Un app per creare un calendario condiviso: a favore o contro?

app calendario condiviso

Le riunioni si sovrappongono, il telefono continua a squillare, le e-mail si accumulano nella casella di posta... e se si passasse ad un app di calendario condiviso?

Per facilitare la comunicazione e l'organizzazione interna della vostra azienda, o per pianificare gli appuntamenti con i vostri clienti, l'agenda cartacea è diventata negli anni una soluzione obsoleta. Oggi, l'utilizzo di uno strumento di lavoro online ergonomico e funzionale sembra essere la soluzione migliore per ottimizzare la gestione delle vostre attività.

Ma siete davvero consapevoli di tutto quello che i calendari e le agende condivise hanno da offrire?

Al di là della loro vocazione iniziale, vengono migliorati e arricchiti con funzionalità sempre più sofisticate, come la prenotazione online e il pagamento dei servizi offerti.

Tuttavia, per beneficiare appieno dei vantaggi dell'agenda condivisa, è comunque necessario trovare la soluzione più adatta alla struttura e agli obiettivi della vostra azienda! Per supportarvi nel vostro processo decisionale, appvizer presenta in questo articolo una selezione di strumenti gratuiti, quindi alcuni dei software professionali più potenti sul mercato.

Prima di arrivare ai software, vediamo più in dettaglio ai molti vantaggi del calendario condiviso.

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Perché scegliere un app per calendario condiviso?

Accessibile a tutti i membri di un gruppo (precedentemente definito attraverso le autorizzazioni all'accesso in tutela della riservatezza dei dati), il calendario condiviso permette a tutti di pianificare gli appuntamenti in tempo reale, tenendo conto della disponibilità di tutti. Niente più ping-pong di email e telefonate noiose! Un calendario condiviso è facile da consultare, immediato e accessibile ovunque.

È un valido alleato nel nostro quotidiano (quante cose vi sareste dimenticati senza?) e molti di noi la usano per organizzare la nostra vita familiare e sociale. E dal punto di vista professionale? può essere una risorsa in molti sensi, vediamo come: 

Migliora la comunicazione all'interno dell'azienda

Un'emergenza vi impedisce di participare ad un appuntamento? dovete cambiare la data di un incontro? Attraverso un calendario condiviso, vi assicurate che queste modifiche al programma siano note a tutti. E attraverso sistemi di notifica e invito, gli interessati possono accedere alle informazioni in tempo reale, ovunque si trovino.

Una comunicazione ottimizzata facilita anche la gestione dei vostri spazi?: perché non impostare, ad esempio, un programma di prenotazione per la vostra sala riunioni?

Si risparmia tempo

L'uso di un'agenda comune manderà la pianificazione "old school" in pensione. Infatti, cosa c'è di più noioso che chiamare ogni dipendente o inviare diverse e-mail per fissare un appuntamento? Utilizzando un calendario condiviso, scoprite la disponibilità di tutti in un colpo d'occhio. A quel punto è solo una questione di pochi click. 

Perchè risparmiare tempo? beh meno tempo sprecato, più produttività e meno stress!

Meno errori e distrazioni 

Come già menzionato in precedenza, le agende condivise presentano spesso delle funzionalità di reminder notificando gli interessati tramite e-mail o SMS che un impegno sta per cominciare. Non ci sono più scuse per dimenticare un appuntamento o l'esecuzione di un compito.

Inoltre, grazie ad una panoramica degli orari di tutti, si evita di programmare più eventi nella stessa fascia oraria.

Facilita la mobilità

Grazie all'hosting online, i vostri dati possono essere consultati in qualsiasi momento e su diversi supporti (computer, smartphone e tablet). Si tratta di una risorsa molto importante, soprattutto per alcune professioni: un rappresentante di vendita, ad esempio, può accedere in qualsiasi momento all'orario del suo appuntamento e può aggiungere note o modifiche anche durante i suoi spostamenti.

Offre una visione globale della vostra pianificazione

Molto più ergonomico di un calendario cartaceo professionale, il calendario condiviso vi permette di capire il vostro programma in un istante. In questo modo, è possibile identificare rapidamente i periodi non di punta o i giorni di maggior afflusso e organizzare di conseguenza le settimane o quelle dei dipendenti.

➡️ Un calendario condiviso ha quindi molti punti di forza, e sembra un elemento imprescindibile di un lavoro collaborativo di qualità. 

Calendario condiviso e prenotazione online
Per chi è parrucchiere, un meccanico o anche un medico e per chi lavora su appuntamento: lo sapevate che alcuni calendari condivisi offrono la possibilità di prenotare online?

Poiché il miglioramento della comunicazione è importante sia all'interno di un team che per il consumatore, scoprite i vantaggi della prenotazione online per voi e per i vostri clienti:

Prenotazione online: quali sono i vantaggi?

Non perdetevi nessuna opportunità

Lo sapevate che il 40% degli appuntamenti sono effettuati dal cliente al di fuori dell'orario di lavoro della vostra azienda?

La nostra vita quotidiana è sempre più impegnata, e tutti noi ci piace poter prenotare tranquillamente i nostri appuntamenti la sera, seduti sul nostro divano. Con la prenotazione online, non perdete nessuna opportunità. Non correrete più il rischio di perdere un cliente perché non vi hanno contattato durante il vostro orario di apertura. Il vostro calendario sarà sempre pieno, 7 giorni alla settimana e 24 ore al giorno.

Evitare i no-show

Un noto flagello dei fornitori di servizi, no-show è una pratica di non presentarsi dopo una prenotazione, senza aver preso la briga di cancellare in anticipo.

Con l'utilizzo del software di prenotazione online, assicuratevi che i vostri clienti ricevano una notifica che ricordi loro l'appuntamento. E per minimizzare ulteriormente i rischi, è anche possibile impostare un sistema di pagamento anticipato al momento della prenotazione.

Concentrarsi sui compiti importanti

Le chiamate per la prenotazione degli appuntamenti sono una perdita di tempo prezioso. Inoltre, implica la presenza di una persona sempre disponibile, o pronta a fermarsi nel bel mezzo di un servizio per rispondere.

Con la programmazione degli appuntamenti online, concentratevi su attività ad alto valore aggiunto e diventate più produttivi.

Migliore analisi della vostra attività

Analizzando più facilmente l'agenda degli appuntamenti, è possibile identificare le ore di punta e quelle non di punta, ma anche i servizi che funzionano meglio o i dipendenti più efficienti.

Questa visione analitica delle vostre attività è una risorsa importante sulla quale potete costruire per identificare le aree di miglioramento.

Prenotazione online: quali sono i vantaggi per i vostri clienti?

Aumentare la soddisfazione del cliente

Come abbiamo visto, la prenotazione online rende la vita quotidiana più facile per i clienti. Niente più perdite di tempo al telefono, a volte aspettando diversi minuti: ottengono un appuntamento quando vogliono, ovunque si trovino.

Migliorare l'esperienza del cliente

Il software di prenotazione online vi fornisce interessanti dati cronologici e sui clienti, come la frequenza delle visite alla vostra struttura o i servizi preferiti. Con le sue informazioni, si diventa meglio in grado di offrire servizi più personalizzati. I vostri clienti lo apprezzeranno!

➡️ Calendari condivisi e prenotazione online...... ora vedete più chiaramente tutte le sfide di un sistema di pianificazione ottimizzato? Passiamo  agli strumenti che vi permetteranno di diventare un professionista dell'organizzazione.

Cercate un calendario condiviso gratuito?

Volete creare un calendario condiviso con i vostri dipendenti ad un costo inferiore? Buone notizie, esistono molte opzioni gratuite, a volte direttamente associate al vostro indirizzo email.

Tra le tante soluzioni presenti sul mercato, come Lightning (il modulo agenda di Thunderbird), abbiamo selezionato 3 soluzioni essenziali.

Google Calendar: il più utilizzato

È difficile parlare dell'argomento del calendario condiviso senza pensare a Google Calendar . Nel corso degli anni, è diventata l'agenda online essenziale..... soprattutto nel mondo degli affari. Questo non sorprende, considerando che Gmail è l'account di posta elettronica più utilizzato al mondo, e supera ormai 1,5 miliardi di utenti.(Fonte: Sky tg 24)

Comodo, il calendario Google è direttamente integrato nel tuo account Google e nella suite Gmail. Include tutte le caratteristiche di base che ci si può aspettare da un calendario condiviso:

  • La sua interfaccia è chiara e intuitiva. Prendete nota in un colpo d'occhio della disponibilità di tutti, poi programmate i vostri incontri in pochi click: i vostri dipendenti vengono avvisati direttamente via e-mail. Possono anche ricevere promemoria per essere sicuri di non perdere nulla.
  • Google Calendar offre anche la possibilità di creare facilmente un nuovo calendario, sottoinsiemi (come un gruppo per riunioni regolari) o di gestire la disponibilità di una sala riunioni.

E il calendario Google ha ancora molti vantaggi! Il problema è che è gestito dal gigante americano, che non esita ad accedere ai vostri dati personali.....

Altre applicazioni di calendario condiviso

eCalendario: per cellulari

eCalendar è un'applicazione di calendario Android che include tutte le funzioni di base di un buon calendario condiviso:

  • i diversi punti di vista,
  • promemoria automatici,
  • la gestione degli elenchi dei compiti,
  • sincronizzazione con un calendario già installato nel dispositivo, ecc.

agenda elettronica android

Source : acalendar.fr

Ergonomica e personalizzabile, questa applicazione mobile si rivolge a professionisti che sono spesso in movimento e che quindi preferiscono il supporto smartphone per il loro lavoro. Tuttavia, è possibile utilizzare eCalendar su un PC, installando un emulatore, uno strumento che permette di riprodurre sul computer il funzionamento di un altro dispositivo.

Outlook Agenda: l'alternativa di Microsoft

Outlook, creato da Microsoft, rimane il principale concorrente di Google nella posta elettronica aziendale.

schermata outlook agenda

E come Gmail,anche Outlook ha la sua applicazione di calendario condiviso: Outlook Agenda. Con questo modulo, creare appuntamenti, organizzare riunioni, visualizzare calendari di gruppo, ecc.

Ergonomico, Outlook Agenda consente inoltre di visualizzare i calendari affiancati o in modalità sovrapposta, rendendo più facile organizzare e passare da un calendario professionale a uno personale.

Alla fine, le caratteristiche del calendario di Outlook rimangono sostanzialmente simili a quelle di Google Calendar. È piuttosto il vostro ambiente di lavoro (casella di posta elettronica utilizzata, uso della suite Microsoft, ecc.) che determinerà quale calendario condiviso sarà l'oggetto della vostra scelta.

Limiti dei calendari condivisi gratuiti

I calendari condivisi gratuiti rimangono molto efficienti..... fino a quando non si vuole andare oltre!

Fornite servizi (parrucchiere, estetista, garage, ecc.) o siete nell'ambito sanitario e volete optare per un sistema di prenotazione online? La vostra azienda vuole semplificare i processi utilizzando uno strumento che combina un'agenda condivisa con funzionalità aggiuntive come la condivisione dei documenti?

Come regola generale, gli strumenti gratuiti non hanno questo tipo di opzioni. Ma non preoccupatevi, la seguente selezione di software professionale dovrebbe interessarvi.

Calendario condiviso: la nostra selezione di software professionali

Timify: Soluzione di gestione appuntamenti di fama mondiale

Timify è uno strumento di pianificazione appuntamenti apprezzato in tutto il mondo. Vediamo perchè:

Tra le funzionalità che lo rendono celebre e utilizzato in tutto il mondo:

  • Funzionalità di CRM
  • Pagamenti sicuri online
  • Gestione appuntamenti
  • Calendario 

SuperSaaS: il vostro supereroe nella gestione appuntamenti

Se quello che cercato è un software che vi semplifichi al massimo la gestione appuntamenti, quello che vi serve è SuperSaaS, vediamo perchè:

Vediamo in maniera pratica come vi sarà di supporto:

  • Agenda condivisa
  • Sistema di notifiche 
  • Prenotazione appuntamenti
  • Promemoria SMS o email
  • Gestione per Team

Non perdete altri appuntamenti e opportunità di business!

Soddisfare le vostre esigenze, quelle dei vostri collaboratori e quelle dei vostri clienti allo stesso tempo: questo è il punto di forza di un calendario condiviso.

All'interno della vostra azienda, migliora l'organizzazione interna e la comunicazione.

Dal lato del cliente, migliora l'esperienza e moltiplica le opportunità di business.

In questo modo si risparmia tempo e denaro. Tutto questo grazie all'utilizzo di soluzioni spesso poco costose in termini di benefici generati, o addirittura gratuite se si è soddisfatti di un utilizzo di base dello strumento internamente.

Pronto a fare il grande passo e lasciare il tuo buon vecchio programma di lavoro nell'armadio? Tutto quello che dovete fare è scegliere un software che meglio si adatti ai vostri obiettivi, e sfruttare appieno le promesse del calendario condiviso.

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