Marca temporale: Guida e requisiti per la validità legale

La marca temporale & firma digitale: un legame a doppio nodo

La marca temporale per la conformità dei documenti

Che cos’è la marca temporale? Qual è la sua utilità per l’azienda?

Timestamp in inglese, è una procedura che permette di registrare la data e l'ora di un evento.

In un contesto di transizione digitale, la trasformazione dei processi di business è accompagnata da nuove problematiche. Tra le possibili incognite: come conservare la prova degli scambi, come rintracciare le azioni effettuate su un documento online, conoscere la data esatta della firma elettronica di un documento, ecc.

Ma a cosa serve di preciso e come funziona? Quando va utilizzato e quali vantaggi offre? Vediamolo insieme!

Selezione software

Yousign

Yousign
La migliore soluzione per la firma elettronica dei documenti
Prenota una demo
Vai alla scheda

monday.com

monday.com
La piattaforma più intuitiva per gestire progetti e squadre
Visita il sito
Vai alla scheda

Kizeo Forms

Kizeo Forms
Utilizza un'unica soluzione e approfitta di molti vantaggi!
Free Trial
Vai alla scheda

Definizione di marca temporale

La marcatura temporale, è un processo che ha lo scopo di attribuire a un documento informatico una data e un orario preciso, certificato e la cui validità sia opponibile a terzi.

In un contesto di crescente dematerializzazione dei documenti e dei processi aziendali, l’apposizione della marca temporale è utilizzata in molti casi:

  • certificare la data di una firma elettronica;
  • certificare l’esistenza di un documento;
  • avere data e ora certa delle transazioni (acquisti, vendite, ecc.);
  • convalidare la ricezione di un documento in formato elettronico;
  • rispettare le scadenze legali per l'archiviazione e la conservazione di un documento;
  • datare una fattura elettronica al momento dell'emissione, ecc.

☝️ La marcatura temporale di un documento non può essere realizzata da un dispositivo dotato di orologio di sistema ( un computer ad esempio). Infatti, poiché data e ora possono essere modificati manualmente a livello locale, il documento non può assumere validità giuridica.

Lo stesso discorso si applica ai software online che permettono di intervenire sul documento modificando la data di creazione o l’ultimo accesso.

Come fare quindi per garantire l’affidabilità dei riferimenti temporali?

La marca temporale certificata: garanzia di sicurezza e conformità

La certificazione esprime la garanzia crittografica che i dati o i documenti con timbro temporale non hanno subito alcuna modifica successiva e che la data registrata è accurata.

Secondo il regolamento europeo eIDAS, il time stamping certificato garantisce:

  • l’esistenza di un documento con una precisa validazione temporale, definita mediante UTC ((Universal Time Coordinated);
  • l'integrità del documento, che certifica che il suo contenuto non è cambiato da quella data.

Qui entrano in gioco i prestatori di servizi fiduciari (Trusted Service Provider - TSP). Grazie ad un hardware sicuro e conforme a FIPS (Federal Information Processing Standard), i TSP forniscono un timestamp certificato.

Per qualificarsi come Time-stamping Authority (TSA), questi fornitori devono rispettare gli obblighi previsti dal protocollo RFC 3161.

Infocert è uno dei certificatori accreditati più utilizzati da un gran numero di professionisti.

Come funziona la marca temporale?

Le regole tecniche in 5 step

Un certificatore accreditato adotta una Public Key Infrastructure (PKI). Ecco la sequenza tecnica del processo:

  1. viene creato un valore hash, ossia una sorta di impronta digitale univoca;
  2. il timestamp corrisponde a un numero seriale che attesta data e ora (talvolta anche i secondi);
  3. l’ente accreditato associa all’hash informazioni aggiuntive, come l’orario di riferimento. A questo punto viene generata la firma digitale del documento;

☝ All'apertura di un file certificato, un’applicazione client autentica il TSA e verifica che il timestamp provenga da un ente di fiducia. Viene controllata l’integrità dei dati con il codice hash. Nel caso in cui siano state apportate modifiche dopo il timestamp, viene segnalata l'inaffidabilità dei dati.

Quanto costa?

Il costo del servizio di marcatura temporale differisce a seconda dell’ente selezionato. Aruba ad esempio, provider leader nel mercato italiano, propone un tariffario suddiviso in pacchetti:

  • 12,50 € + IVA per 50 marche;
  • 22,00 € + IVA per 100 marche;
  • 50,00 € + IVA per 250 marche;
  • 90,00 € + IVA per 500 marche;

Per un confronto con un altro servizio, potete trovare su questo portale le tariffe per le marche temporali InfoCert.

Il time stamp: quali vantaggi?

Validità legale

La marca temporale di un documento informatio assume valore legale: è una prova inconfutabile in caso di contestazione o controversia.

Diventa possibile provare:

  • l’integrità o la non alterazione di un documento;
  • l’anteriorità di un documento;
  • un avviso di ricezione;
  • l’opponibilità di un documento, come prova da far valere dinanzi a un’autorità giudiziaria;
  • la tracciabilità di tutte le azioni svolte durante l’elaborazione di un documento.

La conformità di documenti e transazioni

L'utilizzo di un sistema qualificato per la timbratura elettronica dei documenti può essere di fondamentale importanza per l'emissione di documenti dematerializzati e per condurre le transazioni con i clienti, partner e fornitori in modo del tutto conforme.

La conformità e l'affidabilità è garantita per un gran numero di documenti e transazioni, tra cui:

  • Fatture elettroniche,
  • buste paga dematerializzate,
  • copie certificate di documenti digitali con valore legale,
  • firme elettroniche di documenti, ecc.

Marca elettronica certificata e firma elettronica

Come si è visto, la data e l’ora da sole non sono sufficienti affinché un documento sia giuridicamente vincolante.

Ecco i documenti di una firma temporalmente certificata:

  • sicurezza crittografata;
  • contenuto irrevocabile;
  • data e ora più affidabili;
  • riservatezza del firmatario preservata, in conformità con il GDPR;
  • creazione file più immediata;
  • procedure e processo decisionale accelerati, ecc.

💡 La marca temporale garantisce una firma valida a lungo termine. Così, il documento ha valore legale per sempre.

La scelta di una “terza parte fidata”

Per qualsiasi azienda è essenziale utilizzare un ente certificato per garantire l'esistenza, l'integrità e l'anteriorità dei propri dati e documenti elettronici.

In molti casi, la funzione di marcatura temporale è inclusa nelle soluzioni per la firma digitale. Altrimenti, occorre scegliere un ente accreditato, per garantire la sicurezza e la legalità di tutti i processi.

Il valore legale a portata di clic

Per godere di tutti i vantaggi sopra descritti, non esitate a rivolgervi ad enti accreditati.

Oltre a garantire data e ora di documenti, transazioni e firme elettroniche, la marca temporale vi permette di tracciare con certezza ciascuno degli eventi e delle fasi del ciclo di vita di un documento, dalla sua creazione alla sua conservazione, gestione e distribuzione. La sua massima utilità si esprime quindi se associato all’utilizzo di software di gestione documenti collaborativi e spazi di lavoro digitali.

Selezione software

Wrike

Wrike
Un affidabile software di project management
Inizia gratis
Vai alla scheda

LiveAgent

LiveAgent
Soluzione completa di Help desk con live chat e call center
Prova gratuita
Vai alla scheda

noCRM.io

noCRM.io
Soluzione efficace di gestione dei lead per i commerciali
Provalo Gratis
Vai alla scheda
Commenti sull'articolo

Aggiungi un commento