Come redigere un buon comunicato stampa

Avete mai pensato di integrare uno strumento come il comunicato stampa nella vostra strategia di marketing e comunicazione?

Si tratta del canale migliore per contattare i giornalisti, in modo che possano trasmettere le notizie della vostra azienda e informare il pubblico sui vostri nuovi prodotti. L’obiettivo? Aumentare la notorietà vostra e quella dei prodotti e/o servizi presso i consumatori, i professionisti e i potenziali investitori.

Ma se il comunicato stampa è molto cambiato nel corso degli anni, la forma e gli obiettivi sono rimasti più o meno gli stessi.

Vediamo quindi come redigere un buon comunicato stampa, e come far in modo che i professionisti della stampa siano interessati a leggervi e a trasmettere i vostri contenuti.

Scoprite i nostri consigli e scaricate il nostro modello di comunicato stampa gratuito.

Prima di lanciarvi nella sua redazione, stabilite per prima cosa l’obiettivo.

Volete farvi conoscere maggiormente dai consumatori? Volete aumentare le vendite di un prodotto specifico? O volete forse attirare potenziali investitori?

Quale che sia, è fondamentale avere davvero qualcosa da comunicare:

• il lancio di un prodotto o servizio,
• l’organizzazione di un evento,
• una raccolta fondi,
• un’acquisizione,
• una partnership,
• una fusione,
• un cambio di rotta,
• una presa di posizione dinanzi a una news di attualità, ecc.

☝️ Naturalmente, la scelta dell'argomento influenza il tipo di media da contattare. Ad esempio, è meglio inviare un comunicato stampa su un evento di raccolta fondi a un giornalista specializzato in B2B.

I giornalisti ricevono svariati comunicati stampa ogni giorno.

È quindi fondamentale incoraggiare la loro lettura curando la forma e la struttura del comunicato stampa.

Alcuni consigli:

☑️ Cercate, se possibile, di non superare una pagina di un documento Word.

☑️ Verificate che la grafica del comunicato stampa sia in linea non solo con il vostro stile grafico, ma anche appropriata all’annuncio e alla piattaforma.

☑️ Armonizzate il testo strutturando il comunicato stampa in paragrafi e utilizzando, eventualmente, dei sottotitoli.

☑️ Mettete in risalto gli elementi più importanti quali il titolo e il testo introduttivo. Vi consigliamo anche di evidenziare in grassetto le principali idee.

☑️ Inserite nel comunicato il logo della vostra azienda. Se lo ritenete utile, potete anche inserire foto o immagini.

☝️Grazie alla digitalizzazione dei comunicati stampa, è possibile aggiungere in allegato dei documenti da scaricare (foto, video, tabelle,infografiche, ecc.). Si parla di Electronic Press Kit (EPK).

Avete determinato l’obiettivo del vostro comunicato stampa. Occorre però saperlo esprimere correttamente.

Per fare ciò, ecco alcuni suggerimenti.

Quando scrivete, tenete sempre bene a mente il vostro obiettivo, e di conseguenza il vostro target di riferimento. I contenuti per i media mainstream non corrispondono ai contenuti per la stampa specializzata.

Inoltre, succede che uno stesso evento possa interessare dei target diversi.

Ad esempio: immaginiamo di lanciare sul mercato un nuovo software dotato di una tecnologia innovativa. Il messaggio sarà diverso a seconda che vi rivolgiate:

• a dei potenziali clienti: desiderosi di conoscere soprattutto i vantaggi operativi garantiti dal nuovo software;
• agli sviluppatori di software: interessati principalmente ai dettagli tecnici.

In un caso del genere, occorre quindi redigere più di un comunicato stampa.

Una delle regole d’oro per un comunicato stampa di successo: siate concisi. Dopotutto, bisogna cercare di non superare una pagina di lunghezza.

Senza però tralasciare le informazioni essenziali!

Vi suggeriamo di seguire il metodo QQOQCP, anche chiamata regola delle 5 W ( (Who, What, Where, When, Why).

Ad esempio, nel caso di lancio di un nuovo prodotto, il vostro comunicato deve rispondere alle seguenti domande:

• Chi?
  • Qual è la vostra azienda?
  • Chi è il cliente target?
• Cosa?
  • In cosa consiste precisamente questo nuovo prodotto?
• Dove?
  • Quali città o Paesi sono interessati?
• Quando?
  • Quando sarà commercializzato?
• Come?
  • Come si svolgerà la sua commercializzazione?
• Perchè?
  • Quali problemi risolve?

☝️ Per ogni comunicato stampa corrisponde un messaggio unico e preciso. Non confondete il lettore informandolo sia sul vostro nuovo prodotto che sulla riprogettazione del vostro sito web. In questo caso, vi consigliamo di redigere diversi comunicati stampa.

Un media pubblicherà il comunicato solamente se riterrà che il testo del comunicato potrà interessare i suoi lettori.

Perciò, iniziate a renderlo interessante per il giornalista.

Ecco alcuni consigli:

☑️ Scrivete un titolo che sia al tempo stesso rivelatore e accattivante.

☑️ Scrivete un’introduzione ( lunga non più di 2 righe) per invogliare a leggere il seguito.

☑️ Ordinate le informazioni, dalla più importante in giù.

☑️ Arricchite, se necessario, il vostro comunicato stampa con numeri e informazioni.

☑️ Comunicate in modo chiaro e senza dare nulla per scontato, perché il vostro lettore potrebbe non sapere nulla di voi.

☑️ Evitate l’utilizzo di un gergo eccessivamente professionale o tecnico.

☑️ Evitate i superlativi (“il migliore”, “il leader”, ecc.) che veicolano un linguaggio troppo aggressivo. I vostri destinatari sono i giornalisti, non i clienti.

☑️ Esprimete un atteggiamento positivo e non dimostratevi egocentrici. Meglio redigere alla terza persona singolare.

Il principio della piramide invertita, per ordinare gerarchicamente le informazioni nel vostro comunicato stampa:

© mysocialweb

È poi necessario inserire alcune informazioni aggiuntive, molto utili per il giornalista:

• la menzione “comunicato stampa” da inserire in alto,
• la data del comunicato,
• l’identità esatta dell’azienda (magari con un link verso il sito internet),
• il contatto dell’addetto stampa, nel caso in cui il giornalista desideri ottenere ulteriori informazioni.

☝️Per semplificare la creazione dei vostri primi comunicati stampa, potete trovare online un modello di comunicato stampa in formato PDF o Word.

Potete anche scaricare gratuitamente il nostro modello da completare.

Ecco qualche esempio di comunicato stampa.

©ogrtorino

©FABI

Grazie ai nostri consigli, siete ora in grado di redigere e impaginare un comunicato stampa di qualità. A questo punto occorre diffonderlo!

Se oggi la mail si è imposta come il canale di diffusione privilegiato, evitate comunque di inviare un comunicato a tutti gli indirizzi e-mail dei giornalisti di cui avete ottenuto le coordinate.

Ricordatevi, sono sommersi da richieste!

Ecco qualche consiglio:

☑️ Rivolgetevi ai profili maggiormente interessati al vostro argomento. Ogni media, così come ogni giornalista, ha la sua specialità.

☑️ Consultate i siti web dei media che vi interessano per trovare un indirizzo email da contattare.

Tuttavia, se ambite ad apparire sui media nazionali, sarà difficile distinguersi dalla massa. In questo caso, conviene rivolgersi a un'agenzia di relazioni con la stampa e sfruttare la sua rubrica ed i rapporti che ha instaurato con alcuni giornalisti.

☑️ Non esitate a personalizzare la vostra mail fin dall’oggetto.

☑️ Scegliete il momento giusto per l’invio. Sebbene sia difficile conoscere l’agenda del destinatario, evitate di scrivere durante il weekend o nei lunedì.

☑️ Assicuratevi di controllare il vostro lavoro di diffusione dell'annuncio nel dettaglio, sarebbe un peccato perdere la credibilità a causa di un lavoro confusionario.

Ecco perché vi suggeriamo di aggiornare costantemente un file completo di:

• nome e cognome del giornalista,
• specialità,
• nome del suo media,
• indirizzo email,
• data di invio del comunicato stampa,
• un riferimento alla risposta del giornalista, o alla mancanza di questa.

☑️ Considerate l'utilizzo di software per la stampa e le pubbliche relazioni, strumenti sviluppati per facilitare e automatizzare la distribuzione dei vostri comunicati stampa.

☑️ Infine, potete provare a contattare il giornalista telefonicamente in caso di mancata risposta. Sarete così certi che il giornalista è consapevole della vostra richiesta e potrete approfittare di questo momento per parlargli di persona. Ma se anche dopo il colloquio orale non si mostra interessato, non insistete oltre!

Anche se non otterrete tutte le risposte che speravate dai giornalisti, non disperate! Sviluppare e inviare i primi comunicati stampa è una pratica che richiede pazienza.

Ma ne vale la pena, e vedrete rapidamente i benefici in termini di vendite aggiuntive, immagine del brand e referenziamento naturale.

Tuttavia, le pratiche stanno cambiando e ogni azienda oggi deve confrontarsi con i nuovi media e gli opinion leader. Il giornalismo tradizionale non è più l'unico riferimento in termini di notizie e di diffusione di novità. Ora bisogna considerare blogger e influencer di ogni tipo, e il notevole impatto che possono avere sui consumatori.

Se il comunicato stampa di per sé non è il formato più adatto per trasmettere il vostro messaggio, anche in questo caso occorre essere rigorosi nelle vostre azioni.

Identificate il vostro target, personalizzate, scrivete contenuti rilevanti e attraenti... così facendo il vostro brand si distinguerà.