To do list, 8 idee per non improvvisare sul lavoro

to do list

Tutti sentiamo o diciamo "Non ho tempo", "Sono sommerso da" o "Sono occupato". Eppure alcune persone non si sentono mai sopraffatte e fanno più di noi. Il primo cambiamento da fare per essere efficaci nella vostra vita professionale e personale è attraverso l'organizzazione personale, a partire da una to do list  ben adattata a voi.

L'elenco delle cose da fare è uno strumento semplice e particolarmente efficace per organizzare la vita quotidiana al lavoro e a casa. Vi offriamo quindi questa selezione di strumenti e buone pratiche organizzative che sono stati progettati per farvi risparmiare tempo e  ritrovare la tranquillità. Vedremo anche in questo articolo che la "to do list" non è lì solo per gestire i vostri compiti e a volte può essere divertente e soddisfacente.

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Definizione: cos'è una to do list?

"To do" significa "fare" in inglese. Una to do list è quindi un elenco di cose da fare. Per estensione,  è associato ad una gestione minimalista dei compiti che deve essere semplice da implementare ed efficace nel raggiungimento dei risultati attesi.
Vedremo qui di seguito che l'elenco delle cose da fare può assumere diverse forme a seconda che ci si trovi in un ambiente personale o professionale o che si voglia implementare un metodo semplice o uno strumento più avanzato.

Perché fare elenchi di attività? Alcuni esempi di ciò sono

Un medico una volta mi ha ricordato nessuno pensa al fatto di avere 24 ore al giorno: 8 per dormire, 8 per il vostro lavoro e 8 per la vostra vita privata.

Se, come molte persone, si ha l'impressione che sommando il tempo trascorso a dormire, al lavoro e nella vita privata, non si raggiungono le 24h, è perché si ha certamente un problema organizzativo o di produttività. Questo è esattamente ciò che la to do list consente risolvere (quando ben utilizzata).

Qui ci sono le ragioni  per cui una to do list è utile:

  • Non dimenticare le cose da fare
  • Risparmio di tempo su attività inutili
  • Sapere a che punto siete nella vostra to do list
  • Sapere sempre la mossa successiva
  • Ottenere produttività e serenità (non essere più sopraffatti)
  • Essere efficace nella propria organizzazione personale
  • Tenere il punto della situazione
  • Spezzettare un lavoro o un progetto in attività più piccole e più rapidamente realizzabili
  • Meglio organizzarsi come una squadra assegnando i compiti 
  • Niente piu' procrastinamenti. Non fare domani quello che si può fare oggi

In un contesto professionale, è soprattutto la ricerca della produttività collettiva e della serenità che si cerca. La to-do list da fare permette di concentrare tempo ed energie in un'attività produttiva piuttosto che in un'attività organizzativa. Tuttavia, è necessario sapere come creare la perfetta to do list : questo è l'oggetto del resto di questo articolo.

Consigli organizzativi per la gestione dei compiti e degli elenchi

Prima di intraprendere l'implementazione di una lista di cose da fare, ecco una lista di suggerimenti per organizzare il loro contenuto: compiti.

Suggerimento 1: dare priorità ai compiti importanti

No, non siete dei supereroi anche se potete fare molte cose! La prima regola è quindi quella di definire per ogni giorno (al massimo) 1 compito prioritario, diversi compiti secondari e piccoli compiti di scarsa importanza. Esempio :

  • Compito prioritario: contabilità mensile
  • Compiti secondari: ricostituire le scorte e modificare i prezzi sul sito web
  • Piccoli compiti: svuotare i bidoni della spazzatura, innaffiare le piante, acquistare i post-it

La priorità dei compiti è un elemento essenziale che fa la differenza tra le persone che vanno veloci e quelle che vanno lontano. Per essere pienamente consapevoli delle priorità che date ai vostri compiti, un metodo semplice è quello di posizionarli su una matrice a due assi: Eisenhower Matrix.  

Fonte: Luxafor.com

Nella definizione delle priorità è inoltre importante bilanciare i compiti rapidi con attività più sostanziali. Mentre è bello spuntare i compiti perchè ci fa sentire meno pressati, è anche necessario dedicare tempo a compiti che richiedono molto tempo, perché sono quelli che rendono possibile andare lontano e avere una visione a lungo termine. Per mantenere il piacere di controllare i compiti svolti, è necessario dividere il lavoro in piccoli compiti .

Suggerimento 2: Valutare tempo e fatica

Nel metodo di gestione del progetto Agile Scrum, è consigliabile stimare il tempo che si dedicherà a un'attività, il che aiuta a dare priorità alle attività e a sapere cosa si può ragionevolmente fare in un giorno o una settimana. Esempio: in una giornata lavorativa di 7 ore è possibile eseguire un'attività di 4 ore e 2 attività di 1,5 ore.

Suggerimento 3: Concentrarsi sui compiti realizzabili

Il tempo e l'attenzione sono risorse limitate. E' quindi controproducente imporsi compiti che richiedono più risorse e più tempo di quello che si ha in un dato momento. Ad esempio, non è realistico creare un'azienda in un giorno.

Un altro errore comune, è quello di mettere gli obiettivi nella lista delle cose da fare invece di un piano d'azione (da fare = cose da fare e non obiettivi da raggiungere). Esempio: "superare l'esame" è un obiettivo. In questo esempio, è meglio concentrarsi su 4 attività realizzabili come: acquisto del libro, lettura del libro, formazione, fare l'esame.

Suggerimento 4: Lasciate spazio agli imprevisti

Non tutto quello che facciamo in un giorno era necessariamente pianificato il giorno prima, per fortuna (altrimenti la vita sarebbe noiosa....). Si consiglia di riservare tra il 10% e il 25% della giornata per gestire gli eventi imprevisti, il che offre anche maggiori possibilità di portare a termine i compiti pianificati.

Suggerimento 5: Concentrarsi sul visivo

Sia che gestiate i vostri compiti su Post-it o in un task manager, usate i colori per visualizzare la lista. Se ci pensate è un sistema di codificazione molto usato a partire dagli anni a scuola con gli evidenziatori, si tratta di utilizzare i colori per richiamare le informazioni attraverso la memoria visiva.

Il pannello Kanban è anche uno strumento molto potente, perché permette di visualizzare l'avanzamento dei compiti dalla loro creazione al loro completamento (da sinistra a destra). Infine, raggruppare i compiti che sono coerenti  uno accanto all'altro per aumentare la produttività.

Suggerimento 6: Evitare di procrastinare task che non vogliamo fare

Si riferisce alle cose a cui pensiamo quando non siamo disposti a farle e su cui torneremo regolarmente fino a quando non sono state fatte. Provoca rumore nella nostra testa e inutili sensi di colpa. 

Suggerimento 7: leggete di nuovo la lista nella sua interezza

Prendere regolarmente l'elenco delle cose da fare dall'alto verso il basso permette di aggiornarlo e riorganizzarlo logicamente in relazione ai cambiamenti di contesto. Avrete anche la piacevole sensazione di padroneggiare la vostra pianificazione.

Suggerimento 8: non mischiate to-do list personali e professionali

Mescolare la lista personale con quella professionale ha 4 svantaggi:

  • Le vostre attività professionali interferiranno con la vostra vita privata.
  • La vostra vita privata vi distrarrà dal lavoro.
  • I compiti non hanno nulla a che fare tra di loro (ritmi, sforzi, guadagni, parti interessate, ecc.)
  • I compiti privati possono essere inavvertitamente condivisi con i vostri colleghi.

Vediamo ora i supporti e gli strumenti per organizzarci con una lista delle cose da fare.

Come fare una lista delle cose da fare? 6 strumenti

Qui ci sono 6 modi per fare un elenco delle cose da fare, dal meno al più efficace:

Il file di testo

Il file di testo di Word è efficace per impostare le idee, ma terribilmente rigido per una lista di cose da fare: è impossibile nascondere i dettagli dei compiti o riorganizzarli facilmente. Il riepilogo automatico può eventualmente aiutare a sintetizzare i compiti da eseguire.

Il foglio di calcolo Excel

Excel non è né buono né cattivo. Permette di elencare i compiti in modo pulito, filtrarli, cercare un compito velocemente, ma è molto complicato dettagliarli senza disturbare la leggibilità del file. 

L'agenda elettronica

L'agenda elettronica è un'app può essere utilizzata come strumento di pianificazione delle attività. Tuttavia, comporta un problema importante: una to-do list non è necessariamente legata a un giorno e a una fascia oraria.

Se questo non è un problema nel vostro caso, Google Calendar vi offre caratteristiche interessanti per voi. Ecco come funziona: create un nuovo calendario in aggiunta al vostro calendario predefinito, chiamato "To do list". Condividete l'agenda con i vostri colleghi se lo desiderate, altrimenti mantenetela privata.

Assegnare un colore distinto dal vostro calendario personale e quindi impostare i promemoria per ricevere un'e-mail al momento dell'evento. È quindi possibile creare compiti da fare scegliendo attentamente l'agenda "da fare".

I Post-it a colori

Post-it e una lavagna bianca sono sufficienti per organizzare perfettamente la vostra lista di cose da fare. E' un mezzo visivo che permette di visualizzare a colpo d'occhio l'andamento delle attività e di avere un perfetto controllo su di esse. L'unico inconveniente è che i Post-it rimarranno dove li attaccate..... non è ovvio quindi se siete spesso fuori dal vostro ufficio.

Taccuino o notebook

I fogli sciolti devono essere evitati, in quanto sono per definizione soggetti a essere persi. Il notebook cartaceo o il blocco note elettronico (ad esempio "Notes" di Mac OS) sono più sicuri. I manager più produttivi molto spesso hanno un notebook a portata di mano, perché permette di afferrare rapidamente le cose a cui state pensando: nessun problema con la batteria o il computer da accendere.

Task manager

Infine, arriviamo al task manager (online per favore!) progettato specificamente per la gestione di liste di cose da fare. Oltre alle funzioni dell'elenco dei compiti, offrono possibilità di mobilità (app per l'accesso mobile, computer personale e professionale), sincronizzazione con la vostra messaggistica e calendario, collaborazione (assegnazione di un compito a un collega), visualizzazione (Kanban, tag a colori) e reportistica. I migliori task manager sono elencati di seguito, ma concentriamoci prima sulle loro funzionalità.

Caratteristiche di un'app to-do list online

I software e le applicazioni per la gestione delle liste di attività che troveremo nella sezione seguente offrono quasi tutte le seguenti caratteristiche:

  • Compiti, sotto-attività e gruppi di attività per chiarire e organizzare il vostro lavoro;
  • Strike out  una volta che è stato completato;
  • Assegnare i compiti alle persone responsabili;
  • Cronologia degli eventi chiamati anche "Changelog" nella gestione del progetto. Questa funzione consente di tenere traccia delle azioni intraprese su questo compito (modifica della descrizione, modifica della data di scadenza, cambiamento del responsabile, ecc;)
  • Commenti: consente di aggiungere note aggiuntive per condividere informazioni senza dover decidere di intervenire sul contenuto del compito stesso;
  • Assegnazione dei ruoli: questa funzione consente di designare il responsabile principale e le persone che devono essere informate sullo stato di avanzamento dell'attività;
  • Deadlineè la data in cui ci si aspetta che questo compito sia completato;
  • Categorie e tags: permette di organizzare l'attività con altre dello stesso tipo/progetto (Marketing, Contabilità, Esterno, Interno);
  • Gestione documentale: aggiunta di documenti come allegati per completare le attività;
  • Dashboard: una serie di report per tracciare l'attività della lista delle cose da fare;
  • Agenda: consente di visualizzare le attività da svolgere in un calendario quando hanno una scadenza programmata;

I task manager online sono estremamente potenti perché sono ergonomici, accessibili da qualsiasi luogo e molto collaborativi. Sono offerti anche a tariffe molto basse.

Software di task management

Trello

  • Prezzo: gratuito per la versione più popolare poi $9.99 per ulteriori funzioni di sicurezza e amministrazione
  • Vantaggio: il pannello Kanban è molto visuale e sostituisce il diagramma di Gantt che non è adatto ad un uso collaborativo. L'ergonomia è perfetta
  • Utenti: startup, piccolissime imprese, agenzie creative (web design, marketing, ecc.)
  • Applicazione mobile: sì
  • Origine: Stati Uniti

Basecamp

  • Prezzo: $99 al mese indipendentemente dal numero di utenti
  • Vantaggio: combina le caratteristiche di Slack + Asana +  Dropbox + Google Docs e Google Calendar. Per le grandi squadre, il prezzo è molto basso.
  • Utenti: Piccole imprese, PMI
  • Applicazione mobile: sì
  • Origine: Stati Uniti

Smartsheet

  • Prezzo: a partire da 12€ al mese
  • Vantaggio: Piattaforma estremamente completa, che può integrarsi con gli altri software . Fasce di prezzo elastiche a seconda delle necessità
  • Utenti: Tutte
  • Applicazione mobile: sì
  • Origine: Stati Uniti

Conclusione

La to do list è il primo strumento da impostare per organizzare le vostre giornate per guadagnare in produttività e serenità. D'altra parte, un elenco dei compiti efficaci deve essere basato su pochi metodi e buone pratiche per evitare i fenomeni di procrastinazione o addirittura di disorganizzazione dell'utente. Queste semplici pratiche vi permetteranno di scegliere uno strumento efficace per fare la vostra lista delle cose da fare in base ai vostri vincoli di budget e al vostro livello di richiesta.

Le persone in cerca di risultati concreti opteranno per un task manager online, i più popolari dei quali sono elencati sopra. Questi strumenti offrono principalmente guadagni di produttività, la possibilità di coordinamento, l'organizzazione del team e di non dimenticare nulla. La stragrande maggioranza di questi strumenti offre una versione gratuita che dà un'idea chiara del servizio fornito.

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