Social network aziendali, uno spazio collaborativo essenziale

social network azienda strumenti collaborativi

Che cos'è esattamente un ambiente collaborativo all'interno di un'azienda ? Cos'è un social network aziendale? Quali sono i benefici? I termini piattaforma collaborativa e digital workplace sono diventati parole d'ordine tali che alcuni manager vedono il social network aziendale come un gadget. Alcuni luoghi comuni come chiacchierare con i colleghi, spettegolare, ecc complicano un po' la diffusione di questi strumenti. Bisogna però andare oltre la punta dell'iceberg e considerare gli aspetti conversazionali e il flusso ininterrotto di informazioni che un social network aziendale può portare.

Anche se la facilità d'uso degli strumenti è spesso la caratteristica più evidenziata, ci sono ragioni più profonde che spingono tutti i membri della vostra organizzazione ad adottare una piattaforma collaborativa. È attraverso una struttura organizzativa più collaborativa che un'azienda diventa più agile, più veloce e più produttiva.

Sembra quindi essenziale definire la vocazione degli strumenti di lavoro collaborativo, definirne i contorni e considerare la collaborazione come un nuovo modo di lavorare in modo più efficiente. Illuminante.

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Definizione di uno spazio di lavoro collaborativo

Cos'è uno spazio collaborativo?

Uno spazio collaborativo, o più precisamente uno spazio di lavoro collaborativo:

  • gli strumenti di comunicazione sono centralizzati in un'unica piattaforma per facilitare la comunicazione
  • i team dell'azienda lavorano insieme online e, in ultima analisi, la collaborazione si estende a tutti gli stakeholder coinvolti nell'attività dell'organizzazione, come i team multi-sito, i clienti o i partner
  • questo ecosistema digitale mira a promuovere il lavoro di gruppo attraverso la condivisione d'informazioni, competenze, documenti, messaggi, ecc.

Perché adottare uno strumento di collaborazione online?

Un'azienda sceglie innanzitutto di adottare tale piattaforma per cambiare e migliorare il funzionamento interno della propria organizzazione: la competitività e le pratiche collaborative la portano ad avviare una profonda trasformazione digitale, la trasformazione verso l'impresa digitale.

Parliamo di social network aziendali, dimenticando, a volte, che un tale sistema informativo non deve essere scelto in funzione della moda, ma piuttosto dell'idea di strutturare una cultura collettiva del lavoro, in modo che l'intera azienda ne tragga beneficio e profitto nel lungo periodo. È così che il termine trasformazione digitale assume il suo pieno significato.

Infografica social network aziendali

Infografica di Nostromo tradotta e adattata

Il lavoro di squadra come vantaggio competitivo

Circolazione delle informazioni e fluidità degli scambi

Alcune aziende, che operano ancora orizzontalmente, esprimono una grande difficoltà nell'identificare e mobilitare la persona o le persone giuste per rispondere a una domanda specifica. Oppure una volta trovata la persona indicata , spesso arriva troppo tardi, o fornisce solo una parte della risposta attesa dal cliente con i concorrenti pronti a essere più reattivi.

Questo comportamento, del tutto controproducente, si basa su differenti ragioni:

  • la domanda posta a volte richiede la consultazione di diversi esperti complementari, soprattutto nel caso di cambiamenti avviati da un manager dell'innovazione e del digitale, dove tutti i punti di vista sono essenziali per il buon funzionamento di un progetto.
  • l'organizzazione del lavoro, in silos aziendali compartimentati, isola i team che logicamente dovrebbero essere complementari, e quindi in contatto permanente.
  • in realtà, la comunicazione non è fluida in azienda. Un dipendente può essersi posto una domanda per mesi, mentre un altro collega conosce la risposta a portata di mano.
  • l'informazione non è centralizzata o condivisa con trasparenza, il che darebbe tuttavia un forte impulso all'intelligenza collettiva, che emula la produttività.

E l'intelligenza collettiva?

Questo è il segreto di un gruppo di lavoro efficace per l'azienda. Accedere alle informazioni in modo rapido e semplice, condividerle e scambiarle con gli altri (come la conoscenza), diventa essenziale: altrimenti, il collaboratore percepisce solo parzialmente il contesto di un soggetto e non può considerare da solo di affrontare un problema complesso, perché isolato, con le proprie capacità e risposte.

Cosa aspettarsi da un social network aziendale?

La collaborazione è la ragion d'essere di un social network aziendale: la sua trasformazione lo porta ad evolvere in un vero e proprio Digital Workplace che rende le organizzazioni competitive. Cogliamo l'occasione per tradurre il termine Digital Workplace in parole povere e offrire una definizione il più significativa possibile.

Un Digital workplace include tutti i componenti di un'azienda digitale per farli coesistere in un ambiente:

  • dove l'organizzazione diventa attraente per i dipendenti,
  • i dipendenti lavorano secondo una metodologia più agile,
  • ci sono vari strumenti integrati tra di loro secondo una logica user centric, 
  • il lavoro collaborativo è alla base di cultura e governance.

Un digital workplace è centrato sull'utente e adottato intuitivamente da essi, è lo strumento essenziale per la produttività quotidiana, e sfrutta l'intelligenza collettiva. Obiettivo: restare vigili e mantenere il vantaggio competitivo.

Lo scopo di tale rete sociale aziendale è quello di adattare nuovi metodi di lavoro più agili e produttivi. Attraverso la leva di trasformazione digitale che rappresenta, lo strumento crea valore e serve allo sviluppo dell'azienda nel suo complesso.
Gli specialisti della comunicazione e del marketing sono  inclini a distinguere tra uno strumento di networking personale e un vero e proprio strumento di collaborazione basato sulla produttività.

Perché i vostri dipendenti hanno bisogno di uno strumento di collaborazione che si concentri sulla comunicazione fluida? Che cosa porterà alla sua squadra e all'azienda? La domanda è necessaria: prima di adottare uno spazio collaborativo, la vostra azienda deve definire cosa questo spazio porterà ai suoi dipendenti, e come la comunicazione sarà accelerata e resa più fluida.

La comunicazione, uno degli asset principali di una piattaforma collaborativa

I nuovi metodi come in lavoro in team o quello agile, supportati da piattaforme collaborative, permettono di affrontare con intelligenza le nuove sfide dell'azienda digitalizzata:

  • per diventare agili, tutti i dipendenti hanno bisogno di uno spazio comune, da qui la nozione di spazio collaborativo. Il social network aziendale viene utilizzato a questo scopo, ovvero per offrire ai vostri team un accesso comune alle informazioni e la possibilità di intervenire in tempo reale su questo spazio dedicato e condiviso, in una logica di efficiente collaborazione
  • il lavoro di squadra è una preoccupazione onnipresente per i responsabili delle risorse umane e la sua efficacia è migliorata quando i processi aziendali sono più interfunzionali. Quando decompartimentalizziamo le linee di business, le interazioni tra i team accelerano. Sono più reattivi, più produttivi
  • un vero e proprio strumento collaborativo centralizza e ripristina in particolare tutte le informazioni che scandiscono l'attività quotidiana dell'azienda
  • tutti hanno lo stesso livello di informazione, per cui la comunicazione tra tutti diventa più fluida
  • una maggiore reattività porta ad una maggiore produttività
  • dalla sensazione di produttività collettiva nasce la motivazione. Il cerchio è completo

E tutto questo, alleggerendo le vostre caselle mail ovviamente.

Come scegliere il vostro strumento di collaborazione?

Suggerimenti per la scelta di una piattaforma collaborativa

Se avete dubbi e non sapete come scegliere stila una lista delle caratteristiche delle funzionalità desiderate

  • l'ergonomia dovrebbe rendere l'interfaccia intuitiva per facilitarne l'uso 
  • la piattaforma, deve essere in grado di centralizzare tutti i vostri strumenti per collegarli tra loro (i connettori consentono di utilizzare applicazioni di terze parti come Google Drive, Dropbox, e anche il vostro strumento di CRM, mantenere la funzione agenda condivisa, ecc,)
  • lo strumento collaborativo è quindi uno spazio di lavoro che facilita lo scambio di file, dove tutti possono accedere a documenti condivisi, ad esempio scambi materializzati da collegamenti ipertestuali
  • l'accesso è controllato da un amministratore e protetto
  • tutte le informazioni sono raccolte e accessibili a tutti nello stesso spazio
  • ogni persona personalizza il proprio feed di notizie, iscrivendosi ai gruppi aziendali che lo riguardano maggiormente
  • ogni membro del vostro team deve essere in grado di reagire nel thread di discussione, il che facilita gli scambi in tempo reale
  • lo spirito comunitario deve basarsi sul lavoro, non sulla personalità, e abbattere le barriere
  • un servizio di messaggistica istantanea e una chat room devono essere sempre disponibili, specialmente quando si è in movimento
  • una versione dello spazio collaborativo tramite applicazione mobile è quindi inevitabile per i team in mobilità
  • la videoconferenza offre un innegabile vantaggio per lo scambio e la comunicazione in tempo reale
  • l'iniziatore dello strumento deve posizionarsi come manager per incoraggiare gli specialisti ad intervenire spontaneamente da soli, piuttosto che perdere tempo per identificarli e sollecitare i loro interventi
  • a lungo termine, lo strumento di collaborazione deve chiarire i processi decisionali e di definizione delle priorità
  • facilitare il monitoraggio all'interno dello stesso spazio, ad esempio fornendo informazioni sui social network

Un social network aziendale per rafforzare la collaborazione nelle aziende

La vostra azienda non può contare su un semplice strumento di project management per promuovere la comunicazione e lo scambio di informazioni tra i dipendenti. Questo è tanto più vero se ha team che lavorano a distanza, dislocati su più siti. E' qui che entra in gioco il social network aziendale.

Il manager entusiasta della produttività capisce rapidamente dove sta il suo interesse: il metodo di lavoro trasversale e partecipativo motiva e responsabilizza i dipendenti. A tutti gli effetti, consente all'azienda di mantenere a lungo termine il proprio vantaggio competitivo.

Quale social network aziendale scegliere?

Jamespot

Una piattaforma collaborativa sul web completamente personalizzabile e sicura: ecco Jamespot in poche parole. Questa soluzione  non solo facilita la circolazione delle informazioni nelle aziende, ma permette anche di catturare, organizzare e non perdere informazioni.

Jamespot in alcuni punti chiave:

  • suggeriemento delle persone con cui parlare in base alle necessità
  • digital workplace: un unico ambiente di lavoro in cui le applicazioni possono essere collegate a molteplici funzionalità (gestione di progetti, sondaggi, organizzazione di riunioni, gestione di documenti elettronici, ecc,)
  • un team attento e reattivo per soddisfare sempre le esigenze dei propri clienti

Yammer

microsoft yammer screen

Che dire di Yammer? di sicuro essere un prodotto Microsoft è una grande garanzia. È un ottimo strumento che integra tutte le funzioni classiche del social network aziendale per regalare al vostro team una sinergia inedita. Permette, inoltre, attraverso il suo motore di ricerca di fare una ricerca per competenze.

Tra le funzionalità più interessanti:

  • Intranet
  • News feed
  • Pubblicazione e condivisione dei contenuti

Lo spazio collaborativo al servizio della crescita della vostra azienda

Infine, possiamo considerare che un'azienda collaborativa riesce nella sua trasformazione digitale quando la sua intera organizzazione diventa una vera e propria piattaforma sociale per l'intelligenza collettiva.

La creazione di strumenti collaborativi crea un legame tra i dipendenti. Le conoscenze e i dati dell'azienda vengono scambiati più facilmente all'interno delle varie comunità così formate.

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