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Procedure aziendali: cosa sono e perché possono fare la differenza (con esempi)

Da Lorenzo Ricci
Il 03/08/23

Secondo uno studio condotto dalla Harvard Business Review, le organizzazioni che utilizzano procedure aziendali standardizzate e ben documentate hanno 5 volte più probabilità di raggiungere elevati livelli di performance rispetto alle aziende che non le adottano.

Fatta questa premessa, approfondire il tema delle procedure aziendali diventa un obbligo.

In questo articolo vi porteremo alla scoperta di cosa sono le procedura aziendali, a cosa servono e quali vantaggi offrono. Ma non temete, non ci limiteremo solo a noiose teorie... Parleremo anche dei 4 step per creare procedure efficaci e dei segreti per implementarle al meglio all’interno di un documento.

E per rendere il tutto più leggero, vi delizieremo con una sfilza di esempi di procedure aziendali.

Non ci resta che augurarvi una buona lettura!

Procedure aziendali: definizione

Le procedure aziendali sono un insieme di regole e processi che determinano il funzionamento di un'azienda. Tali procedure possono riguardare tutte le attività dell’impresa: dalle questioni quotidiane fino alle decisioni strategiche a lungo termine.

Quando arrivano ad essere formalizzate in veri e propri protocolli da seguire in maniera rigorosa, si parla di procedure operative standard (SOP).

Ma in soldoni... qual è la funzione delle procedure aziendali?

A cosa servono le procedure aziendali

Le procedure aziendali hanno lo scopo di garantire che tutti i dipendenti dell'azienda siano consapevoli dei loro ruoli e delle loro responsabilità, nonché di come seguire processi specifici, Contribuiscono inoltre a mantenere la coerenza e l'efficienza fornendo le linee guida e le istruzioni necessarie per svolgere un determinato compito.

Al fine di ottenere un allineamento preciso tra l’affidamento di una mansione e lo svolgimento della stessa, piattaforme come Furious si rivelano particolarmente efficaci, vista l’incisività degli strumenti di visualizzazione per un’ottima valutazione delle performance.

"La forza di un'azienda risiede nella somma dei suoi processi ben strutturati"

Taichi Ohno, Toyota Production System

Esistono anche altri importanti vantaggi derivanti dall'adozione di procedure aziendali. Vediamoli insieme.

Vantaggi delle procedure aziendali

Le procedure aziendali offrono numerosi vantaggi per un'organizzazione. Eccone alcuni:

Riduzione dei costi: aiutano a identificare passaggi o compiti non necessari. Un flusso di lavoro più snello, consente un migliore utilizzo delle risorse e una riduzione dei costi.

Conformità ai requisiti legali e agli standard del settore: seguire procedure ben definite aiuta le aziende a garantire la conformità alle normative e agli standard del settore. Ciò evita multe, sanzioni o problemi legali che potrebbero derivare da pratiche non conformi.

Miglioramento della qualità: le procedure aziendali stabiliscono standard e protocolli che promuovono la qualità delle attività svolte. Questo si traduce in prodotti o servizi migliori per i clienti.

Garanzia di continuità operativa: documentando i processi e le attività, le procedure aziendali consentono la continuità operativa anche in caso di rotazione del personale o di assenza di membri chiave del team.

Miglioramento della comunicazione e della collaborazione: favoriscono una comunicazione chiara e una migliore collaborazione tra i dipendenti e i vari dipartimenti.

Le procedure aziendali rappresentano in qualche modo una tabella di marcia per l’intero funzionamento dell'azienda.

4 step per creare procedure aziendali efficaci

Creare procedure aziendali efficaci richiede un percorso ben strutturato e organizzato. Vediamo allora insieme i 4 step da seguire per realizzare procedure chiare e funzionali per l'azienda.

    1. Identificare gli ambiti che necessitano procedure

Il primo passo per creare procedure aziendali efficaci è quello di identificare i settori o gli ambiti dell'azienda che necessitano di procedure specifiche. Ad esempio, potrebbe essere necessario creare procedure per la gestione delle scorte, l'assistenza clienti, la gestione delle risorse umane o la sicurezza sul lavoro. Identificare le aree che richiedono procedure, aiuta a ottimizzare gli sforzi e a ottenere risultati migliori.

    2. Definire gli obiettivi

Una volta identificati i settori che necessitano di procedure, è importante definire gli obiettivi specifici che si desidera raggiungere. Tali obiettivi sono meglio identificabili come S.M.A.R.T.

Ad esempio, l’obiettivo potrebbe essere quello di ridurre il tempo di risposta alle richieste dei clienti del 20% entro sei mesi o di ridurre il tasso di errore nella gestione delle scorte al di sotto del 5%. Definire gli obiettivi fornisce una guida e un punto di riferimento per valutare l'efficacia delle procedure implementate.

    3. Documentare le procedure e redigere le istruzioni

Una volta stabiliti gli obiettivi, è il momento di documentare le procedure e scrivere le istruzioni per il loro svolgimento. Si possono utilizzare formati standardizzati o modelli predefiniti per garantire una certa uniformità nella documentazione delle procedure e ogni passaggio va descritto in maniera chiara e precisa. Le istruzioni devono essere facilmente comprensibili e includere informazioni quali:

  • materiali necessari per svolgere la procedura
  • tempi stimati per completare ogni fase
  • priorità delle azioni da intraprendere
  • interazioni necessarie con altre attività o membri del team.     

    4. Test e Feedback 

Una volta documentate le procedure, è importante testarle per verificare la loro efficacia. Questo può essere fatto attraverso simulazioni e test. Per identificare eventuali errori, lacune o miglioramenti da apportare alle procedure, è fondamentale raccogliere il feedback del personale coinvolto attraverso sondaggi, interviste o riunioni di valutazione.

Seguendo questi 4 step è possibile creare e implementare procedure aziendali efficaci che contribuiscono all'efficienza operativa, alla coerenza e al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Come implementare le procedure aziendali

Per implementare con successo le procedure aziendali, bisogna porre attenzione ad alcuni aspetti cruciali. Vediamoli insieme.

Coinvolgimento e formazione del personale

Il coinvolgimento attivo e la formazione del personale sono fondamentali per un'implementazione efficace delle procedure aziendali. È importante comunicare alle persone coinvolte i motivi per cui le procedure sono cruciali per il successo dell'azienda e come contribuiranno a migliorare l'efficienza e la qualità del lavoro.

Fornire la formazione necessaria sulle nuove procedure garantirà inoltre che tutti abbiano le competenze necessarie per seguirle correttamente.

Analisi e monitoraggio delle procedure aziendali

L'analisi e il monitoraggio costante delle procedure aziendali sono essenziali per garantire la loro efficacia nel tempo, poiché consentono di individuare eventuali inefficienze, punti di debolezza o aree di miglioramento. L'obiettivo è di identificare i problemi e apportare le modifiche necessarie per ottimizzare le procedure e adattarle alle mutevoli esigenze aziendali.

Aggiornamento continuo e utilizzo della tecnologia

Le procedure aziendali vanno aggiornate regolarmente per rimanere allineate agli obiettivi dell’azienda. L’adozione di strumenti e software aggiornati e l’automazione di alcuni processi può semplificare la gestione e migliorare l'efficienza complessiva delle attività aziendali.

Esempi concreti potrebbero essere: l'uso di modulistica digitale per semplificare i processi di inserimento dei dati; o ancora, il customer service tramite chat online, che consente ai clienti di ottenere risposte rapide alle loro richieste di assistenza.

Seguendo queste linee guida, le aziende possono garantire l'efficacia e il successo delle loro procedure aziendali, contribuendo al raggiungimento dei risultati desiderati.

Tipologie di procedure aziendali: operative e organizzative

Le procedure aziendali interne ad un’azienda possono essere suddivise in due categorie principali: operative e organizzative.

Le procedure operative aziendali sono quelle che influenzano direttamente la produzione di un prodotto o di un servizio, come:

  • la gestione delle scorte
  • il servizio clienti
  • le spedizioni
  • il magazzino
  • il controllo qualità

Queste procedure forniscono un beneficio immediato per l’azienda e possono avere un impatto significativo sulla redditività.

Per quanto riguarda le procedure organizzative aziendali, si tratta piuttosto di attività legate alla gestione quotidiana, come ad esempio:

  • contabilità
  • gestione delle risorse umane
  • questioni legali
  • pianificazione strategica e budgeting
  • manutenzione dei sistemi informativi e della tecnologia

Queste procedure hanno un impatto indiretto sulle attività dell'azienda, ma possono fornire un valore aggiunto significativo a lungo termine.

Procedure aziendali esempi

Vediamo ora alcuni esempi specifici di procedure aziendali che possono essere implementate nei diversi reparti per aumentare l'efficienza di un'impresa.

Amministrazione e Contabilità

  • procedure per l'acquisto di forniture: come la creazione di ordini di acquisto e la definizione di linee guida per ottenere preventivi dai fornitori.
  • procedure per la tracciabilità delle spese: come la creazione di un sistema di ricevute o fatture.
  • procedure per la gestione dei crediti: per impostare piani di pagamento e promemoria per i clienti.
  • procedure per la preparazione dei bilanci: come la creazione di un sistema di report che includa conti economici, bilanci e flussi di cassa.

Gestione dei Fornitori

  • procedure per la selezione e la valutazione dei fornitori: per la verifica della qualità del prodotto o del servizio del fornitore.
  • procedure per la definizione dei contratti con i fornitori: per la negoziazione delle condizioni di pagamento, dei termini di consegna e di altre questioni contrattuali.
  • procedure per la valutazione delle prestazioni dei fornitori: per il monitoraggio delle consegne da parte dei fornitori, qualità e servizio.
  • procedure per la risoluzione di controversie con i fornitori: in caso di discrepanza tra le aspettative dell'azienda e il servizio ottenuto.

Gestione delle Risorse Umane

  • procedure per il reclutamento e l'assunzione di nuovo personale: come la creazione di annunci di lavoro e lo svolgimento di interviste strutturate per valutare le competenze e l'idoneità dei candidati.
  • procedure per l'inserimento di nuovo personale: possono comprendere l’onboarding, così come la formazione sulle politiche e i processi aziendali.
  • procedure per il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti: come la stesura di obiettivi e indicatori chiave di prestazione (KPI).
  • procedure per la revisione di stipendi e benefit: come la determinazione di modalità di retribuzione che consentano di rimanere competitivi.

Vendite & Marketing

  • procedure di ricerca di mercato: come sondaggi, interviste o focus group per raccogliere dati e feedback sui bisogni dei clienti.
  • procedure per lo sviluppo di piani di marketing: con la definizione degli obiettivi di marketing e delle strategie per raggiungerli.
  • procedure per raggiungere potenziali clienti: attraverso un sistema di gestione dei lead che faciliti il processo di conversione.
  • procedure per misurare l'efficacia delle azioni di marketing: attraverso l’utilizzo di strumenti di analisi web.

IT e Tecnologia

  • procedure per garantire la sicurezza dei propri sistemi informatici: come l’implementazione di software antivirus o l'uso di password complesse e l’autenticazione a due fattori.
  • procedure di backup dei dati: attraverso soluzioni di backup automatico o cloud che garantiscano l'integrità dei dati in caso di guasto hardware.
  • procedure per l'implementazione di nuove tecnologie: come la ricerca di soluzioni tecnologiche innovative e la formazione degli utenti.
  • procedure per monitorare l'accesso degli utenti al sistema: per rilevare attività anomale o tentativi di accesso non autorizzati.

Servizio clienti

  • procedure per rispondere alle richieste: come una sezione FAQ per fornire risposte immediate alle domande frequenti dei clienti.
  • procedure per monitorare la soddisfazione dei clienti: tramite raccolta di feedback sulla qualità dei prodotti o dei servizi offerti.
  • procedure per gestire reclami, rimborsi e resi: con un sistema di tracciamento e un processo di risoluzione strutturato.
  • procedure per risolvere le controversie: con linee guida per gestire le controversie in modo equo.

Le procedure aziendali per concludere...

Eccoci giunti alla conclusione di questo articolo sulle procedure aziendali. Grazie per averci seguito fino a qui!

Come sosteneva il grande Thomas Edison: "La chiave del successo è l'organizzazione delle idee, delle risorse e dei processi aziendali” e non potremmo essere più d’accordo. L'adozione di procedure aziendali efficaci può fare davvero la differenza nel raggiungimento del successo.

Abbiamo selezionato esempi concreti di procedure aziendali per rendere il concetto più chiaro e facilmente applicabile nella vostra realtà. Ora tocca a voi: prendete questi esempi, fateli vostri e trasformate la vostra azienda in un modello di efficienza e successo!

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