App calendario condiviso, le migliori alternative a Google Calendar

Da Roberta Salzano
Aggiornato il 20 aprile 2022, pubblicato il ottobre 2020
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Le riunioni si sovrappongono, il telefono continua a squillare, le e-mail si accumulano nella casella di posta, e poi ci sei tu in mezzo a tutta questa confusione... e se potessi uscire da questo labirinto? Una soluzione per te ce l’abbiamo: passare a un app di calendario condiviso!

Per facilitare la comunicazione e l'organizzazione interna della tua azienda, o per pianificare gli appuntamenti con i tuoi clienti, l'agenda cartacea è diventata negli anni una soluzione obsoleta, in un’era high-tech come la nostra. Oggi, l'utilizzo di uno strumento di lavoro online ergonomico e funzionale sembra essere la soluzione migliore per ottimizzare la gestione delle vostre attività, e soprattutto per non perdere tempo. Qualsiasi sia il tuo impegno, non ti troverai mai disorientato se fai buon uso delle calendar app. Nella maggior parte dei casi, il calendario condiviso è uno strumento versatile e semplice allo stesso tempo.

Ma sei davvero consapevole di tutto quello che i calendari aziendali e le app agende condivise hanno da offrire? Le calendar apps sono diventate un dispositivo indispensabile per ottimizzare il lavoro quotidiano, e non solo in ambito professionale ma anche per la sfera personale e di famiglia.

Al di là della loro vocazione iniziale che è quella di pianificare, vengono migliorati e arricchiti con funzionalità sempre più sofisticate, come la prenotazione online e il pagamento dei servizi offerti.

Tuttavia, per beneficiare appieno dei vantaggi dell'agenda condivisa, è comunque necessario trovare la soluzione più adatta alla struttura, agli obiettivi e ai bisogni della tua azienda! Per sostenerti nel tuo processo decisionale, Appvizer presenta in questo articolo una selezione di strumenti gratuiti per Android, Microsoft e iOS, ma anche alcuni dei software professionali più potenti sul mercato, per un’offerta di funzionalità più ampia.

Prima di arrivare ai software, vediamo più in dettaglio i diversi vantaggi del calendario condiviso.

    Perché scegliere un app per calendario condiviso?

    Accessibile a tutti i membri di un gruppo (precedentemente definito attraverso le autorizzazioni all'accesso in tutela della riservatezza dei dati), il calendario condiviso è prima di tutto un’app per organizzare il lavoro e permette a tutti di pianificare gli appuntamenti, riunioni di lavoro, appuntamenti, eventi, promemoria giornalieri e tanto altro, in tempo reale, tenendo conto della disponibilità di tutti. Niente più ping-pong di email e telefonate noiose! Un calendario condiviso è facile da consultare, immediato e accessibile ovunque.

    È un valido alleato nel nostro quotidiano (quante cose vi sareste dimenticati senza?) e molti di noi la usano per organizzare la loro vita familiare e sociale. E dal punto di vista professionale? Può essere una risorsa in molti sensi, vediamo insieme come.

    Migliora la comunicazione all'interno dell'azienda

    Un'emergenza ti impedisce di partecipare a un appuntamento? Devi cambiare la data di un incontro? Hai un imprevisto? Attraverso un calendario condiviso, sei sicuro che queste modifiche al programma siano note a tutti. Attraverso sistemi di notifica e invito, gli interessati possono accedere alle informazioni in tempo reale, ovunque si trovino.

    Una comunicazione ottimizzata facilita anche la gestione dei vostri spazi?: perché non impostare, ad esempio, un programma di prenotazione per la vostra sala riunioni? Grazie alle calendar apps tutto ciò diventa un gioco da ragazzi.

    Si risparmia tempo

    L'uso di un'agenda comune manderà la pianificazione "old school" in pensione. Infatti, cosa c'è di più noioso che chiamare ogni dipendente o inviare diverse e-mail per fissare un appuntamento? Utilizzando un calendario condiviso, scoprirai la disponibilità di tutti in un batter d'occhio. A quel punto è solo una questione di pochi click.

    Perché risparmiare tempo? Beh, meno tempo sprecato, significa più produttività e meno stress! Ed è quello che cerchi nel tuo lavoro, no?

    Meno errori e distrazioni

    Come già menzionato in precedenza, le agende condivise sono dispositivi che presentano spesso delle funzionalità di reminder o promemoria, che notificano gli interessati tramite e-mail o SMS che un impegno sta per cominciare. Non ci sono più scuse per dimenticare un appuntamento o l'esecuzione di un compito.

    Inoltre, grazie a una panoramica degli orari di tutta la squadra, si evita di programmare più eventi nella stessa fascia oraria.

    Facilita la mobilità

    Grazie all'online hosting, i tuoi dati possono essere consultati in qualsiasi momento e su diversi dispositivi (computer, smartphone e tablet). Si tratta di una risorsa molto importante, soprattutto per alcune professioni: un rappresentante di vendita, ad esempio, può accedere in qualsiasi momento all'orario del suo appuntamento e può aggiungere note o modifiche anche durante i suoi spostamenti.

    Offre una visione globale della vostra pianificazione

    Molto più ergonomico di un calendario cartaceo professionale, il calendario condiviso ti permette di capire il tuo programma in un istante. In questo modo, è possibile identificare rapidamente i periodi non di punta o i giorni di maggior afflusso e organizzare di conseguenza le tue settimane o quelle dei dipendenti.

    ➡️ Un calendario condiviso ha quindi molti punti di forza, e sembra un elemento imprescindibile di un lavoro collaborativo di qualità. Detto fra noi, un tale strumento non ti deve proprio mancare!

    Calendario condiviso e prenotazione online

    Per chi è un parrucchiere, un meccanico o anche un medico e per chi lavora su appuntamento: lo sapevi che alcuni calendari condivisi offrono la possibilità di prenotare online?

    Poiché il miglioramento della comunicazione è importante sia all'interno di un team che per il consumatore, scopri i vantaggi della prenotazione online per te e per i tuoi clienti, e siamo sicuri che non potrai più farne a meno!

    Prenotazione online: quali sono i vantaggi?

    Non perderti nessuna opportunità

    Lo sapevate che il 40% degli appuntamenti sono effettuati dal cliente al di fuori dell'orario di lavoro della vostra azienda?

    La nostra vita quotidiana è sempre più impegnata, e a tutti noi piace poter prenotare tranquillamente i nostri appuntamenti la sera, seduti sul nostro divano mentre beviamo la nostra tisana. Con la prenotazione online, non perdere nessuna opportunità. Non correre più il rischio di perdere un cliente perché non ti ha contattato durante l’orario di apertura dell’azienda. Il tuo calendario sarà sempre pieno e disponibile, 7 giorni alla settimana e 24 ore al giorno.

    Evitare i no-show

    Un noto flagello dei fornitori di servizi, no-show, è la pratica del non presentarsi dopo una prenotazione, senza aver preso la briga di cancellare l’appuntamento in anticipo.

    Con l'utilizzo del software di prenotazione online, assicurati che i tuoi clienti ricevano una notifica che ricordi loro l'appuntamento. E per minimizzare ulteriormente i rischi, è anche possibile impostare un sistema di pagamento anticipato al momento della prenotazione, in modo tale che il cliente ci pensi due volte prima di annullare un appuntamento!

    Concentrarsi sui compiti importanti

    Le chiamate per la prenotazione degli appuntamenti sono una perdita di tempo prezioso. Inoltre, implicano la presenza di una persona sempre disponibile, o pronta a fermarsi nel bel mezzo di un servizio per rispondere, soprattutto se i contatti in azienda sono numerosi.

    Con la programmazione degli appuntamenti online, concentrati su attività ad alto valore aggiunto, diventa più produttivo ed evita perdite di tempo inutili.

    Migliore analisi della vostra attività

    Analizzando più facilmente l'agenda degli appuntamenti, è possibile identificare le ore di punta e quelle non di punta, ma anche i servizi che funzionano meglio o i dipendenti più efficienti.

    Questa visione analitica delle tue attività è una risorsa importante sulla quale puoi basarti per identificare le aree di miglioramento, ma puoi anche usarla per analizzare il tuo livello di efficienza.

    Prenotazione online: quali sono i vantaggi per i tuoi clienti?

    Aumentare la soddisfazione del cliente

    Come abbiamo visto, la prenotazione online rende la vita quotidiana più facile per i clienti ma anche per l’azienda. Niente più perdite di tempo al telefono, a volte aspettando diversi minuti: i clienti ottengono un appuntamento quando vogliono, ovunque si trovino e con grande facilità.

    Migliorare l'esperienza del cliente

    Il software di prenotazione online ti fornisce interessanti dati cronologici e sui clienti, come la frequenza delle visite della tua struttura o i servizi preferiti dai clienti. Grazie a queste informazioni, si diventa capaci di offrire servizi più personalizzati, mirati a soddisfare pienamente i bisogni della clientela. I tuoi clienti lo apprezzeranno di sicuro, e non solo, diventeranno anche fedeli!

    ➡️ Calendari condivisi e prenotazione online... ora vedi più chiaramente tutte le sfide di un sistema di pianificazione ottimizzato? Passiamo dunque agli strumenti che ti permetteranno di diventare un professionista dell'organizzazione, un esperto di gestione del tempo.

    Cerchi un calendario condiviso gratuito?

    Vuoi creare un calendario condiviso con i tuoi dipendenti a un costo inferiore? Buone notizie, esistono molte opzioni gratuite, a volte direttamente associate al tuo indirizzo email.

    Tra le tante soluzioni presenti sul mercato, come Lightning (il modulo agenda di Thunderbird), abbiamo selezionato 3 soluzioni essenziali, da non mancare.

    Google Calendar: il più utilizzato

    E chi non lo conosce? È difficile parlare dell'argomento del calendario condiviso senza pensare a Google Calendar . Nel corso degli anni, è diventata l'agenda online per eccellenza... soprattutto nel mondo degli affari. Questo non sorprende, considerando che Gmail è l'account di posta elettronica più utilizzato al mondo, e supera ormai 1,5 miliardi di utenti.(Fonte: Sky tg 24). Più noto di così?

    Comodo e flessibile, il calendario Google è direttamente integrato nel tuo account Google e nella suite Gmail. Include tutte le caratteristiche di base che ci si può aspettare da un calendario condiviso:

    • La sua interfaccia è chiara e intuitiva. Puoi prendere nota in un colpo d'occhio della disponibilità di tutti, puoi programmare i tuoi incontri in pochi click: i tuoi dipendenti vengono avvisati direttamente via e-mail. Possono anche ricevere promemoria per essere sicuri di non perdere nulla;
    • Google Calendar offre anche la possibilità di creare facilmente un nuovo calendario, sottoinsiemi (come un gruppo per riunioni regolari) o di gestire la disponibilità di una sala riunioni;
    • La condivisione del calendario Gmail è estremamente facile e immediata.

    E il calendario Google ha ancora molti altri vantaggi! Il problema è che è gestito dal gigante americano, che non esita ad accedere ai vostri dati personali.....

    Altre applicazioni di calendario condiviso

    eCalendario: per cellulari

    eCalendar è un'applicazione di calendario Android che include tutte le funzioni di base di un buona calendar app:

    • i diversi punti di vista;
    • i promemoria automatici;
    • la gestione degli elenchi dei compiti;
    • la sincronizzazione con un calendario già installato nel dispositivo, e molto altro ancora.
    agenda elettronica androideCalendar

    Ergonomica e personalizzabile, questa applicazione mobile si rivolge a professionisti che sono spesso in movimento e che quindi preferiscono il supporto smartphone per il loro lavoro. Tuttavia, è possibile utilizzare eCalendar su un PC, installando un emulatore, uno strumento che permette di riprodurre sul computer il funzionamento di un altro dispositivo. Sta a te scegliere!

    Outlook Agenda: l'alternativa di Microsoft

    Il celeberrimo Outlook, creato da Microsoft, rimane il principale concorrente di Google nel settore della posta elettronica aziendale.

    schermata outlook agenda

    E come Gmail, anche Outlook possiede la sua applicazione di calendario condiviso: Outlook Agenda. Con questo modulo è possibile fare un sacco di cose: creare appuntamenti, organizzare riunioni, visualizzare calendari di gruppo, ecc.

    Ergonomico, Outlook Agenda consente inoltre di visualizzare i calendari affiancati o in modalità sovrapposta, rendendo più facile organizzare e passare da un calendario professionale a uno personale.

    Infine, le caratteristiche e le impostazioni del calendario di Outlook rimangono sostanzialmente simili a quelle di Google Calendar. È piuttosto il tuo ambiente di lavoro (casella di posta elettronica utilizzata, uso della suite Microsoft, ecc.) che determinerà quale calendario condiviso sarà l'oggetto della tua scelta.

    Abbiamo visto nei paragrafi precedenti i più utilizzati e famosi calendari condivisi per sistemi operativi come Android e Microsoft. Ma non ti preoccupare, non ci siamo assolutamente dimenticati di tutti i nostri lettori che usano un sistema operativo iOS. Ci sono soluzioni adatte anche per loro.

    Anche per iOS esistono svariate calendar apps dalle funzionalità molto interessanti.

    Ecco alcune tra i più conosciuti sul mercato.

    Cal: la to-do app di Any.Do

    Grazie alla sua grafica semplice ed attrattiva, Cal si focalizza sulla gestione degli appuntamenti giornalieri. Infatti, l’applicazione è stata appositamente ideata per attirare l’attenzione dell’utente sugli appuntamenti, gli eventi e le riunioni in un arco di tempo di 24 ore. L’obiettivo è quello di non confondere l’utilizzatore e permettergli di orientarsi correttamente tra i vari eventi che può avere nel corso della giornata.

    Un grande vantaggio di questa applicazione, risiede nella possibilità di poterla connettere ad altri account (social ad esempio) e importare in essa appuntamenti prestabiliti su altre calendar app.

    L’unico problema di questo dispositivo, è che non permette una pianificazione su più giorni o più settimane, al contrario di Google Calendar, ad esempio che offre la possibilità di programmare eventi per un anno intero, o addirittura eventi previsti per qualsiasi anno!

    Sunrise: una calendar app di elevato livello di condivisione

    Sunrise è una calendar app con tutte le funzionalità che ci si può aspettare da un tipico calendario condiviso: permette di pianificare e gestire appuntamenti, programmare eventi.

    A differenza di Cal, Sunrise offre la possibilità di avere una panoramica settimanale del calendario e si serve di un'interfaccia chiara e semplice che permette di collegare il proprio account Sunrise a tutti gli account social come Facebook, LinkedIn, Twitter ecc., ma anche ai servizi di previsioni metereologiche.

    Inoltre, essa permette di sincronizzare compleanni ed eventi di amici, oltre a mostrare quali parteciperanno agli eventi per i quali sono stati invitati.

    Molto interessante, non trovi?

    Fantastical 2: la calendar app con una versione per iPhone e iPad

    Mentre le precedenti app che abbiamo menzionato possono essere utilizzate sia per iOS sia per Android, Sunrise è stata specificamente ideata per un uso esclusivo sul sistema operativo iOS. I fan della Apple Company dovrebbero essere molto contenti, vero?

    Fantastical 2 si collega con facilità con qualsiasi calendar app presente sul tuo dispositivo.

    Inoltre è un calendario super intuitivo in termini di riconoscimento del linguaggio.

    Ti facciamo un esempio per farti capire meglio.

    Ti basta scrivere “Lunedi, riunione con la marketing team alle 11” e inserirla nella sezione di appuntamento apposita. In seguito, l’app riconoscerà gli aspetti fondamentali dell’evento in questione e inserirà l’evento alla data e all’ora esatti.

    Un altro aspetto che ti stupirà: mentre stai scrivendo, l’app ti segnalerà eventuali appuntamenti che si sovrappongono con quello che stai pianificando permettendoti così di evitare qualsiasi tipo di confusione (sul luogo o sull’orario dell’apputamento).

    Con queste tre soluzioni, anche tu caro cliente Apple, ti sentirai a casa!

    Limiti dei calendari condivisi gratuiti

    I calendari condivisi gratuiti sono senza dubbio dei dispositivi molto efficienti... fino a quando non si vuole andare oltre! La tua attività può essere complessa e richiedere funzionalità specifiche e precise.

    Fornisci servizi (parrucchiere, estetista, garagista, ecc.) o sei nell'ambito sanitario e vuoi optare per un sistema di prenotazione online? La tua azienda vuole semplificare i processi utilizzando uno strumento che combina un'agenda condivisa con funzionalità aggiuntive come la condivisione dei documenti?

    In generale, le calendar apps gratuite non hanno questo tipo di opzioni. Ma non preoccuparti, noi siamo qui per chiarirti le cose e ti proponiamo la seguente selezione di software professionali che dovrebbero interessarti.

    Calendario condiviso: la nostra selezione di software professionali

    Timify: Soluzione di gestione appuntamenti di fama mondiale

    Timify è uno strumento di pianificazione appuntamenti apprezzato in tutto il mondo. Vediamo perché:

    Tra le funzionalità che lo rendono celebre e utilizzato in tutto il mondo:

    • funzionalità di CRM;
    • pagamenti sicuri online;
    • gestione appuntamenti;
    • calendario.

    SuperSaaS: il tuo supereroe nella gestione appuntamenti

    Se quello che cerchi è un software che ti semplifichi al massimo la gestione degli appuntamenti, quello che ti serve è SuperSaaS, vediamo insieme perché:

    Vediamo in maniera pratica come ti può essere di aiuto:

    • Agenda condivisa;
    • Sistema di notifiche;
    • Prenotazione appuntamenti;
    • Promemoria SMS o email;
    • Gestione per Team.

    Non perdete altri appuntamenti e opportunità di business!

    Soddisfare le vostre esigenze, quelle dei vostri collaboratori e quelle dei vostri clienti allo stesso tempo: questo è il punto di forza e il grande vantaggio di un calendario condiviso.

    All'interno della tua azienda, migliora l'organizzazione interna e la comunicazione.

    Dal lato del cliente, migliora l'esperienza e moltiplica le opportunità di business, aumentando il numero di clienti fedeli ai servizi proposti dalla tua azienda.

    In questo modo si risparmia tempo e denaro. Tutto questo grazie all'utilizzo di soluzioni spesso poco costose se consideriamo i benefici generati, o addirittura gratuite se si è soddisfatti di un utilizzo di base dello strumento internamente.

    Pronto a fare il grande passo e lasciare il tuo buon vecchio programma di lavoro nell'armadio? Tutto quello che devi fare è scegliere un software che meglio si adatti ai tuoi obiettivi, e sfruttare appieno le promesse del calendario condiviso.

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