Come fare una fattura elettronica a regola d’arte?

La fatturazione elettronica è al centro delle sfide della dematerializzazione per tutte le aziende. La fattura cartacea sta scomparendo per essere sostituita dalla fattura elettronica, che offre molti vantaggi alle aziende, come una più rapida elaborazione e guadagni finanziari. Ma tutti questi cambiamenti impongono domande sulla fatturazione elettronica e soprattutto sul quesito il più importante di tutti: come fare una fattura elettronica in pratica?

Qual è la procedura da seguire? Quali sono le informazioni da inserire? Come utilizzare il sito dell’Agenzia delle Entrate per creare una fattura elettronica senza errori?

Appvizer vi fornisce tutte le risposte in questo articolo.

Per fare una fatture elettronica, al giorno d’oggi è facile trovare dei software che si occupino interamente del processo in modo rapido e efficace. La maggior parte sono a pagamento, ma esiste anche una soluzione gratuita che richiede un po’ più di dimestichezza messa a disposizione dalla Camera di Commercio.

Tuttavia, se volete essere voi stessi a redigere la vostra fattura elettronica, potete usufruire del servizio apposito offerto dall’Agenzia delle Entrate.

L'Agenzia delle Entrate, grazie al suo sistema informatico chiamato Sistema d’interscambio, dopo aver ricevuto le fatture elettroniche dal portale dell’agenzia delle entrate o da un software permette di:

• Verificare che le fatture elettroniche siano compilate correttamente, l’autenticità della firma.
• Recapitare le fatture elettroniche al destinatario.

I soggetti che possono usufruire di questo servizio sono i seguenti:

• tutti i titolari di partita IVA
• i forfettari, i minimi e gli agricoltori (non hanno l’obbligo, quindi la scelta resta facoltativa)

Il sistema di interscambio è un sistema conveniente anche per l’Agenzia delle Entrate e il MEF, in quanto possono controllare tutte le operazioni economiche eseguite per contribuenti soggetti a IVA. Verranno passate al vaglio sia le operazioni B2B (scambi commerciali tra aziende) che B2C (scambi commerciali tra aziende e clienti).

La prima operazione da eseguire è la registrazione sul sito web dell’Agenzia delle Entrate. Bisogna cliccare sull’icona registrazione presente nella vostra “Area riservata”.

Al momento della registrazione deve essere inseriti i seguenti dati:

• codice fiscale;
• ultima dichiarazione dei redditi;
• ente attraverso il quale è stata presentata la sopra citata dichiarazione;
• reddito complessivo.

Portata a termine la registrazione, il servizio web vi invierà per mail il PIN personale che vi permetterà di accedere alla vostra area personale. Il codice che riceverete per mail contiene solo 4 delle 6 cifre che compongono il PIN. Le due cifre mancanti verrà spedite per posta entro due settimane massimo.

Una procedura meno lunga e complessa viene offerta ai possessori della carta Nazionale dei Servizi: questi ultimi hanno il vantaggio di ricevere il PIN nella sua interezza al momento della registrazione sul sito web dell’Agenzia delle Entrate.

Se disponete del codice digitale SPID, potrete accedere tranquillamente all’area personale senza fare delle procedure supplementari.

Una volta registrati al portale dell’Agenzia delle Entrate, potete accedere all vostra area personale. Tra tutti i servizi offerti, troverete anche la sezione dedicata alla fatturazione elettronica, da cui è possibile creare, inviare e ricevere delle fatture elettroniche.

Vi basterà recarvi nella sezione “Fatture e corrispettivi”, scegliere il tipo di fattura tra ordinaria, semplificata o fattura PA per procedere alla creazione della vostra fattura elettronica.

La fattura elettronica può essere di diversa natura: ordinaria, semplificata o PA (Pubblica Amministrazione). Tuttavia, nel momento della redazione della fattura elettronica, ci sono delle informazioni che vanno citate assolutamente:

• le generalità dell’emittente: ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale;
• le generalità del cliente: a parte i dati sopracitati, deve essere aggiunto il codice destinatario, elemento essenziale attraverso il quale il sistema di interscambio può inviare la fattura al destinatario;
• le generalità inerenti alla fattura: numero, data di emissione, importo per i beni e i servizi oggetto del pagamento; aliquota IVA. Bisogna specificare anche se devono essere considerate delle esenzioni (citando l’articolo di legge di riferimento) o se è stato applicato lo split payment;
• la causale;
• le generalità del contratto: quest’ultima voce è richiesta solo nel caso in cui la fattura elettronica riguarda dei lavori per opere pubbliche o finanziati da sovvenzioni comunitarie. Se questo è il caso, bisogna indicare, quindi, il codice GIP (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto). Senza questi due elementi le pubbliche amministrazioni non potranno contabilizzare il versamento della fattura.

Se tutti i campi della fattura elettronica sono stati compilati adeguatamente, potrete passare alla revisione accendendo alla sezione “Riepilogo”. Se non avrete riscontrato alcun errore, potrete confermare. Una volta ricevuto l’ok anche dal “Sistema Ricevente”, potrete conservare la fattura elettronica sul PC, in modo da poter aggiungere la firma digitale.

Come abbiamo appena detto, potete salvare la fattura elettronica, creata grazie al sito dell’Agenzia delle Entrate, sul vostro PC, cliccando sulla voce “Salva XML” (eXtensible Markup Language). Il formato XML è l’unico formato disponibile e convalidato dal sistema d'interscambio.

Una volta conservato il file sul proprio computer, bisogna procedere ancora a un’altra manipolazione prima dell’invio finale: l’aggiunta della firma digitale. Bisognerà dotarsi di un apposito software per apporre la firma digitale sul documento.

La fattura elettronica, appositamente compilata e firmata, deve essere in seguito caricata nell’area personale creata per l’invio delle fatture elettroniche. Dovrete selezionare l'opzione “Trasmissione” e caricare il file .XML.

Dopo che la fattura elettronica è stata inviata, il mittente riceverà un messaggio di conferma della trasmissione. In questo avviso, è indicata l’ora, la data e il codice ID. Potrà controllare l’avanzamento dell’operazione sempre dalla sua area personale.

• Ricordatevi che la prima volta che cercate di creare una fattura elettronica, dovrete prestare molta attenzione all’inserimento dei dati, soprattutto quelli del fornitore. Il modo più semplice per essere sicuri di aver inserito correttamente tutte le informazione è la consultazione dell’Anagrafe Tributaria. Troverete un modello preformato con tutti i dati che vi servono e che potrete cambiare in base alle vostre esigenze. L’unico campo non modificabile è quello della partita IVA.
• Quando inserite i dati del destinatario della fattura elettronica, molto spesso capita che viene tralasciato il campo “Codice Destinatario” o viene compilato in modo erroneo. Questo può causare dei problemi durante la ricezione della fattura elettronica. Se manca l’indirizzo telematico, infatti, la fattura elettronica non potrà essere recapitata al giusto destinatario. L’indirizzo telematico per la ricezione della fattura può presentare tre tipologie differenti. A parte il codice destinatario per la fattura elettronica, esistono altre due modalità possibili:
  • L’indirizzo o casella PEC. All’atto della compilazione della fattura, il fornitore dovrà compilare le seguenti voci secondo queste norme:
    • al codice destinatario verrà assegnato il valore «0000000» (sette volte zero)
    • Nella casella «PEC Destinatario», il fornitore dovrà inserire l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.
  • Il semplice codice numerico «0000000» (sette volte zero) se il cliente non ha proceduto alla comunicazione di alcun indirizzo telematico (PEC o Codice destinatario). Se il cliente vorrà recuperare la sua fattura elettronica in futuro, si dovrà recare nella sua area riservata “Consultazione” del portale “Fatture e Corrispettivi”.
    • Se utilizzate la procedura offerta dall’Agenzia delle Entrate, il modello proposto è quello per una fattura ordinaria con i dati stabiliti dall’articolo di legge 21 del Dpr n. 633/1972. Nel caso in cui dovete inserire delle informazioni supplementari richieste da una fattura non ordinaria, il sito web permette d'inserirle manualmente. Potrete aggiungere, quindi, la ritenuta d’imposta ovvero della cassa previdenziale in caso di fatture emesse da un professionista, l’inserimento di sconti o maggiorazioni o altre generalità richieste.

Certo, il sito dell’Agenzia delle Entrate è a disposizione quindi perché scegliere di adottare un software? Molte aziende preferiscono ricorrere a software come Fatture in Cloud anziché al sito dell’Agenzia delle Entrate in quanto utilizzando un software possono beneficiare di diversi vantaggi che rendono il processo di fatturazione molto più semplice e veloce.

Innanzitutto, i software di fatturazione elettronica più comuni possiedono essenzialmente 3 caratteristiche:

• La codifica del file della fattura in formato XML in maniera automatica. Si tratta di un formato che individua i diversi elementi chiave della fattura e permette di farli leggere al Sistema d’Interscambio. Inoltre data la sicurezza di un tracciato XML è più difficile contraffarlo.
• L'invio della fattura al Sistema d'Interscambio:una volta compilata la fattura, i software permettono di inviare la fattura al Sistema di Interscambio in modo semplice e veloce: spesso basta un solo clic.
• Un Codice Destinatario Univoco da fornire ai clienti per ricevere le fatture elettroniche passive all'interno del software. Grazie a questo codice alfanumerico di 6 cifre il Sistema d'Interscambio identifica il destinatario della fattura elettronica.

Tutti questi strumenti garantiscono la conservazione a norma delle fatture elettroniche per 10 anni. Inoltre, nella maggior parte dei software, la firma digitale viene apposta dal software in maniera automatica accanto a una marcatura temporale.

Ma non finisce qui. I software di fatturazione elettronica spesso vanno oltre la semplice fatturazione. Integrano, infatti, delle funzionalità più larghe legate al mondo della contabilità che permettono di centralizzare le informazioni e snellire i processi.

Ad esempio:

• Gestione integrata dei pagamenti
• Emissione dei documenti di trasporto
• Emissione dei preventivi e successiva trasformazione in fatture
• Prima nota
• Solleciti di pagamento

Tutte queste funzionalità extra non sono da sottovalutare quando si parla di centralizzare le informazioni che saranno inevitabilmente legate ai vostri processi di fatturazione. Per quanto il sito dell’Agenzia delle Entrate sia un valido strumento, per grandi volumi di fatture cercare una soluzione più completa significa poter andare oltre e snellire i propri processi. A volte fare un passo in più nella scelta dei propri strumenti significa guadagnare un vantaggio competitivo" .

Avete tutte le carte in mano per cominciare a fare la vostra prima fattura elettronica?