Come condurre un colloquio di lavoro?

Come condurre un colloquio di lavoro è un punto cruciale nel processo di selezione del personale di ogni azienda. Qualunque sia la vostra posizione potrebbe capitarvi, nell'ambito della vostra attività professionale, di dover selezionare un collaboratore.

Che voi siate responsabili delle assunzioni o meno, può essere difficile padroneggiare questo esercizio con linguaggi verbali e non molto specifici e sapere come comportarsi ad un colloquio di lavoro. Non esiste una tecnica di intervista standard o un processo fisso, ma probabilmente ci sono tanti modi per farlo tanti quanti sono i reclutatori. Tuttavia, le regole del gioco devono essere seguite per sfruttare al meglio i vostri appuntamenti.

Come si svolge un colloquio di selezione? Quali domande da fare ad un colloquio e quali risposte aspettarsi dai candidati? quali sono i consigli per il colloquio di lavoro? Poiché l'argomento è ampio e applicabile a diverse situazioni, ci concentreremo sull'essenziale e daremo consigli e spunti di riflessione. Inoltre, grazie al nostro modello in Excel potrete strutturare molto più facilmente i vostri colloqui. Vediamo ora come avere tutte le strategie di intervista di successo.

Prima del colloquio, avete lanciato una campagna di reclutamento, trasmesso i vostri annunci di lavoro su diverse piattaforme e agenzie per il lavoro, studiato i CV ricevuti e selezionato i migliori profili? La fase del colloquio di lavoro è allora all'orizzonte. Ecco alcune considerazioni prima di procedere.

☝ Prima di tutto, ricordiamo che esistono diversi tipi di colloqui di lavoro:

• intervista telefonica: spesso per una prima selezione
• il colloquio: con lo scopo di presentare la posizione e valutare il candidato (quello che ci interessa in questa sede)
• il secondo colloquio: per rafforzare la decisione presa

Saper condurre un'intervista inizia con il sapere come prepararla. Gran parte del successo del vostro colloquio risiede nella sua pianificazione e preparazione.

Scrivete una traccia delle domande di intervista, per avere supporto durante lo scambio e per assicurarvi di non saltare nessuna domanda. Con uno schema del colloquio che condurrete, avrete di fronte a voi una guida e per non perdere passaggi importanti come la posizione, la cultura e i valori dell'azienda, ecc.

✅ Siate pragmatici: potete anche scrivere quelle che sono priorità sul lavoro sotto forma di una check list, in modo da poter verificare a colpo d'occhio se la persona che intervistate possiede le competenze richieste (capacità di scrittura, capacità di negoziazione, ecc.).

Potete anche preparare una griglia di colloquio, elencando diversi criteri di valutazione del candidato, compreso il suo comportamento e il suo atteggiamento nei confronti delle vostre domande. 

È importante creare un clima disteso. Il colloquio dovrà essere programmato in una fascia oraria specifica, con un inizio e una fine: la durata consigliata è da 45 minuti a 1 ora. Questo dà il tempo di scoprire il background di una persona, introdurre la posizione e discutere il potenziale dell'incontro.

Prenotate ,poi,  uno spazio tranquillo e discreto, che rispetti la riservatezza degli scambi e metta a proprio a agio il candidato. Assicuratevi di non essere interrotti.

💡 State conducendo una video intervista? Con gli strumenti tecnologici a loro disposizione, i selezionatori possono ora condurre le loro interviste a distanza. Per preparare la videoconferenza, verificare i seguenti punti:

• la vostra connessione internet è affidabile,
• il suono, il microfono e la webcam funzionano correttamente,
• le schede non necessarie vengono chiuse sul vostro browser web,
• una copia del CV è con te, ecc. 

Per condurre un colloquio di lavoro in videoconferenza, è possibile utilizzare applicazioni dedicate, come Skype, o il proprio software di reclutamento che integra direttamente questa funzionalità. In-recruiting è un software all-in-one che ti permette di gestire le tue assunzioni dalla A alla Z, comprese le video interviste direttamente dallo strumento. Non sono necessari download e l'intervista può essere condotta dal computer o dal telefono.

Ecco alcune delle nostre raccomandazioni per l'effettiva conduzione dell'intervista.

Creare un clima di fiducia e sicurezza per favorire scambi calmi, spontanei e franchi. Il calore umano, anche in un ambiente a priori freddo e artificiale, può incoraggiare l'impegno. Cercate di eliminare l'ansia dal colloquio per sfruttare al meglio un incontro professionale che potrebbe essere gratificante in entrambe le direzioni.

Gran parte della comunicazione passa attraverso il non detto. Osservare il modo di espressione, la postura e i gesti del candidato. L'analisi comportamentale è efficace per conoscere una persona, vedere come interagisce e interpretare le sue reazioni.

Alcune azioni da parte vostra possono mettere a disagio il candidato, come ad esempio accigliarsi, fissare lo sguardo, colpire le dita sulla scrivania o incrociare le braccia.

Il sorriso è ideale per creare un'atmosfera di gentilezza e favorire l'apertura del candidato, e quindi la sua capacità di essere sincero. Fare attenzione ai segni che indicano che il candidato è sulle sue. Se rassicurato, al contrario, sarà in condizioni ottimali per proiettarsi nella vostra azienda e considerare la vostra offerta con serenità.

Le domande del colloquio di lavoro strutturano il momento dello scambio e vi permettono di identificare nel modo più preciso possibile la personalità e il livello di idoneità del candidato alla posizione. Le domande devono essere coerenti con le caratteristiche che si desidera trovare per la posizione.

💡 I diversi tipi di domande comuni di intervista:

• sulle esperienze professionali, 
• sulla formazione,
• sulle competenze tecniche, 
• sulla personalità, 
• sulle soft skills ecc.

Per qualsiasi domanda relativa alle esperienze, non è il livello di fatto che vi interesserà in particolare, ma soprattutto il rapporto che il candidato ha saputo intrecciare coi colleghi durante le sue esperienze passate: sono le lezioni apprese da un'esperienza, anche negativa, che vi devono interessare, perché dicono molto sulla capacità di affrontare nuove sfide.

L'incontro

Cercate di farvi un'idea del candidato il più realistica al primo contatto,vedetelo nell'ottica della persona che vi lavorerà accanto nel futuro. Pensate alla possibilità di sviluppo del vostro candidato al colloquio: fate modo di capire se possiede, anche dal punto di vista umano, quelle qualità essenziali sulle quali non volete scendere a compromessi

Altri criteri sono importanti, ma non rappresentano una necessità assoluta: se non sono soddisfatti, cercate di valutare il potenziale e la capacità di evoluzione del candidato tenendo conto delle sue soft skills, tra cui: 

• la sua curiosità, 
• la sua motivazione,
• la sua flessibilità,
• il suo desiderio di imparare,
• la prontezza nella comprensione delle informazioni, ecc.

Solo attraverso  sincerità e autenticità che potrete essere davvero in contatto con il candidato.

Una volta che il candidato è stato ringraziato, è essenziale effettuare una valutazione "a caldo". Questa fase consente di riassumere le informazioni importanti attraverso le note e di formulare le proprie impressioni sul candidato per la posizione. Facendo il punto della situazione subito dopo il colloquio, evitate di dimenticare informazioni preziose e preparate il terreno per le vostre decisioni future.

A seconda dell'esito delle varie interviste condotte, si può decidere di condurre una seconda serie di interviste, al fine di affinare la propria base di candidati o anche iniziare il processo da zero se il primo non è stato convincente.

Per gestire il follow-up delle vostre candidature (risposte ai candidati, promemoria, inviti a colloqui, ecc.), il software vi permette di risparmiare tempo ed efficienza. Con Allibo, ad esempio, è possibile centralizzare tutte le applicazioni su un'unica piattaforma, consentendo di visualizzare in un colpo d'occhio lo stato di ogni candidato che si candida per un'offerta.

È ovvio che si desideri fare più interviste possibile per trovare il candidato perfetto. Prendetevi il tempo di valutare i pro e i contro alla fine di ogni intervista.

Tuttavia, per quanto possibile, attenersi al calendario definito prima dell'inizio della ricerca. Come per un progetto, un processo di reclutamento è limitato nel tempo: fissate una scadenza per le vostre decisioni e rispettate questa tempistica, sia per le esigenze dell'azienda che per l'immagine dell'azienda agli occhi dei candidati.

Dare una risposta

Dopo il colloquio, anche se l'esito non è favorevole, date una risposta al candidato entro un tempo ragionevole. La decisione deve essere chiara e motivata, spiegando le ragioni della vostra scelta. Potete anche dare suggerimenti per migliorare in vista della sua ricerca di lavoro.

Per il candidato che si desidera selezionare, contattarlo, congratularsi con lui e fargli una proposta. In seguito, fornitegli tutte le informazioni amministrative e le prossime scadenze in preparazione alla conclusione del suo contratto e al suo arrivo ufficiale in azienda.

Non cercate di copiare una personalità o un profilo tipico già presente nel tuo team. È comprensibile che questo sia un "valore sicuro", ma la novità ha i suoi vantaggi. Portando la diversità, si crea un ambiente di lavoro dinamico e stimolante. I vari punti di vista possono confrontarsi o completarsi a vicenda e creare una sinergia interessante, ricca e costruttiva.

Questo è senza dubbio il punto più ovvio, ma anche il più difficile da mettere in pratica. Sviluppare un ambiente in cui la comunicazione è sincera, essere un ascoltatore attivo e premuroso. Concentrandosi sulla persona di fronte a voi, sarete in grado di identificare meglio la loro personalità e dare loro l'opportunità di esprimersi e porre le proprie domande.

Per quanto riguarda il tempo di parola, è importante che lasciate spazio al vostro interlocutore per parlare. Ad esempio, la regola 80/20 può essere applicata: si ascolta l'80% del tempo e si parla solo il 20% del tempo.

L'intero processo di reclutamento può essere paragonato all'esperienza d'acquisto di un cliente: il candidato si trova sia in posizione di venditore che di acquirente. Deve voler venire a lavorare con voi e per voi. Fin dalla prima interazione con il candidato, bisogna dare un'immagine positiva dell'azienda che ispiri fiducia.

I software di reclutamento come Allibo e In-recruiting hanno il vantaggio di garantire un processo di reclutamento senza intoppi per un'esperienza di reclutamento armoniosa. Inoltre, ognuno di essi offre la possibilità di creare un sito personalizzato di carriera per trasmettere la vostra brand image e il vostro DNA fin dalla fase di reclutamento. Potete cogliere l'occasione per presentarvi come un datore di lavoro allettante.

Prendere appunti, registrare o ricordarsi tutto a memoria? tutto ciò può portare a meno attenzione sul candidato e a degli errori. Inoltre porta a criteri di valutazione più soggettivi e differenti a seconda del selezionatore. Come fare quindi? molto semplicemente con un file Excel potrete valutare ogni criterio e prepararvi una lista di domande. Prendete ad esempio il nostro modello gratuito come fonte d'ispirazione

Saper condurre un colloquio di lavoro è una professione a sé stante. Che voi siate esperti di reclutamento o meno, potete imparare a giocare con dei trucchi per sfruttare al meglio il momento del colloquio. Finalmente, con la pratica si diventa più esperti e si può maneggiare con maggiore destrezza la propria abilità a livello di differenti tecniche

Infine, una buona gestione del tempo è in ultima analisi ciò che determinerà l'efficacia di qualsiasi colloquio di lavoro; lo scopo del gioco è quello di inquadrare una persona in modo approfondito in un arco di tempo molto limitato. È realizzando questo obiettivo essenziale che potrete apprezzare l'efficacia della manutenzione. Inoltre, bisogna mettere in luce la vostra professionalità e dare un'immagine positiva dell'azienda.

Ricordate, infatti, che in quel momento voi siete la vostra azienda: il vostro atteggiamento durante l'intervista dice molto sulla cultura aziendale e sui suoi valori. A diretto contatto con voi, il candidato avrà una prima idea del suo futuro ambiente di lavoro. L'idea è di fare una buona impressione su di lui per fargli venire voglia di lavorare con voi!

E voi come gestire i colloqui? avete altre tecniche o utilizzate quelle che vi abbiamo presentato? Siamo curiosi di conoscere la vostra opinione!