

Quali sono i vantaggi del miglioramento continuo? Un aumento certo della produttività e la creazione di valore aggiunto per la vostra azienda. Scoprite nel nostro articolo le tecniche di miglioramento continuo che vi proponiamo.
Il media che reinventa l'impresa
Secondo uno studio condotto dalla Harvard Business Review, le organizzazioni che utilizzano procedure aziendali standardizzate e ben documentate hanno 5 volte più probabilità di raggiungere elevati livelli di performance rispetto alle aziende che non le adottano.
Fatta questa premessa, approfondire il tema delle procedure aziendali diventa un obbligo.
In questo articolo vi porteremo alla scoperta di cosa sono le procedura aziendali, a cosa servono e quali vantaggi offrono. Ma non temete, non ci limiteremo solo a noiose teorie... Parleremo anche dei 4 step per creare procedure efficaci e dei segreti per implementarle al meglio all’interno di un documento.
E per rendere il tutto più leggero, vi delizieremo con una sfilza di esempi di procedure aziendali.
Non ci resta che augurarvi una buona lettura!
Le procedure aziendali sono un insieme di regole e processi che determinano il funzionamento di un'azienda. Tali procedure possono riguardare tutte le attività dell’impresa: dalle questioni quotidiane fino alle decisioni strategiche a lungo termine.
Quando arrivano ad essere formalizzate in veri e propri protocolli da seguire in maniera rigorosa, si parla di procedure operative standard (SOP).
Ma in soldoni... qual è la funzione delle procedure aziendali?
Le procedure aziendali hanno lo scopo di garantire che tutti i dipendenti dell'azienda siano consapevoli dei loro ruoli e delle loro responsabilità, nonché di come seguire processi specifici, Contribuiscono inoltre a mantenere la coerenza e l'efficienza fornendo le linee guida e le istruzioni necessarie per svolgere un determinato compito.
Al fine di ottenere un allineamento preciso tra l’affidamento di una mansione e lo svolgimento della stessa, piattaforme come Furious si rivelano particolarmente efficaci, vista l’incisività degli strumenti di visualizzazione per un’ottima valutazione delle performance.
"La forza di un'azienda risiede nella somma dei suoi processi ben strutturati"
Esistono anche altri importanti vantaggi derivanti dall'adozione di procedure aziendali. Vediamoli insieme.
Le procedure aziendali offrono numerosi vantaggi per un'organizzazione. Eccone alcuni:
Riduzione dei costi: aiutano a identificare passaggi o compiti non necessari. Un flusso di lavoro più snello, consente un migliore utilizzo delle risorse e una riduzione dei costi.
Conformità ai requisiti legali e agli standard del settore: seguire procedure ben definite aiuta le aziende a garantire la conformità alle normative e agli standard del settore. Ciò evita multe, sanzioni o problemi legali che potrebbero derivare da pratiche non conformi.
Miglioramento della qualità: le procedure aziendali stabiliscono standard e protocolli che promuovono la qualità delle attività svolte. Questo si traduce in prodotti o servizi migliori per i clienti.
Garanzia di continuità operativa: documentando i processi e le attività, le procedure aziendali consentono la continuità operativa anche in caso di rotazione del personale o di assenza di membri chiave del team.
Miglioramento della comunicazione e della collaborazione: favoriscono una comunicazione chiara e una migliore collaborazione tra i dipendenti e i vari dipartimenti.
Le procedure aziendali rappresentano in qualche modo una tabella di marcia per l’intero funzionamento dell'azienda.
Creare procedure aziendali efficaci richiede un percorso ben strutturato e organizzato. Vediamo allora insieme i 4 step da seguire per realizzare procedure chiare e funzionali per l'azienda.
Il primo passo per creare procedure aziendali efficaci è quello di identificare i settori o gli ambiti dell'azienda che necessitano di procedure specifiche. Ad esempio, potrebbe essere necessario creare procedure per la gestione delle scorte, l'assistenza clienti, la gestione delle risorse umane o la sicurezza sul lavoro. Identificare le aree che richiedono procedure, aiuta a ottimizzare gli sforzi e a ottenere risultati migliori.
Una volta identificati i settori che necessitano di procedure, è importante definire gli obiettivi specifici che si desidera raggiungere. Tali obiettivi sono meglio identificabili come S.M.A.R.T.
Ad esempio, l’obiettivo potrebbe essere quello di ridurre il tempo di risposta alle richieste dei clienti del 20% entro sei mesi o di ridurre il tasso di errore nella gestione delle scorte al di sotto del 5%. Definire gli obiettivi fornisce una guida e un punto di riferimento per valutare l'efficacia delle procedure implementate.
Una volta stabiliti gli obiettivi, è il momento di documentare le procedure e scrivere le istruzioni per il loro svolgimento. Si possono utilizzare formati standardizzati o modelli predefiniti per garantire una certa uniformità nella documentazione delle procedure e ogni passaggio va descritto in maniera chiara e precisa. Le istruzioni devono essere facilmente comprensibili e includere informazioni quali:
Una volta documentate le procedure, è importante testarle per verificare la loro efficacia. Questo può essere fatto attraverso simulazioni e test. Per identificare eventuali errori, lacune o miglioramenti da apportare alle procedure, è fondamentale raccogliere il feedback del personale coinvolto attraverso sondaggi, interviste o riunioni di valutazione.
Seguendo questi 4 step è possibile creare e implementare procedure aziendali efficaci che contribuiscono all'efficienza operativa, alla coerenza e al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Per implementare con successo le procedure aziendali, bisogna porre attenzione ad alcuni aspetti cruciali. Vediamoli insieme.
Il coinvolgimento attivo e la formazione del personale sono fondamentali per un'implementazione efficace delle procedure aziendali. È importante comunicare alle persone coinvolte i motivi per cui le procedure sono cruciali per il successo dell'azienda e come contribuiranno a migliorare l'efficienza e la qualità del lavoro.
Fornire la formazione necessaria sulle nuove procedure garantirà inoltre che tutti abbiano le competenze necessarie per seguirle correttamente.
L'analisi e il monitoraggio costante delle procedure aziendali sono essenziali per garantire la loro efficacia nel tempo, poiché consentono di individuare eventuali inefficienze, punti di debolezza o aree di miglioramento. L'obiettivo è di identificare i problemi e apportare le modifiche necessarie per ottimizzare le procedure e adattarle alle mutevoli esigenze aziendali.
Le procedure aziendali vanno aggiornate regolarmente per rimanere allineate agli obiettivi dell’azienda. L’adozione di strumenti e software aggiornati e l’automazione di alcuni processi può semplificare la gestione e migliorare l'efficienza complessiva delle attività aziendali.
Esempi concreti potrebbero essere: l'uso di modulistica digitale per semplificare i processi di inserimento dei dati; o ancora, il customer service tramite chat online, che consente ai clienti di ottenere risposte rapide alle loro richieste di assistenza.
Seguendo queste linee guida, le aziende possono garantire l'efficacia e il successo delle loro procedure aziendali, contribuendo al raggiungimento dei risultati desiderati.
Le procedure aziendali interne ad un’azienda possono essere suddivise in due categorie principali: operative e organizzative.
Le procedure operative aziendali sono quelle che influenzano direttamente la produzione di un prodotto o di un servizio, come:
Queste procedure forniscono un beneficio immediato per l’azienda e possono avere un impatto significativo sulla redditività.
Per quanto riguarda le procedure organizzative aziendali, si tratta piuttosto di attività legate alla gestione quotidiana, come ad esempio:
Queste procedure hanno un impatto indiretto sulle attività dell'azienda, ma possono fornire un valore aggiunto significativo a lungo termine.
Vediamo ora alcuni esempi specifici di procedure aziendali che possono essere implementate nei diversi reparti per aumentare l'efficienza di un'impresa.
Eccoci giunti alla conclusione di questo articolo sulle procedure aziendali. Grazie per averci seguito fino a qui!
Come sosteneva il grande Thomas Edison: "La chiave del successo è l'organizzazione delle idee, delle risorse e dei processi aziendali” e non potremmo essere più d’accordo. L'adozione di procedure aziendali efficaci può fare davvero la differenza nel raggiungimento del successo.
Abbiamo selezionato esempi concreti di procedure aziendali per rendere il concetto più chiaro e facilmente applicabile nella vostra realtà. Ora tocca a voi: prendete questi esempi, fateli vostri e trasformate la vostra azienda in un modello di efficienza e successo!