I migliori software per la generazione dei preventivi

Se la tua attività consiste nella vendita, al dettaglio o all’ingrosso, avrai a che fare con la creazione di preventivi molto spesso.

Se fai questo, sai anche quanto la stesura di un preventivo sia molto laboriosa, ostica e quanto richieda tempo per essere fatta.

Si tratta di una tappa molto importante, sia per il venditore, sia per il cliente, nel processo di vendita, al fine di raggiungere un accordo sul prezzo di un insieme di prodotti o servizi.

Un preventivo è un documento che consente a un potenziale acquirente o cliente di visualizzare il costo connesso all’acquisto di prodotti o servizi specifici. Viene generalmente utilizzato da fornitori o rivenditori per avviare una transazione commerciale.

È un documento formale, ma non può essere in alcuna circostanza un contratto legalmente vincolante: si tratta semplicemente di un’intesa reciproca tra il venditore e l’acquirente formalizzata da questo documento.

Tuttavia, una volta che il cliente accetta il preventivo, si impegna a effettuare l’acquisto in questione, al prezzo indicato.

Dopo questa premessa necessaria, capiremo insieme in questo articolo, in un primo tempo, quali sono gli elementi che un preventivo deve contenere, per poi vedere, in un secondo tempo, quali sono i migliori software per l’elaborazione di questo documento.

Non ci resta altro che cominciare…Andiamo!

Essendo un documento formale e ufficiale, il preventivo deve rispettare una struttura precisa e deve contenere alcuni elementi necessari. Ritrovi in seguito un elenco di tutti i dati che un preventivo deve presentare per essere considerato come tale:

• le informazioni relative al fornitore: la ragione sociale, la partita IVA, ecc.;
• le informazioni relative al cliente: il suo indirizzo, il recapito telefonico, il codice fiscale, ecc.;
• la descrizione del prodotto o servizio oggetto di preventivo;
• il prezzo relativo al prodotto o servizio;
• la durata di validità del preventivo, poiché i prezzi non sono fissi e variano nel tempo (alcuni preventivi possono essere validi per due mesi, altri per tre e altri ancora per sei mesi);
• le modalità di pagamento, in caso di accettazione del preventivo.

Ti presentiamo un esempio di preventivo:

Ecco alcuni consigli e accorgimenti che dovresti seguire al fine di creare un buon preventivo:

• Cerca di comprendere le esigenze del tuo cliente: è sempre una buona idea capire bene le esigenze del cliente prima di cimentarsi nella preparazione del preventivo. Cerca di capire, in particolar modo, la natura e lo scopo delle loro attività commerciali.

• Personalizza l’offerta di vendita: al fine di soddisfare le esigenze del tuo cliente, cerca di creare un preventivo la cui offerta è incentrata sul cliente e su i suoi bisogni. Per fare ciò, potresti personalizzare il preventivo di vendita aggiungendo prodotti appropriati, modificando prezzi, concedendo sconti, proponendo diversi tipi di spedizione e di fatturazione, ecc.

• Consegna in tempo: le tempistiche sono molto importanti! Per questo ti consigliamo di consegnare il tuo preventivo in tempo se vuoi aumentare le possibilità che il tuo cliente ti scelga. Infatti, i clienti richiedono, in genere, uno stesso preventivo da più fornitori, per poi compararli fra di loro: se non invii il preventivo in tempo, perderai l’affare!

• Utilizza un software per la creazione di preventivi: visto che il preventivo può richiedere molto tempo per essere realizzato noi ti consigliamo di optare per un software per la creazione di preventivi. In questo modo, risparmierai tempo e non dovrai più ricorrere ai metodi classici e manuali, oggi sempre più abbandonati. Anche il tuo cliente lo apprezzerà.

Se metti in pratica questi tips che ti abbiamo dato, il tuo preventivo sarà impeccabile! Tra l’altro, ti consigliamo di leggere la nostra guida completa per la redazione del preventivo, se desideri approfondire l’argomento!

Nel nostro confronto, abbiamo tenuto conto dei seguenti criteri per la definizione di un buon software per la generazione di preventivi:

• la personalizzazione;
• la flessibilità;
• la facilità di utilizzo;
• la grafica e gli stili.

Oltre a essere un software per la generazione di preventivi, Invoicex è anche la piattaforma che ti permette di gestire la clientela, le fatture, i fornitori, il magazzino e molti altri aspetti relativi alla tua azienda.

Si tratta di un software open source che fornisce un set di funzionalità di buona qualità che ti aiuterà a creare tutti i tuoi preventivi

Il software è stato ideato per soddisfare le esigenze delle piccole e medie imprese, dei liberi professionisti, degli artigiani e di qualsiasi professionista che abbia necessità di fatturazione, di creazione di preventivi e di gestione del magazzino.

• Semplicità: si tratta di un software facile da utilizzare dotato di un’interfaccia intuitiva. Noi lo sappiamo che la stesura di un preventivo è un vero calvario, e non vogliamo rendertela ancora più complessa. Proprio per questo motivo abbiamo cercato di orientarti verso soluzioni per le quali la parola d’ordine è semplicità!

• Assistenza efficace: il servizio di assistenza fornito per Invoicex è veramente molto competente e può essere contattato in diversi modi. Inoltre, le diverse formule d’Invoicex sono costantemente aggiornate al fine di aumentarne i livelli di performance.

• Software multipiattaforma: la piattaforma è compatibile con i diversi sistemi operativi, Windows, iOS e Linux.

Invoicex è un software che ti permetterà di gestire tutti gli aspetti relativi alla tua attività, non solo i preventivi.

Inoltre, il software è dotato di una versione Free illimitata che è veramente completa che ti permette di avere le funzionalità di base che ogni business dovrebbe possedere.

Invoicex è il software che possiede molte qualità: velocità nelle prestazioni, interfaccia intuitiva e facilità di utilizzo.

Finson Preventivi 5 è un software gestionale per la creazione e l’invio dei preventivi ai propri clienti in pochi clic.

Grazie a Finson, potrai inserire i dati personali dei clienti, gli articoli scelti, i prodotti o i servizi in modo veloce e generare il tuo preventivo in tempi record!

Inoltre, Finson ti permette di personalizzare i documenti e di aggiungere informazioni extra.

Il software è multiutente e multiaziendale e può funzionare in rete fino a cinque postazioni.

• Licenza senza scadenza: con questo programma, ricevi una licenza illimitata. Una volta pagata la tua versione completa al prezzo di 49€ (IVA inclusa), non avrai alcun costo annuale da pagare. Potrai goderti il tuo nuovo software senza alcuna limitazione! Ti rammentiamo però, che se vuoi aggiornare le versioni precedenti, come ad esempio la versione Finson Preventivi 4, un costo di 25€, è previsto.

  Infine, ti è possibile scaricare una versione gratuita del software e provarla per 30 giorni, al fine di farti un’idea chiara sulle diverse funzionalità del prodotto.

• Programma multiutente e multipostazione: come ti abbiamo spiegato nel paragrafo di presentazione del software, con Finson Preventivi 5, puoi gestire diversi profili utente. Ciascuno di questi profili è dotato della propria password, al fine di garantire la massima sicurezza e tutela dei dati nel rispetto delle normative europee vigenti (politica GDPR).

• Gestione contatti: con Finson Preventivi 5, puoi gestire efficacemente tutti gli appuntamenti con i tuoi clienti e fornitori così come la rubrica dei tuoi contatti aziendali.

• Interoperabilità con Excel: grazie a questo software, puoi importare facilmente tutti i dati dei tuoi clienti e gli elenchi degli articoli dai tuoi file Excel. Questa funzionalità ti evita di dover ricopiare questi dati manualmente, il che ti farebbe perdere del tempo considerevolmente.

Finson Preventivi 5 è un software Made In Italy, per cui se sei qualcuno che ci tiene ad acquisire sempre prodotti locali, Finson è il software che soddisferà a pieno le tue esigenze.

Si tratta di un programma completo che ti garantisce rapidità ed efficacia nella gestione dei tuoi preventivi.

Con Finson Preventivi 5 sei sicuro di esserti attrezzato delle armi giuste per conquistare il tuo cliente consegnandoli il preventivo che ha sempre sognato di ricevere.

L’unico hic di questo programma è che può essere utilizzato solo sul sistema operativo Windows.

Presentazione del software

Teamleader è una software house belga, specializzata nei software per la gestione aziendale. Ha lanciato nel mercato diversi tipi di soluzioni per gestione dell'impresa come ad esempio Teamleader Orbit, gestionale per agenzie con un organico da 20 a 1000 dipendenti e Teamleader Focus che è un Project Management Software e tra le sue varie funzionalità vi è la gestione dei preventivi.

Con Teamleader Focus puoi creare preventivi personalizzati in un batter d'occhio e in più, puoi persino farli firmare online. Più di così 😉 !

Fare preventivi non è mai stato cosi semplice!

• Dashboard interattiva: grazie alla sua dashboard molto intuitiva, Teamleader Focus ti permette di avere una visione d’insieme dei tuoi diversi processi di vendita. Potrai, infatti, organizzare le diverse opportunità di vendita, vinte o perse, gli affari conclusi o in attesa di conclusione, filtrandoli per responsabile o per dipartimento.
• Personalizzazione: grazie a questa funzionalità puoi elaborare dei preventivi su misura per i tuoi clienti e personalizzarli con il tuo proprio stile e il logo della tua impresa: i layout e i font a tua disposizione sono molteplici!

• Digitalizzazione: grazie a Teamleader Focus, accettare un preventivo non è mai stato così facile! Puoi inviare i tuoi preventivi in qualche clic, ricevere una notifica quando il tuo cliente consulta il preventivo, invia una risposta oppure lo firma.

  Il preventivo è poi trasformato in fatture in poco tempo, una volta che il cliente li accetta.

Teamleader Focus è un software innovativo, moderno e all’avanguardia nel settore dell’elaborazione dei preventivi. La sua volontà d’innovazione si iscrive in un contesto di trasformazione digitale che tutte le imprese odierne stanno vivendo.

Se scegli Teamleader Focus, opti per una soluzione semplice da utilizzare, efficace e che ti permette di risparmiare tempo nella gestione dei tuoi preventivi.

Grazie a Teamleader Focus, l’universo dei preventivi non avrà nessun segreto per te!

Chi di noi non conosce Canva💡 ?

Canva è un software di grafica e design conosciutissimo su scala mondiale che offre una vasta gamma di funzionalità: con Canva puoi creare e personalizzare gratuitamente grafiche di ogni tipo per la realizzazione dei tuoi progetti, per le tue proposte marketing, per i tuoi post sui social media, i tuoi preventivi, ecc.

Puoi iscriverti a Canva con i tuoi account Facebook, Google o il tuo indirizzo e-mail.

La piattaforma è dotata di una grande lista di modelli per creare il tuo preventivo.

• Numerosi modelli: con Canva, puoi scegliere tra una vasta gamma di modelli disponibili nella piattaforma per creare il tuo proprio preventivo. Si tratta di una libreria che contiene una centinaia di modelli che si adattano a tutti gli usi e a tutti gli stili.

• Personalizzazione: grazie a Canva puoi personalizzare il tuo preventivo a tuo piacimento con tanto di colore, di logo a qualsiasi altro elemento o altra informazione che ritieni necessaria.

• Piattaforma user-friendly: con Canva non avrai bisogno di spendere ore e ore a capire il funzionamento della piattaforma. Tutti gli strumenti che ti mette a disposizione sono estremamente facili da utilizzare e non necessitano alcuna competenza speciale.

Tutti amano Canva, perché noi non dovremmo?

Canva è un software moderno e molto facile da utilizzare. Il suo punto forte è che è una piattaforma multifunzione che ti permette di fare qualsiasi cosa abbia a che fare con il mondo della grafica e del design.

Grazie ai diversi modelli che ti mette a disposizione, Canva è veramente lo strumento di cui hai bisogno per eccellere nel mondo dei preventivi e per lasciare i tuoi clienti a bocca aperta.

Come ti abbiamo ribadito in precedenza, elaborare un preventivo è un compito molto laborioso, che a volte richiede ore ed ore di lavoro. A volte, tutto questo lavoro può rivelarsi una perdita di tempo se il tuo preventivo non cattura l’attenzione del tuo cliente e non ricevi la tanto attesa convalida.

Se non vuoi cadere in questo tipo di situazione, noi ti consigliamo di adottare un software che ti permetta di personalizzare i tuoi preventivi sia a livello di template, sia a livello di contenuto: il tuo obiettivo dev’essere sempre quello di convincere il cliente ad accettare il tuo preventivo rispetto a quello di un’altra concorrenza. Credici, un cliente non si accontenta mai di un unico preventivo, ma ne richiede diversi per poter confrontarli tra di loro.

E credici, ancora una volta, la cura nei dettagli fa la differenza fra te e un tuo concorrente.

Speriamo di averti fornito tutti gli strumenti di cui hai bisogno per creare un preventivo da urlo!

Se hai ancora domande, tienici informati nella sezione sottostante.

Nel frattempo, ti salutiamo calorosamente!