

Una firma scansionata ha un valore legale? I dubbi sono tanti e siete d'accordo con noi che sbagliarsi quando si parla di certi documenti è preoccupante. Date un'occhiata alla nostra guida di sopravvivenza.
Il media che reinventa l'impresa
In un contesto in cui le aziende sono sempre più orientate verso la dematerializzazione, la questione della firma elettronica diventa inevitabile. In effetti, non si tratta semplicemente di firmare digitalmente un documento o di scannerizzare una firma manoscritta, ma piuttosto di impostare un processo che garantisca il rispetto totale delle norme giuridiche in vigore.
Per fare questo, come firmare un documento digitale? Infatti l’obiettivo è garantire l'integrità dei vostri documenti e l'autenticazione del firmatario, che sia una persona giuridica o una persona fisica.
Ma come implementare la firma elettronica nella pratica? Scopri come funziona, il suo contesto legale e come apporre la firma elettronica certificata grazie a strumenti dedicati.
Prima di passare ad analizzare la procedura per firmare un documento digitale, è doveroso fare una differenza tra i differenti tipi di firma digitale che si possono apporre sui i documenti elettronici.
Questo tipo di firma consiste nell’apporre la propria firma “disegnandola” sullo schermo o attraverso la scansione da un documento cartaceo precedentemente firmato a mano.
Questo tipo di firma non ha validità legale perché la firma apposta in questo modo non può essere certificata attraverso gli strumenti appositi di valutazione.
Il solo modo per confermare la validità della firma sarebbe attraverso il giudizio di un giudice che si servirà dell’expertise di un calligrafo.
Questo tipo di firma è valida ai fini legali perchè viene creata attraverso l’impiego di software informatici in grado di provare l’autenticità e l’integrità dei documenti. Il firmatario ha il controllo univoco e esclusivo della firma apposta.
Questo tipo di firma presenta il livello di sicurezza e autenticità più elevato, perché la firma è apposta tramite l’uso di appositi kit rilasciati dagli enti certificatori accreditati. Per questo motivo, la firma è valida a fini legali per tutti i tipi di documenti e contratti.
Una particolare tipo di firma è la firma elettronica digitale che rappresenta una “versione della firma elettronica avanzata in cui è presente un sistema di chiavi crittografate che consentiranno al titolare, tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza di un documento informatico” Fonte (CAD)
Per la creazione della firma di un documento digitale in conformità alle norme di legge, si utilizza un fornitore di servizi di firma elettronica e di archiviazione con valore probatorio. Nello spazio sicuro che vi mette a disposizione, le operazioni vengono tracciate, registrate, sigillate, timbrate e archiviate in modo integrato e sicuro.
Per poter eseguire la procedura di firma digitale, bisogna dotarsi di un software o di un hardware che sia certificata a livello legale:
Se la persona che appone la firma digitale possiede un Token USB non è obbligato a installare il lettore e il software di firma.
Una volta ottenuto il sistema che vi permette di firmare digitalmente il documento, si seguono i seguenti passi:
Tutto quello che dovete fare è monitorare lo stato del documento in tempo reale per assicurarvi che le scadenze siano rispettate, quindi ricevere il documento firmato e archiviarlo in una cassaforte digitale se necessario.
Tecnicamente, tutti i formati di file possono essere firmati elettronicamente (Word, XML, PDF, JPG, ecc.). Tuttavia, le buone prassi favoriscono il formato PDF in quanto offre una migliore conservazione e protezione dei contenuti.
Per essere più precisi, il documento deve trovarsi in PDF-A LOGO II, redatto in formato statico, ovvero in PDF/A, il formato migliore l'archiviazione di documenti elettronici per un un lungo periodo di tempi.
Perchè gli altri formati non sono idonei? Tutti i file che contengono al loro interno "macroistruzioni" o "codici eseguibili" che permettono la modifica delle informazioni, dei dati, e degli atti non sono adatti, in quanto è possibile apportare delle modifiche anche dopo la firma digitale.
I file, quindi, in formato .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), ovvero tutti i file con l’estensione .p7m sono modificabili dopo la sottoscrizione e quindi devono essere convertiti nel formato standard PDF/A.
Come abbiamo visto all’inizio, potete apporre una firma digitale semplice al documento digitale, che, tuttavia, non avrà alcuna valenza legale.
In questo caso, non vi serve un kit certificato di firma digitale: potete apporre la vostra firma a mano e poi scannerizzare il documento. In alternativa, ci sono programmi che permettono di apporre la firma direttamente sul documento o se avete uno schermo dotato di touch, potrete disegnarla direttamente a mano.
Allora siete pronti a firmare il vostro primo documento digitale ?