L'audit di conformità: lo strumento essenziale per valutare la conformità dell'azienda agli obblighi normativi
Un audit di conformità consente a un'azienda di effettuare una valutazione obiettiva e precisa dei propri obblighi normativi in un determinato settore o servizio (protezione dei dati, situazione finanziaria, condizioni di lavoro, ecc.)
Serve a individuare le discrepanze minori o maggiori, al fine di apportare correzioni e garantire la conformità. Sono disponibili vari tipi di audit (esterno, RGPD, pre-certificazione, ecc.).
👉 Scoprite come è organizzato questo strumento di valutazione (raccolta dati, analisi, aree di miglioramento, ecc.) e quali sono i suoi obiettivi.
Che cos'è esattamente un audit di conformità?
Audit di conformità: definizione
Un audit di conformità è uno strumento di controllo e valutazione che consente a un'azienda o a un'istituzione di determinare il livello di conformità di un sistema esistente a un quadro di riferimento legale, normativo o standard.
Il sistema esistente può essere :
- il suo settore di attività in generale o uno dei suoi dipartimenti (risorse umane, paghe, ecc.);
- la protezione dei dati personali
- le condizioni di lavoro
- l'ambiente ;
- il territorio, ecc.
Perché effettuare un audit di conformità: obiettivi e vantaggi
Un audit di conformità offre l'opportunità di fare il punto della situazione e di individuare le aree di miglioramento. Il suo scopo è quello di verificare e misurare la conformità di un'organizzazione, con i seguenti obiettivi:
- identificare i rischi e trovare soluzioni pratiche
- gestire le attività in modo più efficace
- modificare le pratiche, se necessario;
- proteggere dalle sanzioni legate alla non conformità...
Audit di conformità vs. audit di efficienza: sono la stessa cosa?
Non proprio. Questi due tipi di audit hanno obiettivi diversi, anche se spesso si basano sulle stesse informazioni.
Un audit di conformità verifica se l'azienda è conforme alle normative vigenti. Valuta il livello di conformità a norme, leggi e politiche interne o esterne. In altre parole, le regole vengono seguite alla lettera?
L' audit dell'efficienza va oltre. Analizza se i processi in atto producono davvero i risultati attesi. Non ci accontentiamo più di dire "è fatto", ma piuttosto "è ben fatto".
💡 Facciamo un esempio. Un'organizzazione può essere perfettamente conforme alle norme sulla protezione dei dati personali (RGPD), ma avere un processo lento e inefficiente per rispondere alle richieste degli utenti. Il primo punto passa l'audit di conformità, il secondo fallisce l'audit di efficienza.
Idealmente, i risultati dovrebbero essere combinati per rafforzare sia la conformità di agli obblighi normativi sia le prestazioni interne.
Quali tipi di audit di conformità esistono?
Esistono diversi tipi di audit volti a valutare la conformità di un'azienda a regolamenti o standard.
Audit esterno
Viene effettuato da una persona esterna all'azienda e può riguardare un'ampia gamma di aree:
- bilancio d'esercizio
- organizzazione del lavoro
- sicurezza sul lavoro, ecc.
Aiuta a identificare eventuali malfunzionamenti o a comprendere un incidente esistente e a implementare miglioramenti.
💡 Un audit esterno può essere utilizzato anche per verificare la conformità del sistema di un fornitore ai requisiti di una norma o alle regole dell'azienda stessa.
Audit di pre-certificazione
Conosciuto anche come "audit in bianco" o "pre-audit", consente a un'azienda di effettuare un test prima della fase di certificazione o etichettatura vera e propria , qualunque essa sia:
- ISO 9001
- ISO 14001, ECC,
- Qualiopi,
- IFS, ecc.
💡 L'audit di pre-certificazione è adatto anche per preparare e rassicurare gli attori e il personale coinvolti prima del processo di certificazione; ma anche per lavorare sui punti deboli identificati.
Audit di conformità al RGPD
Il Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR) impone alle aziende e alle organizzazioni di tutti i settori di gestire e proteggere i dati personali in modo più efficace.
L'audit di conformità al RGPD ha lo scopo di verificare se la direttiva europea viene applicata e in che misura. In particolare, prende in considerazione i seguenti punti
- il funzionamento tecnico del sistema informatico e, più specificamente, il trattamento dei dati personali;
- la documentazione esistente (carta informatica, registro dei trattamenti, modulo di consenso, ecc;)
- la sicurezza e l'affidabilità dell'attuale sistema informativo.
Garantendo la conformità al RGPD, le aziende evitano il rischio di sanzioni e possono ottimizzare la sicurezza del proprio sistema informativo.
Come condurre un audit di conformità efficace: 4 passi fondamentali
1 - Realizzare uno studio documentale e un inventario delle attività interessate
Queste due fasi consentono di individuare gli standard e i parametri di riferimento applicabili nelle aree prescelte.
2 - Scegliere il tipo di informazioni da raccogliere durante l'audit
L'audit può essere condotto in diversi modi e con diversi strumenti:
- Osservazioni in loco ;
- Interviste con le persone coinvolte
- Esame di documenti, ecc.
Queste sono le tecniche più comuni utilizzate per raccogliere informazioni per un audit. Tutti gli elementi raccolti vengono poi esaminati e confrontati con gli standard e i regolamenti per individuare eventuali discrepanze.
💡 Queste non conformità vengono generalmente classificate. Troviamo :
- Non conformità minori, che non hanno un impatto reale sull'attività o sulla sicurezza dell'azienda;
- Non conformità maggiori, che possono avere ripercussioni sul modo di operare dell'organizzazione.
3 - Rivolgersi a un fornitore di servizi o utilizzare un software appropriato
Esistono diversi professionisti (interni o esterni all'organizzazione) che possono aiutarvi a impostare ed eseguire un audit di conformità:
- esperti indipendenti
- società specializzate
- società di consulenza, ecc.
Tuttavia, per beneficiare di una revisione efficace, pertinente e proattiva, è necessario rivolgersi a un fornitore di servizi con le conoscenze e l'esperienza necessarie. Un esperto di sicurezza informatica può aiutarvi con un audit di conformità RGPD, un commercialista con un audit di conformità contabile, e così via.
Potete anche affidarvi a un software specifico che fornisce un controllo normativo. Questo strumento permette di :
- effettuare ricerche normative per tema (antincendio, sicurezza informatica, salute e sicurezza sul lavoro, ecc;
- accedere a tutte le normative (decreti, contratti, ecc.) che dovete rispettare;
- tenere traccia della legislazione (in modo da essere sempre aggiornati sui nuovi sviluppi);
- gestire la vostra strategia di conformità;
- attuare un piano d'azione per la conformità.
4 - Rapporto sullo stato di conformità
Il rapporto di audit presenta i punti di forza, le opportunità di miglioramento e le non conformità identificate. Le raccomandazioni sono essenziali, in quanto consentono di apportare correzioni e di raggiungere la conformità alle normative o agli standard.
Esempio di rapporto di audit di conformità per strutturare il vostro.
Avete bisogno di un po' di aiuto per scrivere il vostro rapporto di audit? Ecco un esempio di rapporto che può essere adattato alla vostra azienda, alle vostre attività e al tipo di audit che state svolgendo. Completate i campi mancanti con i vostri dati.
1. Informazioni generali
Nome dell'organizzazione sottoposta ad audit: [....................................................]
Data dell'audit: [....................................................]
Tipo di audit: [Audit interno / Audit esterno / Audit di conformità RGPD / Altro]
Responsabile dell'audit: [....................................................]
Auditor: [....................................................]
2. Obiettivi e ambito
Obiettivo principale: [Valutare la conformità ai regolamenti, identificare le non conformità, ecc.]
Ambito dell'audit: [Dipartimenti interessati, processi analizzati, tipo di attività coperte, ecc.]
3. Metodologia
Raccolta di informazioni: [studio documentale, interviste, questionari, osservazioni sul campo, ecc.]
Criteri di conformità utilizzati: [Norme ISO, regolamenti RGPD, politiche interne, ecc.]
4. Risultati
Punti di conformità:
- [Esempio: il trattamento dei dati personali è documentato e aggiornato].
- [Esempio: la modulistica interna è conforme ai requisiti di legge].
Non conformità individuate :
- [Esempio: non esiste un registro del trattamento dei dati]
- [Esempio: nessuna procedura per la gestione delle violazioni della sicurezza].
5. Raccomandazioni
Misure correttive proposte:
- [Esempio: istituire un registro RGPD entro 30 giorni].
- [Esempio: formare i team sul trattamento dei dati personali].
6. Conclusione
Livello complessivo di conformità: [Conforme / Parzialmente conforme / Non conforme]
Commenti del revisore: [....................................................]
Firma: [....................................................]
I 5 principali strumenti di gestione della conformità
Quando si tratta di audit di conformità, gli strumenti giusti fanno la differenza. Piattaforme all-in-one, soluzioni RGPD specializzate o software di controllo interno: ecco la nostra top 5 per mantenere la vostra azienda in linea (e dormire sonni tranquilli 💤).
Auditool
🛠 Auditool, una piattaforma completa che vi aiuta a migliorare continuamente i vostri prodotti e processi. Con Auditool, le aziende possono gestire i loro audit QHSE, informatici, di controllo interno e molto altro ancora! Gli auditor condividono il loro lavoro, annotano gli archivi e generano automaticamente i documenti pertinenti per aiutarvi. Monitorate le statistiche di conformità e l' avanzamento delle azioni correttive in tempo reale, fornendo al contempo report personalizzati per ogni stakeholder dell'azienda.
MasterControl
🛠 MasterControl è leader mondiale nella gestione della conformità per settori altamente regolamentati come quello sanitario, farmaceutico e aerospaziale. Il software centralizza i dati, automatizza i rapporti di audit e tiene traccia dello stato di conformità ISO o FDA in tempo reale. Il suo motore di flusso di lavoro integrato previene gli errori e fa risparmiare tempo prezioso nei processi di qualità. Bonus: tutto è tracciabile e sicuro, dall'audit interno alla relazione finale.
MasterControl
Netwrix Auditor
🛠 Netwrix Auditor è il punto di riferimento per il monitoraggio dei vostri dati sensibili e per garantire la conformità a normative come il RGPD o il Sarbanes-Oxley Act. Il software rileva le deviazioni, tiene traccia di tutte le modifiche e avvisa di qualsiasi comportamento sospetto. Ideale per rafforzare la sicurezza del vostro IS e dimostrare che la vostra azienda è conforme.
Netwrix Auditor
VComply
🛠 Dite addio a quei fastidiosi fogli di calcolo Excel con VComply! Questo software cloud vi consente di gestire la conformità normativa e i rischi attraverso un'interfaccia chiara e intuitiva. È possibile creare i criteri, assegnare le attività, tenere traccia delle azioni correttive e generare report con un semplice clic. Semplice, visuale e collaborativo, VComply è adatto a tutti i tipi di organizzazione, dalle PMI ai grandi gruppi.
Witik
🛠 Witik, una soluzione di conformità 100% made-in-France che aiuta le PMI, le ETI e i grandi gruppi a gestire i loro diversi programmi di conformità (RGPD, legge Sapin II e ISO). Grazie al suo modulo di valutazione di terzi, potete facilmente implementare audit di conformità dei vostri subappaltatori per proteggervi da eventuali sanzioni CNIL, rafforzando al contempo la trasparenza nel vostro rapporto cliente-fornitore. Inoltre, Witik vi fornisce un supporto personalizzato e sicuro per tutto il processo di conformità: registri automatizzati, modulo collaborativo, potente sistema di allerta e molto altro ancora!
L'audit di conformità in breve
Un audit di conformità è un modo affidabile ed efficace per un'azienda di scoprire la sua posizione rispetto alla legislazione e agli standard attuali.
Si basa su una valutazione della situazione in un determinato momento e fornisce suggerimenti dettagliati per il miglioramento. È possibile rivolgersi a specialisti per eseguirlo o affidarsi a un software appropriato.
Articolo tradotto dal francese