Flussi di lavoro: cosa sono e come automatizzarli?

Che cosa sono i flussi di lavoro? Ne sentite spesso parlare ma non avete compreso appieno di cosa si tratti?

Anche noto con il termine inglese “workflow”, si tratta di un processo che permette di utilizzare nel miglior modo possibile informazioni e risorse, per raggiungere gli obiettivi prefissati.

In questo articolo facciamo il punto su questo concetto, così importante per l’organizzazione dei processi aziendali.

Dopo aver visto il suo significato, ci soffermiamo sulle best practice da adottare per automatizzarli. 

Un flusso di lavoro, anche noto come workflow, è il processo sequenziale attraverso cui si realizza un progetto, dalle fasi iniziali fino al suo compimento.

Fondamentali nel Business Process Management (BPM), permettono di organizzare nel dettaglio tutte le singole attività e di assegnare i relativi stakeholder necessari per l’esecuzione di queste. 

☝Oltre alle persone fisiche coinvolte, nel workflow sono indicati anche tutti i tool necessari per portare a termine le varie operazioni (software, applicazioni, servizi, API, processi terzi, ecc. 

Ecco un esempio di flusso di lavoro per la gestione ordini e fatture:

Quali sono le tappe indispensabili per organizzare un flusso di lavoro in modo chiaro e preciso?

1. definire il processo da rappresentare (con relativo grado di dettaglio),
2. svolgere un brainstorming per trovare ed elencare tutte le task da svolgere per il progetto da realizzare,
3. discutere sull’organizzazione di tutte le attività secondo una sequenza logico-temporale,
4. identificare tutti gli attori coinvolti e attribuite le varie mansioni,
5. descrivere le varie task e indicate la direzione in cui avvengono gli scambi di informazioni tra i vari attori/reparti,
6. scegliere dei KPI pertinenti per monitorare l’avanzamento dei lavori.

Un workflow performante può costituire una carta vincente per un’impresa, poiché permette di ridurre sensibilmente tempi e costi necessari per portare a compimento i vari processi aziendali. 

Ecco quindi alcuni suggerimenti utili per migliorare i flussi di lavoro e guadagnare in efficienza.

Con l’avanzare della digital transformation, la gestione dei flussi di lavoro richiede l’utilizzo di soluzioni software adeguate. Potete così seguire facilmente lo stato di avanzamento dei lavori, e decidere di automatizzare tutte le task di scarso valore aggiunto. 

Ad esempio, Monday.com è una piattaforma altamente innovativa, perfetta per organizzare i flussi di lavoro seguendo una precisa sequenza logico-temporale.

Per essere ottimizzati, i flussi di lavoro devono essere rivisti e corretti continuamente. Potrebbero infatti emergere attività ripetitive e inutili, o viceversa potrebbero rendersi necessarie nuove task. La visualizzazione grafica è estremamente utile poiché fornisce un quadro generale in cui le criticità sono facilmente individuabili.

Il diagramma di flusso, oltre a mostrare tutti i passaggi, permette di intervenire e apportare correttivi in maniera estremamente semplice e intuitiva. Inutile ricordare quanto la reattività costituisca una qualità importante per competere nel mercato odierno sempre più competitivo.

Affinché funzionino al meglio, i flussi di lavoro devono realizzarsi in un ambiente altamente collaborativo. Infatti, quando più persone sono coinvolte in una singola attività, lo scambio di informazioni deve compiersi nel modo più fluido e scorrevole possibile. Occorre una buona suddivisione dei compiti, per coordinarsi al meglio e avanzare in modo lineare, senza pestarsi i piedi tra collaboratori. Ogni membro deve poter accedere facilmente allo stato di avanzamento generale, e saper individuare in autonomia qual è la persona giusta a cui rivolgersi in caso di difficoltà. 

Per fare questo, è importante che le task attribuite ai dipendenti siano assegnate con un certo criterio logico. Il carico di lavoro dev’essere equilibrato e le mansioni devono essere pertinenti con le competenze delle persone incaricate. Per fortuna, la visualizzazione grafica permette di individuare facilmente eventuali squilibri, così da intervenire tempestivamente.

Con un buon workflow management, è possibile raggiungere gli obiettivi business con grande efficienza. Ecco, per punti, i principali vantaggi di una buona organizzazione dei flussi di lavoro:

• minor numero di errori,
• velocizzazione dei processi interni,
• tracciamento sullo stato di avanzamento dei lavori in real time,
• aumento generale della produttività,
• incremento del benessere dei collaboratori,
• trasparenza in materia comunicativa,
• focus sulle task a più alto valore aggiunto, ecc.

Nella vostra organizzazione avete notato che diverse attività sono troppo routinarie e cronofaghe? Ottimizzare i flussi di lavoro aziendali può fare la differenza! Con l’automazione di alcune attività, e una generale semplificazione dei processi interni, le performance dell’azienda non possono che migliorare.

Con il peso crescente delle tecnologie digitali, sempre più aziende stanno rivedendo la loro gestione dei flussi di lavoro. Ritenete che le aziende italiane curino la gestione dei workflow in maniera adeguata? Quali sono le vostre esperienze? Siamo curiosi di conoscere le vostre opinioni in merito.