Firma elettronica: cos'è e quali sono le differenze

Come fare una firma elettronica con valore legale?

Come fare una firma elettronica con valore legale?

In un contesto in cui le aziende si muovono sempre più verso la dematerializzazione, la questione della firma elettronica a valore legale è sempre più presente. Non si tratta semplicemente di siglare digitalmente un documento o di scansionare una firma autografa, ma piuttosto di impostare un processo che garantisca il pieno rispetto delle norme di legge in vigore.

Ma come utilizzare una firma elettronica? Scoprite come funziona, il suo contesto legale e come apporre la vostra prima firma elettronica certificata grazie a strumenti dedicati.

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Firma elettronica: definizione e processo

La firma elettronica è una sequenza di caratteri associata al firmatario e un file ben definito. Questo processo utilizza un sistema di chiavi crittografate, garantendo così la sua sicurezza. Per questo motivo la firma digitale non è necessariamente visibile sul documento.

Tuttavia, la sua forza risiede nel quadro giuridico su cui si basa.

Firma digitale

Una particolare tipo di firma è la digitale che rappresenta

una versione della firma elettronica avanzata in cui è presente un sistema di chiavi crittografate che consentiranno al titolare, tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza di un documento informatico.

 Fonte (CAD)

Come si fa una firma elettronica?

Conoscere il quadro giuridico della firma elettronica

Affinché una firma elettronica abbia lo stesso valore legale di una firma autografa, deve consentire:

  • che il firmatario possa riconoscersi (autenticazione)
  • che il firmatario non possa ripudiare la firma del documento
  • l'integrità dei documenti

Inoltre, la firma elettronica deve essere creata con mezzi che il firmatario può tenere sotto il suo unico controllo.

Infine, deve essere collegato ai dati a cui si riferisce, in modo che ogni successiva modifica di tali dati sia rilevabile.

Su quali norme si basa l'uso della firma elettronica?

Legge italiana

Ai sensi del comma 2 dell’articolo 21 del Codice dell’amministrazione digitale:

il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscono l’identificabilità dell’autore, l’integrità o l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.

Da questo quadro ne resta quindi il tipo di firma elettronica semplice non potendo garantire un tale livello di protezione.

Il regolamento eIDAS

A livello dell'Unione Europea, è il regolamento eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services) del 23 luglio 2014 che armonizza le procedure di firma elettronica.

La sua ambizione? Stabilire una base giuridica comune per organizzare le interazioni elettroniche tra cittadini, imprese e autorità pubbliche.

Tale regolamento prevede, tra l'altro, diversi livelli di affidabilità della firma elettronica, riassunti nella tabella seguente:

© Infoknowledge

Come funziona la firma elettronica?

Per la creazione della firma di un documento digitale in conformità alle norme di legge, si utilizza un fornitore di servizi di firma elettronica e di archiviazione con valore probatorio. Nello spazio sicuro che vi mette a disposizione, le operazioni vengono tracciate, registrate, sigillate, timbrate e archiviate in modo integrato e sicuro.

In genere si seguono i seguenti passi:

Come firmare un documento con firma elettronica

  • si clicca sul link di accesso ricevuto via e-mail
  • si consulta il documento elettronico
  • si firma dopo aver ricevuto un codice di sicurezza via SMS che garantisce la connessione univoca.

Come richiedere di far firmare un documento elettronicamente

  • si importa il documento (nel formato scelto) nel software;
  • si selezionano le impostazioni;
  • si la richiesta di firma al destinatario.

Tutto quello che dovete fare è monitorare lo stato del documento in tempo reale per assicurarvi che le scadenze siano rispettate, quindi ricevere il documento firmato e archiviarlo  e archiviarlo attraverso sistemi sicuri.

Selezionare il fornitore certificato

In breve, per ottenere una firma elettronica avanzata e qualificata, e quindi sicura, utilizzare un terzo di fiducia.

Questa terza parte associa questa firma ad un certificato digitale, accreditato da un'autorità pubblica. Il rilascio di questo certificato richiede un processo di verifica con, come minimo, l'invio di documenti d'identità.

Scegliere il formato del documento

In termini assoluti, tutti i formati di file possono essere firmati elettronicamente (Word, XML, PDF, JPG, ecc.). Tuttavia, le buone prassi favoriscono il formato PDF in quanto offre una migliore conservazione e protezione dei contenuti.

3 software di firma elettronica certificati

DocuSign

DocuSign semplifica i processi di firma per aziende e organizzazioni. Riconosciuta come terza parte di certificata, DocuSign è autorizzata a rilasciare i certificati digitali necessari per la firma online, nonché i sigilli elettronici e i timestamp.

I vantaggi di DocuSign:

  • una soluzione certificata eIDAS e ETSI (organismi di valutazione della conformità);
  • Processi di accordo digitale accessibili da tutto il mondo, con oltre 85 milioni di utenti in 188 paesi e un'interfaccia disponibile in 43 lingue;
  • Diverse offerte di firma elettronica, in modalità cloud o on premise, che possono essere personalizzate e adattate alle vostre esigenze aziendali.

Yousign

Con Yousign, approfittate di una soluzione di firma elettronica semplice e adattabile che offre numerose garanzie di sicurezza e riservatezza.

I vantaggi di YouSign:

  • una soluzione certificata eIDAS ed ETSI (certificazioni di valutazione della conformità);
  • sistema di archiviazione digitale per garantire una conservazione sicura;
  • uno strumento che si adatta perfettamente ai vostri processi aziendali, ai vostri team e alla struttura della vostra azienda.

Adobe Sign

Adobe Sign è una soluzione di fama mondiale che può essere utilizzato per far firmare un insieme di documenti informatici. Vi consente inoltre, di firmare i documenti da mobile in maniera rapida.

I vantaggi di Adobe Sign

  • Rispetto degli standard di legge
  • Possibilità di pagare dai moduli da firmare con le integrazioni Braintree e Paypal
  • Mega Sign per raccogliere molte firme velocemente

Click ...e firmato!

La dematerializzazione non è una moda, ma una realtà operativa che accelera i processi delle aziende e delle amministrazioni. In un quadro controllato e sicuro, i vantaggi per le organizzazioni di tutte le dimensioni, dalla piccola azienda al grande gruppo, passando per la PMI, sono considerevoli.

Il mondo delle prove digitali è a portata di click: avete scelto il vostro terzo di fiducia per le vostre firme elettroniche?

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