Metodo pomodoro: gestite il vostro tempo e guadagnate in produttività

metodo pomodoro step by step

Avere "troppo da fare", "essere sovraccaricati" o "non avere mai abbastanza tempo"..... Lo avete mai sentito prima d'ora? Non è raro sul lavoro voler prolungare le giornate, troppo corte per fare tutto, con la volontà di fare di più. Tuttavia, come sappiamo, il tempo non è estendibile. L'arte di controllare il nostro tempo sta nella nostra capacità di fare buon uso delle ore che abbiamo a disposizione in una giornata lavorativa. 

In questo articolo, vedremo che la  produttività è il risultato di una buona gestione del tempo a disposizione. Tra le varie metodologie esistenti, abbiamo scelto la tecnica del Pomodoro, per saper gestire in modo efficiente il tempo segmentando il lavoro in cicli di due ore, intervallati da brevi pause. Scoprite ora la sua realizzazione concreta e i suoi numerosi vantaggi!

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Gestire il tempo in modo efficace: un primo passo verso il successo

Il vostro tempo vale oro

Siamo tutti consapevoli che il nostro tempo è prezioso. E' quindi nel nostro interesse sapere come usarlo saggiamente ogni minuto per fare il più possibile, rapidamente e bene. Ma eccolo qui, l'essere umano non è una macchina e e provare a esserne una è pura utopia. Eppure ci sono modi per esercitare un certo controllo sul nostro tempo. Come possiamo farlo senza prolungare i nostri giorni o invadere il nostro sonno?

Mantenete il controllo del vostro tempo...

Il tempo può essere sia amico che nemico se non si riesce a domarlo. Spesso si è tentati di voler eseguire alcune attività contemporaneamente, pensando di poter spuntare più rapidamente le caselle della nostra lista delle cose da fare. Tuttavia, pensare di essere più efficaci quando facciamo più cose contemporaneamente rimane un mito. Destreggiarsi rapidamente tra le  attività può darci un senso di controllo e causare una certa euforia.

troppe attività pomodoro

Ma attenzione: di fronte a una quantità eccessiva di informazioni da elaborare, il cervello si sovraccarica e la produttività reale scende drasticamente. Alla fine, è probabile che accada il contrario: abbiamo iniziato un maggior numero di attività, ma non abbiamo avuto la sensazione di averle completate tutte, il che può essere frustrante.

La soluzione consiste nell'organizzare l'orario di lavoro attraverso la sequenza, l'impostazione delle priorità e la pianificazione realistica delle attività, assicurando che le attività più urgenti siano prioritarie. L'obiettivo finale: ottenere di più lavorando per meno tempo.

Ottenere di più facendo meno: 3 miti, 3 verità e 3 possibili soluzioni per fare le cose in modo diverso.

MITO VERITÀ SUGGERIMENTO
Più abbiamo da fare più siamo importanti Essere molto occupati porta ad un sovraccarico cognitivo Favorire un'occupazione mono-task
Più facciamo, meglio è Spesso, fare meno è come fare di più Dedicare la quantità minima efficace a ciascuna delle attività
 
Stiamo perdendo tempo a non fare niente I momenti senza fare niente sono benefici per il cervello Concedetevi momenti di tregua per ricaricare le batterie e tornare ad essere efficienti 

Adattamento della tabella  «Achieve More by Doing Less » di Christine Carter 

.... nel rispetto delle proprie capacità

Ma come possiamo fare di più senza distrarci? Il passaggio da un compito all'altro ci dà un'impressione di flessibilità e di efficienza fuorviante, soprattutto perché stiamo richiedendo molta energia mentale. Essere concentrati significa non solo mobilitare le nostre capacità mentali verso un singolo oggetto, ma anche rimanere permeabili a qualsiasi stimolo esterno che possa distogliere la nostra attenzione da quell'oggetto. 

Il cervello ha naturalmente un sistema anti-distrazione: in "modalità concentrazione", i neuroni comunicano tra loro in modo più chiaro e intenso. Così, se il nostro cervello è sovraccarico, siamo a maggior rischio di commettere errori, come dimostra uno studio pubblicato nel 2015 dai ricercatori dell'Università del Michigan che ha esaminato la vita quotidiana dei medici di emergenza. È quindi importante rispettare questo processo cercando, per quanto possibile, di tenere lontane le distrazioni e di filtrare tutte le attività non correlate al compito in questione. 

"Chi vuole viaggiare lontano risparmia il suo cavallo": non trascurate l'aspetto benefico dei tempi di pausa!

Inoltre, tutti noi dobbiamo cambiare aria per evitare l'esaurimento mentale: prenderci una pausa per aumentare la produttività e assimilare meglio le informazioni in seguito. Infine, è fortemente raccomandato:

  • includere le interruzioni nel proprio programma
  • distribuire i compiti nell'arco della giornata in base alla loro priorità e al loro grado di difficoltà
  • variare le intensità di lavoro in modo da non avere sempre lo stesso tipo di sforzo da compiere
  • non dimenticare se stessi: ognuno avrà tutto l'interesse ad ascoltare le proprie capacità personali

Il metodo Pomodoro: gestione del tempo e gestione degli intervalli di tempo

Originariamente: un timer da cucina

L'italiano Francisco Cirillo è il progettista di questo metodo di lavoro ( letteralmente la tecnica del pomodoro, ora marchio registrato). Come studente negli anni '80, si rese conto che era possibile essere più produttivi cercando di rimanere concentrato su un singolo compito, piuttosto che cercare di svolgere più compiti in parallelo.

Per cronometrare il suo tempo, ha usato un timer a forma di pomodoro, che ha dato il suo nome al concetto . In pratica, questo consiste nel suddividere il lavoro in intervalli di 25 minuti, chiamati pomodori, con pause di 5 minuti tra di loro.

timer a forma di pomodoro

Il principio fondamentale di questo metodo è la segmentazione dei compiti in pomodori (plurale del termine pomodoro), che rappresentano ore di lavoro intenso e di durata limitata. Questo significa dividere i grandi progetti in piccoli e limitati compiti e realizzarli senza interruzioni, per riprendere il controllo del proprio tempo e non più schiavi delle proprie distrazioni.

Per raggiungere questo obiettivo è necessaria una grande autodisciplina: bisogna essere motivati! Ma non c'è bisogno di stressarsi: tutti i pensieri deleteri possono essere annotati appena si manifestano e per liberare la mente e raggiungere una migliore concentrazione.

Separare il pensare dall'agire per agire più velocemente e pensare meglio

Originale in inglese : « Separate thinking and execution to execute faster and think better. » — Sol Tanguay, Imarklab

Il metodo pomodoro per passare all'azione step by step

Vediamo ora i passi da seguire per l'implementazione tecnica di questo metodo. È sufficiente un minimo di attrezzatura: una matita e un foglio di carta, o per gli amanti del digitale  un notebook e un foglio di calcolo, per esempio.

metodo pomodoro step by step

© 2015 Elvindantes.com

Passo 1: Scegliere un'attività

Utilizzate la vostra lista di attività per la giornata e definite i vostri pomodori. Si tratta di pianificare il numero di pomodori necessari per ogni compito. Sta a voi valutare il tempo dedicato alle vostre attività con la pratica!

Ad esempio: diapositive di presentazione PowerPoint = 3 pomodori; competitive intelligence = 2 pomodori, ecc.

Passo 2: Impostare il cronometro a 25 minuti

Per 25 minuti, tutta la vostra attenzione sarà concentrata sul vostro pomodoro. Il timer può essere meccanico, come quelli usati per cucinare, o virtuale, con molte opzioni disponibili sul web, come vedremo più avanti.

Passo 3: Procedere con il compito

Cominciate a lavorare. L'idea è quella di concentrarsi su un solo e medesimo compito per il tempo a disposizione, per essere efficaci senza essere distratti.

Passo 4: Interrompere il lavoro

Questo significa fermarsi non appena il timer suona, anche se non si ha finito. E' possibile utilizzare più pomodori per lo stesso compito.

Passo 5: Prendete nota dei vostri progressi

Prendere appunti sia per monitorare l'avanzamento dell'attività corrente, ma anche per fare il punto della situazione su ogni ciclo di lavoro e in generale nel corso della giornata.

💡La buona idea: prendere appunti è anche una buona idea per liberare la mente da tutti i pensieri che si sono verificati durante il lavoro. Gli elementi che avete notato possono essere ripresi durante le pause.

Passo 6: Prendetevi una pausa di 5 minuti

Approfittate della pausa per staccarvi dallo schermo, prendete un tè o un bicchiere d'acqua, allungatevi o fate qualsiasi altra attività che tenga i vostri pensieri lontani dal compito e vi permetta di rilassarvi.

Passo 7: Ritorno al lavoro

Ripetere i passi dall'inizio per completare un nuovo periodo di 25 minuti. 

Passo 8: Dopo 4 pomodori, fare una lunga pausa.

Dopo 4 periodi di lavoro, prendetevi una pausa di circa 15-30 minuti a seconda delle vostre esigenze e dedicatela a compiti più leggeri che richiedono meno sforzo intellettuale.

Passo 9: Ripetere un ciclo di lavoro

Continuare iniziando un nuovo ciclo di lavoro di 4 pomodori intervallati da piccole pause. Lavorate con questa dinamica fino ad ottenere la giusta quantità di lavoro per la vostra giornata.

I vantaggi di Pomodoro

I profili interessati

Questo metodo è particolarmente adatto alle persone che si riconoscono in uno o più dei seguenti casi:

  • è difficile concentrarsi a lungo sullo stesso compito  
  • si è facilmente soggetti a sollecitazioni esterne
  • si ha la tendenza a procrastinare (cioè a rinviare a domani o più tardi ciò che può essere elaborato lo stesso giorno)
  • spesso si ha la sensazione che il carico di lavoro pianificato per un giorno non sia stato completato

Intensità ed efficienza: la ricetta del successo

Questa tecnica ha molti vantaggi, e ne raccoglierete i benefici con diligenza. E' strutturato intorno ai seguenti pilastri: disciplina, monotask e concentrazione.

Disciplina vs. dissipazione

L'autoregolamentazione è al centro del suo funzionamento: imponendo vincoli, ci spinge a rompere con cattive abitudini improduttive. La sua efficacia dipenderà quindi in parte dalla nostra ferma determinazione a realizzare un cambiamento significativo e duraturo nel nostro modo di lavorare.

Compito singolo vs. multitasking

Il metodo ci impone di affrontare un solo compito alla volta, possibilmente suddiviso in sottoattività, e di escludere una volta per tutte il multitasking (che si riferisce ad attività svolte simultaneamente), il miglior nemico della produttività.

Concentrazione vs. distrazione

Infine, ci porta a lavorare senza interruzioni: mobilitate il 100% della vostra attenzione al progresso del compito scelto. Inoltre, favorisce l'alternanza tra periodi di alta concentrazione e brevi pause regolari, essenziali per scaricare la pressione e consentire una migliore concentrazione in seguito.

☝ Consiglio: per adattare al meglio questo metodo alle proprie abitudini di lavoro, prendere nota dei risultati raggiunti e individuare possibili miglioramenti, come ad esempio il lavoro sulle interruzioni (telefono, colleghi, riduzione della motivazione).

Passiamo alla pratica pratica: strumenti per aiutarvi

Ci sono applicazioni su Mac e Chrome, come Pomotodo, disponibile in versione web e su Android, iOS, macOS e Google Chrome (estensione). Con la sua interfaccia minimalista, Pomotodo presenta sia un elenco delle attività che un sistema di timer. Le statistiche sono disponibili per visualizzare il numero di attività eseguite e la loro storia.

Ci sono una moltitudine di opzioni, tra cui:

  • Clear Focus (disponibile su Google Play)
  • Scheduler (disponibile su Android)
  • Pomodoro Focus Timer (disponibile su iPhone, iPad e iPod touch)
  • PomodoneApp (disponibile su Mac, Windows, Linux, Web App)
  • Focus Booster (disponibile su Web, Windows, MacOS, iOS, Android)
  • FocusList (disponibile su iPhone, Apple Watch e Mac)
  • e molti altri

Pronti per iniziare?

Per migliorare l'efficacia personale, è nell'interesse di tutti essere proattivi e scegliere il metodo di lavoro più adatto a loro, al fine di ottenere risultati positivi. Infine, dopo le difficoltà dell'inizio, vedrete volentieri i primi guadagni di produttività e le nuove buone abitudini saranno presto messe in atto. Ora avete tutte le chiavi in mano per adottare la tecnica del Pomodoro, basta provarla!

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