permette di visualizzare in maniera semplice e intuitiva anche i progetti più complessi. I compiti di dimensioni più importanti possono essere suddivisi in task più snelle e monitorati nel loro avanzamento. Inoltre essendo dotato di funzionalità collaborative garantisce di poter lavorare col proprio team.

Con Zoho Project sarete in grado di:

• Ottimizzare il vostro Time management
• Sincronizzare l'agenda
• Gestire backlog

Sapersi organizzare è una risorsa essenziale per il successo. Il metodo GTD, se lo si desidera, può aiutarvi ad agire senza soffrire o essere sopraffatti. Uno dei suoi principali vantaggi è che è abbastanza flessibile da adattarsi a diversi modi di lavorare e contesti professionali.

In definitiva, la cosa più difficile nella vostra organizzazione è di reagire ad una potenziale interruzione, ma anche di iniziare un compito veramente rilevante. Ordinando, classificando, definendo obiettivi concreti e inserendo i compiti in liste diverse, avendo avuto cura di stabilire le priorità, tutto sembra fattibile e superabile.

Sei pronto a rivoluzionare la vostra organizzazione personale e ad aumentare la vostra efficienza professionale? 

E qual è il vostro metodo vincente per la gestione del tempo?

*GTD® e Getting Things Done® sono marchi registrati di The David Allen Company.