

Una firma scansionata ha un valore legale? I dubbi sono tanti e siete d'accordo con noi che sbagliarsi quando si parla di certi documenti è preoccupante. Date un'occhiata alla nostra guida di sopravvivenza.
Il media che reinventa l'impresa
In un contesto in cui le aziende si muovono sempre più verso la dematerializzazione, la questione sul è sempre più presente. Non si tratta semplicemente di siglare digitalmente un documento o di scansionare una firma autografa, ma piuttosto di impostare un processo che garantisca il pieno rispetto delle norme di legge in vigore.
Ma come utilizzare una firma elettronica? Scoprite come funziona, il suo contesto legale e come apporre la vostra prima firma elettronica certificata grazie a strumenti dedicati.
Una particolare tipo di firma elettronica è la firma digitale che rappresenta una versione della firma elettronica avanzata in cui è presente un sistema di chiavi crittografate che consentiranno al titolare, tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza di un documento informatico.
Fonte (CAD)
Si tratta, quindi, una sequenza di caratteri associata al firmatario e un file ben definito. Questo processo utilizza un sistema di chiavi crittografate, garantendo così la sua sicurezza. Per questo motivo la firma digitale non è necessariamente visibile sul documento.
Tuttavia, la sua forza risiede nel quadro giuridico su cui si basa.
Affinché una firma digitale abbia lo stesso valore legale di una firma autografa, deve consentire:
Inoltre, la firma digitale deve essere creata con mezzi che il firmatario può tenere sotto il suo unico controllo.
Infine, deve essere collegato ai dati a cui si riferisce, in modo che ogni successiva modifica di tali dati sia rilevabile.
Ai sensi del comma 2 dell’articolo 21 del Codice dell’amministrazione digitale:
il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscono l’identificabilità dell’autore, l’integrità o l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.
Da questo quadro ne resta quindi il tipo di firma elettronica semplice non potendo garantire un tale livello di protezione.
A livello dell'Unione Europea, è il regolamento eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services) del 23 luglio 2014 che armonizza le procedure di firma elettronica.
La sua ambizione? Stabilire una base giuridica comune per organizzare le interazioni elettroniche tra cittadini, imprese e autorità pubbliche.
Tale regolamento prevede, tra l'altro, diversi livelli di affidabilità della firma elettronica, riassunti nella tabella seguente:
© Infoknowledge
Per la creazione della firma di un documento digitale in conformità alle norme di legge, si utilizza un prestataro di servizi di firma digitale e di archiviazione con valore probatorio. Nello spazio sicuro che vi mette a disposizione, le operazioni vengono tracciate, registrate, sigillate, timbrate e archiviate in modo integrato e sicuro.
In genere si seguono i seguenti passi:
Tutto quello che dovete fare è monitorare lo stato del documento in tempo reale per assicurarvi che le scadenze siano rispettate, quindi ricevere il documento firmato e archiviarlo e archiviarlo attraverso sistemi sicuri.
In breve, per ottenere una firma elettronica avanzata e qualificata, e quindi sicura, utilizzare un terzo di fiducia.
Questa terza parte associa questa firma ad un certificato digitale, accreditato da un'autorità pubblica. Il rilascio di questo certificato richiede un processo di verifica con, come minimo, l'invio di documenti d'identità.
In termini assoluti, tutti i formati di file possono essere firmati elettronicamente (Word, XML, PDF, JPG, ecc.). Tuttavia, le buone prassi favoriscono il formato PDF in quanto offre una migliore conservazione e protezione dei contenuti.
DocuSign semplifica i processi di firma per aziende e organizzazioni. Riconosciuta come terza parte di certificata, DocuSign è autorizzata a rilasciare i certificati digitali necessari per la firma online, nonché i sigilli elettronici e i timestamp.
I vantaggi di DocuSign:
Con Yousign, approfittate di una soluzione di firma elettronica semplice e adattabile che offre numerose garanzie di sicurezza e riservatezza.
I vantaggi di YouSign:
Adobe Sign è una soluzione di fama mondiale che può essere utilizzato per far firmare un insieme di documenti informatici. Vi consente inoltre, di firmare i documenti da mobile in maniera rapida.
I vantaggi di Adobe Sign
La dematerializzazione non è una moda, ma una realtà operativa che accelera i processi delle aziende e delle amministrazioni. In un quadro controllato e sicuro, i vantaggi per le organizzazioni di tutte le dimensioni, dalla piccola azienda al grande gruppo, passando per la PMI, sono considerevoli.
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