Tutti i segreti della fattura del libero professionista

Se vi dicessimo che è possibile risparmiare parecchio tempo ed energie nella redazione della fattura per i liberi professionisti?

Ma quando si avvia la propria attività, la fatturazione diventa ben presto un processo che richiede molto tempo e pone diversi dubbi. Quando vi è l’obbligo di emettere fattura per una prestazione professionale? Come si redige una fattura per un libero professionista? Quali informazioni ed elementi non possono mancare?

Vediamo insieme come redigere fatture correttamente, oltre a un modello e un software in grado di assistervi in modo efficiente in questo compito.

Che voi siate una microimpresa o meno, alcune indicazioni vanno inserite obbligatoriamente:

• la data di emissione della fattura,
• la data di consegna per una vendita, o quella del termine della prestazione in caso di servizio,
• le condizioni di pagamento:
  • la scadenza per il pagamento,
  • le modalità di pagamento accettate.
• Le informazioni su di voi:
  • nome e cognome,
  • codice fiscale,
  • residenza o domicilio,
  • ditta, denominazione o ragione sociale,
  • numero di partita IVA,
  • indirizzo della sede principale.
• Le informazioni sul cliente:
  • ditta, denominazione o ragione sociale,
  • residenza o domicilio,
  • numero di partita IVA o codice fiscale,
  • codice identificativo comunitario (se il cliente proviene da un altro stato UE).
• Le informazioni sul prodotto o sulla prestazione:
  • la tipologia, la qualità e la quantità dei beni o servizi in questione,
  • i dati necessari per determinare la base imponibile.
• I dati relativi all’IVA e all’esborso totale:
  • il prezzo totale che il cliente deve pagare, con IVA inclusa e senza,
  • l’aliquota IVA per la categoria del prodotto/servizio.

In alcuni casi gli imprenditori sono esenti dall’applicazione dell’IVA sulle vendite e prestazioni. Vediamo insieme in quali casistiche questo avviene.

Coloro che operano in regime forfettario hanno la franchigia sull’IVA.

Le operazioni devono quindi riportare la seguente dicitura:

Anche il “regime fiscale di vantaggio per l’imprenditoria giovanile e lavoratori in mobilità”, meglio noto come regime dei minimi, prevede la franchigia dell’IVA.

Ecco la dicitura da riportare:

Il meccanismo del reverse change, introdotto per combattere l’evasione fiscale, sposta l’applicazione dell’imposta dal venditore al compratore. Quest’ultimo sarà quindi incaricato di:

• integrare la fattura ricevuta con l’aggiunta dell’aliquota e dell’imposta;
• annotarla sia nel registro fatture emesse sia nel registro acquisti.

L’art. 17, D.P.R. n. 633/1972, chiarisce tutte le casistiche in cui questo regime si può applicare.

Esistono infine alcune tipologie di operazione che sono esenti dall’IVA per ragioni di carattere sociale. Disciplinate dall’art. 10 del D.p.r. 633/1972, rientrano in questo ambito le prestazioni sanitarie, le operazioni di riscossione tributi, le attività formative e culturali, ecc.

La Legge di Stabilità 2013 (Legge 228/2012) ha adeguato la normativa italiana a quella europea per quanto concerne le modalità di fatturazione.

Per prima cosa, occorre numerare correttamente la fattura, scegliendo un numero univoco e progressivo.

💡 Vi suggeriamo di numerare le fatture in questo modo:

• numero dell’anno,
• numero del mese,
• numero progressivo della fattura nel mese.

Ad esempio, per delle fatture emesse nel settembre 2020, la numerazione sarà: 2020-09-001, 2020-09-002, 2020-09-003, ecc.

Infine, vi ricordiamo alcune regole valide per tutte le fatture:

• create sempre 2 esemplari di fattura: uno per voi e uno per il cliente;
• fornite al cliente un documento in formato PDF, in modo che sia impossibile modificarlo;
• non modificate mai una fattura una volta che è stata emessa.

Abbiamo visto come si compila una fattura e quali dati vanno inseriti in essa. Tuttavia, per compilarla correttamente, occorre prestare attenzione al tipo di soggetto che emette la fattura. Questo fattore, infatti, ha un impatto sull’applicazione dell’IVA in fattura e sull’applicazione della ritenuta di acconto.

Ciascuna professione ordinistica (medici, commercialisti, avvocati, ecc.) ha la propria cassa professionale.

In questo caso, il professionista deve applicare al cliente un contributo integrativo alla cassa di previdenza (intorno al 2-4% a seconda della cassa). Questo contributo, si aggiunge alla base imponibile IVA.

Coloro che non fanno parte di un ordine professionale, devono obbligatoriamente iscriversi alla Gestione separata INPS. In questo caso, il professionista deve applicare una rivalsa INPS del 4%, da includere sia nel calcolo dell’IVA imponibile che nel calcolo della ritenuta d’acconto.

La gestione dei contributi previdenziali per gli agenti di commercio è molto diversa dai casi visti finora.

In questo caso, l’imponibile da inserire nella fattura corrisponde al valore delle provvigioni di vendita maturate.

È certamente possibile, soprattutto per familiarizzare con la procedura, redigere una fattura tramite Word, Open Office o Excel.

Il vantaggio di questi strumenti è garantito da una grande semplicità d’uso, in particolare se utilizzate un modello predefinito.

💡 Potete scaricare il nostro modello liberamente compilabile.

Per quanto comodi, i modelli Excel sono limitanti quando un’azienda raggiunge certe dimensioni.

Un software permette infatti diversi vantaggi:

• un controllo di gestione rigoroso. Poiché la fattura va inviata nel momento in cui si consegna un prodotto o si eroga un servizio, un software che aiuti a controllare le scadenze è molto utile;
• l'automatizzazione dei processi riduce notevolmente il rischio di errori e permette di risparmiare tempo;
• una miglior visione analitica grazie alla possibilità di visualizzare le fatture divise per diverse voci (per cliente, servizio, periodo, ecc.). Ecco perché nella scelta del software è importante cercare una soluzione che permetta l’elencazione e l'archiviazione dei documenti ben strutturata.

La scelta di una soluzione di fatturazione completa vi fornisce quindi uno strumento prezioso, sia in termini di risparmio di tempo che di monitoraggio della vostra attività.

Ecco qualche soluzione per voi: QUI FATTURA, Giobby, Impresa go.

Come si è visto, il libero professionista deve prendere in considerazione diversi parametri per l’emissione delle fatture.

Se è possibile, almeno inizialmente, affidarsi ai modelli Word o Excel, un software Saas (Software as Service) rappresenta la soluzione più adeguata: oltre ad assicurarvi di essere conformi con la legge, beneficerete di una gestione della vostra attività più semplice e professionale.

Inoltre, non bisogna dimenticare il valore analitico dei software. Disporre comodamente del dettaglio delle vendite, datate e classificate, rappresenta una fonte d'informazioni cruciale.

Sarete così in grado di determinare le tendenze generali, i vostri best seller o un’eventuale stagionalità delle vostre vendite...tutti elementi di analisi rilevanti per sviluppare la vostra azienda.