Quanto conosci sulla conservazione della fattura elettronica per forfettari? Scoprilo nell'articolo!

Da Miriam Koudia
Il 31/01/22
how-to backgroundConservazione fatture elettroniche forfettari a colpo sicuro: una missione impossibile?

Probabilmente sai che nella seduta del 13 dicembre il Consiglio dell’Unione Europea ha approvato la richiesta dell’Italia di prorogare l’obbligo della fatturazione elettronica fino alla fine del 2024. Tra le novità c'è anche l'estensione della fatturazione elettronica ai contribuenti in regime forfettario.

A oggi, non possiamo ancora parlare di conservazione obbligatoria della fattura elettronica. Quello che è certo, è che resta in vigore l’obbligo di conservarle in formato cartaceo.

Anche se non sei obbligato, perché non dare un'occhiata alla conservazione sostitutiva? Magari la nostra guida ti farà scoprire i numerosi vantaggi dell'archiviazione digitale delle fatture elettroniche.

Ho già detto troppo, il resto lo trovi nell'articolo!

Quali sono i limiti della conservazione delle fatture cartacee?

Come precedentemente detto, da un punto di vista fiscale, i forfettari sono obbligati a conservare le fatture in formato cartaceo.

Questa regola, è in vigore anche quando per la ricezione delle fatture viene utilizzata la PEC o il Codice destinatario come stabilito dalla circolare 9/E/2019 dell'Agenzia delle Entrate.

Cosa devi fare, quindi, per conservare le fatture in formato cartaceo?

Innanzitutto, dovrai scaricare la fattura ricevuta e stamparla. Successivamente inserirla in un faldone apposito e conservarla, come previsto dalla norma, per un minimo di 10 anni (articolo 2220 C.C.).

Tuttavia sarai d'accordo con noi che avere stanze piene di faldoni non è la soluzione più efficace, ad esempio:

  • Se perdi una fattura ricevuta, dovrai ricontattare l'emittente per averne una copia con la stessa data e le stesse informazioni.
  • Se le tue fatture vengono corrotte, basti pensare a una perdita nell'impianto idraulico dell'azienda ad esempio, il loro valore in caso di controlli è compromesso.
  • Il costo della stampa e degli spazi di archiviazione, pur non essendo molto elevati di per sé, alla lunga hanno il loro peso.
  • La conservazione cartacea non è eco-friendly a causa dei forti sprechi di carta.
  • Ritrovare una fattura in una stanza dove ce ne sono migliaia è una perdita di tempo (a meno che non diventi un Teambuilding in modalità Escape game).

Chi deve conservare le fatture elettroniche?

Secondo la normativa italiana, sono tenuti alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sia coloro che emettono, sia coloro che ricevono. Ciò include, quindi, anche i soggetti passivi.

Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche per regime forfettario?

L’alternativa migliore per conservare le tue fatture elettroniche è quella di utilizzare la conservazione sostitutiva.

Scegliendo questa modalità, potrai conservare le fatture in maniera digitale conservando il valore legale del documento, senza avere una marea di documenti cartacei da dover gestire.

Perché quindi non fare la scelta più efficace e leggera?

In questo modo non dovrai più conservare le tue fatture in faldoni e ridurrai così i rischi ambientali e di perdita.

Con l’obbligo della fattura elettronica, molte software house hanno implementato programmi di fatturazione elettronica come Fatture in Cloud, un valido sussidio per tutti, anche per chi muove i primi passi verso la digitalizzazione, un programma intuitivo e veloce.

Questo software integra la conservazione digitale delle fatture delle fatture elettroniche a norma di legge per i 10 anni obbligatori, può permetterti non solo la gestione del ciclo attivo e passivo delle tue fatture, ma anche la gestione degli incassi, l’analisi su spese e fatturato, compilare la prima nota, visionare report e fare molto altro ancora. Fatture in Cloud non è, quindi, solamente un software che ti permetterà di conservare le tue fatture a norma, ma un vero e proprio software per la gestione della tua attività. Inoltre, avrai la possibilità di accedere a tutte le sue funzionalità in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

I vantaggi della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sono numerosi:

  • Eliminazione dei costi di stampa e lo stoccaggio,
  • Riduzione del rischio di corruzione o distruzione.
  • Riduzione dei tempi di ricerca delle fatture.

Inoltre, la conservazione sostitutiva permette di garantire che le fatture mantengano i seguenti requisiti nel tempo:

  • integrità: garantisce la non alterazione del documento;
  • autenticità: garantisce che l'identità dell'emittente;
  • leggibilità: possibilità di accedere al documento durante tutto il periodo di conservazione;
  • affidabilità: è il livello di fiducia che chi legge il documento ripone nel documento informatico;
  • reperibilità: garantisce che il documento sia reperibile in qualsiasi momento in modo integro, autentico, leggibile e affidabile, anche in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

Inoltre, potrai affidare al tuo software la gestione dell’intero processo partendo dall’apposizione della firma, della marca temporale e la verifica dei requisiti legali, fino allo step finale ovvero l’archiviazione per una durata di 10 anni come richiesto dalla legge.

Come hai visto conservare le fatture per 10 anni è obbligatorio. Tra le due possibilità precedentemente mostrate, ti consiglio di andare per la via più sicura e ricorrere a un software che resta la scelta migliore, in quanto è una soluzione senza rischi: le tue fatture non potranno essere corrotte o perse e potrai ritrovarle facilmente in caso di bisogno.

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