I 7 strumenti essenziali per la vostra agenzia di comunicazione

Gestire un' agenzia di comunicazione non è più solo una questione di creatività. Tra gestione dei progetti, tracciamento dei tempi, preventivi, fatturazione e coordinamento dei team, bisogna destreggiarsi tra una moltitudine di compiti... e spesso in fretta.

Fortunatamente, esistono software gestionali progettati per semplificare la gestione quotidiana delle agenzie, migliorare la redditività e snellire i processi interni. Questi strumenti vi aiutano a mantenere una chiara visione d'insieme di progetti, clienti e risorse, il tutto in tempo reale.

Ma con un'offerta così ampia, come si fa a scegliere la soluzione giusta per la propria azienda? Abbiamo passato in rassegna i migliori strumenti sul mercato per fornirvi una top 7 ultra-pratica!

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Quali sono i vantaggi di un software per la vostra agenzia di comunicazione?

Una gestione dei progetti più chiara, più fluida e più strategica

In un'agenzia, i progetti si susseguono velocemente. Senza un buon strumento, ci si ritrova presto a rincorrere brief, approvazioni e membri del team. Un software di gestione dei progetti consente di centralizzare tutte le fasi del ciclo di produzione:

• creare compiti
• assegnare i ruoli
• pianificare le scadenze
• impostare le dipendenze
• la definizione delle priorità, ecc.

La cosa migliore è che la maggior parte degli strumenti offre un monitoraggio in tempo reale. Il project manager può vedere a colpo d'occhio come procede un progetto, individuare eventuali blocchi e regolare le risorse, se necessario. Stiamo passando dalla modalità antincendio alla modalità anticipazione. E il vantaggio? Anche il cliente guadagna in visibilità e fiducia.

Migliore controllo del tempo impiegato e della redditività

Quanto tempo dedicano realmente i vostri team a una campagna? Quel grande cliente "strategico" è davvero redditizio? Senza uno strumento, si va alla cieca. Con un buon software di tracciamento del tempo, potete misurare con precisione il tempo investito per risorsa, per attività, per progetto e persino per tipo di cliente.

Questi dati, incrociati con i preventivi e le fatture, consentono di effettuare un' analisi dettagliata della redditività. È possibile identificare le attività che richiedono tempo, i margini ridotti e i colli di bottiglia. E potete intervenire adeguando le tariffe, rivedendo i processi o distribuendo diversamente il carico di lavoro.

Automatizzare le attività che richiedono tempo per risparmiare enormi quantità di tempo

Chi non ha mai sospirato di fronte alla creazione di un preventivo, al sollecito di un pagamento in ritardo o all'elaborazione manuale di una fattura? Si tratta di attività necessarie, ma che incidono sulla produttività. I migliori software di oggi includono moduli di automazione che gestiscono queste attività per voi.

È possibile creare un preventivo in pochi clic. Una volta convalidato, diventa automaticamente una fattura. I solleciti vengono inviati automaticamente. Alcune soluzioni arrivano a integrare la contabilità o a sincronizzarsi con l'ERP o il CRM esistenti. In breve, si dedica meno tempo all'amministrazione e più al valore aggiunto.

Tabella comparativa dei 7 migliori pacchetti software per la vostra agenzia di comunicazione

I 7 migliori strumenti per la vostra agenzia di comunicazione

Asana

Asana è un punto di riferimento globale per la gestione dei progetti, particolarmente apprezzato dai team di marketing e comunicazione. La sua interfaccia intuitiva e le numerose visualizzazioni consentono di strutturare facilmente ogni tipo di progetto, dalla creazione di un sito web alla gestione di una campagna multicanale. Che la vostra agenzia abbia 3 o 30 persone, Asana si adatta al vostro modo di lavorare.

Ciò che le agenzie apprezzano particolarmente è la possibilità di tracciare le attività in tempo reale, gestire le dipendenze, condividere i file e automatizzare le fasi ripetitive di un brief del cliente. Il risultato è una maggiore chiarezza, un minor numero di passaggi e un aumento della produttività senza complessità tecniche.

⚒️ Ecco solo alcune delle caratteristiche che rendono Asana un alleato ideale per un'agenzia di comunicazione:

• gestione intuitiva di più progetti, con viste personalizzate per ogni esigenza: timeline, kanban, calendario, ecc;
• assegnazione chiara dei compiti con scadenze, commenti, allegati e livelli di priorità;
• potenti automazioni per risparmiare tempo sulle attività ricorrenti: notifiche, convalide, promemoria, ecc;
• tracciamento del tempo e reportistica per tenere sotto controllo le risorse utilizzate;
• collaborazione fluida, anche in modalità ibrida, grazie alle discussioni contestualizzate;
• integrazione nativa con gli strumenti già utilizzati in agenzia: Slack, Google Drive, Adobe Creative Cloud, ecc.

Asana

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Project management, assegnazione compiti e teamwork

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Axonaut

Axonaut è un pacchetto di software gestionali all-in-one progettato per le PMI e le VSE, in particolare per quelle del settore dei servizi, comprese le agenzie di comunicazione. Riunisce in un'unica interfaccia intuitiva tutte le funzioni chiave: CRM, fatturazione, contabilità e gestione della cassa. L'obiettivo è chiaro: risparmiare tempo sulle attività amministrative e centralizzare meglio i dati dei clienti e dei progetti.

Pensato per i team con un numero di dipendenti compreso tra 5 e 50, Axonaut si rivolge direttamente ai manager o ai responsabili amministrativi che si destreggiano tra strumenti dispersi o troppo complessi. Se la vostra agenzia passa troppo tempo a creare fatture, a rincorrere i pagamenti o a seguire i prospect a mano, questa è chiaramente una soluzione da prendere in considerazione. D'altra parte, per le organizzazioni molto grandi che richiedono un ERP su misura, lo strumento mostrerà i suoi limiti.

⚒️ Ecco perché Axonaut può trasformare il modo in cui gestite la vostra agenzia:

• interfaccia intuitiva, progettata per essere utilizzata senza una formazione complessa;
• cruscotto di vendita personalizzabile, per monitorare clienti, prospect e opportunità in tempo reale;
• fatturazione automatizzata, con generazione rapida di preventivi, promemoria automatici e tracciamento dei pagamenti;
• sincronizzazione bancaria automatica, per non dover reinserire i dati e tenere sotto controllo il flusso di cassa giorno per giorno;
• attività amministrative automatizzate: note spese, invio di documenti, promemoria, ecc;
• assistenza clienti reattiva, 100% in francese.

ClickUp

ClickUp si è affermato come uno degli strumenti di gestione dei progetti più personalizzabili sul mercato. Molto popolare negli ambienti delle agenzie, può essere utilizzato per gestire campagne, attività interne, scadenze dei clienti... e persino gli obiettivi di performance del team. Mentre Asana si concentra sulla semplicità, ClickUp si distingue per la ricchezza di funzionalità e la capacità di adattarsi a tutte le metodologie (Agile, Kanban, Gantt, ecc.).

È lo strumento ideale per le agenzie in rapida crescita o per le organizzazioni che gestiscono un gran numero di clienti e progetti contemporaneamente. Grazie alle sue automazioni, alle viste multiple e alle integrazioni avanzate, ClickUp diventa un ERP leggero e flessibile, in grado di coprire un'ampia gamma di esigenze: dalla gestione dei progetti alla pianificazione strategica.

⚒️ Ecco le caratteristiche che rendono ClickUp uno strumento formidabile per le agenzie agili:

• visualizzazione 100% personalizzabile: attività, progetti, documenti, dashboard, tutto si adatta al vostro modo di lavorare;
• potente automazione per velocizzare la gestione dei flussi di lavoro interni;
• tracciamento del tempo integrato, per membro, attività o cliente;
• documenti collaborativi integrati, per centralizzare brief, report o procedure;
• obiettivi e KPI per monitorare le prestazioni di team e progetti;
• numerose integrazioni: Slack, Zoom, Google Workspace, Figma, ecc.

ClickUp

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L’app tutto-in-uno per il lavoro: gestione progetti e altro

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iabako

iabako è una soluzione francese sviluppata appositamente per agenzie di comunicazione, studi creativi e freelance organizzati. È uno strumento semplice ed efficace che si concentra sulla gestione quotidiana: stime, tempo impiegato, fatturazione, follow-up dei clienti e redditività. Mentre molti pacchetti software sono generici, iabako risponde specificamente alle esigenze di un' agenzia creativa, occupandosi dell'organizzazione degli incarichi, del rispetto delle scadenze e dell'invio delle fatture.

La sua interfaccia minimalista si rivolge ai profili non tecnici. Non è necessario essere esperti di ERP per utilizzare lo strumento. È una soluzione affidabile e facile da implementare per le agenzie che vogliono strutturarsi senza complicare il loro lavoro quotidiano, ed è adatta sia ai freelance che ai piccoli team.

⚒️ Ecco perché iabako può diventare rapidamente indispensabile per le operazioni quotidiane della vostra agenzia:

• monitoraggio semplificato dei progetti, con una chiara panoramica degli incarichi in corso;
• gestione del tempo per progetto o per attività, per misurare meglio la redditività;
• fatturazione automatizzata: dalla creazione del preventivo all'invio della fattura;
• database centralizzato dei clienti, con storico e tracciamento degli scambi;
• cruscotto della redditività accessibile con un semplice clic;
• interfaccia intuitiva, pensata per i creativi e non per i contabili.

IABAKO

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Gestione Innovativa dei Progetti Aziendali

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Inedee

Progettato per le agenzie di comunicazione e marketing, Inedee è un ERP di nuova generazione che centralizza tutti i flussi di lavoro di produzione, gestione e collaborazione. Il suo obiettivo? Aiutarvi a gestire la vostra agenzia in modo più efficace, dalla prevendita alla produzione, dalla fatturazione alla consegna. Il suo approccio modulare consente di adattare lo strumento alla vostra organizzazione e ai vostri processi interni, senza imporre una struttura fissa.

Inedee si distingue per la sua capacità di fornire ai manager una visione globale e strutturata della loro attività. Dalla gestione delle risorse alla redditività dei progetti, passando per i costi e le scadenze, tutto è collegato. È lo strumento ideale per le agenzie che vogliono raggiungere un nuovo livello di maturità senza dover moltiplicare il proprio software.

⚒️ Ecco cosa può fare Inedee per le vostre operazioni quotidiane:

• una panoramica completa della vostra attività: progetti, team, carichi di lavoro, budget, redditività;
• tracciamento del tempo ultrapreciso, con ripartizione per cliente, incarico e dipendente;
• pianificazione delle risorse, con avvisi in caso di sovraccarico o sottocarico;
• modulo CRM e preventivi e fatture, per seguire il ciclo di vendita dalla A alla Z;
• cruscotti dinamici, ideali per manager e dirigenti;
• hosting sicuro in Francia, con un'interfaccia 100% francese.

Inedee

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Gestione HR Snella e Intuitiva per Aziende Moderne

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IOvision

Meno conosciuta rispetto ad alcuni concorrenti, IOvision è comunque una solida realtà nel mondo dell' ERP per agenzie. Si tratta di una soluzione completa, sviluppata per consentire alle organizzazioni di medie e grandi dimensioni di standardizzare i processi, aumentare la produttività e ottimizzare i margini. Il suo approccio è decisamente incentrato sulla gestione interna: costi, produzione, tempo, progetti, acquisti, fatturazione... tutto è collegato in un'unica interfaccia.

È uno strumento particolarmente adatto alle agenzie che gestiscono diverse divisioni (creativa, digitale, media, ecc.), con la necessità di una visione analitica dettagliata. È più difficile da implementare rispetto a uno strumento "plug & play", ma alla fine si ottiene una base reale per strutturare lo sviluppo.

⚒️ Ecco i principali punti di forza di IOvision per le agenzie in crescita:

• ERP completo, dalla gestione delle risorse umane alla finanza e ai progetti;
• monitoraggio dettagliato del budget per cliente, incarico, divisione o dipendente;
• reportistica avanzata, con dati consolidati per il management;
• Tracciamento preciso delle ore, con avvisi in caso di superamento dei tempi;
• gestione degli acquisti e delle spese, integrata con i budget di progetto;
• soluzione personalizzabile, supportata da un solido supporto.

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Massimizza l'efficienza con il software gestionale IOvision

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Sarbacane

Ben nota ai professionisti del marketing digitale, Sarbacane è una soluzione francese specializzata in emailing, SMS marketing e automazione delle campagne. Non è un ERP, ma uno strumento complementare essenziale per qualsiasi agenzia di comunicazione che gestisca le campagne dei clienti. Con la sua interfaccia raffinata, le solide prestazioni e l'RGPD integrato, è una seria alternativa ai giganti americani come Mailchimp e ActiveCampaign.

Sarbacane si distingue per il suo approccio orientato alla produttività e alle prestazioni, con una curva di apprendimento rapida, risultati misurabili e funzionalità su misura per le agenzie: gestione multi-account, branding personalizzato, reportistica accurata, ecc. Ideale per offrire più valore ai vostri clienti, ottimizzando al contempo i vostri processi.

⚒️ Ecco cosa può fare Sarbacane per le vostre campagne di marketing:

• emailing e SMS pro, con editor drag & drop, personalizzazione avanzata e test A/B;
• automazione delle campagne: scenari, promemoria, punteggio comportamentale, ecc;
• gestione multi-cliente: accesso white label, segmentazione, reportistica per account;
• statistiche in tempo reale, con tassi di apertura, clic, conversioni, ecc;
• RGPD-ready, con dati ospitati in Francia;
• supporto reattivo con sede in Francia, apprezzato dalle agenzie.

Tabella riassuntiva dei migliori software per la vostra agenzia di comunicazione

Software	Utente target	Vantaggi principali	Prezzo d'ingresso
Asana	Team creativi, agenzie agili	Gestione fluida dei progetti, collaborazione visiva, automazione	Offerta gratuita
Axonaut	Piccole imprese, agenzie generaliste	ERP all-in-one, fatturazione, CRM, contabilità semplificata	A partire da 34,99 euro/mese
ClickUp	Agenzie strutturate o in crescita	Visione personalizzabile, tempo, obiettivi, documenti integrati	Offerta gratuita
iabako	Piccole agenzie creative, freelance	Strumento semplice, fatturazione veloce, redditività per incarico	A partire da 8 €/mese
Inedee	Agenzie ambiziose e strutturanti	ERP modulare, gestione completa, monitoraggio del carico di lavoro	Su preventivo
IOvision	Agenzie medio-grandi	ERP potente, monitoraggio analitico, gestione centralizzata	Su preventivo
Sarbacane	Agenzie di marketing digitale/com	Emailing professionale, SMS, automazione, account multipli	A partire da 69 €/mese

Criteri da considerare nella scelta del software per la vostra agenzia

La scelta del software per la vostra agenzia non è solo una questione di budget o di interfaccia. Deve adattarsi alla vostra organizzazione, ai vostri processi, ai vostri clienti e ai vostri obiettivi. Ecco i criteri chiave da considerare prima di fare il grande passo:

• tipo di esigenze coperte: gestione dei progetti, preventivi/fatturazione, CRM, reporting, comunicazione interna, ecc;
• Adattabilità alle dimensioni della vostra agenzia;
• ergonomia e facilità d'uso: i vostri team devono essere in grado di utilizzarlo senza una formazione complessa;
• funzionalità collaborative: gestione delle attività, condivisione di file, commenti, visualizzazioni condivise... fondamentali per il coordinamento del team;
• tracciabilità dei tempi e redditività: essenziale per la gestione dei progetti, la fatturazione accurata e l'analisi dei margini;
• automazione di attività ripetitive: per risparmiare tempo su promemoria, notifiche, generazione di documenti, ecc;
• integrazione con gli strumenti esistenti: Slack, Google Workspace, strumenti di contabilità, CRM... lo strumento deve integrarsi bene con il vostro stack;
• supporto al cliente e scalabilità: un buon strumento significa anche un buon supporto. E deve essere in grado di crescere con voi;
• hosting e conformità al RGPD: soprattutto se gestite dati sensibili per conto dei vostri clienti.

Come ottimizzare l'uso del software per la vostra agenzia di comunicazione? 6 fasi

Scegliere il software giusto è una cosa. Ottenere il massimo da esso è un'altra cosa. Ecco 6 passi essenziali per integrare e ottimizzare con successo uno strumento per la vostra agenzia di comunicazione:

• Passo 1: mappate le vostre reali esigenze. Prima di iniziare a configurare qualsiasi cosa, prendetevi il tempo necessario per identificare i vostri processi critici, i punti critici e le funzionalità essenziali. Gestione dei progetti? Fatturazione? Tracciamento del tempo? RISORSE UMANE? Questo vi permetterà di allineare il software alle vostre priorità operative.

• Fase 2: introduzione graduale. Non è necessario collegare tutto in una volta. Iniziate con un progetto pilota, un team di test o un reparto chiave (ad esempio, produzione o vendite). In questo modo si limitano gli errori, si garantisce l'adozione e si possono apportare rapidi aggiustamenti prima dell'introduzione completa.

• Fase 3: formare i team e nominare un caposquadra. Un software non utilizzato correttamente diventa rapidamente un ostacolo. Investite in una formazione breve ma mirata e nominate uno o due ambasciatori interni che guidino gli altri. Più lo strumento viene padroneggiato, più diventa un fattore di performance.

• Fase 4: automatizzare ciò che può essere automatizzato. Notifiche, promemoria, rapporti, assegnazioni di compiti... la maggior parte degli strumenti ha regole di automazione integrate. Utilizzatele per risparmiare tempo prezioso, evitare sviste e standardizzare i processi senza rigidità.

• Fase 5: monitorare gli indicatori giusti. Un buon software vi permette di gestire, non solo di organizzare. Impostate dei KPI di monitoraggio: tempo impiegato, redditività per progetto, carico di lavoro per dipendente, percentuale di preventivi firmati, ecc. Questi dati in tempo reale diventano una vera e propria risorsa strategica.

• Fase 6: rivalutazione regolare dell'utilizzo. Le esigenze della vostra agenzia cambiano. Ogni 6-12 mesi, fate un bilancio: le funzionalità sono utilizzate correttamente? Il software è ancora adatto alla vostra attività attuale? È necessario attivare nuovi moduli o cambiare strumenti?

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E se il vostro software diventasse il miglior alleato della vostra agenzia?

Gestire un'agenzia di comunicazione di successo non è più solo una questione di persone e creatività. Oggi è anche una questione di struttura, di gestione rigorosa e di strumenti ben scelti.

I software che abbiamo selezionato non sono gadget. Sono veri e propri motori di crescita, in grado di farvi risparmiare tempo, snellire i vostri processi, migliorare la redditività dei vostri progetti e rafforzare la collaborazione all'interno dei vostri team.

👉 Lo strumento giusto non potrà mai sostituire il talento del vostro personale. Ma può chiaramente fornire loro i mezzi per esprimerlo al meglio. È quindi giunto il momento di professionalizzare la vostra gestione e di scegliere finalmente il software più adatto alle vostre esigenze ?