Monday vs Todoist: il duello tra strumenti di gestione dei progetti che farà tremare i team di prodotto nel 2025
Vi è mai capitato di ritrovarvi alle 23.30 con un elenco infinito di cose da fare e di chiedervi se il vostro strumento vi sta aiutando nella gestione dei progetti... o se vi sta rallentando? Non siete soli.
Ecco perché Appvizer ha ideato un confronto "Monday vs Todoist " per eliminare l'indecisione. Abbiamo rispolverato ogni angolo di questi due colossi, testato le integrazioni fino all'osso e fornito casi reali in modo che possiate scegliere la soluzione che vi farà fare le consegne non "più tardi", ma "ora".
Che cos'è Todoist?
Panoramica di Todoist
Todoist è il "coltellino svizzero" della produttività personale e dei piccoli team. Lanciato nel 2007 da Amir Salihefendic, si è affermato come il riferimento minimalista per trasformare qualsiasi pensiero sparso in azione concreta.
Todoist consente di :
- gestire elenchi di cose da fare
- organizzare progetti leggeri
- tenere traccia degli obiettivi OKR
- ricordarsi di comprare il latte.
🎯 Per chi è? Freelance, consulenti, team di startup fino a 50 persone o dirigenti in cerca di una seconda memoria.
Caratteristiche principali di Todoist
- Aggiunta rapida universale: scorciatoia globale (⌥ + Spazio su Mac, Ctrl + Alt + A su Windows) + riconoscimento naturale della data ("ripeti ogni 3 venerdì").
- Viste: Elenco, Kanban, Calendario.
- Etichette e filtri: creazione di query complesse come "@Urgent & #ClientA & prossimi 7 giorni".
- Promemoria: nativi, geolocalizzati, ricorrenti.
- Allegati: 25-100 MB a seconda del piano.
- Gamification: sistema Karma + strisce.
- Offline first: 100% di funzionalità offline.
Todoist
Vantaggi e svantaggi di Todoist
Vantaggi
- Velocità record di onboarding: l'80% dei nuovi utenti crea la prima attività in meno di 40 secondi.
- Applicazioni ultra leggere (51 MB per iOS, 23 MB per Android).
- Prezzi aggressivi: solo 4 euro al mese e versione gratuita.
- Sicurezza: AES-256 + SOC 2 Type II + server UE (RGPD).
- Integrazioni fluide: oltre 60 nativi + Zapier e IFTTT.
Svantaggi
- Nessun Gantt nativo.
- Nessuna gestione delle risorse.
- Limitazioni del piano gratuito: 5 progetti attivi, 5 collaboratori al massimo.
- Nessun cruscotto di BI.
Che cos'è monday.com?
Panoramica di monday.com
Nato nel 2012 con il nome di "daPulse", monday.com è diventato il sistema operativo di riferimento per il lavoro dopo un rebranding nel 2017 e un'IPO nel 2021 (NASDAQ: MNDY).
Questo strumento consente di:
- Organizzare progetti complessi,
- gestire i budget
- automatizzare i processi
- gestire portafogli di prodotti o incidenti ITSM.
🎯 A chi si rivolge? PMI, ETI e grandi clienti (Universal Music, Canva, Adobe, Coca-Cola) che cercano un'alternativa a Jira, Asana o Smartsheet.
Caratteristiche principali di monday.com - la cassetta degli attrezzi completa
- Viste multiple: Tableau, Kanban, Gantt, Calendario, Timeline, Carico di lavoro, Mappa, Modulo.
- Automazione senza codice: oltre 200 modelli, condizioni AND/OR, webhook.
- Dashboard e BI: widget nativi, KPI in tempo reale, connessione a GA, HubSpot, Salesforce.
- Gestione delle risorse: carico di lavoro, capacità, avvisi di sovraccarico.
- Documenti e lavagne: documenti collaborativi in tempo reale, lavagne infinite.
- Sicurezza: AES-256, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, FedRAMP in corso.
monday.com
Vantaggi e svantaggi di monday.com
Vantaggi
- Scalabilità: 1 o 10.000 utenti senza rallentamenti.
- Interfaccia visiva intuitiva (drag & drop): il 92% dei nuovi utenti crea la prima scheda in meno di 6 minuti.
- Potente automazione che consente di risparmiare 5-10 ore a settimana.
- Marketplace di applicazioni (oltre 200 widget).
- Assistenza 24/7 + Customer Success Manager a partire da 20 licenze.
Svantaggi
- Curva di apprendimento più lunga (1-2 giorni).
- Prezzi elevati: minimo 11 euro per utente.
- Funzionalità a pagamento a partire dal piano Standard (Gantt, time-tracking).
Todoist vs Monday: caratteristiche a confronto
| Caratteristiche principali | Todoist | Lunedì.com |
| Tipo di strumento | Gestore di attività e impegni | Sistema operativo completo per il lavoro |
| Viste disponibili | Elenco, Kanban, Calendario | Elenco, Kanban, Gantt, Calendario, Timeline, Carico di lavoro |
| Gantt e dipendenze | No nativo | Sì, nativo e interattivo |
| Gestione delle risorse | No | Sì (capacità, carico di lavoro) |
| Monitoraggio del budget e dei costi | Tramite note personalizzate | Widget nativi, formule |
| Automazione | Promemoria e ricorrenze | Automazione avanzata senza codice |
| Commenti e file | Sì, limitato (25-100 MB) | Illimitato (250-500 MB) |
| Cruscotti BI | No | Cruscotti in tempo reale |
| Modalità offline | Completa | Parziale |
| Modelli | 60+ | 200+ per settore |
| API e webhook | Completo RESTful | RESTful + GraphQL |
Todoist vs Monday : confronto dei prezzi
| Piano | Todoist (€/utente/mese) | monday.com (€/utente/mese) |
| Gratuito | Starter: €0
|
Gratuito: €0
|
| Principiante / Base | - | Base: €9
|
| Pro / Standard | Pro: €4
|
Standard: €12
|
| Business / Pro | Business: €6
|
Pro: €19
|
| Azienda | - | Impresa: su preventivo
|
Todoist vs Monday: quale interfaccia è più intuitiva?
| Criterio UX | Todoist | Lunedì.com |
| Tempo di apprendimento | < 5 minuti | 15-30 minuti |
| Navigazione | Menu laterale minimalista | Barra laterale + schede contestuali |
| Personalizzazione visiva | 10 temi colorati + modalità scura | 100+ modelli + colori totalmente gratuiti |
| Scorciatoie da tastiera | 60+ scorciatoie, molto fluide | 50+ scorciatoie personalizzabili |
| Mobile | 100% offline | parzialmente offline |
| Accessibilità | WCAG 2.1 AA | WCAG 2.1 AA |
Todoist vs Monday: integrazioni a confronto - la partita in 6 round
📍Round 1 - Produttività individuale
- Todoist: Siri, Alexa, Google Assistant, scorciatoie iOS.
- monday.com: Google Assistant tramite Zapier, nessuna Alexa nativa.
📍 Round 2 - Comunicazione e collaborazione
- Todoist: Slack bidirezionale (crea attività da un messaggio, commenta da un'attività), Microsoft Teams di base.
- monday.com: Slack nativo, Teams, Gmail, Outlook, commenti in tempo reale, notifiche filtrabili.
📍 Terzo round - Sviluppo e DevOps
- Todoist: GitHub, GitLab via Zapier (nuova questione → attività).
- monday.com: GitHub, GitLab, Bitbucket nativo, commit → aggiornamento dello stato, rami → voci della scheda.
📍 Round 4 - CRM e vendite
- Todoist: HubSpot, Pipedrive via Zapier.
- monday.com: HubSpot, Salesforce, Pipedrive nativo, mappatura dei campi, upsert automatico.
📍 Round 5 - Marketing e analisi
- Todoist: Google Analytics, Facebook Ads via Zapier.
- monday.com: GA, Facebook Ads, LinkedIn Ads nativi, widget ROI.
📍 Round 6 - Automazione di terze parti
- Todoist: Zapier (oltre 3.000 zap), IFTTT, Make.
- monday.com: Zapier, Make, Workato, Tray.io + webhook in uscita + GraphQL.
💡Verdict: Todoist è un ecosistema leggero ma solido, monday.com è un hub aziendale senza soluzione di continuità.
Quando scegliere Todoist o Monday?
Esempi di utilizzo di Todoist
- Consulente SEO indipendente: gestisce 15 clienti tramite 15 progetti Todoist; etichette @Audit, @Backlink, @RelanceFacture; promemoria settimanali per la revisione delle posizioni.
- Agenzia web di 8 persone: sprint di due settimane guidati da un modello Kanban "Sprint planning"; integrazione con GitHub per trasformare ogni PR in un'attività "Review".
- Blogger di lifestyle: calendario editoriale con ricorrenza "pubblica lunedì e giovedì" e promemoria per foto/SEO.
- Associazione di volontariato: organizzazione di un evento di beneficenza: todo-list condivisa con sezioni "Sponsor", "Logistica", "Com" e promemoria d-7/d-1.
Esempi di casi d'uso di monday.com
- E-commerce DTC: pipeline di prodotto completa dall'idea al lancio; Gantt per le milestone, carico di lavoro per il team fotografico, dashboard del ROI collegato a Shopify.
- Agenzia di marketing di 40 persone: 1 scheda per cliente, "stato = 'Da approvare' → notifica al cliente + creazione di attività di progettazione" automatizzata.
- Dipartimento IT di un'azienda di medie dimensioni: scheda "P1 Incidents" con modulo pubblico, SLA di 30 minuti, escalation automatica, log di audit SOC 2.
- Eventi: gestione di una fiera: pianificazione dei fornitori, budget per voce, milestone "Convalida del modello di stand".
- Reparto Risorse Umane: processo di inserimento dei nuovi dipendenti: lista di controllo di 30-60-90 giorni, automazione delle richieste di attrezzature IT.
Conclusione
Todoist è l'alleato ideale se cercate la semplicità assoluta :
- apprendimento immediato,
- costo ridotto
- perfetta sincronizzazione su tutti i dispositivi.
monday.com diventa indispensabile quando i vostri flussi di lavoro diventano più complessi:
- bilanci,
- risorse,
- automazione,
- i cruscotti in tempo reale sono le vostre migliori risorse.
👉 Quante persone ci sono nel vostro team?
≤ 50 → Todoist.
> 50 → monday.com.
👉 Avete bisogno di un Gantt, di un budget, di risorse?
No → Todoist.
Sì → monday.com.
👉 Qual è il vostro budget massimo per utente?
≤ 6 € → Todoist.
≥ 11 € → monday.com.
FAQ - Todoist vs Monday
È facile migrare da Todoist a Monday.com?
Sì. monday.com offre una procedura guidata di importazione CSV e JSON in tre clic. Le etichette diventano tag, le sezioni diventano gruppi e i commenti vengono mantenuti. Tempo medio per 1.000 attività: 12 minuti. Bonus: monday.com mantiene le date di creazione originali per la cronologia.
monday.com offre un'applicazione desktop?
Sì. Applicazioni native per Windows (MSI e Microsoft Store) e macOS (DMG e Mac App Store) + PWA su Linux e ChromeOS. La PWA supporta le notifiche di sistema e la modalità offline parziale. Aggiornamenti automatici ogni 2 settimane.
Todoist è conforme al RGPD?
Assolutamente sì. I server sono ospitati a Francoforte (Germania), crittografia AES-256 a riposo, TLS 1.3 in transito, DPA aggiornata, possibilità di firmare un SCC (Clausole contrattuali standard) e di attivare la cancellazione automatica dei dati alla chiusura dell'account.