Il miglioramento continuo per incrementare la produttività

Che cos'è il miglioramento continuo? Se vi occupate della gestione della qualità, avrete sicuramente almeno una definizione approssimativa di questo concetto.

Come aumentare la produttività e migliorare i sistemi produttivi senza aggiungere pressione inutile al vostro team e senza creare un disastro di dimensioni epocali? I principi di questo approccio rispondono a questo problema.

In questo articolo, andiamo ad esaminare la definizione e la funzionalità del miglioramento continuo, la sua importanza e le modalità di attuazione all’interno della vostra azienda.

Il miglioramento continuo è un metodo che si applica nella gestione della qualità e che mira ad ottimizzare le prestazioni dei prodotti, dei servizi e dei processi che li compongono.

È regolamentato dalla norma ISO 9001.

Il concetto di Continuous Improvement è stato reso noto da William Edwards Deming negli anni '50, in particolare grazie al ciclo di Deming (vedi immagine sotto):

Sebbene sia intuitivo comprendere come il miglioramento delle prestazioni abbia un effetto positivo sul business, qui di seguito andiamo ad elencare nel dettaglio i vantaggi del miglioramento continuo:

• riduzione degli errori e dei malfunzionamenti,
• riduzione dei costi, soprattutto quelli relativi ad attività a basso valore aggiunto o che non aumentano la qualità,
• riduzione dello spreco di risorse,
• creazione di valore,
• miglioramento dei processi per aumentare l’efficienza nella produzione di prodotti o servizi,
• crescita della soddisfazione dei clienti,
• aumento della competitività dell'azienda, ecc.

Le 4 tappe del ciclo di Deming e la loro ripetizione ciclica sono alla base del miglioramento continuo.

Si tratta di fissare degli obiettivi specifici e misurabili. Avete mai sentito parlare degli obiettivi SMART? Sono degli obiettivi basati sulla 5 seguenti caratteristiche dalle quali deriva l’acronimo SMART:

Specific (specifico o semplice),

Measurable (misurabile),

Achievable (realizzabile)

Realistic (realistico),

Time-based (temporalmente definito).

Poi, non resta che individuare le risorse necessarie per definire un piano d’azione chiaro, comprensibile a tutti e che funga da mezzo di comunicazione per l'intera azienda.

✅ Esempio di principio da applicare nella vostra azienda :

Mettere regolarmente in discussione le pratiche vigenti per contrastare lo status quo.

La fase 2 consiste nell'esecuzione dei obiettivi pianificati: il piano d’azione, creato nella fase precedente, deve essere messo in atto. L'assegnazione e la corretta distribuzione degli incarichi, avvenuta nella fase precedente, è fondamentale per una distribuzione ottimale del carico di lavoro.

Esiste anche la possibilità di esternalizzare tutta o parte della produzione: in questo caso, si deve prevedere un tempo di follow-up .

✅ Esempio di principio da applicare nella vostra azienda :

Preferite un miglioramento dell'80% oggi, che risulta visibile rapidamente, piuttosto che del 100% domani, con un conseguente rallentamento del processo e degli effetti attesi dalla nostra pianificazione.

I risultati ottenuti corrispondono a quelli sperati? Gli obiettivi sono stati raggiunti e in che misura?

Il monitoraggio degli indicatori definiti in precedenza e registrati in un grafico di controllo permette di :

• predire le eventuali deviazioni dagli obiettivi previsti,
• di essere avvertiti rapidamente e di decidere in modo appropriato in caso di mancato raggiungimento degli obiettivi.

✅ Esempio di principio da applicare nella vostra azienda :

Valutare personalmente le possibili difficoltà e le ragioni del mancato raggiungimento degli obiettivi. Questo atteggiamento si dimostrerà più efficace che cercare qualcuno a cui addossare la colpa.

Se si riscontra una discrepanza, è il momento di reagire e di adeguare il piano d'azione di conseguenza.

È durante questa fase 4 che è necessario aggiornare la documentazione (procedure, linee guida, check list, ecc.) e comunicare le modifiche alle persone interessate.

Potreste anche aver notato delle carenze nella vostra organizzazione: strumenti, competenze, metodi, ecc. Bisogna individuare e porvi rimedio, prima di ripartire con la fase 1!

✅ Esempio di principio da applicare nella vostra azienda :

Meglio trovare una strategia per realizzare un obiettivo, piuttosto che spiegare il motivo per il quale non siete riusciti a portarlo a termine

Il nostro consiglio 👉 Tendiamo naturalmente a concentrarci sulla fase del "do", in quanto è soddisfacente vedere l'avanzamento del proprio lavoro. Tuttavia, se trascuriamo gli altri stadi, il successo complessivo del processo di miglioramento continuo è compromesso. Evitate di commettere questo errore!

Se il miglioramento continuo è soprattutto un processo, dei principi, persino uno stato d'animo, è necessario affidarsi a un metodo per garantirne l'efficacia. Quale scegliere? Ecco 5 alternative al ciclo di Deming:

Il metodo Kaizen promuove un miglioramento continuo basato sul lavoro collaborativo e sull'intelligenza collettiva per puntare al miglioramento progressivo, partendo dalla messa in discussione dei metodi esistenti.

Il diagramma di Ishikawa, o metodo 5M, è utile per un’identificazione mirata delle disfunzioni di un sistema e delle cause correlate per poter agire in modo efficace attraverso delle tecniche di problem solving specifiche.

Il metodo 5S, sviluppato negli stabilimenti di produzione Toyota, ha come obiettivo il miglioramento delle condizioni di lavoro e si basa su 5 azioni principali:

• ridurre gli sprechi, eliminando il superfluo,
• mettere in ordine e mantenendo l’ordine creato
• mantenere una postazione di lavoro pulita,
• Standardizare i processi secondo norme e regole precise,
• Mantenere questo livello di qualità sulla durata.

Il metodo Six Sigma è finalizzato all'ottimizzazione dei processi e alla gestione della qualità basandosi sul feedback dei clienti e funziona particolarmente bene in modalità progetto. Questo metodo è correlato a quello DMAIC, nell’ambito del lean management, che si basa sull'analisi e la risoluzione strutturata dei problemi in 5 fasi:

• Definire,
• Misurare,
• Analizzare,
• Migliorare,
• Controllare.

L'ultimo metodo è il metodo "Just in Time" noto anche come JIT, che proviene dal settore della logistica. L’obiettivo di questo modello è l'assenza di sprechi e di scorte inutili, ovvero produrre in base alla domanda, non all'offerta. In che modo? Grazie al principio dei 5 zeri:

0 difetti,

0 ritardo,

0 fallimento,

0 stock,

0 carta.

Nota 👉 Esistono altri metodi, come il Kanban sempre nell'ambito del lean management, basati sulle ripetizioni. Spetta a voi trovare il metodo che si avvicina di più alle vostre esigenze!

Ecco la teoria, ma ciò che ci interessa veramente è come attuare il miglioramento continuo nella vostra azienda.

Fate un bilancio dei vostri processi attuali:

• Quali sono?
• Quanti sono?
• Soddisfano uno standard BPMN?
• Sono ancora rilevanti?

Condividete i vostri processi aziendali con tutte le differenti equipe:

Assicuratevi che le persone che li hanno progettati comprendano i problemi di business. Ad esempio, la direzione della produzione e i tecnici hanno accesso alle stesse informazioni?

Il nostro consiglio: mappate i vostri processi aziendali per renderli utilizzabili da tutti.

Dotatevi dei software giusti per avere la certezza che i vostri processi siano aggiornati, in linea con la realtà dell’azienda e con i miglioramenti apportati:

-un software di project management per pianificare e monitorare le attività,

-un software BPM per creare e digitalizzare i processi aziendali in una logica di miglioramento continuo.

Coinvolgere la direzione: le figure che ricoprono ruoli dirigenziali sono essenziali per il buon funzionamento del progetto: per esempio, se non altro per trovare il tempo da dedicare ad esso, ad esempio.

Coinvolgere anche i dipendenti: lavorando a stretta collaborazione con le diverse equipe dell’intera organizzazione, eliminerete il fattore di resistenza al cambiamento. Anzi, saranno le stesse equipe, di conseguenza, a proporre soluzioni rilevanti per migliorare la qualità della produzione.

Essere concreti: questa procedura è finalizzata al miglioramento dei processi e della produzione e deve essere basata su dati quantificabili e misurabili. Non potete aumentare la produttività del 10% basandovi su delle generalità non pertinenti agli obiettivi prefissati dalla procedura - se lo farete, noi manterremo il vostro segreto! 😉

Gli unici limiti possono essere quelli che posti da voi stessi!

Risorse umane, finanziarie o di tempo... I vostri obiettivi di miglioramento devono essere realistici e corrispondere alle risorse della vostra organizzazione. Se mirate troppo in alto, non riuscirete a raggiungere gli obiettivi prefissati; se mirate troppo in basso, la curva del miglioramento non sarà percettibile. Bisogna tendere sempre verso piccoli cambiamenti che si inseriscono nella direzione del miglioramento previsto dalla vostra azienda

Il nostro consiglio 👉 Definire a monte e con precisione i margini di miglioramento del processo, fissando degli obiettivi piccoli ma raggiungibili. Tutto questo, senza mai trascurare la gestione del cambiamento per rendere partecipi il più possibile i membri del vostro team!

A voi la scelta!