Social network aziendali, lo spazio collaborativo essenziale

Che cos'è esattamente un ambiente collaborativo all'interno di un'azienda ? Cos'è un social network aziendale? Quali sono i benefici? I termini piattaforma collaborativa e digital workplace sono diventati parole d'ordine tali che alcuni manager vedono il social network aziendale come un gadget.

Alcuni luoghi comuni come chiacchierare con i colleghi, spettegolare, ecc complicano un po' la diffusione di questi strumenti. Bisogna però andare oltre la punta dell'iceberg e considerare gli aspetti conversazionali e il flusso ininterrotto di informazioni che un social network aziendale può portare.

Sembra quindi essenziale definire la vocazione degli strumenti di lavoro collaborativo, definirne i contorni e considerare la collaborazione come un nuovo modo di lavorare in modo più efficiente. Illuminante.

La collaborazione è la ragion d'essere di un social network aziendale: la sua trasformazione lo porta ad evolvere in un vero e proprio Digital Workplace .

Facciamo un passo indietro e cerchiamo di definire Digital Workplace in parole povere e nel modo più chiaro possibile.

Un Digital workplace include tutti i componenti di un'azienda digitale per farli coesistere in un ambiente:

• dove l'organizzazione diventa attraente per i dipendenti,
• i dipendenti lavorano secondo una metodologia più agile,
• ci sono vari strumenti integrati tra di loro secondo una logica user centric, 
• il lavoro collaborativo è alla base di cultura e governance.

Un digital workplace è centrato sull'utente e adottato intuitivamente da essi, è lo strumento essenziale per la produttività quotidiana, e sfrutta l'intelligenza collettiva. Obiettivo: restare vigili e mantenere il vantaggio competitivo.

Lo scopo di tale rete sociale aziendale è quello di adattare nuovi metodi di lavoro più agili e produttivi. Attraverso la leva di trasformazione digitale che rappresenta, lo strumento crea valore e serve allo sviluppo dell'azienda nel suo complesso.
Gli specialisti della comunicazione e del marketing sono  inclini a distinguere tra uno strumento di networking personale e un vero e proprio strumento di collaborazione basato sulla produttività.

Perché i vostri dipendenti hanno bisogno di uno strumento di collaborazione che si concentri sulla comunicazione fluida? Che cosa porterà alla sua squadra e all'azienda? Il punto chiave è : prima di creare uno spazio collaborativo, la vostra azienda deve definire gli obiettivi e come la comunicazione ne beneficerà.

I nuovi metodi come in lavoro in team o quello agile, supportati da piattaforme collaborative, permettono di affrontare con intelligenza le nuove sfide dell'azienda digitalizzata:

• per lavorare agilmente, tutti i dipendenti hanno bisogno di uno spazio comune, da qui la nozione di spazio collaborativo. Il social network aziendale viene utilizzato per offrire ai vostri team un accesso comune alle informazioni e la possibilità di fare modifiche in tempo reale, in una logica di efficiente collaborazione
• il lavoro di squadra è una preoccupazione onnipresente per i responsabili delle risorse umane e la sua efficacia è migliorata quando i processi aziendali sono più interfunzionali. Quando decompartimentalizziamo le linee di business, le interazioni tra i team accelerano. Sono più reattivi, più produttivi
• un vero e proprio strumento collaborativo centralizza e ripristina in particolare tutte le informazioni che scandiscono l'attività quotidiana dell'azienda
• tutti hanno lo stesso livello di informazione, per cui la comunicazione tra tutti diventa più fluida
• una maggiore reattività porta ad una maggiore produttività
• dalla sensazione di produttività collettiva nasce la motivazione. Il cerchio è completo

E tutto questo, alleggerendo le vostre caselle mail ovviamente.

Se avete dubbi e non sapete come scegliere stila una lista delle caratteristiche delle funzionalità desiderate

• l'ergonomia dovrebbe rendere l'interfaccia intuitiva per facilitarne l'uso 
• la piattaforma, deve essere in grado di collegare tutti i vostri strumenti (le integrazioni consentono di utilizzare applicazioni di terze parti come Google Drive, Dropbox, e anche il vostro strumento di CRM, mantenere la funzione agenda condivisa, ecc,)
• un strumento collaborativo facilita lo scambio di file, tutti possono accedere a documenti condivisi, ad esempio scambi materializzati da collegamenti ipertestuali
• l'accesso è controllato da un amministratore e protetto
• tutte le informazioni sono raccolte e accessibili a tutti nello stesso spazio
• ogni persona personalizza il proprio feed di notizie, iscrivendosi ai gruppi aziendali che lo riguardano maggiormente
• ogni membro del vostro team deve essere in grado di reagire nel thread di discussione, il che facilita gli scambi in tempo reale
• lo spirito comunitario deve basarsi sul lavoro, non sulla personalità, e abbattere le barriere
• un servizio di messaggistica istantanea e una chat room devono essere sempre disponibili, specialmente quando si è in movimento
• una versione dello spazio collaborativo tramite applicazione mobile è quindi inevitabile per i team in mobilità
• la videoconferenza offre un innegabile vantaggio per lo scambio e la comunicazione in tempo reale
• l'iniziatore dello strumento deve posizionarsi come manager per incoraggiare gli specialisti ad intervenire spontaneamente da soli, piuttosto che perdere tempo per identificarli e sollecitare i loro interventi
• a lungo termine, lo strumento di collaborazione deve chiarire i processi decisionali e di definizione delle priorità
• facilitare il monitoraggio all'interno dello stesso spazio, ad esempio fornendo informazioni sui social network

La vostra azienda non può contare su un semplice strumento di project management per promuovere la comunicazione e lo scambio di informazioni tra i dipendenti. Questo è tanto più vero se ha team che lavorano a distanza, dislocati su più siti. E' qui che entra in gioco il social network aziendale.

Il manager entusiasta della produttività capisce rapidamente dove sta il suo interesse: il metodo di lavoro trasversale e partecipativo motiva e responsabilizza i dipendenti. A tutti gli effetti, consente all'azienda di mantenere a lungo termine il proprio vantaggio competitivo.

Una piattaforma collaborativa sul web completamente personalizzabile e sicura: ecco Jamespot in poche parole. Questa soluzione non solo facilita la circolazione delle informazioni nelle aziende, ma permette anche di catturare, organizzare e non perdere informazioni.

Jamespot in alcuni punti chiave:

• suggeriemento delle persone con cui parlare in base alle necessità
• digital workplace: un unico ambiente di lavoro in cui le applicazioni possono essere collegate 
• un team attento e reattivo per soddisfare sempre le esigenze dei propri clienti

Che dire di Yammer? di sicuro essere un prodotto Microsoft è una grande garanzia. È un ottimo strumento che integra tutte le funzioni classiche del social network aziendale per regalare al vostro team una sinergia inedita. Permette, inoltre, attraverso il suo motore di ricerca di fare una ricerca per competenze.

Tra le funzionalità più interessanti:

• Intranet
• News feed
• Pubblicazione e condivisione dei contenuti

Infine, possiamo considerare che un'azienda collaborativa riesce nella sua trasformazione digitale quando la sua intera organizzazione diventa una vera e propria piattaforma sociale per l'intelligenza collettiva.

La creazione di strumenti collaborativi crea un legame tra i dipendenti. Le conoscenze e i dati dell'azienda vengono scambiati più facilmente all'interno delle varie comunità così formate.