Come condurre un colloquio di lavoro?

come condurre un colloquio di lavoro?

Come condurre un colloquio di lavoro è un punto cruciale della strategia di reclutamento di ogni azienda. Qualunque sia la vostra posizione potrebbe capitarvi, nell'ambito della vostra attività professionale, di dover selezionare un collaboratore

Che voi siate specialisti delle risorse umane o meno, può essere difficile padroneggiare questo esercizio con linguaggi verbali e non molto specifici. Non esiste una tecnica di intervista standard o un processo fisso, ma probabilmente ci sono tanti modi per farlo tanti quanti sono i reclutatori. Tuttavia, le regole del gioco devono essere seguite per sfruttare al meglio i vostri appuntamenti.

Come si svolge un colloquio di successo? Quali domande da porre e quali risposte aspettarsi dai candidati? Come condurre scambi strutturati? Poiché l'argomento è ampio e applicabile a diverse situazioni, ci concentreremo sull'essenziale e daremo consigli e spunti di riflessione. Vediamo ora come avere tutte le carte in mano per condurre interviste di successo.

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Prima dell'intervista

Prima del colloquio, avete lanciato una campagna di reclutamento, trasmesso i vostri annunci di lavoro su diverse piattaforme, studiato i CV ricevuti e selezionato i migliori profili? La fase del colloquio di lavoro è allora all'orizzonte. Ecco alcune considerazioni prima di procedere.

☝ Prima di tutto, ricordiamo che esistono diversi tipi di colloqui di lavoro:

  • intervista telefonica: spesso per una prima selezione
  • il colloquio: con lo scopo di presentare la posizione e valutare il candidato (quello che ci interessa in questa sede)
  • il secondo colloquio: per rafforzare la decisione presa

Specificare gli obiettivi per il colloquio

Nel redigere l'offerta di lavoro, avete già analizzato le esigenze specifiche dell'azienda, che si tratti di una nuova posizione o di una sostituzione. In linea con questo approccio, avete stilato una lista di competenze che corrispondono al profilo ideale del candidato che state cercando, e poi avete creato una descrizione del lavoro.

Bene, una volta stabilite le specifiche del pacchetto di competenze desiderato per la posizione, pensate a ciò che vi aspettate dal colloquio e prendete nota.

Ciò può includere (ma non solo): 

  • la convalida le informazioni fornite su un curriculum vitae o su una lettera di presentazione
  • l'identificazione della personalità del candidato
  • la raccolta informazioni utili alla valutazione della persona presa in considerazione per la posizione, ecc.

È importante sapere individuare chiaramente ciò che vi aspettate dal colloquio e cosa dovrebbe portarvi, al fine di valutare se il processo è stato o meno efficace per voi.

Adattate il formato dell'intervista alle vostre esigenze aziendali

A seconda del profilo da assumere, non si seguirà necessariamente lo stesso formato di colloquio. Questi ultimi devono essere adattati alle esigenze dell'azienda, ai volumi di assunzione corrispondenti e alle vostre specifiche esigenze di business. Può includere, a vostra scelta:

  • test: ad esempio, scrivere una pubblicazione sui social network per una posizione di community manager; 
  • esercizi: ad esempio, una dimostrazione con codice per una posizione di sviluppatore; 
  • interviste di gruppo con giochi di ruolo: ad esempio, per una funzione vendite, ecc.

Sta a voi decidere se c'è bisogno di un colloquio in cui il candidato deve simulare una o più situazioni nella posizione, chiedendosi se è essenziale valutare le sue capacità tecniche, ecc.

Prepararsi per l'intervista

Saper condurre un'intervista inizia con il sapere come prepararla. Gran parte del successo del vostro colloquio risiede nella sua pianificazione e preparazione.

Scrivete una traccia di intervista, per avere supporto durante lo scambio e per assicurarvi di non saltare nessuna domanda. Con uno schema del colloquio che condurrete, avrete di fronte a voi una guida e per non perdere passaggi importanti come la posizione, la cultura e i valori dell'azienda, ecc.

✅ Siate pragmatici: potete anche scrivere quelle che sono priorità sul lavoro sotto forma di una check list, in modo da poter verificare a colpo d'occhio se la persona che intervistate possiede le competenze richieste (capacità di scrittura, capacità di negoziazione, ecc.).

Potete anche preparare una griglia di colloquio, elencando diversi criteri di valutazione del candidato, compreso il suo comportamento e il suo atteggiamento nei confronti delle vostre domande. 

Creare le giuste condizioni

È importante creare un clima disteso. Il colloquio dovrà essere programmato in una fascia oraria specifica, con un inizio e una fine: la durata consigliata è da 45 minuti a 1 ora. Questo dà il tempo di scoprire il background di una persona, introdurre la posizione e discutere il potenziale dell'incontro.

Prenotate ,poi,  uno spazio tranquillo e discreto, che rispetti la riservatezza degli scambi e metta a proprio a agio il candidato. Assicuratevi di non essere interrotti.

💡 State conducendo una video intervista? Con gli strumenti tecnologici a loro disposizione, i selezionatori possono ora condurre le loro interviste a distanza. Per preparare la videoconferenza, verificare i seguenti punti:

  • la vostra connessione internet è affidabile,
  • il suono, il microfono e la webcam funzionano correttamente,
  • le schede non necessarie vengono chiuse sul vostro browser web,
  • una copia del CV è con te, ecc. 

Per condurre un colloquio di lavoro in videoconferenza, è possibile utilizzare applicazioni dedicate, come Skype, o il proprio software di reclutamento che integra direttamente questa funzionalità. In-recruiting è un software all-in-one che ti permette di gestire le tue assunzioni dalla A alla Z, comprese le video interviste direttamente dallo strumento. Non sono necessari download e l'intervista può essere condotta dal computer o dal telefono.

Durante il colloquio

Ecco alcune delle nostre raccomandazioni per l'effettiva conduzione dell'intervista.

Mettere il candidato a suo agio

Creare un clima di fiducia e sicurezza per favorire scambi calmi, spontanei e franchi. Il calore umano, anche in un ambiente a priori freddo e artificiale, può incoraggiare l'impegno. Cercate di eliminare l'ansia dal colloquio per sfruttare al meglio un incontro professionale che potrebbe essere gratificante in entrambe le direzioni.

Fissare una struttura

All'inizio, annunciate come sarà condotta l'intervista. Dopo che il candidato alla posizione è stato accolto con favore e dopo che le formule cortesi sono state scambiate, stabilite il tono e il quadro di riferimento per gli scambi.

Indicare i tempi che si desidera rispettare per questo incontro, così come gli argomenti trattati e la durata definita per ciascuno di essi.

Il candidato avrà quindi in mente lo svolgimento del colloquio. In questo modo si risparmia tempo e si mantiene in carreggiata, dimostrando nel contempo la propria professionalità.

Prendere appunti

Oltre ad essere una garanzia di professionalità, la presa di appunti per il colloquio consente di identificare gli elementi rilevanti dello scambio con il candidato.

Queste informazioni saranno utili in un secondo momento per valutare elementi tecnici oltre ai test passati o alle abilità interpersonali. Questo vi incoraggerà a osservare realmente la persona di fronte a voi e ad avere una base per la valutazione che farete in seguito.

Decifrare la comunicazione non verbale

Gran parte della comunicazione passa attraverso il non detto. Osservare il modo di espressione, la postura e i gesti del candidato. L'analisi comportamentale è efficace per conoscere una persona, vedere come interagisce e  interpretare le sue reazioni.

L'atteggiamento che si adotta può condizionare l'atteggiamento dell'altra persona e influenzare il linguaggio del corpo.

Alcune azioni da parte vostra possono mettere a disagio il candidato, come ad esempio accigliarsi, fissare lo sguardo, colpire le dita sulla scrivania o incrociare le braccia.

Il sorriso è ideale per creare un'atmosfera di gentilezza e favorire l'apertura del candidato, e quindi la sua capacità di essere sincero. Fare attenzione ai segni che indicano che il candidato è sulle sue. Se rassicurato, al contrario, sarà in condizioni ottimali per proiettarsi nella vostra azienda e considerare la vostra offerta con serenità.

Porre domande pertinenti

Le domande che state per porre strutturano il momento dello scambio e vi permettono di identificare nel modo più preciso possibile la personalità e il livello di idoneità del candidato alla posizione. Le domande devono essere coerenti con le caratteristiche che si desidera trovare per la posizione.

💡 I diversi tipi di domande:

  • sulle esperienze professionali, 
  • sulla formazione,
  • sulle competenze tecniche, 
  • sulla personalità, 
  • sulle soft skills ecc.

Per qualsiasi domanda relativa alle esperienze, non è il livello di fatto che vi interesserà in particolare, ma soprattutto il rapporto che il candidato ha saputo intrecciare coi colleghi durante le sue esperienze passate: sono le lezioni apprese da un'esperienza, anche negativa, che vi devono interessare, perché dicono molto sulla capacità di affrontare nuove sfide.

L'incontro

Cercate di farvi un'idea del candidato il più realistica al primo contatto,vedetelo nell'ottica della persona che vi lavorerà accanto nel futuro. Pensate alla possibilità di sviluppo del vostro candidato al colloquio: fate modo di capire se possiede, anche dal punto di vista umano, quelle qualità essenziali sulle quali non volete scendere a compromessi

Altri criteri sono importanti, ma non rappresentano una necessità assoluta: se non sono soddisfatti, cercate di valutare il potenziale e la capacità di evoluzione del candidato tenendo conto delle sue soft skills, tra cui: 

  • la sua curiosità, 
  • la sua motivazione,
  • la sua flessibilità,
  • il suo desiderio di imparare,
  • la prontezza nella comprensione delle informazioni, ecc.

Solo attraverso  sincerità e autenticità che potrete essere davvero in contatto con il candidato.

Alla fine dell'intervista

Fare il punto della situazione

Una volta che il candidato è stato ringraziato, è essenziale effettuare una valutazione "a caldo". Questa fase consente di riassumere le informazioni importanti attraverso le note e di formulare le proprie impressioni sul candidato per la posizione. Facendo il punto della situazione subito dopo il colloquio, evitate di dimenticare informazioni preziose e preparate il terreno per le vostre decisioni future.

Seguire le  candidature

A seconda dell'esito delle varie interviste condotte, si può decidere di condurre una seconda serie di interviste, al fine di affinare la propria base di candidati o anche iniziare il processo da zero se il primo non è stato convincente.

Per gestire il follow-up delle vostre candidature (risposte ai candidati, promemoria, inviti a colloqui, ecc.), il software vi permette di risparmiare tempo ed efficienza. Con Allibo, ad esempio, è possibile centralizzare tutte le applicazioni su un'unica piattaforma, consentendo di visualizzare in un colpo d'occhio lo stato di ogni candidato che si candida per un'offerta.

Decidere a tempo debito

È ovvio che si desideri fare più interviste possibile per trovare il candidato perfetto. Prendetevi il tempo di valutare i pro e i contro alla fine di ogni intervista.

Tuttavia, per quanto possibile, attenersi al calendario definito prima dell'inizio della ricerca. Come per un progetto, un processo di reclutamento è limitato nel tempo: fissate una scadenza per le vostre decisioni e rispettate questa tempistica, sia per le esigenze dell'azienda che per l'immagine dell'azienda agli occhi dei candidati.

Dare una risposta

Dopo il colloquio, anche se l'esito non è favorevole, date una risposta al candidato entro un tempo ragionevole. La decisione deve essere chiara e motivata, spiegando le ragioni della vostra scelta. Potete anche dare suggerimenti per migliorare in vista della sua ricerca di lavoro.

Per il candidato che si desidera selezionare, contattarlo, congratularsi con lui e fargli una proposta. In seguito, fornitegli tutte le informazioni amministrative e le prossime scadenze in preparazione alla conclusione del suo contratto e al suo arrivo ufficiale in azienda.

Bonus: qualche consiglio pratico

To do e Not to do list
To do Not to do
✔ Ascoltate e lasciate parlare

✖ Non monopolizzate il discorso, il colloquio è uno scambio

✔ Ponetevi come suo pari ✖ Non cercate di porvi come superiori al candidato
✔ Nessun pregiudizio, siate aperti

✖ Lasciate i pregiudizi a casa

✔ Cercate di scoprire la personalità del candidato ✖ Non fate domande a trabocchetto
✔ Occhio al tempo ✖ Non siate pressappochisti nella gestione del tempo
✔ Siate chiari nel presentare la posizione e i compiti ✖ Non siate vaghi, giocatevi la carta della trasparenza
✔ Fate attenzione alle domande che fate ✖ Nessuna domanda discriminatoria (via privata, orientamento sessuale/ politico e/o religioso)

Standardizzare il formato dell'intervista

Utilizzare la stessa struttura di intervista per i diversi candidati intervistati, in modo da dare a tutti loro la possibilità di avere un'esperienza di colloquio equivalente e di essere meglio in grado di valutare il loro comportamento durante lo scambio.

Il quadro deve essere seguito, ma è possibile applicare una certa flessibilità. Potete seguire il vostro quadro di riferimento lasciandovi guidare dalla spontaneità dei vostri scambi.

Come reclutatore, lei è il direttore d'orchestra. Sta a voi riorientare la discussione se il candidato si esprime troppo a lungo sul suo cammino, ad esempio, ma anche sapere come rimbalzare dopo ogni intervento, adattare le vostre domande e le vostre transizioni da un soggetto all'altro in base alle reazioni del vostro interlocutore.

Coinvolgere i  dipendenti

Per valutare le competenze tecniche, ma anche il potenziale del futuro dipendente da integrare nella vostra azienda, potete chiedere un parare a diversi dipendenti. Ci sono piattaforme software sono perfettamente adatte per aiutarvi a gestire questo processo collaborativo. Questo software di reclutamento include anche un sistema di messaggistica diretta collaborativa per facilitare i vostri scambi con i colleghi e condividere il  feedback su un candidato. Coinvolgendo i vostri dipendenti, diversificate i punti di vista e quindi consentite una valutazione più accurata dei candidati.

Variate i profili della vostra squadra

Non cercate di copiare una personalità o un profilo tipico già presente nel tuo team. È comprensibile che questo sia un "valore sicuro", ma la novità ha i suoi vantaggi. Portando la diversità, si crea un ambiente di lavoro dinamico e stimolante. I vari punti di vista possono confrontarsi o completarsi a vicenda e creare una sinergia interessante, ricca e costruttiva.

Ascoltate

Questo è senza dubbio il punto più ovvio, ma anche il più difficile da mettere in pratica. Sviluppare un ambiente in cui la comunicazione è sincera, essere un ascoltatore attivo e premuroso. Concentrandosi sulla persona di fronte a voi, sarete in grado di identificare meglio la loro personalità e dare loro l'opportunità di esprimersi e porre le proprie domande.

Per quanto riguarda il tempo di parola, è importante che lasciate spazio al vostro interlocutore per parlare. Ad esempio, la regola 80/20 può essere applicata: si ascolta l'80% del tempo e si parla solo il 20% del tempo.

Avere cura dell'esperienza del candidato

L'intero processo di reclutamento può essere paragonato all'esperienza d'acquisto di un cliente: il candidato si trova sia in posizione di venditore che di acquirente. Deve voler venire a lavorare con voi e per voi. Fin dalla prima interazione con il candidato, bisogna dare un'immagine positiva dell'azienda che ispiri fiducia.

I software di reclutamento come Allibo e In-recruiting hanno il vantaggio di garantire un processo di reclutamento senza intoppi per un'esperienza di reclutamento armoniosa. Inoltre, ognuno di essi offre la possibilità di creare un sito personalizzato di carriera per trasmettere la vostra brand image e il vostro DNA fin dalla fase di reclutamento. Potete cogliere l'occasione per presentarvi come un datore di lavoro allettante.

Sta a voi fare una buona impressione!

Saper condurre un colloquio di lavoro è una professione a sé stante. Che voi siate esperti di reclutamento o meno, potete imparare a giocare con dei trucchi per sfruttare al meglio il momento del colloquio. Finalmente, con la pratica si diventa più esperti e si può maneggiare con maggiore destrezza la propria abilità a livello di differenti tecniche

Infine, una buona gestione del tempo è in ultima analisi ciò che determinerà l'efficacia di qualsiasi colloquio di lavoro; lo scopo del gioco è quello di inquadrare una persona in modo approfondito in un arco di tempo molto limitato. È realizzando questo obiettivo essenziale che potrete apprezzare l'efficacia della manutenzione. Inoltre, bisogna mettere in luce la vostra professionalità e dare un'immagine positiva dell'azienda.

Ricordate, infatti, che in quel momento voi siete la vostra azienda: il vostro atteggiamento durante l'intervista dice molto sulla cultura aziendale e sui suoi valori. A diretto contatto con voi, il candidato avrà una prima idea del suo futuro ambiente di lavoro. L'idea è di fare una buona impressione su di lui per fargli venire voglia di lavorare con voi!

E voi come gestire i colloqui? avete altre tecniche o utilizzate quelle che vi abbiamo presentato? Siamo curiosi di conoscere la vostra opinione!

 

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